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新年会の案内状の書き方

ここでは新年会の案内状について、書式や案内文の文例をご紹介します。
職場や団体、ゼミ、同好会、組合などの新年会にお役立て下さい。
催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状を案内状と言います。案内状には「通知する」「招待する」「出欠を尋ねる」といった目的があります。
年末年始は誰もが忙しいもの。新年会の案内状は日程に余裕を持って早めに出しましょう。
………このページの内容………
1. 案内状ってなに?
2. 案内状を出す時期
3. 案内状を作ってみよう
4. 新年会の案内状書式、例文1
5. 新年会の案内状書式、例文2
6. 新年会の案内状書式、例文3(町内会の新年会)
7. 新年会の案内状書式、例文4(往復ハガキの場合のレイアウト例)
8. 新年会の案内状に盛り込む内容(時候の挨拶、日時、場所ほか)
9. 新年会案内状の送付
10. 新年会の案内状の返信(返信の書き方、返信の記載例)

1.案内状ってなに?

ここでは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状の書き方をご紹介します。

・案内状には、以下の役割があります。
[案内状の役割]
(1)通知する …目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
(2)招待する  
(3)出席・欠席をたずねる …確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。
[案内状の使用例]
「招待する」「知らせる・案内する」「出欠を尋ねる」という目的で使用されます。例えば下記の用途で使用されます。
・披露宴の二次会の案内状
・懇親会の案内状、親睦会の案内状、同窓会、同期会の案内状
・新年会の案内状、忘年会の案内状
・イベントの案内状
・祝賀会の案内状
・展示会の案内状
・送別会の案内状
・歓迎会の案内状

2.案内状を出す時期

年末年始は特に忙しいものです。また、会場の確保も日程が近付くほど難しくなります。出席・欠席をたずねる新年会の案内、新年の催しの案内状、および宿泊を伴う催しの案内状は、なるべく早めに出します。人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。
 ※もちろん、出欠についての微調整は年末年始を問わず直前まで行ないます

もし、年が明けてから新年会の案内状を送る場合や、年賀状の時期に案内状が先方に届く場合は、冒頭に「あけましておめでとうございます」といった賀詞も入れましょう。
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3. 新年会の案内状を作ってみよう
(案内状の書き方、文例、例文、雛形、サンプル)

下記にご紹介するのは、新年会の案内状の代表的な文例、例文です。

1. 最初に拝啓、最後に敬具などの決まり文句のほか、季節の挨拶文(省略できます)を入れます。
2. 日頃お世話になっているお礼やねぎらいのことばを入れます。
3. 会の目的や参加のお誘いの言葉などを盛り込みます。
4. 連絡事項として、日時、場所のほか、可能であれば会場の地図などを入れます。
具体的なレイアウトを下記に4つご紹介します。4つ目のは往復ハガキへの記載例です。

4.新年会の案内状の書式、例文(その1)
  社外の人も含む新年会の例

下記の案内状の雛形は、社外の人も含む親睦会や代理店総会や販売ネットなどの新年会を想定しています。社外の人も含む場合には、文章にも敬語を用いるのがビジネスマナーです。
出席者を招待する形を想定していますので会費を載せていませんが、もし会費制の場合には、会費の金額を明記してください。
新年会の案内状の例文(書式1)
サンプル株式会社
新年会のご案内
拝啓 
皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、今年も恒例の新年会を下記の通り執り行います。
初春を寿ぎ、合わせて会員相互の親睦をはかる予定でございます。
お楽しみ福袋もご用意しておりますので、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
敬具 
日時 平成□□年□□月□□日 
   ○時〜(受付開始  ○時)
場所 万歳庵(万歳駅西口徒歩4分)
   万歳市万歳町万歳□−□−□
    tel. □□□−□□□□

地図

駐車場有200台収容
※飲酒運転厳禁
    受付にて会員証をご提示下さい。
お問合せ先:サンプル会事務局
 〒 □□□−□□□□ 万歳市嬉々町□−□−□
   担当:総務部 疎野壱弐  tel. □□□−□□□□(内線0000)
恐れ入りますが、○月○日までに事務局あてに出欠をお知らせください。

