顛末書の書き方

顛末書とは、仕事上、ミスや不始末、不祥事、あるいはトラブルが発生したときに、自らの会社(社内)、勤務先に対して、問題やトラブルの一部始終を報告するための文書。あるいはトラブル報告書のことをさします。
このページではどんな時に顛末書が必要なのか、盛り込むべき内容はどんなことなのか、書式はどんなものが良いか等についてサンプルを示しながらご説明しています。顛末書を出す時期については前のページへ
………「顛末書」のページの内容………
1. 顛末書ってなに?(社内用?社外用?)顛末書の使用例 1のページへ
2. 顛末書を出す時期 1のページへ
3. 顛末書を作ってみよう 1のページへ
4. 顛末書の文例①(フォークリフトの接触事故)  1のページへ
5. 顛末書の文例②(商品の品質管理トラブル)  この2のページ>>
6. 顛末書の文例③(手続き上のミス)   この2のページ>>
7. 顛末書の文例④(納期遅れ)  3のページへ
8. 顛末書の文例⑤(不祥事)   3のページへ
9. 顛末書の宛名の書き方   3のページへ
10. 顛末書の提出    3のページへ
11. 顛末書のテンプレート 4のページへ
12. 顛末書を社外に出す特別なケースとは 4のページへ
13. 社外あて謝罪文(お詫び状) 4のページへ
 
………参考ページ………
●始末書と顛末書の違いとは?顛末書と始末書の違いは?>>>
●始末書の書き方>>>
●反省文の書き方>>>(反省文の用紙封筒
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5.顛末書の書式(様式)
[ 顛末書の文例②(商品の品質管理トラブル)]

ケース2 「商品の品質に極端なバラつきがあった場合」の報告書の例
例 文
平成◯◯年◯◯月◯◯日
代表取締役社長 山田正男様
品 質 管 理 部
加藤 一子
顛末書
このたびの◯◯チョコレートの品質のバラつきに関しまして、原因究明と、再発防止のための対策を講じることができましたので、下記のとおりご報告申し上げます。
1. 問題の発覚:平成◯年◯月◯日 
     お客様からの問い合わせにより発覚
    その後、同様の問合せが◯◯◯件寄せられた
2. 該当商品:◯◯チョコレート
  製造記号 ◯◯◯◯のもののうち、約◯◯◯個
  (◯◯工場にて製造、ロット番号◯◯〜◯◯)
3. 問題の内容:従来品よりも口溶けが悪い
4. 問題の原因
事例 製造ライン中で、カカオとミルクを混合する際に、通常は温度を◯◯度にて混合することになっているが、当日は台風◯◯号の接近により◯時◯分〜◯分間の一時的な停電が発生し、混合釜中の温度が所定の温度よりも◯度〜◯度低い状態で混合がされたものと思われる。
(研究所の再現実験では温度下降◯度までは影響がないが、◯度以下に下降すると乳分と油脂分が分離する現象みられた)
その後停電が復旧したため、商品は通常どおり製造ライン上を流れ、パッケージされ、流通してしまったものと思われる。
5. 問題の程度:
事例 今回の問題が商品の人体に及ぼす影響は無いと考えられるが、一部のお客様に商品の味イメージを著しく損なう結果 となった 。

なお、今回かかった費用は以下のとおり
(1)商品回収 ◯◯◯円(廃棄分含む)
(2)代替品送付 ◯◯◯円
(3)対応人件費 ◯◯◯円
  合計   ◯◯◯◯円
6. 現状の対応:
事例 ・流通段階にあった商品は自主回収を手配し、すでに◯◯ケースを回収した。
・お客様センターのオペレーター全員に、今回の問題の内容を伝達済み。すでに販売済みの商品については、申し出のあったお客様に事情を説明し、健康には影響のないことを伝えた上で、送料当社負担で回収、代替品を送付することにしている。
7.  今後の対策:
事例 ・シビアな温度管理が求められる商品であることを製造現場に伝え、今後同様の温度降下が発生した際には、温度および品質チェックを実施してから製造を再開するように指示をした。
(添付書類1:品質管理課による作業指示書)

