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社会人の基本マナー「名刺交換」

名刺には、社名(または団体名)、所属、肩書き、氏名を先方に伝え、連絡先を正確に伝達するだけでなく、あなたが社会人として一定の常識を持っているかを判断されると同時に、会社(または団体)の看板を背負った立場での発言や行動を要求されるという、一定の責任を伴います。このページでは名刺交換のしかたとビジネスマナーについてご説明します。
………このページの内容………
名刺交換1. 名刺交換の役割
名刺交換2. 名刺を交換のポイント
名刺交換3. 名刺の渡し方、名刺交換の仕方と作法
名刺交換4. 名刺交換のあとで

1. 名刺交換の役割

名刺交換は、ビジネス上のおつきあいに欠かせないものです。
以下の役割があります。
 
名刺交換の役割に加えて、名刺に関するビジネスマンの心得をまとめみました。
名刺は自分の顔を覚えてもらうための大切なツールです。会社ごとに決まったデザインのものを使用する場合がほとんどですが、個人事業主の場合や、プライベートで用いる場合には、なるべく印象に残るデザインやあなたらしさを表現できるものにすると良いでしょう。
[名刺交換の役割]
ポイント 説明
1.自己紹介 ・社名、部署名、役職名、氏名を相手に伝える
2.連絡先を伝える ・連絡先を相手に伝える
3.ビジネスマンとしての常識判定 ・ビジネスマナーをわきまえているかどうか判断される
[名刺に関するビジネスマンの心得]
ポイント 説明
名刺の作成前に ・自分の氏名が難読な場合、印刷時に氏名に読みがな(ふりがな)を入れておきましょう。

・対外的な仕事が多い(外国企業との取引や、外国人とのお付き合いが多い)場合には、氏名や社名、部署名、住所連絡先の英語表記も入れておきます。表面を日本語、裏面を英語表記にする等が一般的です。
出勤前、外出前、接客前に ・名刺入れの中は常にチェックし、名刺を切らさないようにします。特に来客との面談の前や、他社を訪問する前には必ずチェックします。
デスクの中は ・名刺の在庫は切らさないようにします。残りの名刺の枚数を確認し、早めに注文をしておきます。
頂いた名刺は ・頂いた名刺は、早めに整理しておきます。
日付けや、先方の商品やサービスの内容、相手との会話の中から記憶に残るエピソード、印象などを簡単に書き込むのも良いでしょう。

・名刺整理のアプリケーションも市販されています。活用するのも良いでしょう。
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2. 名刺交換の基本ポイント

・名刺交換の基本原則
名刺交換がビジネス上のおつきあいに果たす役割を学んだところで、次に、「名刺交換の際の基本となるビジネスマナー」をご紹介します。

●商取り引きの場合は、名刺交換のやりとりにおいて常に「お客様もしくは支払者」となる相手に対して敬意をはらう(売り手は買い手に、受注者は発注者に対して敬意をはらう)。

●名刺交換のやりとりにおいて、常に目下の方が先に差し出し、目上の者が先に受け取る。

上記の基本ポイントをふまえて、下記をチェックして下さい。
名刺交換の基本原則
ポイント 説明
1.
名刺交換は、自己紹介とセットになっている
・社名、部署名、氏名を相手に伝えながら名刺を差し出します
2.
相手の名前の読み方は名刺交換の際に確認しておく
[難しい氏名の読み方はその場で確認]
・先方の名前が読めないときには、名刺交換の時点で確認をしておけば失礼にはあたりません。相手の言葉が聞き取りにくいときにも、
「恐れ入ります。お名前の読み方をもう一度教えていただけますか?」
「恐れ入ります。お名前は□□□とお読みすればよろしいのでしょうか?」
など、うやむやにせずに必ず確認しておきましょう。
二度目の面会以降に相手の名前の読み方を確認するのは失礼にあたります。初回のみに許されることです。


