1.　案内状ってなに？

2.　案内状を出す時期

3.　案内状を作ってみよう（案内状の作成のしかた）

4.　忘年会の案内状書式、例文１

5.　忘年会の案内状書式、例文２

6.　忘年会の案内状書式、例文３（往復ハガキの場合のレイアウト例）

7.　忘年会の案内状に盛り込む内容（時候のあいさつ、日時、場所ほか）

8.　忘年会案内状の送付

9.　忘年会の案内状の返信（返信の書き方、返信の記載例）

●ここでは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状の書き方をご紹介します。
・案内状には、以下の役割があります。

（1）通知する…目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる、案内する。
（2）招待する。
（3）出席・欠席をたずねる…確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。

［案内状の使用例］
「招待する」「知らせる・案内する」「出欠を尋ねる」という目的で使用されます。
　　・披露宴の二次会の案内状
　　・懇親会の案内状、親睦会の案内状、同窓会、同期会の案内状
　　・忘年会の案内状、新年会の案内状
　　・イベントの案内状
　　・展示会の案内状
　　・送別会の案内状
　　・歓迎会の案内状
　

■2．案内状を出す時期

下記は、社内の忘年会の案内状を作成してみた例です。お知らせテンプレートとしてご活用下さい。
実際には、更衣室や食堂やエレベーターホールに掲示したり、回覧形式にする等、各企業や事業所ごとに工夫してください。
出欠の連絡方法についても、メールを活用したり、回覧板に直接記載してもらったり等の手段があります。

忘年会の案内状で、時候の挨拶（季節の挨拶の言葉）を書く場合には、下記の例のような一文を用います。
　

相手の安否を尋ねる文章を入れます。
例）ビジネス関係の相手に送る場合
・貴社におかれましては益々ご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
・貴社におかれましては益々ご清祥のことと、お慶び申し上げます。

例）個人あてに送る場合
・皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
・○○様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と存じます。
・お変わりなくお過ごしでしょうか？

例）相手を問わず使える文章
・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。　など。 　

・インフォメーションとして下記の情報を載せます。

１）会場名

２）会場の住所、電話番号

３）日時

４）地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。
（紙面に余裕があれば、地図を載せるのが望ましいと思います）

５）参加費用の有無、金額

６）事務局の連絡先など
・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。

７）その他
・上記の無料テンプレートにはオプションの文例は記載しておりませんが、もし駐車場の規定や、持参するもの、服装などに要望があれば記載します。 例えば、
「駐車場は台数に限りがありますので、なるべく公共の乗り物をご利用ください」
「飲酒される方は公共の乗り物でおこしください」
「簡単なゲームを予定しています。動きやすい服装でおこし下さい。」
「余興に使います。各自タオルを１本持参してください」など。

　

・上記の文例では、忘年会に不参加の人にメッセージをお願いしています。しかし、これは参考例であり、こうしたお願い文は必須ではありません。この部分をすべて削除していただいても構いません。

　

・上記の文例では、中央で切り取ってこちら側のみポストに投函してくださいと書いています。筆者の経験上、じつは、返信ハガキを切り取らずに（往信をつけたまま）そのまま投函する方がいらっしゃいます。所定の郵便料金で届きませんので、ご注意ください。
なお、この表記も必須ではありません。スペースに余裕がなければ、削除しても構いません。