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歓送迎会の案内状の書き方

歓送迎会とは歓送会と歓迎会を合わせて行うことをさします。
歓送会とは送別会のうち相手を励まし温かく送り出す会、例えば退職する人または人事異動などで転出される方にこれまでの労をねぎらい感謝し、激励して送り出すお別れの会のことをさします。歓迎会とは、職場などにおいて、新入社員や転職により途中入社する人、人事異動などで新たに着任する人を、歓んで迎え激励する会のことをさします。
こうした歓送迎会は学校、サークルや部活動、クラブなどでも行なわれます。このページでは歓迎会・送別会・歓送迎会の案内状の書き方と文例をご紹介します。
………このページの内容………
歓送迎会ってなに1. 歓送迎会ってなに?
歓送迎会の案内状を作ってみよう2. 歓送迎会の案内状の書き方、文例、例文
 2-1) 定年退職送別会と転入歓迎会を同時に行なう場合の歓送迎会の文例、例文
 2-2) 退職送別会と入社歓迎会を同時に行なう場合の歓送迎会の文例、例文
 2-3) 異動による転勤の送別会と歓迎会を同時に行なう歓送迎会の文例、例文

1.歓送迎会ってなに?

歓送迎会とは?
歓送迎会とは歓送会と歓迎会を合わせて行うことをさします。
歓送会は送別会の一つですが、単なるお別れの会ではなく、喜んで見送る会、励まし送る会をさします。歓迎会は新しく職場やクラスやコミュニティー(仲間)などに入る人を温かく迎える会を言います。
歓送迎会とは具体的にどんな時に使われるのでしょう?
例えば職場などで、転勤・異動・転出する方の送別会と、入社・転入する方の歓迎会を同時に(一緒に)行なうことがあります。この場合の送別 会は単なるお別れの会ではなく、相手を励まし送り出す会であり、歓迎会と歓送会(送別 会)を同時に行なうため、歓送迎会と言います。

[歓送迎会の案内状には、以下の役割があります]
(1)通知する…… 目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
(2)招待する…… 送られる人、迎えられる人たちに対しては招待状形式のものを用意する。
  ※招待者には、原則として会費・費用は知らせない。
(3)出席・欠席をたずねる 会場の広さや料理の数、その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。

[歓送迎会の案内(案内状)の形式、および出す時期]
・出欠をたずねる案内状や、宿泊を伴う案内状の場合には、なるべく早めに出します。
・職場の歓送迎会の場合は、簡単な会場の地図を入れた案内状をひとりずつ手渡しをしたり、ポスター形式にして掲示板で知らせたり、メールで知らせたり、いろいろな連絡手段があります。
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2.歓送迎会の案内状を作ってみよう。
(案内文の書き方文例、例文)

下記にご紹介するのは、歓送迎会の案内状の代表的な文例、例文です。
退職と入社、転入と転出を組み合わせて3例ご紹介します。
実際にお使いになる場合にはそれぞれのケースに合わせて組み合わせを変えて、文章をアレンジして下さい。
【2-1】 退職送別会と、転入歓迎会を同時に行なう場合の、歓送迎会(案内文の書き方。例文・文例・例・雛形・サンプル・文例集)
1)退職する人の氏名(および業務)、転入により着任する人の氏名(および業務)がわかるようにします。
2)歓送迎会の会場、日時、会費などを連絡します。
3)出欠を知らせてほしい旨を伝えます。
[案A]
定年退職の送別会と、異動(転勤による転入)の歓迎会をかねた歓送迎会
・この例文(文例)では、書類にプリントし、職場で回覧することを想定しています。

・全員に配る場合には、回覧という部分を削除し、
「◯月◯日までに、幹事まで出欠をお知らせ下さい」
「恐れ入りますが、切取線から下を切り離し、幹事までご提出下さい。」
などの一文を付け加えて下さい。

・メールでお使いになる場合は不要な部分を削除し、
「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」
「出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい」
などの一文を付け加えて下さい。

・出欠の希望を申告する別紙の書式はおまかせします。ちなみに筆者の会社では、半分を出席者、残り半分を欠席者の欄とし、各自のシャチハタ印を押してもらっていました。回覧をまだ見ていない人が誰なのかが一目でわかります。
平成□□年□□月□□日
◯◯部 各位
回覧
幹事:◯◯課
 管 二朗・世話好子
歓送迎会のご案内
毎日お仕事お疲れ様です。
さて、このたび、山田一郎部長がめでたく定年を迎えられ、◯月◯日をもちまして退職されます。また、◯◯支店の鈴木和夫支店長が、同日付けで当部の部長として着任なさいます。
つきましては、山田部長のこれまでのご功労に敬意を表し、感謝申し上げると共に、新しく着任される鈴木新部長への歓迎の意を込めまして下記の通り歓送迎会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、課内で回覧の上、課ごとにまとめて◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。

