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就活メールと言えば…
下記は別ページに掲載
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就職を希望する企業に対し、資料請求をしたり採用スケジュールに関する情報提供の依頼や、問い合わせ・質問などを行う際には、メールという手段がごく一般 的に使われているようです。また応募フォームも含めたウェブからの問い合わせでも基本的なビジネスマナーは不可欠です。
ここでは、就職活動・就活に使えるメールの文例やビジネスマナーをご紹介します。
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■ このページの内容
メール

1. 就職活動とメール・転職とメール

  メール 2. メールで資料請求をしたいときの例文・文例
  メール 3. 就活メールで使う基本的な言葉づかい
  メール 4. 採用担当者(人事担当者)が使うメールの文例・例文
メール 5. 電子メールのマナー、ビジネスメールを送るときのマナー
       メールの特性を知った上で利用する
  メール

6. メールを受け取ったら?返信のマナー

■1.就職活動とメール・転職とメール

・近年、情報管理のしやすさなどから採用活動をウェブ上から行う企業が増えて来ました。就職希望者が企業に提出する「エントリーシート」と呼ばれる応募用紙を、「応募フォーム」の形でホームページ上から送信させる企業は、もはやごく一般 的になってきています。

・もちろん、採用に関する正式な通達や連絡
は書面 で行われますが、一方で「まだ現状では社員の募集をしていません」という企業に対し、資料請求をしたり採用スケジュールに関する情報提供の依頼をする場合や、その企業に対して問い合わせ、質問などを行う際には、メールという手段がごく一般 的に使われているようです。
ここでは、就職活動・就活に使えるメールの文例やビジネスマナーをご紹介します。

項目 就職活動に使う主なメールとその内容
就職活動にメールを使う場合の心構え
・就活にメールを使う場合には、第一希望の企業だけに限らず、関心のある企業に複数出すことが多いと思います。
仮に同じ文章をいろんな相手あてに使うとしても、BCC(相手先を伏せた一斉送信)の機能は使わず、相手の名称を冒頭に入れ、内容もチェックしてから一通 ずつ送るようにしてください。

相手はメールであなたの印象を判断します。人気の高い企業であるほど、採用担当者も厳しい目を持っています。もし、宛先の名称に誤りがあるなど、失礼なメールを送ってしまうと、採用の可否に影響することがあります。十分にチェックして送信してください。
1. 資料請求のメール
・就職を希望する企業に対し、募集職種や応募規定、採用スケジュールなどがかかれた募集要項や、パンフレットなどをメールで請求することがあります。

・ ただし、一部の企業、官庁では返信用封筒に切手を貼り、同封した上で「資料請求」と朱書(赤字で書くこと)を郵送するよう指示されることがあります。メールによる請求はあくまでも略式ですので、郵送での資料請求を指定された場合には、応募する企業、官庁の指示に従ってください。
2. 採用に関する問い合わせのメール
・現在募集をしていない企業に対して、採用予定人数や、募集職種、採用スケジュールに関する問い合わせをメールで行うことがあります。また、応募方法について具体的な質問をメールで行うこともあります。
3. 先輩社員、先輩職員へのメール
・通 常は、企業や団体、官公庁に勤務する面識のない相手にいきなりメールを送るということはありません。大学の先輩、クラブや部活動の先輩、ゼミの先輩などとして面 識のある相手、あるいは学校の紹介、先生・教授などの紹介などにより先方と「つながり」が得られた場合にのみ、先輩社員や先輩職員あてにメールを送ることがあります。
・業務内容のほかに、職場の雰囲気や仕事のやりがいなど、パーソナルな情報を得ることができます。

基本的には、メールアドレスがわからなければ送ることはできません。(筆者がむかし後輩からもらったのは「手紙」でした。)
4. お礼のメール
・「資料が届いた」「アドバイスを頂いた」「情報提供を受けた」…こうした場合には必ずお礼の連絡をします。メールでの依頼したことに対して返答やアクションをしていただいた場合にはお礼のメールを必ず送るようにします。
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■2.メールで資料請求をしたいときの例文・文例

