| ◆同窓会（クラス会、ＯＢ会）の幹事の役割 |
1.
日程の調整 |
以下の点などを考慮に入れて日時を決定します。
・仕事をしている人も、主婦の人も出席しやすい日…週末など
（なるべく多くの人が出席できる日）
・恩師（担任の先生、教授）や発起人やその会の責任者が出席できる日
・ふだん郷里を離れている人も出席しやすい日…お盆の時期など
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2.
予算の決定 |
以下の点などを考慮に入れて予算を決定します。
・働いている人も、主婦の人も参加しやすい金額
・男性と女性の参加費を同額にするか |
3.
会場の確保、準備 |
以下の点などを考慮に入れて会場を決定します。
・予算に合うところ
・集合しやすいところ
・十分な広さを確保できるところ
・母校に近いところ
・思い出の場所に近いところ
・会の目的や主旨に合うところ、
・メンバーの好み、出席者の年齢や性別に合うところ
・割引券や優待券などがもし手もとにあれば、それを使うことができるところなど
その他の確認事項
・和室（座敷）、立食、テーブル席のいずれか
・会場貸し切りの有無
・宴会場使用の延長料金
キャンセル料がいつから発生するのかを、必ず確認しておきます
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4.
料理や飲み物の予約 |
以下の点などを考慮に入れて料理や飲み物を予約します。
・予算に合うかどうか
・飲酒量（飲み放題にするかどうか）
・恩師の好みまたは地元の食材を使っているお店など |
5.
当日のプランをたてる |
●以下の点などを考慮に入れて当日のプランをたてます。
・誰かにスピーチを依頼するかどうか
・余興を盛り込むかどうか
【余興の例】
・校歌斉唱、
・母校訪問、タイムカプセル（埋設、開封）
・記念撮影、
・カラオケ（あの頃のヒットメドレー）、
・ゲームほか
・ 必要に応じて、余興に使用する物を準備しておきます。
音響手配、賞品手配ほか
●その他のアイディアの例
・卒業アルバムの回覧
・各自の近況の一覧表（欠席の人にも往復ハガキで近況を知らせてもらうようにし、当日配付ができるようにパソコンなどで加工してプリントしておきます）
・当日使用する名札バッジ…久しぶりの再会なら、名札を用意した方がいいかもしれません。安全ピンで留めるような大袈裟なものでなくても、大判のポストイットを胸に貼るような形でも良いのでは無いでしょうか。女性の場合には旧姓で書くか、旧姓を併記します。
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6.
役割を決める
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以下のような役割を決めます。
・案内告知および参加者とりまとめ係
・会計係
・司会進行係
・余興その他の機材や賞品、グッズの準備係
・撮影係
小規模な会であれば、幹事がすべての役割を兼務することもあります。 |
7.
会の告知と参加者の募集 |
案内状やメールなどで告知し、参加者を募ります。
できるだけ地図を掲載するようにします。
案内状やメールには、会場の名称、周りの目標物、交通アクセス、電話番号などを明記しておきましょう。
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8.
参加者名および参加人数の確認 |
参加者の人数を把握し、会場に伝え、料理の数の調整などをします。
当日まで人数をきちんと把握しておきます。 |
9.
当日 |
・参加人数の把握
・参加人数に合わせた料理の数量変更手配
・参加者から、参加費の徴集と会場料飲店への支払い
・司会進行
| 飲み会の一般的な流れ（進行） |
| 1.開会宣言 |
| 2.挨拶またはひとこと |
| 3.乾杯 |
4.食事・歓談
（近況報告、余興やゲームをする場合も有り） |
| 5.締めの一言、万歳三唱など |
| 6.閉会宣言 |
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10.
会計報告 |
請求書、領収書と合わせて収支報告をします。
必要があれば、参加者に返金したり、次回用として繰り越しなどの処理をします。
会報がある同窓会の場合には、会計担当に提出し、紙面にて報告をします。 |
-二次会の案内状
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