始末書の書き方

始末書とは、仕事上でミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、 会社(社内)に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を表わすために提出する文書のことをさします。 例えば、会社に金銭的損失を負わせたり、社内規定に違反したり、会社の社会的イメージを著しく損ねたような場合に始末書の作成と提出が必要になります。
このページでは始末書の書き方と書式(フォーマット)を例文を添えてご紹介しています。
………このページの内容………
始末書ってなに1. 始末書ってなに?
始末書の使用例2. 始末書の使用例
始末書を作ってみよう3. 始末書を作成する際の注意点
始末書を作ってみよう4. 始末書を出す時期
始末書を作ってみよう5. 始末書を作ってみよう
始末書の書式6. 始末書の書式と例文1…商品カタログに誤りがあったとき
始末書の書式7. 始末書の書式と例文2…営業車をブロックに擦ってしまったとき
始末書の書式8. 始末書の書式と例文3…客先への納品内容に誤りがあったとき
始末書の提出9. 始末書の提出
 ※なお、交通事故の始末書は別ページで説明しています>>>

1.始末書ってなに?始末書とは

お詫び文書として知られている文書には、以下のような書類があります。
 ・始末書、反省文
 ・顛末書
 ・詫び状、謝罪文

◎始末書(しまつしょ)は、以下のような場合に提出を求められます。

◎【始末書】…仕事上、ミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、 会社(社内)に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を表わす文書。

◎一部の企業では、「始末書」と「顛末書(てんまつしょ)」がほとんど区分けなく使われますが、 厳密に言うと、始末書は、不始末やミスやトラブルを詫びる反省文の色あいが濃く、顛末書は、なぜそうなったのかを報告する色あいが濃いものになります。
 そのため、顛末書という名称は、役所や公的機関などに提出する報告書類の名称にも用いられています(例えば免許証やパスポートなどの再発行を申請する際の「紛失顛末書」など)。
 一方、始末書は社内処分を伴うような場合に、多く用いられます(例えば、懲戒、訓告、戒告その他)。
(※なお、顛末書の書き方については別ページで説明しています>>
◎また、取引先や、お客様に対するお詫びの書面は、一般的に「詫び状」あるいは「謝罪文」などと呼ばれます。
(※なお、詫び状、謝罪文の書き方については別ページで説明しています>>

2.始末書の使用例

始末書は仕事上のミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、 勤め先に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を表わす文書として使われます。下記に使用例を紹介します。

始末書の使用例
1.会社に金銭的損失を負わせた場合など
(1)金銭の紛失、
(2)帳簿の不一致
(3)什器・備品やデータなどの紛失、
(4)物品や機材・什器・建物の破損(器物破損)
(5)在庫データ、出荷データ、納品データの不一致
など。
直接的に金銭にかかわるものだけでなく、データなどの間接的なものも含みます。
2.社内規定に違反した場合など
  (1)就業規則、服務規程に違反した場合
(2)社会通念、一般常識にてらして明らかにNGとみなされるものなど。
法律、法規に違反した場合も始末書の提出を求められるケースがあります。但し重篤な社会規律違反の場合は、始末書の提出無しで、解雇などの重い処分になることもあります。
3.会社の社会的イメージを著しく傷つけた場合など
  (1)商品の不具合、サービスの不備
(2)顧客や取引先に迷惑をかけた
(3)許可無く、会社の名前を使用した
(4)近隣の住民や、周辺団体への迷惑行為
など。
これも直接的なものだけでなく、損害賠償などの間接的なものも含みます。

3.始末書を作成する際の注意点

最も大切なのは、過ちを再発させないことです。
始末書作成時の注意点
1.作成し、提出する者の注意点
  ・過失、ミス、トラブル、紛失、損失のすべてを正直に申告し、心からの反省の気持ちを表わさなくてはなりません。

・ 用紙について
一般的には、便箋に手書きをするのが正式な始末書になります
(筆者の会社では、パソコン、ワープロによる始末書の作成が認められていました。パソコンで作成する場合の用紙はOA用紙・コピー用紙となります)。
データを添付する場合などは、別紙はパソコンでも構いませんが、本文は手書きで作成しましょう。
2.部下に対し、処分の一環として、始末書を作成・提出させる立場での注意点
  ミスやトラブルは活かしていかなくてはなりません。

