反省文の書き方

反省文とは業務上の失敗やトラブル、ミスなどを振り返り、原因を考え過ちを改める気持ちを表す文章を書いた書面です。 仕事上の反省文の場合は会社・勤務先の上司に提出します。
ここでは社会人のビジネス反省文の書き方について、書式(宛名、日付、タイトル、所属、氏名)用紙、封筒を解説し、反省文の例文(遅刻・事故・交通違反)、を紹介します。
………「反省文」のページの内容………
1. 反省文とは?(反省文と始末書、顛末書、詫び状、謝罪文の違いは?)
2. 反省文の書き方(書式、宛名・あて先、日付、タイトル、所属、氏名)
3. 反省文の例文(文例①…「遅刻」大切な会議に遅刻したとき)
4. 反省文の例文(文例②…「事故」軽微な事故を起こしてしまったとき)
5. 反省文の例文(文例③…「交通違反」交通違反をしたとき)2ページめ
6. 始末書の例文(文例④…「交通事故」反省文ではなく始末書)2ページめ
7. 反省文の用紙は?封筒は?2ページめ
8. 不当な反省文の強要はパワハラ?2ページめ
9. 反省文の書き方・反省文のテンプレート(文例⑤ 学生・遅刻)3ページめ
10. 反省文の書き方・反省文のテンプレート(文例⑥ 社会人・欠勤)3ページめ
[参考ページ]
※ 反省文の用紙・サイズ >>>
※ 反省文の封筒・書き方・入れ方 >>>
※ 学校の反省文、学生の反省文 >>>

1.反省文とは?
(反省文と始末書、顛末書、詫び状、謝罪文の違いは?)

反省文とは業務上の失敗やトラブル、ミスなどを振り返り、原因を考え過ちを改める気持ちを表す文章を書いた書面です。ビジネスシーンでは仕事上の失敗やミスについて書く社内文書のうちのひとつです。
軽微なミスやトラブルについて書くケースが多く、主として直属の上司に提出します。
トラブルの際に作成するビジネス文書には、ほかに始末書、顛末書、謝罪文、詫び状などがあります。これらの違いをきちんと把握しておきましょう。
失敗やトラブルなどの際に作成し提出する書面
社内文書
1. 反省文(はんせいぶん)
 

反省文は始末書よりも軽微な失敗やミスを引き起こした際に提出する。
提出先は直属の上司であるケールがほとんど。
上司に反省文の提出を求められた場合には「始末書」よりは軽い、教育指導の一つと理解したい。

金銭的な損害が発生しないものや、全社的に共有する必要のないミスの情報であり、原因となる本人が反省すること明らかに改善が見込めるもの。
一般的には、(反省の意が認められ、上司の了承が得られれば)上には報告されない。
 〈 反省文についてはこのページで解説します 〉

[主な使用例]

・就業規則違反のうち軽微なもの(例えば遅刻など)
・酒の席での大失敗
・安価な備品の紛失や破損
・リカバリーが可能な、業務上の報告漏れや報告の遅れなど。
(リカバリー=回復。復旧。修復。もとに戻すこと。また、回収の意味もある)
2. 始末書(しまつしょ)
 

始末書は、反省文よりも重大な仕事上のミスや不始末、あるいはトラブルに対して提出する。

ミスや、不始末、トラブルが発生したときに、 会社(社内)に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪・お詫びの意を表わす文書。
 特に始末書は、社内処分を伴うような場合に反省文として多く用いられる(例えば、懲戒、訓告、戒告その他)。
 〈 参考ページ…始末書>>> 〉

[主な使用例]
1会社に金銭的損失を負わせた場合など

(1)金銭の紛失、
(2)帳簿の不一致
(3)什器・備品やデータなどの紛失、
(4)物品や機材・什器・建物の破損(器物破損)
(5)在庫データ、出荷データ、納品データの不一致
など。 直接的に金銭にかかわるものだけでなく、データなどの間接的なものも含む。

2.社内規定に違反した場合など
(1)就業規則、服務規程に違反した場合
(2)社会通念、一般常識にてらして明らかにNGとみなされるものなど。
法律、法規に違反した場合も始末書の提出を求められるケースがある。但し重篤な社会規律違反の場合は、始末書の提出無しで、解雇などの重い処分になることもある。

3.会社の社会的イメージを著しく傷つけた場合など
(1)商品の不具合、サービスの不備
(2)顧客や取引先に迷惑をかけた
(3)許可無く会社の名前を使用した
(4)近隣の住民や、周辺団体への迷惑行為
など。
直接的なものだけでなく、損害賠償などの間接的なものも含む。

3. 顛末書(てんまつしょ)につづく
  社内文書 顛末書につづく
失敗やトラブルなどの際に作成し提出する書面(つづき)
社内文書(つづき)
3. 顛末書(てんまつしょ)
  顛末書は一言で言えば「トラブル報告書」。事態(トラブルやミス)のはじめからおわりまでを報告する書類。全社的に再発防止や改善に務めるための情報源となる。

顛末書は客観的で公平な立場からの視点で書くことが求められるため、作成者は必ずしもトラブルの当事者本人でなくても構わない。最も適任と思われる立場の人が作成する。

顛末書は報告書なので、データや図面、画像などの添付資料、書類などを一緒に提出することが多い。
場合によっては提出時にも、作成者だけでなく関連部署長や責任者の氏名、印を上下等に並べて記載する。
 〈 参考ページ…顛末書>>> 〉

[主な使用例]
・商品やサービスに不備、不具合があった場合
・事務処理や手続き上のミスがあった場合
・事故や不祥事があった場合
社外文書
1. 詫び状(わびじょう)、お詫び状、謝罪文(しゃざいぶん)
 
