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謝恩会の案内状の書き方

謝恩会とは、卒業生やその保護者(父兄)が、教師、恩師に感謝の気持ちを伝えるために催す会のことを言います。また、卒業生が恩師と両親の両方に対して感謝の意を表わすために催す会のときもあります(最近では大学に限らず、高校、中学、小学校、幼稚園でも催されることがあります)。
このページでは謝恩会に恩師(先生)や父兄(両親、保護者など)を招待する招待状や案内状の書き方と書式、ならびに文例をご紹介しています。
………このページの内容………
謝恩会とは1. 謝恩会について
案内状ってなに2. 謝恩会の案内状の役割は?
出す時期3. 案内状を出す時期
案内状を作ってみよう4. 案内状を作ってみよう
案内状の書式5. 謝恩会の案内状書式、例文
  (幼稚園、保育園、小学校、中学校、高校、大学、
   父兄保護者主催のものなど)
案内状の内容6. 謝恩会の案内状に盛り込む内容
  (時候のあいさつ、日時、場所ほか)
案内状の書式7. 謝恩会の案内状書式、例文(往復ハガキの場合のレイアウト例)
案内状の提出8. 謝恩会案内状の送付
案内状の記載例9. 謝恩会の案内状の返信(返信の書き方、返信の記載例)

1.謝恩会について(謝恩会とは)

謝恩会とは、卒業生やその保護者(父兄)が、教師、恩師に感謝の気持ちを伝えるために催す会のことを言います。
また、卒業生が恩師と両親の両方に対して感謝の意を表わすために催す会のときもあります。

謝恩会には以下のようなものがあります。
内容には、園児や学生が感謝の気持ちを込めて歌や寸劇を披露したり、ビデオやスライドを上映するといった手作り感のあるものから、ホテルなどの別会場で、感謝の意を表したあと飲食を伴う懇親会的なものもあります。
[1]卒業生とその保護者が主催者となる場合
主催者 園児、生徒、学生、 および保護者(父兄)など
感謝の気持ちを伝えたい相手 幼稚園・保育所など 教員、保育士、(園長ほか教職員)
小学校、中学校、高等学校、高等専門学校など 教員・教師、講師、(校長、教頭ほか教職員)
大学、短期大学、専門学校など 教授、準教授、助教、助手、講師、(学長、副学長、学部長ほか教職員)
場所 教室、学校内(体育館、講堂、大会議室など)、ホテル、宴会場ほか
[2]卒業生が主催者となる場合
主催者 園児、生徒、学生
感謝の気持ちを伝えたい相手 幼稚園・保育所など 教員、保育士、(園長ほか教職員) および両親など(保護者)
小学校、中学校、高等学校、高等専門学校など 教員・教師、講師、(校長、教頭ほか教職員)および両親など(保護者)
大学、短期大学、専門学校など 教授、準教授、助教、助手、講師、(学長、副学長、学部長ほか教職員)および両親など(保護者)
場所 教室、学校内(体育館、講堂、大会議室など)、ホテル、宴会場ほか
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2.謝恩会の案内状の役割は?

案内状とは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことをさします。

・謝恩会の案内状には、以下の役割があります。
謝恩会の案内状の役割
(1)通知する 会の目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
謝恩会が、ホテルなど学校の外で行われる場合には、地図なども掲載したい。
(2)招待する お世話になった方をお招きしたい旨を伝える
(3)出席・欠席をたずねる ご都合をお伺いし、出欠を確認します。
確保する会場の広さ、席数、食事や飲み物その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。

3.謝恩会の案内状を出す時期

●幼稚園の講堂や学校の体育館で、園児や生徒が歌を歌ったり出し物をするタイプの謝恩会の場合には、ほとんどの先生が出席されることと思います。日時が決定すれば、参加人数の把握はそれほど難しいことではないでしょう。