 ・それでは、早速、就職活動・就活に必要な資料をメールで請求する場合を例にとってマナーや書き方をご説明します。

項目 就職活動で企業に送るメールの例
1. 件名 (subject)
・迷惑メールや、 ウィルスメールと紛らわしい件名は避け、用件や送り先、(場合によっては送り主も) はっきり書きます。ただし、あまりにもだらだらと長いのはかえって逆効果 。簡潔に用件を伝えます。

★わかりやすい件名の例)


人事ご担当様へ資料送付のお願い
資料送付のお願い<□□大学□□学部山下より
【求人資料送付のお願い】


★ 良くない件名の例)

よろしくお願いします
お世話になっております
先ほどの件
Re: あるいは re:
<no subject>
2. 資料請求のメール書き出しのマナー
・書き出しには、先方の社名と宛名を書きます。
・ 先方の担当者の部署、役職、氏名がわかる場合には冒頭に明記します。わからない場合には、「○○ご担当様」と書きます。

・社名につく「株式会社」はできるだけ省略せずに書きます。どうしても長くなってしまう場合に限り省略します。

・会社名、部署名などの、区切りのよいところで改行します。

★メール本文の書き出しの例)


ケース別 マナー メールの冒頭の書き方例
(宛名の書き方の例)
相手の氏名や部署がわからない場合の書き方 サンプル株式会社
人事・採用ご担当様
部署だけが「人事部」とわかる場合の書き方 サンプル株式会社
人事部 採用ご担当様
役職、氏名までわかる場合の書き方例

[肩書きのある相手の氏名の書き方]
(宛名の書き方)
部長 山本様
課長 松本様
× 山本部長様
松本課長様
サンプル株式会社
総務部人事課
課長 南山様
3. メールの内容
  ・文章中には自己紹介も兼ねて、自分が就職活動中であることを必ず入れ、氏名をフルネームで伝えます。

・できれば、なぜ興味を持ったか、なぜ魅力を感じたかなど、メールを送る理由を書きます。

・ 文末、末文として、署名欄には、学生の場合は住所氏名の他に大学、学部、学科、専攻、連絡先電話番号、メールアドレスなどを記載します。

※余談ですが、よく、冒頭に「突然のメールをお許し下さい」という一文を使う例があります。初めての相手、面 識のない相手あてのメールに用いるマナーとして誤りではありません。ただ、この書き出しで始まるメールの大半が迷惑メール、スパムメールなので、筆者はこの一文に対する印象があまり良くありません。できるだけ使わないようにしています。
4. 資料請求メールの文例・例文
[例1/学生の就職活動メールの例]

件名 社員募集に関する資料送付のお願い
本文

見本商事株式会社
人事・採用ご担当様

初めまして。
私はサンプル大学国際経済学部四年の丸地一朗と申します。
卒業を控え将来の進路を考える中で、これまで学んで来た知識や専門性を活かせ
る分野をさがしていたところ、卒業生の就職先勉強会で貴社のことを知りました。

日本の国際競争力をにらんだ経営ビジョンと国際戦略に魅力を感じるとともに、
OB、OGのコメントでも職場の雰囲気や活き活きと仕事をしている様子が伝わっ
て参りまして、ぜひとも貴社で働きたいという思いを強くいたしました。
つきましては、採用に関する資料、会社案内等をお送りいただきたくメールをお送り
する次第です。

お手数をおかけしてまことに恐縮ですが、下記宛お送りいただきますようお願い
申し上げます。

=======================================
送付先:丸地一朗 〒000-0000
○○県○○市○○00-00-00 tel.000-000-0000
=======================================

お忙しいところ長々とお時間を頂戴し、申し訳ございませんでした。
何卒宜しくお願い申し上げます。
……………………………………
サンプル大学国際経済学部国際経済学科 丸地一朗
○○県○○市○○00-00-00 tel.000-000-0000
E-mail:**@**.**
……………………………………