5.新年会の案内状の書式、例文(その2)
  社内の新年会の例

下記は、社内の新年会の案内状を作成してみた例です。お知らせテンプレートとしてご活用下さい。 実際には、更衣室や食堂やエレベーターホールに掲示したり、回覧形式にする等、各企業や事業所ごとに工夫してください。 出欠の連絡方法についても、メールを活用したり、回覧板に直接記載してもらったり等の手段があります。
新年会の案内状の例文(書式2)
新年会のご案内
毎日お仕事お疲れ様です。
さて、平成○○年の新年会を下記の通り計画しております。
新しい年の目標を掲げ、全員で決意を新たにしたいと思っております。
原則、全員参加となっておりますので、ご参加のほどよろしくお願い申し上げます。
日時 平成□□年□□月□□日 
   ○時〜(受付開始  ○時)
場所 山海料理 当麻
   (万歳駅西口徒歩4分)
   万歳市万歳町万歳□−□−□
    tel. □□□−□□□□

地図

駐車場有80台収容
※飲酒運転厳禁
18時に当ビル前まで送迎バスが参ります。
時間厳守でご参集下さい
幹事:総務部 疎野壱弐  tel. □□□−□□□□(内線0000)
 〒 □□□−□□□□ 万歳市嬉々町□−□−□
恐れ入りますが、○月○日までに各部ごとの出欠表を事務局まで提出して下さい。

6.新年会の案内状の書式、例文(その3)
   町内会の新年会の例

 町内会の回覧板で各戸に配付することを想定しています。
 出欠に関しては、同じ回覧板に別紙を入れてそこに各自記入することを想定していますが、それぞれの町内会の事情に応じてアレンジして下さい。
年末年始はどの家庭も忙しいものです。できるだけ1ケ月前には新年会の案内・新年会案内をしたいものです。
新年会の案内状の例文(書式2)
[回覧]
新年会のご案内
 今年も残すところあとわずかとなりました。皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は町内会の行事ならびに各活動にご協力を賜り、心より御礼申し上げます。
 さて、平成□□年の海苔町町内会の新年会を下記のとおり計画いたしておりす。日頃の疲れを癒し旧年中の功をねぎらうとともに、新しい年もより安全で住みやすい町にすべく、町民相互の親交を深める楽しい会にしたいと思っております。
  原則各戸1名以上参加となっておりますので、ご参加のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
日時 平成□□年□□月□□日 
   ○時〜(受付開始  ○時)
場所 漁師茶屋 海里
   (海苔町駅西口徒歩4分)
   万歳市万歳町万歳□−□−□
    tel. □□□−□□□□
会費 5,000円/人

地図

駐車場有40台収容
※飲酒運転厳禁
18時に駅前商店街入り口まで送迎バスが参ります。
時間厳守でご参集下さい
幹事:見本太朗  tel. □□□−□□□□
恐れ入りますが、別紙に出欠をご記入の上ご回覧下さい。
なお、案内状は各戸1枚ずつお取り下さい。
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7.新年会の案内状の書式、例文
  (往復ハガキのレイアウト例)

下記の画像のピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。

※直前に出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号は忘れずに記載しましょう。


もし、年が明けてから新年会の案内状を送る場合や、年賀状の時期に案内状が先方に届く場合は、冒頭に「あけましておめでとうございます」といった賀詞も入れましょう

★ビジネスで用いる新年の賀詞のビジネスマナー
  目上の相手にも失礼がなく、
  相手を選ばない下記の表現が無難です。
[相手を選ばず使える新年の賀詞の例]
・謹賀新年
・恭賀新年
・謹んで新年のお慶びを申し上げます
・謹んで新春の寿ぎを申し上げます
・明けましておめでとうございます
 
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8.新年会の案内状に盛り込む内容
  (時候のあいさつ、日時、場所ほか)

新年会の案内状の記載内容の説明
1-1. 頭語と結語

案内状の書き出しには、簡単な挨拶文を入れます。

一般的な案内状には、頭語と結語を用います。

[拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。
その他には、頭語として「謹啓」。結語として「敬白」など。

友人や家族などの親しい間柄の相手にあてた案内状であれば省略をすることもあります。
また、同じ社内の場合の案内文には、こうした頭語、結語は用いません。

 
1-2. 時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)
新年会の案内状で、時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)を書く場合には、下記の例のような一文を用います。

