| 項目 |
概要 |
| 1. メールの特性・電子メールの長所短所を知った上で利用する |
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（1）急ぎの用件には向かない |
相手がすぐメールを読んでくれるとは限りません。
先方の目にふれるまでに時間がかかることを念頭に入れて利用しましょう。
心配な場合には、メール送信後、「今、資料をでメールでお送りしましたのでお読みいただけますでしょうか？」
と、電話でフォローするのも良いでしょう。 |
| （2）相手の会社のインターネットの利用状況、担当者の年齢や役職を見極めて利用 |
気軽に使える点が長所とも言えるメールですが、礼儀やマナーの面
から言えば、メールはあくまでも略式です。
※正式な依頼文書、謝罪文や契約関係に関しては、書面
を用いるのがビジネスマナーの基本です。 そこでメールを送る前に以下のようなチェックをして下さい。
・最近では年輩の方でも電子メールを使いこなす方が増えて来ましたが、できれば
先方がメールを使い慣れているかどうかを見極めてからメールを利用します。きちんとした自社のホームページを持っている企業なら、ほぼメールのやりとりに問題はありませんが、ホームページのない会社やショップなどの場合は一考を要します。就職説明会での採用担当者の年齢や業種などで推測します。
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| （3）相手の許可を得ずに、初めての相手に添付ファイルを送るのは失礼にあたる |
相手の許可を得ずに添付ファイルをつけて送信するのは失礼にあたります。
容量の大きなファイル（いわゆる重いデータ）を送るときは、送り主も受け手も通
信時間が長くかかります。通信費が有料の場合もありますし、通
信回線が遅い環境で使用しているユーザーもいます。
重たいもの（大きいもの）は圧縮ソフトなどで小さくして送りますが、この場合も、先方に圧縮ファイルを解凍するツールがないと開くことができません。
また、データファイルの形式によっては相手が開くことができない場合があります。
最近ではメールを通して感染するウィルスに対する意識も高まり、添付ファイルを不用意に開くことに対する抵抗感も高くなってきています。
添付ファイルがついているだけで受信拒否の設定をしているユーザーもいます。
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| （4）開封通
知を強要するのは、失礼にあたる |
受信と同時に、「開封を通知するメール
を送りますか？」と聞かれることがありますね。
相手がメールを受け取ったら開封を知らせるメッセージが届く、いわゆる開封通
知メールは、アウトルックなどのメールソフトの機能のひとつですが、この機能を使って相手にメールを送るのは失礼にあたります。
余談ですが、迷惑メールにはこの機能を使ったものが多く、メールのアドレスが実在していることを確認しているような印象を受けます。
※アウトルック＝outlook express。メール送受信のソフトのひとつ。Windowsのパソコンに標準搭載されている。
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| 2. 差出人のメールアドレスを確認 |
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（1）スペルミスはないか |
電子メールを送る際、返信先（送信元・差出人）のメールアドレスに誤りがないか、必ず確認してから送るようにします。
自分のアドレスのスペルに一ケ所でも誤りがあると返信が届かないので注意しましょう。 |
| （2）用件や相手にふさわしい差出人アドレスか |
ひとつのメールソフトで、例えば「会社用」と「個人用」の複数のメールアドレスを使用している場合などは特に注意してください。 |
| 3. 相手先（宛先）のメールアドレスを確認 |
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（1）スペルミスはないか |
相手のメールアドレスを必ず確認してから送信しましょう。アドレスのスペルに一ケ所でも誤りがあるとメールが届かない場合や、誤って別
の相手に届いてしまうこともあるので注意します。 |
| 4. メール本文の書式はビジネス書式で作る |
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（1）本文の冒頭に宛先の名称を書く |
本文の冒頭部分の例）
ビジネスメールの場合には企業名を明記します
サンプル商事株式会社
総務部 人事担当 山田一平様
平素は大変お世話になっております。
先日はお忙しい中をお時間を頂戴し、有り難うございました。
早速ですが・・（以下省略） |
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（2）文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切り、空白行を入れるようにすると読みやすい。
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| （3）署名（sign）の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。 |
署名の部分の例）
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……………………………………
株式会社見本物産
マーケティング部 広報担当
部長 花野道子
東京都渋谷区○○○□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**＠**.**
……………………………………
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| 5. 機種に依存する文字は使わない |
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（1）機種依存文字を使うと、文字化けするときがあるため使わないようにする。 |
一部の文字が文字化けします。例えば○で囲んだ数字や、ローマ数字、単位
記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。
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送信前のメールの例
(Windows)
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上記のメールを実際に受信したメールの例。文字化けしています。
(Macintosh) |
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| 6. その他の留意点、気をつけること |
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上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。 |
| （1）予期せぬ
トラブルによって先方に届かないこともある |
最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通
信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。
心配な場合は、「さきほどメールを送りました」など、電話でフォローしてください。
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| （2）セキュリティー面
では、万全でない |
情報が100％安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
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| （3）ウイルス対策を行う |
ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
できればウィルス対策ソフト（アンチウィルスソフト）をインストールしておくようにします。
なお、Windowsのユーザーの方は、ウィルス対策ソフトだけでなくWindows
Updateによるセキュリティーホールのチェックもお忘れなく。
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