ここでは、この送付案内状 （または送付状、書類送付案内書とも言います）について、書き方と書式を具体的に見本や例でご説明します。
目次
1．送付案内状（送付状・送り状）ってなに？ |
| 送付案内状とは、請求書などの書類を郵送する際に、一緒に送付したり、ＦＡＸを送信するときに添えたりする書面のことをさします。 ここでは、この送付案内状についてご説明します （送付状、書類送付案内書とも言います）。 ・送付状（送付案内状）には、以下の役割があります。 ［送付状の主な役割］ （1）挨拶をする …本来、文書は持参して手渡しするのが最も丁寧な形です。 それを郵送したりＦＡＸ（ファックス）をしたりするわけですから、 言わば口上の代わりのようなものとして、簡単な挨拶文を載せます。 （2）通知する …通知する主な内容には下記のようなものがあります。 a.用件を知らせる b. 同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる。 c.書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる。 d.送付する枚数、数量を知らせる。 （3）補足説明をする …決められた書面に入らない内容を付け加える。 その他にも… 例えば、送付案内書やＦＡＸ送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るはずです。そのため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また本来の目的とは異なりますが、ＦＡＸ操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先にＦＡＸ文書が届いたときには、ファックス送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 ［送付状（送付案内状）の使用例］（このページで紹介） ・一般的な書類の送付案内状＞＞ ・請求書の送付案内状＞＞ ・領収書の送付案内状＞＞ ・手形送付の案内状 ・ＦＡＸ文書の送信案内状＞＞ 送付状はパソコン等で作成する場合が大半です。パソコンで作成する方が手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。 |
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2．送付状（送付案内状）を作ってみよう |
下記にご紹介するのは、書類送付状、送り状の代表的な文例、例文です。このフォーマットなら送付状として各用途に応用ができます。テンプレートを一つ作っておくと大変便利です。手作りする際のポイントを解説します。 |
【１】一般的な書類を送付する際の送付案内状（送り状、送付状） |
|---|
| ・さまざまな用途に使うための書類送付案内状・書類送付書のフォーマットです。下記の見本をご覧ください。 書類や資料送付をはじめ、図面、カタログ、サンプル、地図、画像、データなどあらゆるものの送付に応用が可能です。 ・Ａ４の1/2のサイズまたは、Ｂ５の1/2のサイズにおさまるように作成し、１枚の用紙に２つ分が入るようにレイアウトをして、 沢山コピーして裁断しておくと便利です。 下記に書式の見本・例を紹介します。 |
令和◯◯年◯◯月◯◯日 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿様 見本市見本町1−2−5 tel.000-0000-0000 サンプル商事株式会社 見本支店 営業部 加藤 書類送付のご案内 拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 敬具 記 添付書類 枚 備考 |
| 上記の送付状の記載内容の説明（送付案内状の書き方） |
| 1. 挨拶文 |
| 送付状（送付案内状）の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・ビジネス文書の送り状の場合には、頭語と結語を用います。 ［拝啓］ではじまり、［敬具］で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」＋「敬具」など ・時候の挨拶は不要です。 ・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 ［ビジネス挨拶文の文章例］ ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜 |
| 2.へつづく |
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| 2. 差出人情報 |
| 下記の情報を載せます。 １）日付（作成日または投函日） ２）会社名 ３）住所、電話番号 ４）担当部署名 ５）担当者名（必要に応じて担当者印を押します） |
| 3. タイトル |
| ・送付する内容によって、タイトルも自由に変更してください。 ・上記の作成例では「書類送付のご案内」となっていますが、書類以外も含む資料送付状としてお使いの場合には「資料送付のご案内」などとしても良いと思います。 |
| 4. 添付書類 |
| ・ここは、その都度自由にアレンジする箇所です。 ・上記の作成例では「添付書類」の箇所の右側に、同封する書類の内容と枚数を記載します。 たとえば、赤字の部分だけを、その都度書き入れて使用します。 添付書類 レイアウト図 １枚 とか、 送付書類 請求書 １枚 とか、 添付書類 見積書 １枚 など。 ・送付するものが書類ではないケースでは、下記のようにアレンジします。 送付内容 データＭＤ １枚 など。 |
| 5. 備考欄 |
| ・送付文書に関する補足説明があれば、この備考欄に書きます。 ・営業担当者が書類を送る場合は、この添付状に手書きでコメントを書き添えても良いと思います。 例えば「お問い合わせ頂きましてありがとうございました。何かご不明な点がございましたらいつでもご連絡下さい」など。 |
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令和◯◯年◯◯月◯◯日 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿御中 見本市見本町1−2−5 tel.000-0000-0000 サンプル商事株式会社 見本支店 営業部 加藤 書類送付のご案内 拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 敬具 記 添付書類 年 月分 請求書 枚 ご利用明細 枚 備考 |
| 上記の請求書送付状（請求書の送付案内状）の記載内容の説明 |
| 1. 挨拶文 |
| 送付状（送付案内状・書類送付書）の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・ビジネス文書の送り状では、頭語と結語を用います。 ［拝啓］ではじまり、［敬具］で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」＋「敬具」など ・時候の挨拶は不要です。 ［ビジネス挨拶文の例・文例］ ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜 |
| 2. 差出人情報 |
| 下記の情報を載せます。 １）日付（作成日または投函日） ２）会社名 ３）住所、電話番号 ４）担当部署名 ５）担当者名（必要に応じて担当者印を押します） |
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| 3. 添付書類 |