例えば、年内に届くように案内状を送る場合には、12月の時候の挨拶を用います。
新年に入ってから届く場合には、新年の賀詞を入れても良いでしょう。
(例)「あけましておめでとうございます。 皆様におかれましてはつつがなく新年をお迎えの事とお慶び申し上げます」 など。

下記は12月の「時候の挨拶の例」です。
12月の時候のあいさつの例 ・初冬の侯
・今年も残すところあとわずかとなりました。
・師走に入り、あわただしい毎日が続いております
 
2. 安否を尋ねる言葉
相手の安否を尋ねる文章を入れます。

例)ビジネス関係の相手に送る場合
・貴社におかれましては益々ご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
・貴社におかれましては益々ご清祥のことと、お慶び申し上げます。

例)個人あてに送る場合
・皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
・○○様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と存じます。
・皆様お変わりなくお過ごしでしょうか?

例)相手を問わず使える文章
・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 など。  
3. 日時・場所ほか
・インフォメーションとして下記の情報を載せます。

1)会場名

2)会場の住所、電話番号

3)日時

4)地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。
(紙面に余裕があれば、地図を載せるのが望ましいと思います)

5)参加費用の有無、金額

6)事務局の連絡先など
・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。

7)その他
・上記の文例にはありませんが、駐車場の規定や、持参するもの、服装などに要望があれば案内文の中で記載します。 例えば、
「駐車場は台数に限りがありますので、なるべく公共の乗り物をご利用ください」
「飲酒される方は公共の乗り物(公共の交通機関)でおこしください」
「簡単なゲームを予定しています。動きやすい服装で来て下さい。」
「余興に使います。各自タオルを1本持参してください」など。
 
4. 地図
・可能なら、地図を乗せます。
お店やホテルの会場のホームページのURLを載せても良いでしょう。
 
5. 返信の期限、締切日を明記
・この案内状の目的は、新年会を行うことの「通知」と「出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答の締切日は忘れずに記載しましょう。
会場準備の都合や予算に関係してきますので、締切日は余裕をもって設定します。
 
6. 幹事・事務局の宛先
・返信の宛先には、幹事や事務局の住所、氏名を書きます。
宛名の自分の名前に対しては、名前の下に「様」を自ら(みずから)つけるのはNGです。
へりくだって「○○○○行」と書きます。  
 
7. 先方の宛先
・先方の住所氏名を書きます。  
   
8. 幹事からのお願い
・上記の文例では、新年会に不参加の人にメッセージをお願いしています。しかし、これは参考例であり、こうしたお願い文は必須ではありません。この部分をすべて削除していただいても構いません。
 
9. 返信の差出し方法の説明
・上記の文例では、中央で切り取ってこちら側のみポストに投函してくださいと書いています。筆者の経験上、じつは、返信ハガキを切り取らずに(往信をつけたまま)そのまま投函する方がいらっしゃいます。所定の郵便料金で届きませんので、ご注意ください。
なお、この注意書き表記の部分も必須ではありません。スペースに余裕がなければ、削除しても構いません。
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3. 安否を尋ねる言葉
相手の安否を尋ねる文章を入れます。

例)ビジネス関係の相手に送る場合
・貴社におかれましては益々ご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
・貴社におかれましては益々ご清祥のことと、お慶び申し上げます。

例)個人あてに送る場合
・皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
・○○様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と存じます。
・お変わりなくお過ごしでしょうか?