※先方から難読な名前の読み方を教わったときには、
「恐れ入りますが、失礼して読みがなをお名刺に書かせて頂いてもよろしいでしょうか?」
などと、その場で相手に了承を得た上で、復唱をしながら先方の名刺に読みがなを名刺に書いても良いでしょう。
3.
商取り引きにおいては、常に「お客様」の立場となる相手に敬意をはらう
・商取り引きにおいては、売り手は買い手に、受注者は発注者に対して先に名刺を差し出します()。

[まずは客先に対して売り手側が身内紹介]
・営業マンが二回目以降の面談に、 自分の会社の社員が同行するときは、相手に対してまずは自分の同行者を紹介し、そのあと、自分の同行者に先方を紹介します。
これは、相手に自分たちの素性を明かすことが、相手に敬意をはらうことになるからです。
もしあなたが同行者を複数連れて客先を訪問する場合には、面識のあるあなたが、先方に同行者を紹介することになります。その際は、最も役職が上の人の役職氏名から順番に相手に紹介します。
4.
目下の者が先に名刺を差し出す
・上記3の原則「商取り引きにおいては、売り手は買い手に、受注者は発注者に対して先に名刺を差し出す」が優先されますが、それ以外の場合、例えば同業者や協力業者との名刺交換や、懇親会での名刺交換の場合などは、目下の者が先に名刺を差し出します。

・相手に対して敬意をはらう意味で、へりくだって先に名刺を差し出すこともあります。
5.
名刺交換は必ず立ち上がった状態で行う
・名刺交換は、必ず立った状態で行います。座っている場合は立ち上がって行い、また、間にテーブルなどを挟まずに、直接相手に相対します()。
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3. 名刺の渡し方。名刺交換の仕方と作法

上記で学んだ基本原則を踏まえて、この項では、具体的な名刺交換の作法・手順をイラスト付きでご紹介します。
  ・一対一での名刺交換のとき
  ・「複数」対「複数」の名刺交換のしかたと順番
  ・面談・商談中の名刺はどうするか
[1]1対1の場合の名刺交換
・名刺入れはビジネスマンの必須アイテムです。筆者は二つ折りのものが使いやすいように思います。
名刺交換のシーンとして想定されるのは、応接室での面談だけでなく、立食パーティーや、懇親会などでの名刺交換などがあります。
一対一、複数対複数の名刺交換となることも多いと思いますが、自分の名刺と頂いた名刺を分けて入れられる二つ折りのタイプで、たっぷり入るマチ付きがおすすめです。
[一対一の場合の名刺交換のしかた(イラストで解説)]
順番 台詞(せりふ)、言葉および捕足説明
1) [基本原則5()より]
名刺交換は、必ず立った状態で行います。
直前まで座っていた場合でも必ず立ち上がって行い、また、間にテーブルなどを挟まずに、直接相手に相対します。      
  ・応接室に通されて待たされている場合などには、相手が部屋に入ってきたらすぐに立ち上がり、歩み寄ります。

・下図のようなレイアウトの場合、一対一の面談なら1と2の中間に座るように案内されます。
先方が入ってきたらすぐに立ち上がり、先方が3の椅子につく前に、名刺を出しながら入り口方向に歩み寄ります。

・(ケースバイケースではありますが)
実際に名刺交換を行う場所は2と4の椅子の間のあたり、中央のテーブルと壁の間あたりとなります
2)
名刺を相手の側に向けて出し、会釈をしながら社名、部署名、氏名を名乗り、名刺を差し出す
  ・名刺入れから名刺を出し、相手が読みやすいように名刺の向きを変えます。下図のように両脇はしめ、胸の高さまでかかげます。

・会釈をしながら「サンプル商事 営業部の見本一朗と申します」と言いながら、名刺を先方の方に差し出します。

・名刺を持つ手は、なるべく文字に指がかからないようにします。

3)[基本原則3()より]
商取り引きにおいては、お客様(支払う側)、それ以外の場合は目上の立場の人が受け取ってから、自分も受け取ります。
  ・商取り引きにおいては、お客様(支払う側)が受け取ってから、それ以外の場合は目上の立場の人が受け取ってから、自分も受け取ります。
「頂戴します」「頂戴いたします」と声に出して受け取ります。
原則は、両手で受け取ること。そして、両手の指をそろえて伸ばした状態で恭しく受け取ることです。
その時に、先方の名前を確認すると良いでしょう。
(「山本市郎さまですね」など)