[例2/転職の場合の就職活動メールの例]

件名 求人に関する資料送付のお願い
本文

見本商事株式会社
人事・採用ご担当様

初めまして。
野之花子と申します。
これまで務めていた会社が○月に倒産したため、これまで○年間身につけてきた
ウェブ デザイン企画および制作の経験とスキルを活かせる就職先をさがしており
ましたところ、貴社が社員募集を しておられることを知りました。ぜひとも採用
に関する資料、会社案内等をお送りいただきたくメールをお送りする次第です。

お手数をおかけしてまことに恐縮ですが、下記宛お送りいただきますようお願い
申し上げます。

=======================================
送付先:野之花子 〒000-0000
○○県○○市○○00-00-00 tel.000-000-0000
=======================================

お忙しいところ長々とお時間を頂戴し、申し訳ございませんでした。
何卒宜しくお願い申し上げます。
……………………………………
野之花子
○○県○○市○○00-00-00 tel.000-000-0000
E-mail:**@**.**
……………………………………

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■3.就職活動メールで使う基本的な言葉づかい

・就職活動・就活で使う、基本的な言葉遣いをご紹介します。
基本的には、相手に対しては尊敬語、自分に対しては謙譲語を使います。ビジネスで用いられる敬語のマナーと同じですが、良く用いられる例をピックアップしました。

以下の3つを頭に入れておきましょう。

1.相手や相手の会社、相手の所有物、相手の考えや行動には尊敬語を用いる
2.自分や自分の会社、自分の所有物、自分の考えや行動には謙譲語を用いる
3.基本的な文体に丁寧語を用いる

●自分が所属するものと、相手が所属するものに対する表現を身につけましょう。

・相手や相手の所有物を敬う表現の時には、「貴」「御」などをつける場合が多く、 自分や自分の所有物をへりくだって使う表現のときには、「小」「拙」「弊」などをつけます。

もとになる言葉 尊敬語に変換した例 謙譲語に変換した例
相手の会社 貴社、御社  
自分の会社、当社   弊社、小社

※従来には無かった言葉としては(新語と言えるかどうかはわかりませんが)、相手のホームページをあらわす言葉として「貴サイト」「貴ホームページ」などという表現を用います。メールでのやりとりや、打ち合わせや書面 などで使用してみて下さい。


●就職活動やビジネスシーンで良く使用する代表的な表現の例

もとになる言葉 敬語に変換した例 備考
山本さんはいますか? 山本さんはいらっしゃいますか?
山本さんはいらっしゃいますでしょうか?
山本さんはおいででしょうか?
山本さんはおいでになりますか?
居る→いらっしゃる
居る→おいでになる
山本さんはいつ来ますか? 山本さんはいつおこしになりますか?
山本さんはいつおいでになりますか?
山本さんはいつおこしでしょうか?
山本さんはいつおいででしょうか?
来る→おこしになる
来る→おいでになる
メールをもらえますか? メールを頂けますか?
メールを頂けますでしょうか?
もらう→頂く
会いたいのですが お目にかかりたいのですが
お会いしたいのですが
会う→お目にかかる
会う→お会いする
あなたの会社を訪問したい 貴社に伺いたい あなたの会社→貴社
訪れる、訪問する→伺う
応募資料を見てくれましたか? 応募資料をご覧頂けましたか?
応募資料をご覧頂けましたでしょうか?
応募資料をご覧下さいましたでしょうか?
見る→ご覧になる
〜してくれる→ 〜して頂ける、または〜して下さる
(あなたの会社の資料を)読んだ、見た
(あなたの意見を)聞いた
(貴社の資料を)拝読しました。
(貴社の資料を)拝見しました。
(あなたの意見を)拝聴しました。
読む→拝読する
見る→拝見する
聞く→拝聴する
話を聞きたい
意見を尋ねたい
(お)話を伺いたい
ご意見を伺いたい
聞く→伺う
問う、尋ねる→伺う
(返事)が欲しい
(時間)が欲しい
{(お)返事}を頂きたい
{(お)時間}を頂きたい
{(お)返事}を頂戴したい
{(お)時間}を頂戴したい
欲しい→頂きたい
欲しい→頂戴したい
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■4.採用担当者(人事担当者)が使うメールの文例・例文