| ・明細書・請求明細書がある場合には、これらを同封して請求書と一緒に送るのが普通です。 |
| 4. 備考欄 |
| ・送付する書類に関する補足説明があれば、ここに書きます。 振込先情報（口座や名義）がここに記載されているケースもあります。 ［請求書に関係する記載例］ ※以下の文章は請求書送付案内状ではなく請求書のほうに記載されている場合が多いようです ・誠に恐れ入りますが○月○日までにお振込み下さい。 ・なお恐縮ではございますが、振込手数料はご負担下さいますようお願い申し上げます。 ・ご不明な点がございましたらお手数ながら上記担当者までお問い合わせ下さい。 |
| 上記の送付状（送付案内状）の記載内容の説明 |
| 1. 挨拶文 |
| 送付状（送付案内状）の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・ビジネス文書の送り状では、頭語と結語を用います。 ［拝啓］ではじまり、［敬具］で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」＋「敬具」など ・時候の挨拶は不要です。 ［ビジネス挨拶文の例・例文］ ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜 |
| 2. 差出人情報 |
| 下記の情報を載せます。 １）日付（作成日または投函日） ２）会社名 ３）住所、電話番号 ４）担当部署名 ５）担当者名（必要に応じて担当者印を押します） |
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| 3. 明細 |
| ・複数の領収書を同時に送る場合には、送付状に明細を記載して送るのが普通です。 一枚の場合は、明細欄の箇所自体が不要です。 |
| 4. 備考欄 |
| ・補足説明があれば、ここに書きます。 営業担当者が送る場合には、手書きで「ありがとうございました」と書き添えても良いでしょう。 |
【４】ＦＡＸ送付の案内状・FAX書類送付書 |
|---|
・文書をＦＡＸで送信するときに、一緒に送信する書類です。 ネット上でもテンプレート（無料）を配布しているサイトが多数あります。 |
＿＿＿＿＿＿＿＿＿様 見本市見本町1−2−5 tel.000-0000-0000 fax.000-0000-0000 サンプル商事株式会社 見本支店 営業部 加藤 ＦＡＸ送付のご案内 添付書類 領収書 （ 月分） ３枚 送信日 年 月 日 送信枚数（この用紙を含む） 枚 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の書類をお送りします。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 |
| 参考ページ FAX送付状 pdf＞＞＞ |
| ファックス送付案内状（FAX送付状）の記載内容の説明 |
| 1. 挨拶文 |
| 挨拶文といっても、ＦＡＸの送り状の場合は略式で構いません。上記のFAX送信案内の見本のようにごく簡単に挨拶文を入れます。 丁寧な文章にしたい場合には、下記の例を参考になさってください。 ビジネス文書の場合には、頭語と結語を用います。 ［拝啓］ではじまり、［敬具］で終わる組合せが良く用いられます。 時候の挨拶は不要です。 ［ビジネス挨拶文の例］ ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜 |
| 2. 差出人情報 |
| ＦＡＸ送信状には必ず下記の差出人情報を載せます。 １）会社名 ２）住所、電話番号、FAX番号 ３）担当部署名 ４）担当者名（必要に応じて担当者印を押します） ※ＦＡＸ送付案内を送ると、万一通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また、本来の目的とは異なりますが、ＦＡＸ操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送付書を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 ※相手先からの返信もファックスで送信してもらうような場合には、自分が送るファックス送信状に「番号はお間違いのないようにお願いします」と書き添えたり、ファックス番号の数字部分を見えやすい大きな文字にしたりします。 |
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| 3. 送信日および送信枚数 |
| ・ファックスの場合は、通信の途中で先方の紙切れや紙詰まりなどのトラブルで全部の書類の送信が完了しないケースがあります。 先方に受け取り枚数をチェックしてもらうためにも、送信枚数は必ず記載します。 ［ＦＡＸ送付状の送信枚数に関する書き方の例］ 送信枚数 枚（送付案内状を含む） 或いは 送信枚数 枚（この送付状を除く） などと記載します。 |
| 4. 内容掲載欄 |
| ・ファックス送信する文書の内容（説明）をここに書きます。 営業担当者が送る場合には、手書きで「よろしくお願いします」とコメントを書き添えても良いでしょう。ちょっとしたことがコミュニケーションの潤滑油になります。 |
| 5. FAX送信時の用紙サイズについて |
・fax送信用紙としては、Ａ４が一番使いやすいと思います。 ・Ａ４サイズのＦＡＸ送信案内書を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が最も高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。 |
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3. 目的や相手による使い分け（ビジネス・個人宛） |
書類の送付状は、ビジネス上の送付に使う場合と、個人間の送付（個人宛の資料や書類などの送付）に使う場合では書式も文面も異なります。 |
ビジネスの送付状（ビジネスで使う送付状、送り状） |
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・シンブルな書式・必要に応じて会社のロゴなど 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の書類をお送りします。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
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個人宛の送付状（プライベートな送付状） |
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・個人宛のFAX送り状の場合はＡ４サイズのＦＡＸ送信案内書を使うケースが多い いつもお世話になっています。 下記の書類をお送りします。よろしくお願いします。 挨拶文の下に以下の内容を記載します。 |
お客様への送付状（企業やショップから個人へ） |
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・シンブルな書式・必要に応じて会社やショップのロゴなど いつも当店をご利用頂きまして有難うございます。 下記の書類をお送りします。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 今後とも変わらぬご愛顧のほど宜しくお願い申し上げます。
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