[名刺交換の仕方]
・あなたが目下の場合、相手があなたの名刺をうけとってから、あなたも名刺を受け取ります。必ず両手で受け取るようにします。
ケースバイケースではありますが、名刺入れを持ったままの状態で名刺交換をする際には、自分の名刺入れの上に乗せる形で受け取ることもあります(名刺入れは閉じ、その上に名刺をのせるかたちになります)。この場合も両手で受け取ります。


[同時に差し出した場合の名刺交換のしかた]
  (同時に渡す時の渡し方と受け取り方)
同時に名刺を差し出した場合の名刺交換の仕方をイラストでご説明いたします。
名刺交換のとき、両方が同時に名刺を差し出すこともあります。
先方が目上の場合、相手ががあなたの名刺に指をかけたら、あなたも左手だけをはずします。あなたの名刺は右手だけで相手に渡す形になります。


そのあと、はずした左手で、すぐに先方の名刺を頂戴します。
この時、指先を揃えて伸ばすようにしましょう。
そのあと、先方が両手で受け取ったら、あなたも右手を自分の名刺からはずし、先方の名刺を「頂戴します」といって両手で受け取ります。
指先はそろえて伸ばすと、美しいだけでなく、相手に対する敬意を表わします。

このときに、「サンプルカズミ様でいらっしゃいますね。宜しくお願い申し上げます」と、相手の名前を復唱します。
[もし先方の名刺を先に受け取ったら]
・もし先方の名刺を両手で受け取ったら、以下の方法で自分の名刺を相手に渡します。
できるだけ、両手でお渡しするほうが丁寧です。また、先方の名刺も両手で持つ方が丁寧です。

1)中指と薬指の間に先方の名刺を挟み、自分の名刺は相手の方に向けて両手の親指と人指し指でかさね持ち、相手に自分の名刺を渡します(下の画像を参照。左の例の方が丁寧です。)。

2)名刺入れの上に乗せて受け取った時には、自分の名刺入れの上に先方の名刺を乗せた状態で、その上に中指を差し入れて自分の名刺を持ちます。(自分の名刺は相手の方に向けて両手の親指と人指し指で持ち、中指と薬指で名刺入れに乗せた先方の名刺を持つ状態になります。)相手に自分の名刺を渡します。
4)
もらった名刺は面談が終わるまで出しておく
  ・間にテーブルがある場合には、面談が終わるまでもらった名刺をテーブルの上に出しておきます。
詳細はこのページの下の方にある、別の項でご説明します。
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[2]複数対複数の場合の名刺交換の仕方と順番
●名刺交換の基本原則の詳細は上記()を参照して下さい。
[複数対複数の場合の名刺交換のしかた]
順番 捕足説明
1) [基本原則5()より]
名刺交換は、必ず立った状態で行います。
座っている場合は立ち上がって行い、また、間にテーブルなどを挟まずに、直接相手に相対します。
  ・応接室に通されて待たされている場合などには、相手が部屋に入ってきたらすぐに立ち上がり、歩み寄ります。

・例えば下図のようなレイアウトの場合、ニ対ニの面談なら1と2に座るように案内されます。
先方が入ってきたらすぐに立ち上がり、先方が椅子につく前に、名刺を出しながら入り口方向に歩み寄ります。

・(ケースバイケースではありますが)
実際に名刺交換を行う場所は2と4の椅子の間のあたり、中央のテーブルと壁の間あたりとなります。
2) 名刺交換を行う
  ・名刺交換は、役職が上の人から順番に行います。

※待っている間、部下どうしで名刺交換をしてしまうことも慣例としてありますが、これでは部下と名刺交換したあとで、その上司と名刺交換をすることになり、正式なマナーとしては、失礼にあたります。
時間がなくやむをえない場合や、上下間系がない場合などは、待たずに各自の間で名刺交換が行われます。