● しかし、PTAの役員が先生達をねぎらう謝恩会や、学生と父兄が先生をねぎらう謝恩会、大学の卒業生が恩師を招いて行う謝恩会などのように、場所をお店やホテルなどに移して行われる謝恩会の場合には、なるべく早めに出席する人の人数を確認する必要があります。できるだけ早く案内状を出すようにします。
人数が多い謝恩会の場合には、遅くとも1ケ月前までには参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。
 ※出欠については直前まで変更が発生します。微調整は直前まで行ないます。

●特に首都圏では、卒業式シーズンには主なホテルでの会場の確保が難しい時期となります。幹事や世話役になった場合には、早めに日程を決め、遅くとも謝恩会の2ヶ月前には案内状を作成できるように心掛けましょう。
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4.謝恩会の案内状を作ってみよう
 (案内状の書き方、文例、例文)

下記にご紹介するのは、謝恩会の案内状の代表的な文例、例文です。

1. 先生にお渡しする場合には、きちんと敬語を使うようにしましょう。
2. 基本的な構成は、最初に拝啓、最後に敬具などの決まり文句のほか、
  季節の挨拶文(省略できます)を入れます。
3. 日頃お世話になっているお礼やねぎらいのことばを入れます。
4. 会の目的や参加のお誘いの言葉などを盛り込みます。
5. 連絡事項として、日時、場所のほか、可能であれば会場の地図などを
  入れます。

具体的なレイアウトを下記に4つご紹介します。
なお、 往復ハガキへの記載例は別項目で画像を紹介しています。
  ・謝恩会の案内状の書式、例文(その1)
  [幼稚園の謝恩会] [保育園の謝恩会]
  ・謝恩会の案内状の書式、例文(その2)
  [小学校の謝恩会] [中学校の謝恩会]
  ・謝恩会の案内状の書式、例文(その3)
  [大学の謝恩会] [短期大学の謝恩会][専門学校の謝恩会]
  ・謝恩会の案内状の書式、例文(その4)
  [父兄が主催する謝恩会]

5.謝恩会の案内状の書式、例文

・謝恩会の案内状の書式、例文(その1)
[幼稚園の謝恩会] [保育園の謝恩会]
下記の例は、園児たちが出し物を行う謝恩会の例です。
園児と父兄が幼稚園の先生に感謝する会というよりも、卒園を前に、ひとときを一緒に過ごすお別れ会的なものの場合の文例です。

 出欠の確認方法としては、毎日子供の送迎などで顔をあわせるという前提で、入り口脇に出欠ボックスを置くと書いてみましたが、個人情報が記載された用紙を回収することになりますので、こうした箱を置く場合には管理に十分気をつけてください。
  なお、通信費はかかりますが、往復ハガキを用いる場合のレイアウト例も、このページの下の方にご紹介しておきます。
謝恩会の案内状の例文(書式1)
サンプル幼稚園
お別れ会のご案内
拝啓 立春の候
皆様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と心よりお慶び申し上げます。
さて、本年度は園児のみなさんも父兄のみなさんも本当に仲が良く、運動会に、バザーにと楽しく過ごしてまいりましたが、みなさんと一緒にこの幼稚園で過ごせる時間もあとわずかとなりました。
これまでお世話になった先生たちへの感謝の気持ちもこめまして、下記の日程でお別れ会を予定しております。園児たちとお父さん、お母さんが先生たちと一緒に遊べるお歌もゲームも用意し、にぎやかな会にする予定でございます。先生たちへのお礼の会(謝恩会)の目的も兼ねておりますので、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
敬具 
日時 平成□□年□□月□□日 
   ○時〜約2時間(受付開始  ○時)
場所 サンプル幼稚園 ○○ルーム
   会費 300円(茶菓代として)当日受付にて
お問合せ先:サンプル会PTA
 〒 □□□−□□□□ 万歳市嬉々町□−□−□
   疎野壱弐  tel. □□□−□□□□
幼稚園入り口脇に出欠ボックスを設けておきます。恐れ入りますが、○月○日までに事務局あてに出欠をお知らせください。
園児 (     くみ)(なまえ        )
出欠をお下記下さい ご出席(    名)・ ご欠席
ご父兄様お名前(          )
ご連絡先電話番号(          )
・謝恩会の案内状の書式、例文(その2)
[小学校の謝恩会] [中学校の謝恩会]
下記のサンプル例は、小学校や中学校で、卒業式の後に生徒と保護者が先生に対して行う謝恩会の例です。
主催者は主として生徒と父兄です。