・就職を希望する人から、応募要項の請求、資料請求や就職・求人に関する問い合わせが来た場合の返信メールに使える文例をご紹介します。
 

[文例1/別便で郵送する場合]

件名 【○○物産株式会社人事部より】資料送付のご案内
本文

桜木大学経済学部
見本一朗様

このたびは弊社の求人資料をご請求頂きましてありがとうございました。
早速、以下の資料を郵送にてお送りいたしましたので、お知らせいたします。

[送付内容]
1.新卒採用に関する説明書ならびにエントリーシート
2.会社案内

なお、実際の採用活動は、○月○日以降となります(応募締め切りは○月○日予定)

お送りする資料をご高覧の上、ご不明な点がございましたら
お手数ではございますが、 下記担当までお問い合わせ下さいますよう
お願い申し上げます。

今後とも宜しくお願い申し上げます。
……………………………………
本件に関するお問い合わせ先

■○○物産株式会社人事部
採用担当 山野もみじ
http://***.***.***/
東京都渋谷区○○○□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
……………………………………


[例文2/ウェブ上で紹介する場合]

件名 【○○電気株式会社人事部より】採用に関するご案内
本文

桜木大学経済学部
見本一朗様

平素は○○電気をご愛顧頂きましてありがとうございます。
またこのたびは採用に関するお問い合わせをいただきましてありがとうございました。

まことに恐れ入りますが、現在、採用情報は下記のURLにてご提供させて頂いて
おります。募集要項、募集職種なども掲載しておりますのでご参照ください。
1.採用情報のページ
http://***.***.***/****/
2.会社概要(pdfファイルとなります)
http://***.***.***/****/

ご不明な点がございましたら
お手数ではございますが、 下記担当までお問い合わせ
下さいますようお願い申し上げます。

今後とも宜しくお願い申し上げます。
……………………………………
本件に関するお問い合わせ先

■○○電気株式会社人事部
採用担当 河野講二
http://***.***.***/
東京都渋谷区○○○□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
……………………………………

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■5.電子メールのマナー、ビジネスメールを送るときのマナー

最後に、電子メールの基礎知識から、ビジネスメールのマナーまでをご説明いたします。

項目 概要
1.  メールの特性・電子メールの長所短所を知った上で利用する
  (1)急ぎの用件には向かない 相手がすぐメールを読んでくれるとは限りません。
先方の目にふれるまでに時間がかかることを念頭に入れて利用しましょう。

心配な場合には、メール送信後、「今、資料をでメールでお送りしましたのでお読みいただけますでしょうか?」 と、電話でフォローするのも良いでしょう。
(2)相手の会社のインターネットの利用状況、担当者の年齢や役職を見極めて利用 気軽に使える点が長所とも言えるメールですが、礼儀やマナーの面 から言えば、メールはあくまでも略式です。
※正式な依頼文書、謝罪文や契約関係に関しては、書面 を用いるのがビジネスマナーの基本です。 そこでメールを送る前に以下のようなチェックをして下さい。

・最近では年輩の方でも電子メールを使いこなす方が増えて来ましたが、できれば 先方がメールを使い慣れているかどうかを見極めてからメールを利用します。きちんとした自社のホームページを持っている企業なら、ほぼメールのやりとりに問題はありませんが、ホームページのない会社やショップなどの場合は一考を要します。就職説明会での採用担当者の年齢や業種などで推測します。
(3)相手の許可を得ずに、初めての相手に添付ファイルを送るのは失礼にあたる