・できるだけ早期に、原料の配合や処方の変更をし、デリケートな温度変化に左右されない商品へと中身を変更していくよう、商品開発部に指示をした。
(添付書類2:商品開発部への処方変更指示書)
当工場では、品質管理の観点から、原料や商品の抜き取りチェック、成分分析、微生物チェックなどを行なっています。
同時に 食味のチェックについても抜き取り頻度の社内規定を定めていますが、今回の問題は全体の中で数が少なかった為、抜き取り検査だけでは検出できずに流通に至ってしまいました。
今後は、新製品の処方を製造ラインに落とし込む際に「最も注意すべき製法上のポイントは何か」についても現場と開発部が一体になって意志の疎通をはかっていきたいと思います
以上
ポイント につづく
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ケース2 「商品の品質に極端なバラつきがあった場合」の報告書の例
つづき
ポイント
●宛名は、社長あての場合が大半だが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。
テンプレートを作る場合には注意が必要。
●「顛末書」というタイトルは必ず必要。行の中央に書く。もし他の書類のテンプレートがあれば書式を統一しても良い
●トラブルや事故の具体的な内容、経緯、結果。対策などを箇条書きで述べる。
●現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。
●報告者自身のコメントや意見があれば入れる。
※重要なのは、なぜこうしたことが起きたのか、原因をしっかりと見極めて、同じ事故やトラブルを二度と繰り返さない事です。
原因がわかれば、対策を取ることもできます。会社にも安心してもらうことができます。
※参考例です。顛末書のフォーマットとしてアレンジしてお使い下さい
※それでは書き方を解説します。[書き方詳細]
1. 宛先(宛名)
宛先を社長名にする場合が多いようです。場合によっては支店長、所長、工場長あてなどの場合もあります。
下の例のように、社名まで記載する場合もあります。
・社長あての場合… □□□□□株式会社
代表取締役□□□□
・支店長あての場合… □□□□□株式会社
□□□支店
支店長 □□□□
222
2. 作成日または提出日.作成者を明記
・顛末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・作成者の担当部署名および氏名を明記します。名前の横に捺印します。  
企業によっては(役所によっては)関連部署の責任者の氏名と担当者の氏名を両方とも記載こともあります。上下に並べて書いて捺印する形にするか、四角いマス状の記載欄を作る等、書式をアレンジして下さい。
[責任者と担当者を上下に並べる場合の記載例]
品 質 管 理 部
課長 佐藤 二彦 
加藤 一子 
3. 事実の把握
・いつ、だれが、何を、どこで、なぜ、どうした。
・5W1Hにそった記述を心掛けます。
・上記の例の場合には、商品名、個数、工場名、停電時間、温度などです。
 
4. 原因と、現状の対応、今後の対策を示す文章を必ず入れる。
・原因がわかれば、ミスも防げるものです。

・上記の文例では再発防止のためにいろいろなことをしています。社内で共有化し、二度と同じ事故やトラブルが無いように、業務を改善してゆくのが本当のねらいです。  
 
5. その他
・今回たてた対策が本当に有効か、また、教訓が本当に活かされたかどうかを検証することが必要です。成果を追跡するために、データ取りやアンケート調査などの調査用紙の雛形をつくって添付すると、ワンランク上の顛末書になります。
 経営者にも責任が及ぶような大きな問題の場合には、第三者機関に評価を依頼するという手段もあると思います。
 
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【はみだし知識】
ひながたについて

雛形と雛型…書類などの書式や形式を表わすものを雛形と言います。見本や実物の模型をさす場合にも雛形・ひな形という文字を使うのが一般的です。ちなみに雛型・ひな型という「型」の方の表記は縮小模型や見本などのときに使うことがあります。
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6.顛末書の書式(様式)
[ 顛末書の文例③(手続き上のミス)]

