顛末書とは、仕事上、ミスや不始末、不祥事、あるいはトラブルが発生したときに、自らの会社（社内）、勤務先に対して、問題やトラブルの一部始終を報告するための文書。あるいはトラブル報告書のことをさします。
このページではどんな時に顛末書が必要なのか、盛り込むべき内容はどんなことなのか、書式はどんなものが良いか等についてサンプルを示しながらご説明しています。顛末書を出す時期については前のページへ
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目次
| ［ 参考ページ ］ |
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| 始末書・顛末書・反省文・詫び状もくじ |
| ◆ 顛末書の書き方 社内 例文＞ |
| ◆ 交通事故の顛末書＞ |
| ◆ 公務員の顛末書 書き方と文例＞ |
| ◆ 始末書と顛末書の違いとは？顛末書と始末書の違いは？＞ |
| ◆ 始末書の書き方＞ |
| ◆ 反省文の書き方＞（反省文の用紙・封筒） |
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5．顛末書の書式（様式） |
ケース２ 「商品の品質に極端なバラつきがあった場合」の報告書の例 | ||||||||
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| 例 文 | ||||||||
令和◯◯年◯◯月◯◯日 代表取締役社長 山田正男様 品 質 管 理 部 加藤 一子印 顛末書 このたびの◯◯チョコレートの品質のバラつきに関しまして、原因究明と、再発防止のための対策を講じることができましたので、下記のとおりご報告申し上げます。 記 1. 問題の発覚：令和◯年◯月◯日 お客様からの問い合わせにより発覚 その後、同様の問合せが◯◯◯件寄せられた 2. 該当商品：◯◯チョコレート 製造記号 ◯◯◯◯のもののうち、約◯◯◯個 （◯◯工場にて製造、ロット番号◯◯〜◯◯） 3. 問題の内容：従来品よりも口溶けが悪い 4. 問題の原因
5. 問題の程度：
6. 現状の対応：
7. 今後の対策：
当工場では、品質管理の観点から、原料や商品の抜き取りチェック、成分分析、微生物チェックなどを行なっています。 同時に 食味のチェックについても抜き取り頻度の社内規定を定めていますが、今回の問題は全体の中で数が少なかった為、抜き取り検査だけでは検出できずに流通に至ってしまいました。 今後は、新製品の処方を製造ラインに落とし込む際に「最も注意すべき製法上のポイントは何か」についても現場と開発部が一体になって意志の疎通をはかっていきたいと思います 以上 | ||||||||
| ポイント につづく |
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ケース２ 「商品の品質に極端なバラつきがあった場合」の報告書の例 |
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| ポイント |
| ●宛名は、社長あての場合が大半だが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。 テンプレートを作る場合には注意が必要。 ●「顛末書」というタイトルは必ず必要。行の中央に書く。もし他の書類のテンプレートがあれば書式を統一しても良い ●トラブルや事故の具体的な内容、経緯、結果。対策などを箇条書きで述べる。 ●現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。 ●報告者自身のコメントや意見があれば入れる。 ※重要なのは、なぜこうしたことが起きたのか、原因をしっかりと見極めて、同じ事故やトラブルを二度と繰り返さない事です。 原因がわかれば、対策を取ることもできます。会社にも安心してもらうことができます。 |
| ※参考例です。顛末書のフォーマットとしてアレンジしてお使い下さい |
| 1. 宛先（宛名） |
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| 宛先を社長名にする場合が多いようです。場合によっては支店長、所長、工場長あてなどの場合もあります。 下の例のように、社名まで記載する場合もあります。 |
| ・社長あての場合… | □□□□□株式会社 代表取締役□□□□様 |
| ・支店長あての場合… | □□□□□株式会社 □□□支店 支店長 □□□□様 |
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| 2. 作成日または提出日．作成者を明記 |
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| ・顛末書の作成日または提出日は必ず記載します。 ・作成者の担当部署名および氏名を明記します。名前の横に捺印します。 |
| 企業によっては（役所によっては）関連部署の責任者の氏名と担当者の氏名を両方とも記載こともあります。上下に並べて書いて捺印する形にするか、四角いマス状の記載欄を作る等、書式をアレンジして下さい。 | ［責任者と担当者を上下に並べる場合の記載例］ 品 質 管 理 部 課長 佐藤 二彦 印 加藤 一子 印 |
| 3. 事実の把握 |
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| ・いつ、だれが、何を、どこで、なぜ、どうした。 ・５Ｗ１Ｈにそった記述を心掛けます。 ・上記の例の場合には、商品名、個数、工場名、停電時間、温度などです。 |
| 4. 原因と、現状の対応、今後の対策を示す文章を必ず入れる。 |
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| ・原因がわかれば、ミスも防げるものです。 ・上記の文例では再発防止のためにいろいろなことをしています。社内で共有化し、二度と同じ事故やトラブルが無いように、業務を改善してゆくのが本当のねらいです。 |
| 5. その他 |
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| ・今回たてた対策が本当に有効か、また、教訓が本当に活かされたかどうかを検証することが必要です。成果を追跡するために、データ取りやアンケート調査などの調査用紙の雛形をつくって添付すると、ワンランク上の顛末書になります。 経営者にも責任が及ぶような大きな問題の場合には、第三者機関に評価を依頼するという手段もあると思います。 |