・きちんとした処分をすることで、
情報の共有化、
再発防止、
他の社員への教育的な効果
をはかります。

・文書を保存し、万一、同一社員による同一ミスやトラブルが再発したときに、より重い処分を課す場合の根拠とすることができます。
会社によっては、作業現場での事故報告書のようなもの等、社内文書として始末書書式や様式が決められているところもあります。
▲PAGE TOP

4.始末書を出す時期

始末書は、不始末やミスやトラブルがわかったらすぐに、あるいは、処分が下されたらすぐに、なるべく早く出します。
但し、事態が終息してから提出するのが原則ですので、もし、不具合や欠陥などにより継続した調査が必要な場合には、まずは迅速な報告を心掛け、始末書はあとにまわすことになります。いずれにしてもできるだけ早く上司に申告、報告、および謝罪をし、改めて書面でお詫びの気持ちを述べるのが良いでしょう。
ただし、始末書はビジネス文章で書かなくてはなりません。下記にいくつか始末書の書式(始末書の書き方例)をご紹介しています。

5.始末書を作ってみよう
(始末書の書き方、文例、始末書例文)

下記にご紹介するのは、始末書の代表的な文書例です。
業務上(ビジネスシーンで)必要な時に参考になさってください。

(本来なら手書きの書面“手書きの場合=用紙は便箋”が良いのですが)会社によりパソコン、ワープロ等による作成が許可されている場合やフォーマットが決まっているような場合には、OA用紙・いわゆるコピー用紙に出力し、名前の部分のみ自署により署名、捺印をします。
▲PAGE TOP

6.始末書の書式、例文1(反省文の書き方)

ケース1:
「刷り上がったばかりの商品カタログにミスが見つかった場合」の始末書の例文
始末書の書き方 例文1
ポイント 例文
  • 宛名は、社長あての場合が大半だが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。
  • 縦書きの便箋に手書きする場合には、日付は文章の後に書く。
  • 縦書きの場合も「始末書」というタイトルは必ず必要。行の中央に書く。
  • ビジネス文書なので時候の挨拶は不要。
  • 頭語と結語「拝啓」+「敬具」 も不要。
  • トラブルやミスの具体的な内容とお詫びの言葉を述べる。
  • 現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。
  • もう一度お詫びをする、
※重要なのは、ミスを認め、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。
原因がわかれば、対策をうつこともできます。会社にも安心してもらうことができます。
平成○○年○○月○○日
代表取締役社長 山田正男様
始末書
 このたびは、カタログに掲載した商品の価格に関しまして、私の不注意で大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
 商品の価格の訂正につきましては、該当部分の上から貼るシールを作成しておりますが、シール作成と貼付作業に数日を要するため、現在は正誤表を用意しカタログにそえて配布をしております。
会社の顔とも言える商品カタログにミスがありましたことは誠に申し訳なく、心からお詫び申し上げます。
 今後はこうしたミスを再びおこすことがないよう、担当者間で二重チェックをする等、細心の注意をはらう所存でございます。二度とこのようなことのないよう誓約するあかしとして本書を提出いたします。
まことに申し訳ございませんでした。
商品部 宣伝担当
高橋 花子
↑ 始末書テンプレート案です。ご自由にアレンジしてお使いください。
1. 宛先
宛先は社長名にするケースが多いようです。
下の例のように、会社名まで記載しても構いません。
・社長あての場合… □□□□□株式会社
代表取締役□□□□様
・支店長あての場合… □□□□□株式会社
□□□支店
支店長 □□□□様
2. 作成日または提出日.差出人の部署と氏名を明記
・始末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・あなたの会社での部署名(所属)と氏名を明記します。パソコンで作成することを許される場合には、氏名だけは手書き(黒インクのペンで書き)、その横に捺印します。
縦書きの場合には、氏名の下に捺印します。  
3. 表題
・「○○に関するお詫び」という表題を使用するよりも、直接的な表現となりますが「始末書」というタイトルを使用するのが慣例です。  
4. トラブルやミスの内容と、原因、対策を示す文章を必ず入れる。
・原因がわかれば、ミスも防げるものです。

・上記の文例では再発防止のために担当者間で二重チェックをする、と述べていますが、何らかの対応が難しい場合の始末書には、「今後は再発防止のために細心の注意をはらう所存でございます」などと書きます。  
5. もう一度お詫びをする
・同じ過ちは二度としないと約束するあかしとして始末書を出します。今一度お詫びをする文言を必ず入れます。
 
