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[お詫びの手紙、お詫び状、謝罪の手紙を書く場合のポイント]
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1.ビジネス上のミス、不手際、不具合に関するお詫びの手紙
(ビジネス上のミスの例…誤記載、欠品、欠陥品、障害、計算ミス・手配ミスほか各種人的ミス、遅延、不具合)
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●お詫びの手紙はなるべく早く出します。
●時候の挨拶などは不要
●こちらに非がある場合には率直にお詫びし、二度と繰り返さないことが大切です。
●原因の調査分析が再発防止につながります。
できれば「なぜそうなってしまったのか」を記載し、二度と同じミスを冒さないよう心掛けましょう。
| 1.原因の調査分析 |
| 2.現在の対応、その後の経過 |
| 3.今後の対策、再発防止への取り組み |
● 上記3まで記載できるのが最も望ましいのですが、お詫びの手紙は一日も早く出すのが基本のため、まずはお詫びをし、「現在原因を調査中です。後日、あらためて調査結果
ならびに経過と対策のご報告を差し上げます。」という形でも良いでしょう。
●会社を代表してお詫びの手紙を出す場合には、内容に関して必ず上司の許可を得るようにして下さい。
●手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。
※ビジネスのお詫び状についてはこちらのページで
例文も掲載しています>>>
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2.ビジネスで相手に不快な思いをさせたときのお詫びの手紙
(ビジネスにおいて相手に不快な思いをさせた場合の例…電話応対、接客態度)
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●お詫びの手紙はなるべく早く出します。
●時候の挨拶などは不要
●率直にお詫びします。
同じ業務の他のスタッフにも情報を共有化し、二度と繰り返さないことが大切です。
●会社を代表してお詫びの手紙を出す場合には、内容に関して必ず上司の許可を得るようにして下さい。
●手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。
※ビジネスのお詫び状についてはこちらのページで
例文も掲載しています>>>
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3.(個人の立場で)相手に不快な思いをさせたときのお詫びの手紙
(個人の立場で相手に不快な思いをさせた場合の例…離れた場所にある自宅新築時の工事騒音、酒の席での泥酔など)
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●お詫びの手紙はなるべく早く出します。
●時候の挨拶などは不要
●時には事情を説明することで相手の理解を得られることもあります。言い訳がましくならないように注意し、正直に詫びる気持ちを伝えることが大切です。
●手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。
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| 4.破損、怪我、損傷を負わせてしまった場合のお詫びの手紙 |
●できれば直接会ってお詫びしたいケースです。もし手紙で謝罪をする場合には、お詫びの手紙はなるべく早く出します。
●時候の挨拶などは不要
●言い訳よりもまずは率直に謝ることが大切です。
●手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。
●必要以上に弁償や賠償をする必要はないのですが、相手の気持ちも考えて何かお手伝いできることがあればと申し出るのも良いでしょう。
●ここでは、個人間でやりとりができる問題についての謝罪の手紙の文例をご紹介していますが、保険、補償、賠償、弁償が絡むような場合には、必ず専門家にご相談下さい。相手の被害の範囲や程度をきちんと把握してから対応をするようにします。 |
5.子供が迷惑をかけたときのお詫びの手紙
(子供が迷惑をかけた場合の例…
ふだんは仲良しなのに小さな喧嘩をして相手を泣かせてしまった。
故意ではなくスポーツ競技中に先方に治療が必要な程度の怪我をさせてしまった。
草野球をして窓ガラスを割った等、自宅以外の場所の破損・損傷など)
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●できれば子供と一緒に、先方に伺って、直接お詫びをしたいケースです。やむを得ない理由で手紙で謝罪をする場合には、お詫びの手紙はなるべく早く出します。
●時候の挨拶などは不要
●あなたが保護者の場合には、先方の保護者と子供にあてた文章を書きます。
あなたの子供が小学生以上の場合には、本人から先方の子供へのお詫びの手紙を必ず添えるようにします。
●手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。
●必要以上に弁償や賠償をする必要はありません。
●ここでは、個人間でやりとりができる問題についての謝罪の手紙のサンプル文例をご紹介していますが、保険、補償、賠償、弁償が絡むような場合には、必ず専門家にご相談下さい。 |
| 6.結婚式、披露宴に出席できないときのお詫びの手紙 |
●基本的には出席したいものです。海外出張中などのやむを得ない理由で欠席する場合には、結婚を祝福する言葉と、欠席の具体的な事情を書きそえて返信を出します。
※別ページで詳しくご紹介しています
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| 7.お中元やお歳暮などの贈り物を断るときのお詫びの手紙 |
仕事での立場上受け取ることができない贈り物や、常識を逸した高額な金品などが届くことがあります。このような場合には返送します。
「申し訳ありません。せっかくのお心づかいですが御遠慮申し上げます」と一筆添えて送り返したいものです。
※別ページで詳しくご紹介しています>>>
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