細かい話になりますが、幼稚園の父兄とは異なり、毎日子供の送迎などで顔をあわせるわけでは無いので、出欠の確認が難しいかもしれません。
通信費はかかりますが、往復ハガキを用いたり、FAX返信による回答などの手段が良いと思います。また、きちんと組織として運営されている父母会であればメールによる連絡という手もあります。
最も安い通信手段はメールですが、個人情報の管理には十分気をつけて下さい。
謝恩会の案内状の例文(書式2)
見本小学校
謝恩会のご案内
拝啓 
余寒の候 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、卒業を控え慌ただしい時期ではございますが、これまでお世話になった先生方をお招きし、卒業生と父母とで行う謝恩会につきまして下記のとおり予定をしております。
6年間の写真パネルを用意し、小学校生活の思い出を語らうなごやかな会にする予定でございます。父兄相互の親睦を深める目的も兼ねておりますので、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
敬具  
日時 平成□□年□□月□□日 
   ○時〜約2時間(受付開始  ○時)
場所 見本小学校 体育館
   会費 300円/父兄お一人あたり(茶菓代として)
           当日受付にて
お問合せ先:見本小学校PTA
 〒 □□□−□□□□ 万歳市嬉々町□−□−□
   疎野壱弐  tel. □□□−□□□□
恐れ入りますが、○月○日までに事務局あてに各クラスのPTA役員まで出欠をお知らせください。
児童(     組)(氏名        )
出欠をお書き下さい ご出席(    名)・ ご欠席
ご父兄様お名前(          )
ご連絡先電話番号(          )
 小学生は児童、中学生の場合には生徒と書きます。
・謝恩会の案内状の書式、例文(その3)
[大学の謝恩会] [短期大学の謝恩会][専門学校の謝恩会]
下記の文例は、大学や短大などで、卒業式とは別の会場(例えばホテルなど)で、恩師の先生方を招いて行う謝恩会の例です。 主催者は主として学生です。
卒業式当日または、日を改めて行われる場合が多いようです。
返信用のハガキを同封するか、返信用封筒(切手を貼ったもの)を同封します。

※返信用封筒…返信用封筒や返信ハガキの宛名の書き方は、このページの7.「謝恩会の案内状の書式」の往復ハガキを参照して下さい(幹事宛返信の書き方を参照)。

※恩師の先生などへの封筒の書き方はこちら「封筒の表書き」>>>
謝恩会の案内状の例文(書式3)
見本大学経済学部
謝恩会のご案内
拝啓 
薫梅の候 時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、私たち○○回生も3月○○日を持ちまして卒業するはこびとなりました。これもひとえにご指導頂いた先生方のおかげと心より感謝申し上げております。つきましては、ささやかではございますが、これまでお世話になった先生方をお招きし、下記のとおり謝恩の会を開きたいと存じます。
何かと慌ただしい時期、ご多忙中恐縮ではございますが、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご出席賜りますようお願い申し上げます。
敬具  
日時 平成□□年□□月□□日 
   ○時〜(受付開始  ○時)
場所 □□□ホテル(鳳凰の間)
  当日受付にて本状をご提示下さい。

地図

駐車場有40台収容
※飲酒運転厳禁
お問い合わせ先:見本大学経済学部謝恩会実行委員会
 経済学部○○学科4年 疎野壱弐 tel. □□□−□□□□
恐れ入りますが、同封の返信用はがきにて○月○日までに出欠をお知らせください。