・筆者は、名刺入れは二つ折りのものが使いやすいように思います。例えば下記では三対三の名刺交換の例を説明しています。
名刺は 一枚ずつわたしますが、もらった名刺はその都度、名刺入れの間にはさむようにしていくと複数の相手との名刺交換もスムーズにいきます。そのあと、面談中は先方の名刺を出した状態で話をしますので、完全にしまわない方が良いでしょう。

複数対複数の初めての面談の場合の名刺交換の手順
お客様が先に受け取ることが基本。

  A.買い手(お客様) B.売り手  
1   上司、部下が名刺を差し出す  
2 上司、部下が名刺を差し出す    
3 役職が一番上の上司(右の例では部長A(お客様側))と部長Bが名刺交換をする。
その間、双方の部下は立ったまま待つ

※待っている間、部下どうしで名刺交換をしてしまうことも慣例としてありますが、これでは部下と名刺交換したあとで、その上司と名刺交換をすることになり、正式なマナーとしては、失礼にあたります。
時間がなくやむをえない場合や、上下間系がない場合などは、待たずに各自の間で名刺交換が行われます。
お客様   売り手
部長A
部長B
課長A   課長B
部下A   部下B
4 部長A(お客様側)は、次に役職が上にあたる課長Bと名刺交換をする。その間に、
課長A(お客様側)部長Bと名刺交換をする。
その間、双方の部下は立ったまままつ 。
お客様   売り手
部長A
課長B
課長A
部長B
部下A   部下B
5 部長A(お客様側)は、最後に一番下の部下Bと名刺交換をする。その間に、
また、課長A(お客様側)は、課長Bと名刺交換をする。
その間に
部下A(お客様側)は、部長Bと名刺交換をする。
お客様   売り手
部長A
部下B
課長A
課長B
部下A
部長B
6 課長A(お客様側)は、部下Bと名刺交換をする。
その間に
部下A(お客様側)は、課長Bと名刺交換をする。
その間、双方の上司は席につかずに待つ。
お客様   売り手
部長A   部長B
課長A
部下B
部下A
課長B
7 部下A(お客様側)は、部下Bと名刺交換をする。
その間、双方の上司は席につかずに待つ
お客様   売り手
部長A   部長B
課長A   課長B
部下A
部下B
6 すべての名刺交換が終わったら席につきます。
お客様が席についてから、着席します。
 
3) もらった名刺は面談が終わるまで出しておく
  ・間にテーブルがある場合には、面談が終わるまでもらった名刺をテーブルの上に出しておきます。
詳細はこのページの下の方にある、別の項でご説明します。
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[3]面談中の名刺はどうするか
●名刺交換の基本原則の詳細は上記()を参照して下さい。
[名刺交換の基本原則]
順番 台詞(せりふ)、言葉および捕足説明
1) 頂いた名刺は、自分の側のテーブルの端に置きます。
  ・頂いた名刺は、自分の側のテーブルの端に置きます。
下記のイラスト・画像は、相手先が二名の場合です。
以下の点に留意してください。
1 ・着席したらすぐに、面談や商談の邪魔にならない位置に、相手の名刺をきれいに並べます。動作はゆっくりで構いません。

・基本的には名刺を出しておく位置は左手前が多いのですが、相手や、同行者の着席位置との関係により、臨機応変に変えてかまいません。相手の名刺を左手前に置くのは、お茶が右奥に出される際に邪魔にならず、汚す心配も少ないからと考えられています。

※ 上の画像は名刺を横並べした例ですが、横並びでも縦並びでもOK
2 ・相手が複数名のときは、相手の席順に合わせて並べると、氏名を覚えやすいでしょう。
あなたから見て一番左の人の名刺を一番左に並べると覚えやすいと思います。
3 ・書類や資料が多くて、名刺を並べると邪魔になってしまうようなときには、「失礼します」と声をかけ、名刺入れに入れてポケットに入れてしまっても構いません。

・ 女性の場合は、名刺入れに入れ、バッグの中に入れるのはできるだけ退出時にします。
4 ・名刺入れをお盆代わりにして受け取った場合、名刺入れを敷いたままテーブルに置きます。
ただし、この置き方は先方が一名の場合のみに適しています。