個人のお客様や取引先に対して謝罪の意を表わす書状
 〈 参考ページ…詫び状>>> 〉
[主な使用例]
◆お客様や取引先に納品した商品やサービスに不備、不具合があった場合や、不良品を納入した場合など。
◆お客様や取引先に対して事務処理や手続き上のミス、あるいは不手際があった場合[不手際(=「ふてぎわ」と読みます)処理の仕方や結果が良くないこと。]
◆お客様や取引先から商品やサービスに関するクレームがあった場合

2. 反省文の書き方(書式、宛名・あて先、日付、タイトル、所属、氏名)

反省文は必ずしもビジネス文書の体裁で作成するとは限りません。便箋に手書きすることもありますが、会社によってはパソコンでの作成が認められているケースもあります。
反省文の書き方・書式

反省文の画像

便箋に手書きの場合には縦書きが基本です。まずは表題を書き、行を変えて本文を。最後に日付と本人の所属部署、氏名を書きます。

反省文をパソコンで作成する場合にはレイアウトをビジネス文書の体裁にすることもあります。
ビジネス文書の体裁とはこの見本画像のようなものです。この場合の用紙はコピー用紙となります。

・宛名…左上に宛名(部署名、役職名、氏名のあとに「様」)、

・日付…右上に日付を書きます。年月日を書く際には、西暦ではなく平成◯◯年のように元号付きで書く会社が多いようです。

・タイトル/表題…中央にタイトル「反省文」

・作成者の所属と氏名…タイトルの右上に作成者の所属部署、作成者の氏名を書くか、または本文のあと右下に書きます。

・印鑑(捺印)…印鑑は押す場合と押さない場合とがあります。会社・職場の慣例に従ってください。捺印アリのほうが望ましいでしょう。

3. 反省文の例文(文例①…「遅刻」大切な会議に遅刻したとき)

反省文の書き方 文例1
「遅刻」大切な会議に遅刻したとき
平成○○年○○月○○日
営業部 営業二課
課長 見本太朗様
反省文
 このたびは、定例の営業会議に大幅に遅刻してしまい、誠に申し訳ございませんでした。
直前に入っていた他社との面談が長引いてしまったのが直接の原因です。開始時刻に間に合いそうもないとわかった時点で、すぐに電話連絡を入れるべきだったと深く反省致しております。 他社の方々の手前、自社に電話を入れることを躊躇してしまったのですが、その結果として営業部の皆さんに多大なご迷惑をおかけしてしまい、自らの甘さを痛感いたしました。
 今後はこのようなことがないよう、社内連絡の徹底に心がけます。また、他社との面談に限らず何らかの予定を組む際には、最初の時点でもう少し時間に余裕を持ったスケジュール調整を心がけたいと存じます。
二度と同じミスを犯さぬよう細心の注意を払う所存です。本当に申し訳ございませんでした。

営業部 営業ニ課
 反町省子 
ポイント
  • ビジネス文書なので時候の挨拶は不要。
  • 社内文書なので頭語と結語(謹啓、敬具など)は不要。
  • お詫びの言葉を述べる
  • 原因を述べる(必要に応じて経緯も)
  • 再発防止のための対策に触れる
  • 今後の決意を述べる
  • 作成者の氏名のあとの捺印はアリの方が望ましい。

※重要なのは、失敗を認め、謝罪し、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。

4. 反省文の例文(文例②…「事故」軽微な事故を起こしてしまったとき)

反省文の書き方 文例2
「事故」軽微な事故を起こしてしまったとき
平成○○年○○月○○日
営業部 営業二課
課長 見本太朗様
反省文
 このたびは、会社の大切な車に傷をつけてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
車を降りる際に、運転席のドアが強風に煽られて勢いよく開き、隣に駐車していた営業車のドアに当たってしまいました。朝から風が強く吹いていたのを知っていたのに、会社の駐車場ということで気が緩み、全く注意を払わずに車を降りようとしたことが原因です。
ドアを開ける時に、風に注意してしっかりとドアを押さえながらゆっくりと開くべきだったと深く反省致しております。
 傷の状態については、総務部の◯◯さんにも見て頂き、コンパウンドによるキズ消しで対処した結果、ほとんど目立たない形となっていますが、念のため2ヶ月後の車検において要チェック箇所として点検を依頼する予定です。
 今後はこのようなことがないよう安全運転に心掛けるとともに、車の乗降の際には天候および周囲の状況に細心の注意を払う所存です。
本当に申し訳ございませんでした。

営業部 営業二課
 反田省太 
ポイント
  • ビジネス文書なので時候の挨拶は不要。
  • 社内文書なので頭語と結語(謹啓、敬具など)は不要。
  • お詫びの言葉を述べる
  • 原因を述べる(必要に応じて経緯も)
  • 再発防止のための対策に触れる
  • 今後の決意を述べる
  • 作成者の氏名のあとの捺印はアリの方が望ましい。

※重要なのは、失敗を認め、謝罪し、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。
………「反省文」のページの内容………
5. 反省文の例文(文例③…「交通違反」交通違反をしたとき)2ページめ
6. 始末書の例文(文例④…「交通事故」反省文ではなく始末書)2ページめ
7. 反省文の用紙は?封筒は?2ページめ
8. 不当な反省文の強要はパワハラ?2ページめ
9. 反省文の書き方・反省文のテンプレート(文例⑤ 学生・遅刻)3ページめ
10. 反省文の書き方・反省文のテンプレート(文例⑥ 社会人・欠勤)3ページめ
[参考ページ]
※ 反省文の用紙・サイズ >>>
※ 反省文の封筒・書き方・入れ方 >>>
※ 学校の反省文、学生の反省文 >>>