例)相手を問わず使える文章
・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 など。
4. 日時・場所ほか
・インフォメーションとして下記の情報を載せます。
1)会場名
2)会場の住所、電話番号
3)日時
4)地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。
(紙面に余裕があれば、地図を載せるのが望ましいと思います)
5)参加費用の有無、金額
6)事務局の連絡先など
・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。
7)その他
・上記の無料テンプレートにはオプションの文例は記載しておりませんが、もし駐車場の規定や、持参するもの、服装などに要望があれば記載します。
例えば、
「駐車場は台数に限りがありますので、なるべく公共の乗り物をご利用ください」
「飲酒される方は公共の乗り物でおこしください」
「簡単なゲームを予定しています。動きやすい服装でおこし下さい。」
「余興に使います。各自タオルを1本持参してください」など。
5. 返信の期限、締切日を明記
・○月○日までに返信をお願いしますなどと、返信の期限を書きます。
この案内状の目的は、「新年会を行うことの通知」と「新年会への出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答の締切日は忘れずに記載しましょう。
会場準備の都合や予算に関係してきますので、締切日は余裕をもって設定します。
6. 幹事・事務局の宛先
・返信の宛先には、幹事や事務局の住所、氏名を書きます。
宛名の自分の名前に対しては、名前の下に「様」を自ら(みずから)つけるのはNGです。
へりくだって「○○○○行」と書きます。
7. 先方の宛先
・先方の住所氏名を書きます。
8. 幹事からのお願い
・上記の文例では、新年会に不参加の人にメッセージをお願いしています。しかし、これは参考例であり、こうしたお願い文は必須ではありません。この部分をすべて削除していただいても構いません。
9. 返信の差出し方法の説明
・上記の文例では、中央で切り取ってこちら側のみポストに投函してくださいと書いています。筆者の経験上、じつは、返信ハガキを切り取らずに(往信をつけたまま)そのまま投函する方がいらっしゃいます。所定の郵便料金で届きませんので、ご注意ください。
なお、この表記も必須ではありません。スペースに余裕がなければ、削除しても構いません。
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9.新年会の案内状の送付

 
1. 案内状というよりも、招待状というニュアンスが強い場合
・往復はがきでの案内状は、同窓会や、社外向けや、各種親睦会などのうち、会費制の場合等によく用いられます。相手を招待する場合には、往復ハガキで案内状(招待状)を送ることはまずありません。
白い封筒に、案内状(招待状)を入れ、返信用のハガキまたは、FAXでの返信シートなどを同封します。
 郵送時の切手料金は、こちらで確認してください>>>

[案内状での工夫例]
・ 少しパソコンに詳しい人なら、会場の情報や地図などをQRコードにして案内状にプリントしても良いと思います。(QRコード…携帯電話で読み取る2次元バーコードのこと)
2. 返信ハガキの宛先
・返信ハガキの宛先は、主催者(または招待者)の社名の下に「宛」「行」と書きます。  
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10.新年会案内状の返信の書き方、返信の記載例

1. 往復ハガキの返信の書き方
往復ハガキで案内状を受取った場合の、返信の書き方にもマナーがあります。
下記の画像の ピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。

先方からの案内状には、相手を敬う気持ちをこめて「御」の字がつけられています。
こちら からの返信を書く場合には、へりくだる意味もこめて「御」の字を消します。
消す時には塗りつぶすのではなく、2文字以上の場合は縦に二重線を引きます。1文字の時には、斜めに打ち消し線を書きます。
  (左図より).
「出席」または「欠席」のどちらかあてはまる方を○で囲む。その上についている「御」の字は、斜め二重線で消す。
次に、選ばなかった方は、縦二重線で消す。


(左図より).
御住所の、上についている「御」の字は、斜め二重線で消して、「住所」とする。

御芳名の、上についている「御芳」の2文字は、縦二重線で消す。
いずれも、住所・氏名を記載します。
(上図より).
筆者は幹事さんをねぎらう意味で必ず何か書くようにしています。
このメッセージの部分については、どうしても書かなくてはならないというものではありませんが、できれば、欠席する場合には、お詫びの言葉や理由を簡単に書くようにしましょう。
2. 返信ハガキの宛先
・宛先が書かれている面について説明します。
返信ハガキの宛先は、主催者(または招待者)の氏名または社名の下に「宛」あるいは「行」と書かれています(「佐藤和子 行」などとなっています)。
この「行」の部分を、斜め二重線で消し、「様」と大きく書きます。
会社宛になっている場合には、「宛」を二重線で消して、「御中」と書き直します。
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新年会の案内状
と言えば…
下記は別ページに掲載
その他の案内状

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※このページは自由にご覧いただけるよう作成いたしましたが、マナーに関するご質問が予想以上に多数寄せられ、事務局として対応に追われております。 恐れ入りますが、当分の間、マナーに関する質問受付はお休みさせていただきます。

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