・ 先方が複数名の場合は、一名分のみを名刺入れに乗せるのではなく、全員分を乗せないほうが良いでしょう。名刺入れは端に並べておくか、胸ポケットに一旦しまいます。
2) パーティーや懇親会の名刺交換では
  ・立食パーティーや、懇親会などでの名刺交換では、一対一の名刺交換となることも多いと思いますが、自分の名刺と頂いた名刺を分けて入れられる二つ折りのタイプで、たっぷり入るマチ付きがおすすめです。グラスやお皿は一旦おいて、必ず両手で受け取るようにしてください。

・相手を尊敬する気持ちをこめて、相手が名刺入れにしまってから、こちらも名刺入れに入れると良いでしょう。
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4. 名刺交換のあとで

名刺交換のあと、どのようにすれば良いのでしょうか?
職種によっても異なると思いますが、基本的な情報から、営業の仕事をしている方に役立つ情報、社長をしておられる方(またはそれに準じる職責の方)に役立つ情報をご紹介します。  
名刺交換のあとで
ポイント 説明
1.
日付を書いておく
・営業の仕事をしていると、日々新しい名刺がたまってゆきます。
同じ相手先にフォローする時のタイミングを計る意味も兼ねて(※営業活動は「繰り返し訪問」繰り返しフォロー」が必須です)最初の面 談の日付けを書いておくことをおすすめします。
2.
相手の名前の読み方は書いておく
・難読な名前は意外と多いものです。先方の名前が読めないときには、名刺交換の時点で確認をしておけば失礼にはあたりません(難しい名であれば相手も「いつも聞かれる」というケースが多く、慣れているものです)。
ただし同じ相手に何度も尋ねたり、一度教わった名前を間違えるのは失礼にあたるため、先方から難読な名前の読み方を教わったときには、必ず名刺に読みがなを書いておきます。

※上述の「名刺交換のポイント」でも触れています。
3.
得られた情報はメモしておく
・(メモをする場所は名刺の裏側ではなく別のノートでも良いのですが)面談の際に聞いた情報のうち、次回の会話のヒントになるものや、営業活動に有益な情報のほか、相手のプライベートな情報(趣味、家族の話など)はメモしておくと良いでしょう。

・営業マンの場合、異動などで次の担当に引き継ぎをする際にもこうした情報は貴重なデータとなります。
4.
商取り引きに必要な相手であれば、積極的に挨拶状やお礼状を出す
・名刺交換をしただけで、お礼状を出すというケースは一般の仕事の場合にはあまり多くはありません。しかし、下記のような場合にはお礼状を出しておくと次の一歩につながることがあります。

[名刺交換のあとでお礼状を出す場合]
・例えば業界の立食パーティーなどで名刺交換をし、短く会話を交わしただけの相手であっても、営業の仕事に就いている人や、社長(またはそれに準ずる職責の人)は、お礼状を出すことがあります。
また、突然の訪問にも関わらず、短い時間でも快く面談をして下さった相手には、お礼状を出すことがあります。
 営業では積極的な姿勢や、礼儀正しさなどが必要ですし、社長という立場であれば、業務提携の芽はいろんなところから生まれるものです。

・お礼状の文面に決まりはありません。短くても構いませんので、お礼の言葉と自分の所属・氏名が相手に伝わるようにします。

[名刺交換のあとで出すお礼状の文例・例文]
サンプル商事株式会社
代表取締役 佐藤太郎様
 謹啓
 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。先日の「○○学会の懇親会」ではご挨拶の機会を頂きましてありがとうございました。
短い時間でしたが佐藤様からお話を伺うことができましたことは、私にとって大変意義深いものになりました。きっと○○の分野ではお互いにプラスになる取り組みができるのではないかと胸を熱くしております。
 ぜひともこのご縁を大切にしたいと思い、まずはお礼を申し上げたくペンを取りました。できましたら、近いうちに改めてご挨拶に伺いたいと存じます。どうかこれを機に今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。いろいろとありがとうございました。
敬具  
 平成○○年○○月○○日
東京都○○区○○□−□−□
株式会社見本物産
代表取締役 見本一朗
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名刺交換と言えば…
下記は別ページに掲載

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