6. 金銭的な弁償について
・始末書の提出だけで許される場合と、トラブルによって会社に甚大な被害を与え、ある程度の金銭的なペナルティー=弁償(賠償)を求められる場合があります。

・器物損壊などにより、万一 会社から弁償(賠償)を求められた場合は、まずは支払うことについてあなた自身が納得する必要がありますが、基本的に支払いの方法について会社の承認を得た上で、始末書に記載します。
記載例 「(なお)、今回、会社に与えた損害額のうち、下記を毎月の給与より天引きにてお支払いいたします」など。

▲PAGE TOP

7.始末書(謝罪文)の書式、例文2

ケース2:
「営業車を、駐車場のブロックに擦り、ボディーを損傷してしまった場合」の始末書様式例
※なお、警察署に提出する交通事故の始末書のフォーマットや例文は別ページで説明しています>>>
始末書の書き方 例文2
ポイント 車両事故の始末書例文
  • 宛名は、社長あての場合が大半だが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。
  • 縦書きの便箋に手書きする場合には、日付は文章の後に書く。
  • 縦書きの場合も「始末書」というタイトルは必ず必要。行の中央に書く。
  • トラブルやミスの具体的な日時、内容とお詫びの言葉を述べる。
  • 現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。
  • もう一度お詫びをする、
※重要なのは、ミスを認め、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。
原因がわかれば、対策をうつこともできます。会社にも安心してもらうことができます。
平成○○年○○月○○日
代表取締役社長 山田正男様
始末書
このたびは、営業車の件で大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
平成○年○月○日午後6時頃、取引先から戻り、当社の駐車場に入庫する際、私の不注意で営業車の左後方をブロックに擦り、ボディーの一部を損傷してしまいました。
損傷部分の修理については、現在総務部を通じて処理をお願いしておりますが、今後はこうした事故を再びおこすことがないよう、ふだんから安全運転および周辺の安全確認をおこたらぬようにいたします。二度とこのようなことのないよう誓約するあかしとして本書を提出いたします。
ご迷惑をおかけし、まことに申し訳ございませんでした。
営業部 営業三課
佐藤 市郎
↑ 始末書の雛形です。ご自由にアレンジしてお使いください。
1. 宛先
宛先は社長名にするケースが多いようです。
下の例のように、会社名まで記載しても構いません。
・社長あての場合… □□□□□株式会社
代表取締役□□□□様
・支店長あての場合… □□□□□株式会社
□□□支店
支店長 □□□□様
2. 作成日または提出日.差出人の部署と氏名を明記
・始末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・あなたの会社での部署名(所属)と氏名を明記します。パソコンで作成することを許される場合には、氏名だけは手書き(黒インクのペンで書き)、その横に捺印します。
縦書きの場合には、氏名の下に捺印します。  
3. 表題
・上記の始末書記載例では「始末書」とやや大きめの文字で書いています。「○○に関するお詫び」という表題を使用するよりも、直接的な表現となりますが「始末書」というタイトルを使用するのが慣例です。
4. トラブルやミスの内容と、原因、対策を示す文章を必ず入れる。
・原因がわかれば、ミスも防げるものです。

・上記の文例では再発防止のためにシステムや装置などによる何らかの対応が難しい場合の始末書となっています。「今後は再発防止のために細心の注意をはらう所存でございます」などと書きます。
5. もう一度お詫びをする
・同じ過ちは二度としないと約束するあかしとして始末書を出します。今一度お詫びをする文言を必ず入れます。  
6. 金銭的な弁償について
・始末書の提出だけで許される場合と、トラブルによって会社に甚大な被害を与え、ある程度の金銭的なペナルティー=弁償(賠償)を求められる場合があります。

・一般的に、車両の損傷の場合は、軽度の損傷であれば車両保険などが適用され、社員に自己負担が求められることは少ないと思われます。弁償(賠償)が必要な場合の記載については、このページの文例1の説明文をお読みください。
▲PAGE TOP

