FAX pdf

FAX 送付状 pdf

FAX送付状とは、文書をFAXで送信する際に、日付、宛先、送り主、用件、送信枚数などを書いて一緒に送信する書面です。無料でダウンロードできるFAX送付状pdfを紹介します。 会社あてのビジネスFAX送付状のPDFと書き方、英語のFAX送信状のPDFと書き方の紹介と合わせて、FAX送信の際のビジネスマナーを解説します。

1.FAX送付状とは?

FAX送付状

 FAX送付状とは、文書をFAXする際に用件や枚数などを書いて一緒に送信する書面です。
 郵便物であれば、宛名を封筒やハガキに書きますが、FAXの場合には先方が受信した書面がきちんと目的の相手に渡るように、宛名を送付状に書いた紙を添えて送信します。
 このFAX送付状には、宛名や送り主の氏名や日付だけでなく、紙詰まりや通信エラーなどで先方に届かない書類がないかをチェックして頂く目的で、送信する枚数も書き添えます。
FAX送付状の役割
文書をFAXで送信するときには、FAX送付状を一緒に送信するのがビジネスマナーとして慣例となっています。
 FAX送り状、ファックスシート、FAX送信状などとも呼ばれます(英語ではFAX Cover Sheetをさします)。
FAX送付状の役割には以下のようなものがあります。
1.通知する
① 宛先と送り主を知らせる
  ・FAX文書の送り主と、送り先を知らせる。

・送り主については、会社名(または団体名)、部署名、担当者、連絡先電話番号とFAX番号を記載する。
② 用件や内容を「件名」「送信内容」などの欄で知らせる
  ・件名の例
「◯◯◯のご案内」「◯◯◯のお知らせ」
「◯◯◯に関する資料」など。
③ 送信枚数を知らせる。

 

・書き方の例
「◯◯枚(この用紙を含む)」
「◯◯枚(このシート含む)」など。
④ 送信日を知らせる。

 

・送信年月日を記載する。

2.連絡手段として使用する

① 補足説明を書く
・本紙に書かれていない内容や、本紙の内容を補足するようなコメントを書く。
・書き方の例
「明日入荷します。ぜひご来店ください」
「原本は本日郵送致します。宜しくお願いします。」など。

3.受け手が内容を確認する

①枚数や内容をチェックする
・FAX送信表に書かれた内容や枚数を受け手が見て、枚数が足りない場合には送り主に連絡できる。

・FAXの機種によっては、受信側でモニター画面上に内容を表示した上で必要な書類だけをプリントアウトすることができる。

・万一操作ミスなどの理由で別の相手先に届いた場合には、送信元に知らせてあげたり、苦情を申し出ることができる。

2.FAX送付状 pdf ダウンロード用(無料)

[pdfファイルとは]

 PDFファイルとは、その書類を印刷したときの見た目のとおりに保存したもので、PDFあるいはpdfと表記されます。
 私たちがよく目にするpdfファイルは、パンフレットや申請書など、紙に印刷するものをPDFの形で保存したもので、ファイル名の末尾にpdfという拡張子がついています。書類を郵送や手渡しする代わりにデータとしてインターネット上でやり取りができ、メールに添付したり、ホームページ上からダウンロードしたりすることができます。


 PDFファイルをパソコン上で開くためにはAdobe Acrobatや、Adobe Readerなどのソフトが必要です。通常はこれらのソフトは無料です。またこのソフトがなくても最新のパソコンなら(Win. Mac)pdfファイルを開くことができ、Chromeなどのブラウザソフトの中にも開くことができる機能を持っているものが増えてきました。
 スマホ(スマートフォン)で開くときには、 Adobe Reader(アンドロイド)、iBooks(iPhone)などの無料アプリケーションソフトが必要です。

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FAX送付状 PDF
FAX送付状 
FAX送付状(pdf)