注意
これは招待状/案内状なので招待客である恩師から会費を集めることはありません。従って、上記の文例にも会費に関する記載はしていません。

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・謝恩会の案内状の書式、例文(その4)
[父兄が主催する謝恩会]
下記の文例は、小中学校などで、PTAや父母会が、恩師の先生方を招いて行う謝恩会の例です。 主催者は主として父兄、父母会、PTAです。
謝恩会の案内状の例文(書式4)
市立見本中学校
謝恩会のご案内
拝啓 
立春の候 皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、子供たちも3月をもちまして無事に卒業するはこびとなりました。これもひとえにご指導頂いた先生方のおかげと心より感謝申し上げております。つきましては、お世話になった先生方をお招きし、三年生のPTA主催のささやかな謝恩の会を開きたいと存じます。
ご多忙中恐縮ではございますが、ぜひともご出席賜りますようお願い申し上げます。
敬具  
日時 平成□□年□□月□□日 
   ○時〜(受付開始  ○時)
場所 ちゃんこ鍋「どすこい」
    当日受付にて本状をご提示下さい。

地図

発起人代表:市立見本中学校
 三年生PTA代表 疎野壱弐 tel. □□□−□□□□
恐れ入りますが、同封の返信用はがきにて○月○日までに出欠をお知らせください。

注意
これは招待状/案内状なので招待客である先生方から会費を集めることはありません。従って、上記の文例にも会費に関する記載はしていません。

6.謝恩会の案内状に盛り込む内容

謝恩会の案内状の記載内容の説明
1. 頭語と結語
案内状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。

一般的な案内状には、頭語と結語を用います。

[拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。
その他には、頭語として「謹啓」。
結語として「敬白」など。

親しい間柄の相手にあてた案内状であれば、こうした書き出しを省略をすることもあります。
2. 時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)
謝恩会の案内状で、時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)を書く場合には、下記の例のような一文を用います
1月 ・新春の候
・酷寒の侯
・厳寒の候
・寒さが一段と厳しい季節になりました。
2月 ・余寒の侯
・薫梅の候
・立春の候(2月4日頃をさす。2/4〜2/19頃まで使える)
・寒さの中に少しずつ春の気配を感じる頃となりました。
・立春を過ぎてもなお寒い日が続いております。
3. 安否を尋ねる言葉
相手の安否を尋ねる文章を入れます。

例)ビジネス関係の相手に送る場合
・貴社におかれましては益々ご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
・貴社におかれましては益々ご清祥のことと、お慶び申し上げます。

例)個人あてに送る場合
・皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
・○○様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と存じます。
・お変わりなくお過ごしでしょうか?

例)相手を問わず使える文章
・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 など。  
4. 日時・場所ほか
・インフォメーションとして下記の情報を載せます。

1)会場名

2)会場の住所、電話番号

3)日時

4)地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。
(紙面に余裕があれば、地図を載せるのが望ましいと思います)

