社会人の基本マナー「就活のメール・ビジネスメール」

就職活動の際のメールマナーのページ。就職を希望する企業に対し、資料請求をしたり採用スケジュールに関する情報提供の依頼や、問い合わせ・質問などを行う際には、メールという手段がごく一般 的に使われているようです。また応募フォームも含めたウェブからの問い合わせでも基本的なビジネスマナーは不可欠です。
ここでは、就職活動・就活に使えるメールの文例やビジネスマナーをご紹介します。
…このページの内容…
1. 就職活動とメール・転職とメール
2. メールで資料請求をしたいときの例文・文例
3. 就活メールで使う基本的な言葉づかい
4. 採用担当者(人事担当者)が使うメールの文例・例文 次のページ
5. 電子メールのマナー、ビジネスメールを送るときのマナー  次のページ
   メールの特性を知った上で利用する
6. メールを受け取ったら?返信のマナー  次のページ

■1.就職活動とメール・転職とメール

・近年、情報管理のしやすさなどから採用活動をウェブ上から行う企業が増えて来ました。就職希望者が企業に提出する「エントリーシート」と呼ばれる応募用紙を、「応募フォーム」の形でホームページ上から送信させる企業は、もはやごく一般 的になってきています。

・もちろん、採用に関する正式な通達や連絡は書面 で行われますが、一方で「まだ現状では社員の募集をしていません」という企業に対し、資料請求をしたり採用スケジュールに関する情報提供の依頼をする場合や、その企業に対して問い合わせ、質問などを行う際には、メールという手段がごく一般 的に使われているようです。
ここでは、就職活動・就活に使えるメールの文例やビジネスマナーをご紹介します。
就職活動に使う主なメールとその内容
就職活動にメールを使う場合の心構え
  ・就活にメールを使う場合には、第一希望の企業だけに限らず、関心のある企業に複数出すことが多いと思います。
仮に同じ文章をいろんな相手あてに使うとしても、BCC(相手先を伏せた一斉送信)の機能は使わず、相手の名称を冒頭に入れ、内容もチェックしてから一通ずつ送るようにしてください。

相手はメールであなたの印象を判断します。人気の高い企業であるほど、採用担当者も厳しい目を持っています。もし、宛先の名称に誤りがあるなど、失礼なメールを送ってしまうと、採用の可否に影響することがあります。十分にチェックして送信してください。
1. 資料請求のメール
  ・就職を希望する企業に対し、募集職種や応募規定、採用スケジュールなどがかかれた募集要項や、パンフレットなどをメールで請求することがあります。

・ ただし、一部の企業、官庁では返信用封筒に切手を貼り、同封した上で「資料請求」と朱書(赤字で書くこと)を郵送するよう指示されることがあります。メールによる請求はあくまでも略式ですので、郵送での資料請求を指定された場合には、応募する企業、官庁の指示に従ってください。
2. 採用に関する問い合わせのメール
  ・現在募集をしていない企業に対して、採用予定人数や、募集職種、採用スケジュールに関する問い合わせをメールで行うことがあります。また、応募方法について具体的な質問をメールで行うこともあります。
3. 先輩社員、先輩職員へのメール
  ・通常は、企業や団体、官公庁に勤務する面識のない相手にいきなりメールを送るということはありません。大学の先輩、クラブや部活動の先輩、ゼミの先輩などとして面識のある相手、あるいは学校の紹介、先生・教授などの紹介などにより先方と「つながり」が得られた場合にのみ、先輩社員や先輩職員あてにメールを送ることがあります。

・業務内容のほかに、職場の雰囲気や仕事のやりがいなど、パーソナルな情報を得ることができます。

基本的には、メールアドレスがわからなければ送ることはできません。(筆者がむかし後輩からもらったのは「手紙」でした。)
4. お礼のメール
  ・「資料が届いた」「アドバイスを頂いた」「情報提供を受けた」…こうした場合には必ずお礼の連絡をします。メールでの依頼したことに対して返答やアクションをしていただいた場合にはお礼のメールを必ず送るようにします。
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■2.メールで資料請求をしたいときの例文・文例