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| 【はみだし知識】 ひながたについて 雛形と雛型…書類などの書式や形式を表わすものを雛形と言います。見本や実物の模型をさす場合にも雛形・ひな形という文字を使うのが一般的です。ちなみに雛型・ひな型という「型」の方の表記は縮小模型や見本などのときに使うことがあります。 |
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6．顛末書の書式（様式） |
ケース３ 「消費期限切れの備蓄食料品 廃棄」の顛末書の例 | ||||||||
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| 例 文 | ||||||||
令和◯◯年◯◯月◯◯日 代表取締役社長 見本一朗様 総務部 役立太朗印 顛末書 このたびの非常用備蓄食料品、非常用品の廃棄に関しまして、概要、および策定した再発防止のための対策を下記のとおりご報告申し上げます。 記 1. 期限切れを迎えた非常用備蓄食料品、非常用品の内容および消費期限 ・備蓄用飲料水（消費期限５年）２L✕1500本 本年10月 ・非常用食品 （消費期限５年）7日✕200名分 本年10月 ・非常用品 簡易トイレ（使用期限７年）7日✕200名分 本年８月 2. 上記非常用備蓄食料品の処理・処分内容 （1）希望する社員への配布 （使用上の注意等説明の上、説明書添付） ・備蓄用飲料水 720本 ・非常用食品 7日✕120名分 ・簡易トイレ 7日✕70名分 （2）非常時トイレ用水として転用備蓄（社内にて一定期間備蓄とする） ・備蓄用飲料水 780本 （3）燃えるゴミとして処分 ・簡易トイレ 7日✕130名分 （4）処理業者への処分依頼 ・非常用食品 7日✕80名分 3. 処理・処分にかかる費用 （1）（2）（3）については計上せず （4）処理業者への依頼費用 ◯◯◯◯◯円 （雑費として計上） 4. 問題の原因
5. 問題の程度：
6. 現状の対応：
7. 今後の対策：
総務部では、毎年防災訓練の時期に合わせて非常用備蓄品の点検および使用法のチェックを行っていますが、今回は担当者間の引き継ぎ漏れと、人事異動が備蓄品の消費期限切れの時期と合わなかったことが重なり、廃棄分が発生してしまいました。 今後は、担当者の記録に依存せず、データを総務部で一元管理し、遅滞なく備品の更新をはかっていきたいと思います。 以上 | ||||||||
| ポイント につづく |
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ケース３ 「消費期限切れの備蓄食料品 廃棄」の報告書の例 |
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| ポイント |
| ●宛名は、社長あての場合が大半だが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。 テンプレートを作る場合には注意が必要。 ●「顛末書」というタイトルは必須。行の中央に書く。もし社内文書で他の提出書類のテンプレートがあれば書式を統一しても良い ●トラブルや事故の具体的な内容、経緯、結果。対策などを箇条書きで述べる。 ●現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。 ●報告者自身のコメントや意見があれば入れる。 ※重要なのは、なぜこうしたことが起きたのか、原因をしっかりと見極めて、同じ事故やトラブルを二度と繰り返さない事です。 原因がわかれば、対策を取ることもできます。会社にも安心してもらうことができます。 |
［書き方詳細］ |
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| 下記２〜６は、ケース２と共通です。※）ケース２へ |
| 1. 宛名・宛先 |
| 宛先を社長名にする場合が多いようです。場合によっては支店長、所長、工場長あてなどの場合もあります。 下の例のように、社名まで記載する場合もあります。 |
| 2. 作成日または提出日．作成者を明記 |
| ・顛末書の作成日または提出日は必ず記載します。 ・作成者の担当部署名および氏名を明記します。名前の横に捺印します。 |
| 3. 事実の把握 |
| ・いつ、だれが、何を、どこで、なぜ、どうした。 ・５Ｗ１Ｈにそった記述を心掛けます。 ・上記の例の場合には、商品名、個数、工場名、停電時間、温度などです。 |
| 4. 原因と、現状の対応、今後の対策を示す文章を必ず入れる。 |
| ・原因がわかれば、ミスも防げるものです。社内で共有化し、二度と同じ事故やトラブルが無いように、業務を改善してゆくのが本当のねらいです。 |
| 5. その他 |
| ・今回たてた対策が本当に有効か、また、教訓が本当に活かされたかどうかを検証することが必要です。成果を追跡するために、データ取りやアンケート調査などの調査用紙をつくって添付すると、ワンランク上の顛末書になります（今回のケース３では調査結果が出るまでに時間を要してしまうため、現時点では検証結果の添付までは不要でしょう）。 経営者にも責任が及ぶような大きな問題の場合には、第三者機関に評価を依頼するという手段もあります。 |
| ………「顛末書」のページの内容……… |
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| 1. 顛末書ってなに？（社内用？社外用？）顛末書の使用例 １のページへ |
| 2. 顛末書を出す時期 １のページへ |
| 3. 顛末書を作ってみよう １のページへ |
| 4. 顛末書の文例①（フォークリフトの接触事故） １のページへ |
| 5. 顛末書の文例②（商品の品質管理トラブル） この２のページ＞＞ |
| 6. 顛末書の文例③（手続き上のミス） この２のページ＞＞ |
| 7. 顛末書の文例④（納期遅れ） ３のページへ |
| 8. 顛末書の文例⑤（不祥事） ３のページへ |
| 9. 顛末書の宛名の書き方 ３のページへ |
| 10. 顛末書の提出 ３のページへ |
| 11. 顛末書のテンプレート ４のページへ |
| 12. 顛末書を社外に出す特別なケースとは ４のページへ |
| 13. 社外あて謝罪文（お詫び状） ４のページへ |
| ………参考ページ……… |
| ●始末書と顛末書の違いとは？顛末書と始末書の違いは？＞＞＞ |
| ●始末書の書き方＞＞＞ |
| ●反省文の書き方＞＞＞（反省文の用紙・封筒） |