懇親会の案内状、親睦会の案内状の書き方と文例のページ。懇親会、親睦会とは、出席者がお互いに相手をよりよく知り、交流や親しみを深めるための会のことをさします。出席者相互の自己紹介で始まるような初対面のメンバーが参加する会から、ふだん同じ職場や組織・団体・グループなどに所属しているメンバーや会員が、これまで以上に親しく交流する目的のものもあります。このページでは懇親会や親睦会の案内状の書き方や例文をご紹介します。
目次
1．案内状ってなに？ |
| ここでは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状の書き方をご紹介します。 ・案内状には、以下の役割があります。 （1）通知する…目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。 （2）招待する。 （3）出席・欠席をたずねる…確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。 ［案内状の使用例］ ・披露宴の二次会の案内状 ・懇親会の案内状、親睦会の案内状 ・イベントの案内状 ・展示会の案内状 ・送別会の案内状 ・歓迎会の案内状 |
2．案内状を出す時期 |
| 出席・欠席をたずねるような、催しの案内状および宿泊を伴う催しの案内状は、なるべく早めに出します。人数が多い場合には、遅くとも１ケ月前には参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。 ※締め切り日は早めに設定しますが、もちろん、出欠についての微調整は直前まで行ないます。 |
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3．案内状を作ってみよう |
| 下記にご紹介するのは、案内状や招待状の代表的な文例、例文です。 1. 案内文には、最初に拝啓、最後に敬具などの決まり文句のほか、季節の挨拶文（省略できます）を入れます。 2. 日頃お世話になっているお礼やねぎらいのことばを入れます。 3. 懇親会や親睦会の目的や参加のお誘いの言葉などを盛り込みます。 ［懇親会、親睦会を開催する意味や目的の例］ ※招待状の中に、目的として盛り込む言葉の一例 ・参加者相互がより親しくなるための親睦会 ・初対面の参加者が知り合う親睦会 ・主催者側が、相手へのお礼の意味での懇親会 ・主催者側が、参加者の日頃の労をねぎらう意味での懇親会 4. 連絡事項として、日時・場所、可能であれば会場の地図などを入れます。 具体的なレイアウトを下記に２つご紹介します。２つ目のほうは往復ハガキへの記載例です。 |
4．懇親会の案内状の書式、例文 |
| 親睦会・懇親会とは出席者が互いを更によく知り親交を深める会です。 案内状の例をご紹介します。 |
懇親会の案内状 例文１（書き方・例文・例・雛形） | ||||||
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サンプル会定期総会 懇親会のご案内 サンプル会会長 声賀 透 拝啓 皆様におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素はサンプル会の活動に多大なお力添えを賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、来たる◯月◯日は当会の定期総会が予定されております。つきましては、総会終了後、日頃の皆様のご尽力に対するお礼と支部間の親睦を深め、会員間の交流をはかる目的で懇親会を計画しております。 当日はささやかな宴席も用意して、にぎやかな会にする予定でございます。ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。 敬具 記
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5．親睦会の案内状の書式、例文 |
| 下記の画像のピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。 ※直前に出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号は忘れずに記載しましょう。 |
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6．案内状に盛り込む内容 |
| 案内状の記載内容の説明 |
| 1. 頭語と結語 |
| 案内状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 一般的な案内状には、頭語と結語を用います。相手が友人や家族などの親しい間柄であれば省略をすることもあります。 ［拝啓］ではじまり、［敬具］で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、頭語として「謹啓」。 結語として「敬白」など。 |
| 2. 時候の挨拶（季節の挨拶の言葉） |
| 親睦会や懇親会の案内状などで、時候の挨拶（季節の挨拶の言葉）を書く場合には、下記の例のような一文を用います。 |
| 月 | 時候の挨拶の例文・文例 |
| １月 | ・厳寒の侯 ・お正月気分も抜けてますます寒さが厳しくなってきました。 ・松もとれましたが、あいかわらず寒い日が続いています。 |
| ２月 | ・余寒の侯 ・立春とは名ばかりでまだまだ寒い日が続いております ・節分を過ぎましたのに、あいかわらず寒い日が続いています。 |
| ３月 | ・早春の侯 ・桃の節句を過ぎ、ようやく春めいて参りました。 ・寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。 |
| ４月 | ・陽春の侯 ・桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。 ・花の色が美しい季節になりました。 |
| ５月 | ・新緑の侯 ・鯉のぼりが気持ちよさそうに泳いでいます。 ・新緑の香りがすがすがしい季節になりました。 |
| ６月 | ・梅雨の侯 ・梅雨に入り、うっとうしい毎日が続いています。 ・あじさいの色が美しく映えるころとなりました。 |
| ７月 | ・盛夏の侯 ・暑中お見舞い申し上げます。 ・降りしきる蝉の声に夏の盛りを感じるころになりました。 |
| ８月 | ・残暑の侯 ・立秋とは名ばかりの厳しい暑さが続いています。 ・土用あけの暑さひとしおの侯 |
| ９月 | ・初秋の侯 ・コスモスが風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなって参りました。 ・燈火親しむ頃となりました。 |
| 10月 | ・秋冷の侯 ・菊の花が香る季節となりました。 ・さわやかな秋晴れの日が続いております |
| 11月 | ・晩秋の侯 ・朝晩はめっきり寒くなって参りました。 ・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。 |
| 12月 | ・初冬の侯 ・今年もおしつまって参りました。 ・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。 |
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| 5. 返信の期限、締切日を明記 |
| ・この案内状の目的は、「通知」と「出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答の締切日は忘れずに記載しましょう。 会場準備の都合や予算に関係してきますので、締切日は余裕をもって設定します。 |
| 9. 返信の差出し方法の説明 |
| ・上記の文例では、中央で切り取ってこちら側のみポストに投函してくださいと書いています。筆者の経験上、じつは、返信ハガキを切り取らずにそのまま投函する方がいらっしゃいます。所定の郵便料金では届きませんので、ご注意ください。 なお、この表記も必須ではありません。スペースに余裕がなければ、削除しても構いません。 |
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⑩（左図より）. 「出席」または「欠席」のどちらかあてはまる方を◯で囲む。その上についている「御」の字は、斜め二重線で消す。 次に、選ばなかった方は、縦二重線で消す。 ⑪（左図より）. 「御住所」の一字目の「御」の字は斜め二重線で消して、「住所」とする。 御芳名の上についている「御芳」の２文字は、縦二重線で消す。 いずれも、住所・氏名を記入する。 |
| ⑫（上図より）. 筆者は幹事さんをねぎらう意味で必ず何か書くようにしています。 このメッセージの部分については、どうしても書かなくてはならないというものではありませんが、できれば、欠席する場合には、お詫びの言葉や理由を簡単に書くようにしましょう。 ［お断りの場合の文例］ 「幹事役ご苦労様です。せっかくお誘い頂いたのですが当日は妹の結婚式があり参加できません。次回のご案内を楽しみにしています」 |
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| 2. 返信ハガキの宛先 |
| ・宛先が書かれている面について説明します。 返信ハガキの宛先は、主催者（または招待者）の氏名または社名の下に「宛」あるいは「行」と書かれています（「佐藤和子 行」などとなっています）。 この「行」の部分を、斜め二重線で消し、「様」と大きく書きます。 会社宛になっている場合には、「宛」を二重線で消して、「御中」と書き直します。 |