それでは、早速、就職活動・就活に必要な資料をメールで請求する場合を例にとってマナーや書き方をご説明します。
就職活動で企業に送るメールの例
1. 件名 (subject)
・迷惑メールや、 ウィルスメールと紛らわしい件名は避け、用件や送り先、(場合によっては送り主も) はっきり書きます。ただし、あまりにもだらだらと長いのはかえって逆効果 。簡潔に用件を伝えます。

★わかりやすい件名の例)

人事ご担当様へ資料送付のお願い
資料送付のお願い<□□大学□□学部山下より
【求人資料送付のお願い】
★ 良くない件名の例)
よろしくお願いします
お世話になっております
先ほどの件
Re: あるいは re:
<no subject>
2. 資料請求のメール書き出しのマナー
・書き出しには、先方の社名と宛名を書きます。
・ 先方の担当者の部署、役職、氏名がわかる場合には冒頭に明記します。わからない場合には、「◯◯ご担当様」と書きます。

・社名につく「株式会社」はできるだけ省略せずに書きます。どうしても長くなってしまう場合に限り省略します。

・会社名、部署名などの、区切りのよいところで改行します。

★メール本文の書き出しの例)
ケース別 宛名部分の書き方マナー メールの冒頭の書き方例
(宛名の書き方の例)
相手の氏名や部署がわからない場合の書き方 サンプル株式会社
人事・採用ご担当様
部署だけが「人事部」とわかる場合の書き方 サンプル株式会社
人事部 採用ご担当様
役職、氏名までわかる場合の書き方例
サンプル株式会社
総務部人事課
課長 南山様
[肩書きのある相手の氏名の書き方]
(宛名の書き方)
部長 山本様
課長 松本様
× 山本部長様
松本課長様
3. メールの内容
・文章中には自己紹介も兼ねて、自分が就職活動中であることを必ず入れ、氏名をフルネームで伝えます。

・できれば、なぜ興味を持ったか、なぜ魅力を感じたかなど、メールを送る理由を書きます。

・ 文末、末文として、署名欄には、学生の場合は住所氏名の他に大学、学部、学科、専攻、連絡先電話番号、メールアドレスなどを記載します。

※余談ですが、よく、冒頭に「突然のメールをお許し下さい」という一文を使う例があります。初めての相手、面 識のない相手あてのメールに用いるマナーとして誤りではありません。ただ、この書き出しで始まるメールの大半が迷惑メール、スパムメールなので、筆者はこの一文に対する印象があまり良くありません。できるだけ使わないようにしています。
4. 資料請求メールの文例・例文
[例1/学生の就職活動メールの例]

件名:社員募集に関する資料送付のお願い

本文

見本商事株式会社
人事・採用ご担当様

初めまして。
私はサンプル大学国際経済学部四年の丸地一朗と申します。
卒業を控え将来の進路を考える中で、これまで学んで来た

知識や専門性を活かせる分野をさがしていたところ、
卒業生の就職先勉強会で貴社のことを知りました。

日本の国際競争力をにらんだ経営ビジョンと国際戦略に
魅力を感じるとともに、OB、OGのコメントでも
職場の雰囲気や活き活きと仕事をしている様子が伝わっ
て参りまして、ぜひとも貴社で働きたいという思いを
強くいたしました。
つきましては、採用に関する資料、会社案内等をお送り
いただきたくメールをお送りする次第です。

お手数をおかけしてまことに恐縮ですが、下記宛お送り
いただきますようお願い申し上げます。
=======
送付先:丸地一朗 〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯00-00-00 tel.000-000-0000
=======

お忙しいところ長々とお時間を頂戴し、申し訳ございませんでした。
何卒宜しくお願い申し上げます。
…………
サンプル大学国際経済学部国際経済学科 丸地一朗
◯◯県◯◯市◯◯00-00-00 tel.000-000-0000
E-mail:**@**.**
…………

[例2/転職の場合の就職活動メールの例]

件名:求人に関する資料送付のお願い

本文
見本商事株式会社
人事・採用ご担当様

初めまして。
野之花子と申します。
これまで務めていた会社が◯月に倒産したため、
これまで◯年間身につけてきたウェブ デザイン企画および
制作の経験とスキルを活かせる就職先を探しておりました
ところ、貴社が社員募集を しておられることを知りました。
ぜひとも採用に関する資料、会社案内等をお送りいただきたく
メールをお送りする次第です。

