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◆歓迎会、送別会、歓送迎会の幹事の役割（詳細）
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1.
主役の確認 |
・当日の主役（迎え入れる人、送り出す人）をチェックします。
・新入社員、中途入社する社員、転入してくる社員などの人数、氏名、性別
、部署または業務などを確認しておきます。
・退職する社員（定年退職、中途退職）の人数、氏名、性別
、これまで携わった業務または所属していた部署などを確認しておきます。
・異動により転出する社員の人数、氏名、性別、これまで所属していた部署および、転出先の事業所名（支店名など）、部署名を確認しておきます。
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2.
異動日、着任日、退職日の確認 |
・当日の主役（迎え入れる人、送り出す人）の異動日や着任日、入社日を確認しておきます。
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3.
日程の調整 |
以下の点などを考慮に入れて日時を決定します。
歓迎会は、できれば入社日や着任日の当日に行うのが望ましいでしょう。
・主役の着任日、入社日、退職日、異動日
・業務に支障がない日
・主役の配属先、所属長が出席できる日
・なるべく多くの人が出席できる日
・発起人やその会の責任者が出席できる日
必ず責任者と相談して日程を決定します。 |
4.
予算の決定 |
以下の点などを考慮に入れて予算を決定します。
・個人負担（会費制）／会社負担
・男性と女性の参加費を同額にするか
必ず責任者と相談して予算を決定します。 |
5.
役割を決める
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以下のような役割を決めます。
●準備企画
・会場選定、予約、会場との打ち合わせ
・当日のプログラム企画、準備
・主役および参加者への案内、参加人数のチェック
・会計
●当日
・司会進行係
・撮影係
・準備サポート
・会計 など。
小規模な会であれば、幹事がすべての役割を兼務することもあります。
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6.
会場の確保、準備 |
以下の点などを考慮に入れて会場を決定します。
・予算に合うところ
・集合しやすいところ
・十分な広さを確保できるところ
・会の目的や主旨に合うところ、
・メンバーの好み、出席者の年齢や性別に合うところ
・割引券や優待券などがもし手もとにあれば、それを使うことができるところなど
その他の確認事項
・和室（座敷）、立食、テーブル席のいずれか
・会場貸し切りの有無
・宴会場使用の延長料金
飲酒運転は法律で禁止されています。
帰宅時の足（交通手段）の確保も考慮しましょう。
会場を予約する際には、キャンセル料がいつから発生するのかを、必ず確認しておきます
会社によっては、会議室のテーブル・イスの配置を変えて、出前のオードブルや寿司、おつまみの菓子などで、ごく内輪の歓送迎会にする場合もあるでしょう。
会場の飾り付けが許されるかどうか、
会場準備の時間や手伝いの人手が確保できるかどうか、
音響その他、機材の有無や確保の確認
などをしましょう。
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7.
料理や飲み物の予約 |
以下の点などを考慮に入れて料理や飲み物を予約します。
・予算に合うかどうか
・飲酒量（飲み放題にするかどうか）
・主役の好みやメンバーの好み |
8.
当日のプランをたてる |
歓迎会、送別
会の企画のメインとなる部分です。
以下の点などを考慮に入れて当日のプランをたてます。
・誰かにスピーチを依頼するかどうか
・余興を盛り込むかどうか
【余興の例】
社歌、校歌、クラブ活動紹介、同好会紹介、カラオケ、ゲーム、宴会芸ほか
・ 必要に応じて、余興に使用する物を準備しておきます。
音響手配、賞品手配ほか
※景品や記念品を渡す場合の目録は「目録の書き方・作り方」へ＞＞＞
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9.
会の告知と参加者の募集 |
案内状や社内回覧、社内掲示、メールなどで告知し、参加者を募ります。
必要な場合は、地図を作成します。
案内状やメールには、会場の名称、周りの目標物、交通
アクセス、電話番号などを明記しておきましょう。
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8.
参加者名および参加人数の確認 |
参加者の人数を把握し、会場に伝え、料理の数の調整などをします。
当日まで人数をきちんと把握しておきます。 |
9.
当日 |
・参加人数の把握
・参加人数に合わせた料理の数量変更手配
・参加者から、参加費の徴集と会場料飲店への支払い
・司会進行
| 飲み会の一般
的な流れ（進行） |
| 1.開会宣言 |
| 2.挨拶またはひとこと |
| 3.主役の紹介 |
| 4.歓迎会の場合は、新入社員、転入社員の一言（人数が多い場合は代表者のみ） |
| 5.乾杯 |
| 6.食事・歓談（余興やゲームをする場合も有り） |
| 7.送別
会の場合は、はなむけの言葉 |
| 8.送別
会の場合は、退職者や、転出者の言葉 |
| 9.締めの一言、万歳三唱など |
| 10.閉会宣言 |
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10.
会計報告 |
請求書、領収書と合わせて収支報告をします。
必要があれば、参加者に返金したり、職場でのレク費として繰り越しなどの処理をします。
会社の行事の場合には、責任者に提出・報告をします。
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