1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日) ◯◯時〜
2. 場所:聘陳楼
  (電話00-0000-0000)
下記地図参照
3. 会費: 男性:□,□□□円
女性:□,□□□円
 

地図

 
恐れ入りますが、◯月◯日までに別紙にて出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
幹事 管 次朗 (内線□□□)
   世話好子 (内線□□□)
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【2-2】退職送別会と入社歓迎会を同時に行なう場合の歓送迎会(案内文の書き方。例文・文例・例・雛形・サンプル・文例集)
1)退職する人の氏名(および業務)、入社する人の氏名(および業務)がわかるようにします。
2)歓送迎会の会場、日時、会費などを連絡します。
3)出欠を知らせてほしい旨を伝えます。
            
[案B]結婚退職の送別会と、中途入社の歓迎会をかねた歓送迎会
・この文例(例文)では、全員に配る場合を想定しています。

・書類にプリントし、職場で回覧する場合には、回覧文書であることがわかるような記載と、出欠に関する連絡方法を明記します。

・メールでお使いになる場合は不要な部分を削除し、
「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」
「出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい」
などの一文を付け加えて下さい。

・出欠の希望を申告する別紙の書式はおまかせします。ちなみに筆者の会社では、半分を出席者、残り半分を欠席者の欄とし、各自のシャチハタ印を押してもらっていました。回覧をまだ見ていない人が誰なのかが一目でわかります。
平成□□年□□月□□日
◯◯部 各位
幹事:◯◯課
 管 二朗・世話好子
歓送迎会のご案内
このたび、山本花子さんがめでたくご結婚されることになり、◯月◯日をもちまして退職されることになりました。また、新しく高田愛さんが、先日◯月◯日付けで私たちの仲間として入社されました。
つきましては、山本さんのお幸せを祝しご健勝とご発展を祈念すると共に、新しく入社された高田さんへの歓迎の意を込めまして下記の通り歓送迎会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。
出欠につきましては、下記に書き込んで頂き、◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。
  1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日)  ◯◯時〜
  2. 場所:サルサポモドーロ
  (電話00-0000-0000)
下記地図参照
  3. 会費: 男性:□,□□□円
女性:□,□□□円
 

地図

 
幹事 管 次朗 (内線□□□)  
   世話好子 (内線□□□)  
---------------- 切り取り線 ----------------
恐れ入りますが、◯月◯日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
出欠について:
あてはまる方に◯を付けて下さい (  )出席・(  )欠席  
所属(      )課 氏名(      )内線(     )
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【2-3】異動による転勤の送別会と転入歓迎会を同時に行なう場合の歓送迎会 (案内文の書き方。例文・文例・例・雛形・サンプル・文例集)
1)転出する人の氏名(および業務)、転入する人の氏名(および業務)がわかるようにします。
2)歓送迎会の会場、日時、会費などを連絡します。
3)出欠を知らせてほしい旨を伝えます。
            
[案C]異動による転勤の送別会と、転入の歓迎会をかねた歓送迎会
・この例文(文例)では、書類にプリントし、職場で回覧することを想定しています。

・全員に配る場合には、回覧という部分を削除し、
「◯月◯日までに、幹事まで出欠をお知らせ下さい」
「恐れ入りますが、切取線から下を切り離し、幹事までご提出下さい。」
などの一文を付け加えて下さい。

・メールでお使いになる場合は不要な部分を削除し、
「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」
「出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい」
などの一文を付け加えて下さい。

・出欠の希望を申告する別紙の書式はおまかせします。ちなみに筆者の会社では、半分を出席者、残り半分を欠席者の欄とし、各自のシャチハタ印を押してもらっていました。回覧をまだ見ていない人が誰なのかが一目でわかります。
平成□□年□□月□□日
◯◯部 各位
回覧
幹事:◯◯課
 管 二朗・世話好子
歓送迎会のご案内
このたび、◯月◯日付けで総務課の高田一郎次長が仙台支店に部長として栄転されることになりました。また、同日付けで橋本佳男部長が大阪支店から後任として着任されます。
つきましては、高田部長のご栄転を祝すと共に、橋本部長への歓迎の意を込めまして下記の通り歓送迎会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。
出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。
  1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日)  ◯◯時〜
  2. 場所:飲み処「槍隊放題」
  (電話00-0000-0000)
下記地図参照
  3. 会費: 男性:□,□□□円
  女性:□,□□□円
 

地図

 
恐れ入りますが、◯月◯日までに別紙にて出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
幹事 管 次朗 (内線□□□)  
   世話好子 (内線□□□)  
歓送迎会と言えば…
下記は別ページに掲載
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