8.始末書(謝罪文)の書式、例文3

ケース3:「お客様に納品した商品の内容に誤りがあった場合」の始末書例文
始末書の書き方 例文3
ポイント 文章の書き方例
  • 宛名は、社長あての場合が大半だが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。
  • 縦書きの便箋に手書きする場合には、日付は文章の後に書く。
  • 縦書きの場合も「始末書」というタイトルは必ず必要。行の中央に書く。
  • トラブルやミスの具体的な日時、内容とお詫びの言葉を述べる。
  • 現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。
  • もう一度お詫びをする、
※重要なのは、ミスを認め、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。
※証し=「あかし」と読む。証拠。証明。
原因がわかれば、対策をうつこともできます。会社にも安心してもらうことができます。
平成○○年○○月○○日
代表取締役社長 山田正男様
始末書
このたびは、お客様あてにお届けした商品の内容に関しまして、私の不注意で大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
平成○年○月○日受注分 宮城県仙台市 鈴木花子様あてに商品をお届けする際、誤って梱包用ガムテープを中に入れた状態でお届けしてしまい、お客様からご連絡を頂いて初めて知ることになりました。
私の不注意で会社のイメージを損ねる結果となり、まことに申し訳なくお詫びの申し上げようもございません。
お客様には、ご連絡を頂いたお礼とお詫びのことばを申し上げた後、お詫び状をお送りしてご納得いただきましたが、今後はこうしたミスを再びおこすことが無いよう、細心の注意をはらう所存でございます。また、ガムテープには、ゴム素材の紐をつけ、作業に支障が無くかつ梱包作業時にガムテープが誤って混入する事が無いように作業場を改善いたしました。
二度とこのようなことのないよう誓約する証しとして本書を提出いたします。
何卒、寛大な御措置をお願い申し上げます。まことに申し訳ございませんでした。
商品部
山口 良子
↑ 始末書のサンプルです。ご自由にアレンジしてお使いください。
1. 宛先
宛先は社長名にするケースが多いようです。
下の例のように、会社名まで記載しても構いません。
・社長あての場合… □□□□□株式会社
代表取締役□□□□様
・支店長あての場合… □□□□□株式会社
□□□支店
支店長 □□□□様
2. 作成日または提出日.差出人の部署と氏名を明記
・始末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・あなたの会社での部署名(所属)と氏名を明記します。パソコンで作成することを許される場合には、氏名だけは手書きとし(黒インクのペンで書き)、その横に捺印します。
縦書きの場合には、氏名の下に捺印します。  
3. 表題
・「○○に関するお詫び」という表題を使用するよりも、直接的な表現となりますが「始末書」というタイトルを使用するのが始末書の様式の慣例です。  
4. トラブルやミスの内容と、原因、対策を示す文章を必ず入れる。
・原因がわかれば、ミスも防げるものです。

・上記の文例では再発防止のためにガムテープにヒモをつけ、混入を防ぐ対策をとっています。対応が難しい場合の始末書では「今後は再発防止のために細心の注意をはらう所存でございます」などと書きます。  
5. もう一度お詫びをする
・同じ過ちは二度としないと約束する証(あかし)として始末書を出します。最後に今一度お詫びをする文言を必ず入れます。  
▲PAGE TOP

9.始末書の提出(ビジネスマナー)

始末書書き方の仕上げです。正式な提出の仕方を頭に入れておきましょう。
1. 正式には、封筒に入れて提出する
・会社に提出する始末書は、正式には封筒に入れて出します。
白無地封筒で、できれば二重封筒を用います。表の中央に「始末書」と筆または黒ペンで書きます。

・ 封筒には宛名は必要ありません。
裏面の中央左側に、あなたの所属部署名および、あなたの氏名を書きます。
2. 正式には、便箋に手書きをする
・会社に提出する始末書は、原則として便箋に手書きをするのが正式な形です。会社によっては、パソコンによる始末書作成が認められているケースもありますが、パソコン作成の場合の始末書でも、氏名の部分は自著(黒ペン)としましょう。  
▲PAGE TOP

※このページは自由にご覧いただけるよう作成いたしましたが、マナーに関するご質問が予想以上に多数寄せられ、事務局として対応に追われております。 恐れ入りますが、当分の間、マナーに関する質問受付はお休みさせていただきます。

「くちコミくらぶ」知りたい講座 事務局:筑紫野市二日市北2-3-3 お問い合わせ先:e-mail

(まことに恐れ入りますが迷惑メール対策のため、画像で表示しています。
お手数ですが、上記のスペルの通りにタイプして送信してください)

(c) 1995-2014 kuchikomi-club
YOURS All rights reserved.
無断転載を禁止します