相手の許可を得ずに添付ファイルをつけて送信するのは失礼にあたります。

容量の大きなファイル(いわゆる重いデータ)を送るときは、送り主も受け手も通 信時間が長くかかります。通信費が有料の場合もありますし、通 信回線が遅い環境で使用しているユーザーもいます。

重たいもの(大きいもの)は圧縮ソフトなどで小さくして送りますが、この場合も、先方に圧縮ファイルを解凍するツールがないと開くことができません。

また、データファイルの形式によっては相手が開くことができない場合があります。

最近ではメールを通して感染するウィルスに対する意識も高まり、添付ファイルを不用意に開くことに対する抵抗感も高くなってきています。
添付ファイルがついているだけで受信拒否の設定をしているユーザーもいます。

(4)開封通 知を強要するのは、失礼にあたる

受信と同時に、「開封を通知するメール を送りますか?」と聞かれることがありますね。
相手がメールを受け取ったら開封を知らせるメッセージが届く、いわゆる開封通 知メールは、アウトルックなどのメールソフトの機能のひとつですが、この機能を使って相手にメールを送るのは失礼にあたります。

余談ですが、迷惑メールにはこの機能を使ったものが多く、メールのアドレスが実在していることを確認しているような印象を受けます。

※アウトルック=outlook express。メール送受信のソフトのひとつ。Windowsのパソコンに標準搭載されている。

2.  差出人のメールアドレスを確認
  (1)スペルミスはないか 電子メールを送る際、返信先(送信元・差出人)のメールアドレスに誤りがないか、必ず確認してから送るようにします。
自分のアドレスのスペルに一ケ所でも誤りがあると返信が届かないので注意しましょう。
(2)用件や相手にふさわしい差出人アドレスか ひとつのメールソフトで、例えば「会社用」と「個人用」の複数のメールアドレスを使用している場合などは特に注意してください。
3. 相手先(宛先)のメールアドレスを確認
  (1)スペルミスはないか 相手のメールアドレスを必ず確認してから送信しましょう。アドレスのスペルに一ケ所でも誤りがあるとメールが届かない場合や、誤って別 の相手に届いてしまうこともあるので注意します。
4. メール本文の書式はビジネス書式で作る
  (1)本文の冒頭に宛先の名称を書く 本文の冒頭部分の例)
ビジネスメールの場合には企業名を明記します

サンプル商事株式会社
総務部 人事担当 山田一平様

平素は大変お世話になっております。
先日はお忙しい中をお時間を頂戴し、有り難うございました。

早速ですが・・(以下省略)

(2)文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切り、空白行を入れるようにすると読みやすい。

(3)署名(sign)の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。 署名の部分の例)

……………………………………
株式会社見本物産
マーケティング部 広報担当
部長 花野道子
東京都渋谷区○○○□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
……………………………………

5. 機種に依存する文字は使わない
  (1)機種依存文字を使うと、文字化けするときがあるため使わないようにする。 一部の文字が文字化けします。例えば○で囲んだ数字や、ローマ数字、単位 記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。

送信前のメールの例
(Windows)

上記のメールを実際に受信したメールの例。文字化けしています。
(Macintosh)
6. その他の留意点、気をつけること
  上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。
(1)予期せぬ トラブルによって先方に届かないこともある

最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通 信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。

心配な場合は、「さきほどメールを送りました」など、電話でフォローしてください。

(2)セキュリティー面 では、万全でない

情報が100%安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。

(3)ウイルス対策を行う ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
できればウィルス対策ソフト(アンチウィルスソフト)をインストールしておくようにします。

なお、Windowsのユーザーの方は、ウィルス対策ソフトだけでなくWindows Updateによるセキュリティーホールのチェックもお忘れなく。
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■6.電子メールを受け取ったら(返信のマナー)
  メールを受け取ったら、なるべく早く返信を出します。
できるだけ24時間以内に返信することが望ましいのですが、もし、返信にそれ以上かかる場合には、受信のお知らせとお礼だけでも送信することをお勧めします。