お手数をおかけしてまことに恐縮ですが、下記宛お送り
いただきますようお願い申し上げます。
========
送付先:野之花子 〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯00-00-00 tel.000-000-0000
========

お忙しいところ長々とお時間を頂戴し、
申し訳ございませんでした。
何卒宜しくお願い申し上げます。
……………
野之花子
◯◯県◯◯市◯◯00-00-00 tel.000-000-0000
E-mail:**@**.**
………………
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■3.就職活動メールで使う基本的な言葉づかい

就職活動・就活で使う、基本的な言葉遣いをご紹介します。
基本的には、相手に対しては尊敬語、自分に対しては謙譲語を使います。ビジネスで用いられる敬語のマナーと同じですが、良く用いられる例をピックアップしました。

以下の3つを頭に入れておきましょう。

1 .相手や相手の会社、相手の所有物、相手の考えや行動には尊敬語を用いる

2. 自分や自分の会社、自分の所有物、自分の考えや行動には謙譲語を用いる

3. 基本的な文体に丁寧語を用いる


●自分が所属するものと、相手が所属するものに対する表現を身につけましょう。

相手や相手の所有物を敬う表現の時には、「貴」「御」などをつける場合が多く、 自分や自分の所有物をへりくだって使う表現のときには、「小」「拙」「弊」などをつけます
ビジネスシーンで良く使われる敬語の変換例
もとになる言葉 尊敬語に変換した例 謙譲語に変換した例
相手の会社 貴社、御社  
自分の会社、当社   弊社、小社
※従来には無かった言葉としては(新語と言えるかどうかはわかりませんが)、相手のホームページをあらわす言葉として「貴サイト」「貴ホームページ」などという表現を用います。メールでのやりとりや、打ち合わせや書面などで使用してみて下さい。
●就職活動やビジネスシーンで良く使用する代表的な表現の例
もとになる言葉 敬語に変換した例 備考
山本さんはいますか?
  敬語に変換した例 備考
山本さんはいらっしゃいますか?
山本さんはいらっしゃいますでしょうか?
山本さんはおいででしょうか?
山本さんはおいでになりますか?
居る→いらっしゃる
居る→おいでになる
山本さんはいつ来ますか?
  敬語に変換した例 備考
山本さんはいつおこしになりますか?
山本さんはいつおいでになりますか?
山本さんはいつおこしでしょうか?
山本さんはいつおいででしょうか?
来る→おこしになる
来る→おいでになる
メールをもらえますか?
  敬語に変換した例 備考
メールを頂けますか?
メールを頂けますでしょうか?
もらう→頂く
会いたいのですが
  敬語に変換した例 備考
お目にかかりたいのですが
お会いしたいのですが
会う→お目にかかる
会う→お会いする
あなたの会社を訪問したい
  敬語に変換した例 備考
貴社に伺いたい あなたの会社→貴社
訪れる、訪問する→伺う
応募資料を見てくれましたか?
  敬語に変換した例 備考
応募資料をご覧頂けましたか?
応募資料をご覧頂けましたでしょうか?
応募資料をご覧下さいましたでしょうか?
見る→ご覧になる
〜してくれる→ 〜して頂ける、または〜して下さる
(あなたの会社の資料を)読んだ、見た
(あなたの意見を)聞いた
  敬語に変換した例 備考
(貴社の資料を)拝読しました。
(貴社の資料を)拝見しました。
(あなたの意見を)拝聴しました。
読む→拝読する
見る→拝見する
聞く→拝聴する
話を聞きたい 意見を尋ねたい
  敬語に変換した例 備考
(お)話を伺いたい
ご意見を伺いたい
聞く→伺う
問う、尋ねる→伺う
(返事)が欲しい
(時間)が欲しい
  敬語に変換した例 備考
{(お)返事}を頂きたい
{(お)時間}を頂きたい
{(お)返事}を頂戴したい
{(お)時間}を頂戴したい
欲しい→頂きたい
欲しい→頂戴したい
4. 採用担当者(人事担当者)が使うメールの文例・例文 次のページ
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