日付や差出人、宛名などの箇所は空欄になっています。
送信枚数や送信内容を書き加えて使ってください。
使用する時の注意点
[宛名]相手先・あて先の書き方
社名、部署名、相手先担当者名を記載します。
役職のある相手にFAXする場合には、役職名のあとに続けて“様”をつけるのはNG。二重敬語にならないように注意しましょう。

※肩書きのある相手への宛名の書き方
NG:営業部 田中部長様
OK:営業部 部長 田中様
なお、会社あてや部署あての場合には様を使わず御中と書く。様がすでに印刷されている用紙を使う場合には二重線で消せば良い。

※相手先が会社名や部署名の場合の宛名の書き方の例
OK:◯◯株式会社 経理部 御中
OK:◯◯株式会社 経理ご担当様

[用紙のサイズ]
一般的には FAX送付状の用紙サイズは、A4、B5、A4の1/2サイズなどです。

 かつてはFAX用紙として感熱紙FAXが多く使われていた時代があり、用紙の節約を目的としてA4の1/2サイズが用いられることもありましたが、現在は普通紙FAXが一般的となっていること、また、受け手側でセットされている用紙サイズもA4が一般的となっていることから、A4で作るのが最も使いやすいと思います。
 また、現在は受け手側がFAX機のモニター画面やパソコン等で受信内容をチェックし、「必要なページのみをプリントする、プリントするかどうかを選べる」というタイプのFAX機もあり、FAX送付案内状の用紙節約という意義自体が不要なケースもあります。

3.英語のFAX送付状 pdf ダウンロード用(無料)

英語のFAX送付状は、FAX Cover Sheetなどと呼ばれます。
そのまま使えるpdfを紹介します。
宛先と差出人の箇所も英語で書く必要がありますので注意してください。
英語のFAX送付状 PDF
FAX Cover Sheet
FAXCoverSheet(pdf)

日付や差出人、宛名などの箇所は空欄になっています。
送信枚数や送信内容を書き加えて使ってください。
使用する時の注意点
[用紙サイズ]
 日本で最も一般的に使われているA4サイズの用紙が、先方のFAX用紙のサイズとは異なる可能性があります。
 日本やヨーロッパではA4サイズが多く使われていますが、アメリカ合衆国、カナダ、メキシコではレターサイズの用紙が使われています。
 レターサイズは、上下が約2センチほど短いのが特徴です。ここでご用意しているFAX送付状のpdfは、A4サイズの用紙用ですが、先方がレターサイズの用紙で出力しても問題が無いように、上下の余白をいつもより2センチほど多めに取っています。


 

英語の宛名の書き方

[ TO : 英語の宛名の書き方 見本]

英語で宛先を書く場合には、一番上の行から
相手の氏名、そのあと肩書き、
所属、会社名、
住所となります。
※ 相手の住所はFAXの場合には必須ではありません。
※ 担当者あてというニュアンスが強い書面を送る場合には氏名の前に"Attn."と書くことがあります。
書き方例
Attn.: Mr. James Patxxxx

英語の差出人の書き方

[ FROM : 英語の差出人の書き方 見本]

英語で宛先を書く場合には、一番上の行から
送り主の氏名(名前が前、苗字・姓が後ろ、そのあと肩書きがあれば書く)、
所属、会社名、
住所となります。

[ DARTE : FAX送信日]
送信日を書く際には、相手先の国によって書き方の順番が異なりますのでご注意ください。
・アメリカ式:月、日、年の順に書く
  書き方例)September 18,20XX
・イギリス式:日、月、年の順に書く
  書き方例)18 September, 20XX
月を表す英単語は、Oct. Dec. などのように省略もできます。 
※参考ページ
海外向けFAXの送り方やビジネスマナーをもっと詳しく海外へのFAXの送り方>>>
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 最近では、パソコンやスマホ(スマートフォン)からFAXが送信できるインターネットFAXのサービスなどもあります。
 
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