それでは、下記に、電子メールを返信する際に気をつけることや、メールのマナーと書き方をいくつかご紹介します。
 
   
項目 概要
1.  返信はなるべく早めに
 

メールを受け取ったらなるべく早めに(できるだけ24時間以内に)返信を出します。
お返事がすぐにできないときのために下記のような文章を下書きフォルダに作っておきます。
すぐに返信ができないときは、こうしたメールを送信しておくと良いでしょう。

また、お礼にそえて
「明日必ずお返事を差し上げます」 とか、
「土日をはさみますので、月曜にお返事を差し上げます」など、
いつまでに返信を差し上げられるのかを書き添えると、さらに良いと思います。

先方は毎回、メール受信のたびに返信来ているかどうかをチェックしているはずです。
相手の気持ちになって対応するようにしましょう。

【受信のお知らせとお礼メールの文例・例文】
桜木大学経済学部
鈴木様

このたびは、求人に関するお問い合わせを頂きまして有り難うございました。

まことに恐れ入りますが、お返事まで少々お時間をいただけないでしょうか?
お忙しいところお時間を頂戴し、申し訳ございません。

メールは間違いなく頂戴しております。
まずは受信のお知らせとお礼を申し上げたくお便りいたしました。
ありがとうございました。
……………………………………
株式会社見本物産
総務部 広報担当 山野道子
東京都渋谷区○○○□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
……………………………………
2. 先方からのメール文を上手に引用する
  相手からきたメール文をそのまま引用すると、内容がわかりやすくなる場合があります。
かしこく 文中に引用しましょう。
「>」の部分が引用部分です。わかりやすくするため、文字色を変えています。
末文には、かならずお礼を述べましょう。
【相手からきたメール文を引用している文例・例文】

○○様

このたびはお問い合わせをいただきましてありがとうございました。
早速ではございますが、ご質問の件につきまして、下記の通 りお答えいたします。

> 現在社員採用の予定はおありですか?

○○年度の正式な採用活動は○月からの予定でございます。
なお、応募要項および採用スケジュールに関しましては、
いずれも弊社ホームページ上に掲載しております。
※採用情報のページ
http://***.***.***/****/

> 転勤はありますか?

募集予定の職種のうち、エンジニアは本社研究所のみの勤務となります。
その他の職種につきましては、国内各事業所に転勤の可能性がございます。

(中略)

ご参考までに「採用に関するよくあるご質問」のページもご用意いたしました。
よろしければご参照くださいませ。
※よくあるご質問のページ
http://***.***.***/****/

今後とも宜しくお願い申し上げます。
お問い合わせありがとうございました。
……………………………………
本件に関するお問い合わせ先

■○○物産株式会社人事部
採用担当 山野もみじ
http://***.***.***/
東京都渋谷区○○○□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
……………………………………

3. 件名(Subject)は、わかりやすいものを
  返信のタイトル(件名)の付け方に決まりはないのですが、先方からのメール件名に敬語が含まれる場合は、そのまま返信することは避けましょう。
また、迷惑メールと誤解されそうなタイトルも避けましょう。
先方からのメールの件名の例 返信メールの件名の例 (良い例、×良くない例)
人事担当様へ求人に関する資料送付のお願い 求人に関する資料送付のご連絡
× re: 人事担当様へ求人に関する資料送付のお願い

↑応募者からのメールの件名をそのまま使用
4. 自分のパソコンは適宜、ウイルス対策を
  ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。

得体の知れないメールや、怪しい添付ファイルがついたメールは開封せずに削除することをおすすめします。
   
   


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※このページは自由にご覧いただけるよう作成いたしましたが、ビジネスマナーやビジネス知識に関するご質問が予想以上に多数寄せられ、事務局として対応に追われております。
恐れ入りますが、当分の間、質問受付はお休みさせていただきます。

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問い合わせ先>> manner
(まことに恐れ入りますが迷惑メール対策のため、画像で表示しています。
お手数ですが、上記のスペルの通りにタイプして送信してください。)



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