5)参加費用の有無、金額

6)事務局や世話人の連絡先など
・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。

7)その他
・上記の文例にはありませんが、駐車場の規定や、持参するもの、服装などに要望があれば記載します。 例えば、
「駐車場は台数に限りがありますので、なるべく公共の乗り物をご利用ください」
「飲酒される方は公共の乗り物でおこしください」
「簡単なゲームを予定しています。動きやすい服装でおこし下さい。」
「余興に使います。各自タオルを1本持参してください」など。  
5. 返信の期限、締切日を明記
・この案内状の目的は、謝恩会を行うことの「通 知」と「出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答の締切日は忘れずに記載しましょう。
会場準備の都合や予算に関係してきますので、締切日は余裕をもって設定します。  
6. 幹事・事務局の宛先
・返信の宛先には、幹事や事務局の住所、氏名を書きます。
宛名の自分の名前に対しては、名前の下に「様」を自ら(みずから)つけるのはNGです。
へりくだって「○○○○行」と書きます。
7. 先方の宛先
・先方の住所氏名を書きます。
8. 幹事からのお願い
・たとえば、恩師に出す謝恩会の招待状に
「恐れ入りますが、ご欠席の際は一言メッセージをお願いします。当日会場にて披露させて頂きます」といった欄を設けても良いでしょう。
しかし、これは参考例であり、こうしたお願い文は必須ではありません。この部分をすべて削除していただいても構いません。
9. 返信の差出し方法の説明
・例えば往復ハガキを使用する場合には、「中央で切り取ってこちら側のみポストに投函してください」といった案内文を入れます。
筆者の経験上、じつは、返信ハガキを切り取らずに(往信をつけたまま)そのまま投函する方がいらっしゃいます。所定の郵便料金で届きませんので、ご注意ください。
なお、この注意書き表記も必須ではありません。スペースに余裕がなければ、削除しても構いません。
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7.謝恩会の案内状の書式、例文
   (往復ハガキを使う場合のレイアウト例)

下記の画像の ピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。
大抵の場合、直前に出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号は忘れずに記載しましょう。
↓左は幹事あての返信の宛名の書き方です。返信用封筒や、返信ハガキも同様となります。

8.謝恩会の案内状の送付

1. 案内状というよりも、招待状というニュアンスが強い場合
・相手を招待する場合には、往復ハガキで案内状(招待状)を送ることはまずありません。
白い封筒に、案内状(招待状)を入れ、返信用のハガキまたは、FAXでの返信シートなどを同封します。

[案内状での工夫例]
・ 少しパソコンに詳しい人なら、会場の情報や地図などをQRコードにして案内状にプリントしても良いと思います。(QRコード…携帯電話で読み取る2次元バーコードのこと)
2. 返信ハガキの宛先
・返信ハガキの宛先は、主催者(または招待者)の社名の下に「宛」「行」と書きます。
 
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9.謝恩会案内状が来た時の返信の書き方、
  返信の記載例

1. 往復ハガキの返信の書き方
往復ハガキで案内状を受取った場合の、返信の書き方にもマナーがあります。
下記の画像の ピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。

先方からの案内状には、相手を敬う気持ちをこめて「御」の字がつけられています。
こちら からの返信を書く場合には、へりくだる意味もこめて「御」の字を消します。
消す時には塗りつぶすのではなく、2文字以上の場合は縦に二重線を引きます。1文字の時には、斜めに打ち消し線を書きます。
 
  (左図より).
「出席」または「欠席」のどちらかあてはまる方を○で囲む。その上についている「御」の字は、斜め二重線で消す。
次に、選ばなかった方は、縦二重線で消す。


(左図より).
御住所の、上についている「御」の字は、斜め二重線で消して、「住所」とする。

御芳名の、上についている「御芳」の2文字は、縦二重線で消す。
いずれも、住所・氏名を記載します。
(上図より).
筆者は幹事さんをねぎらう意味で必ず何か書くようにしています。
このメッセージの部分については、どうしても書かなくてはならないというものではありませんが、できれば、欠席する場合には、お詫びの言葉や理由を簡単に書くようにしましょう。
2. 返信ハガキの宛先
・宛先が書かれている面について説明します。
返信ハガキの宛先は、主催者(または招待者)の氏名または社名の下に「宛」あるいは「行」と書かれています(「佐藤和子 行」などとなっています)。
この「行」の部分を、斜め二重線で消し、「様」と大きく書きます。
会社宛になっている場合には、「宛」を二重線で消して、「御中」と書き直します。
 
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謝恩会の案内状
と言えば…
下記は別ページに掲載
その他の案内状

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※このページは自由にご覧いただけるよう作成いたしましたが、マナーに関するご質問が予想以上に多数寄せられ、事務局として対応に追われております。 恐れ入りますが、当分の間、マナーに関する質問受付はお休みさせていただきます。

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