ケース3 「消費期限切れの備蓄食料品 廃棄」の顛末書の例
例 文
平成30年10月22日
代表取締役社長 見本一朗様
総務部
役立太朗
顛末書
このたびの非常用備蓄食料品、非常用品の廃棄に関しまして、概要、および策定した再発防止のための対策を下記のとおりご報告申し上げます。
1. 期限切れを迎えた非常用備蓄食料品、非常用品の内容および消費期限
 ・備蓄用飲料水(消費期限5年)2L✕1500本  本年10月
 ・非常用食品 (消費期限5年)7日✕200名分 本年10月
 ・非常用品 簡易トイレ(使用期限7年)7日✕200名分 本年8月
      
2. 上記非常用備蓄食料品の処理・処分内容
(1)希望する社員への配布 (使用上の注意等説明の上、説明書添付)
 ・備蓄用飲料水 720本
 ・非常用食品  7日✕120名分
 ・簡易トイレ  7日✕70名分
(2)非常時トイレ用水として転用備蓄(社内にて一定期間備蓄とする)
 ・備蓄用飲料水 780本
(3)燃えるゴミとして処分
 ・簡易トイレ 7日✕130名分
(4)処理業者への処分依頼
 ・非常用食品  7日✕80名分
 
3. 処理・処分にかかる費用
(1)(2)(3)については計上せず
(4)処理業者への依頼費用 ◯◯◯◯◯円 (雑費として計上)
4. 問題の原因
事例 非常用備蓄食料品、非常用品の内容と消費期限のデータは20年以上前から総務部において書類で管理していた。
・本来は消費期限を半年残した時点で社員に配布する計画であったが、前任者退職の際に、担当部署内で引き継ぎがなされず、9月◯日の防災点検時に発覚した。
5. 問題の程度:
事例

本件が会社の業績および当社のイメージ等に及ぼす影響はほぼ無いと考えられるが、社員に対して自社イメージを少なからず損なう結果となった 。

なお、今回かかった費用は以下のとおり
(1)廃棄処理費用 ◯◯◯◯◯円
(2)対応人件費 ◯◯◯◯◯円
  合計   ◯◯◯◯◯◯円

6. 現状の対応:
事例 ・消費期限のデータ化
 新たに非常用備蓄食料品、非常用品を購入し、消費期限をデータ化して総務部で一元管理

・社員への配布
 次回以降、食品に関しては消費期限を半年残した状態で社員に無償配布を徹底する。
 
7.  今後の対策:
・事務引継時点で、非常用備蓄品のデータの引き継ぎを徹底する。
・毎年9月の防災用品チェックの時点で消費期限を再確認(年初に作成する年間予定表に組み込むこととする)。
総務部では、毎年防災訓練の時期に合わせて非常用備蓄品の点検および使用法のチェックを行っていますが、今回は担当者間の引き継ぎ漏れと、人事異動が備蓄品の消費期限切れの時期と合わなかったことが重なり、廃棄分が発生してしまいました。
今後は、担当者の記録に依存せず、データを総務部で一元管理し、遅滞なく備品の更新をはかっていきたいと思います。
以上
ポイント につづく
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ケース3 「消費期限切れの備蓄食料品 廃棄」の報告書の例
つづき
ポイント
●宛名は、社長あての場合が大半だが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。
テンプレートを作る場合には注意が必要。
●「顛末書」というタイトルは必須。行の中央に書く。もし社内文書で他の提出書類のテンプレートがあれば書式を統一しても良い
●トラブルや事故の具体的な内容、経緯、結果。対策などを箇条書きで述べる。
●現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。
●報告者自身のコメントや意見があれば入れる。
※重要なのは、なぜこうしたことが起きたのか、原因をしっかりと見極めて、同じ事故やトラブルを二度と繰り返さない事です。
原因がわかれば、対策を取ることもできます。会社にも安心してもらうことができます。
[書き方詳細]
下記2〜6は、ケース2と共通です。※)ケース2へ
1. 宛名・宛先
宛先を社長名にする場合が多いようです。場合によっては支店長、所長、工場長あてなどの場合もあります。
下の例のように、社名まで記載する場合もあります。
2. 作成日または提出日.作成者を明記
・顛末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・作成者の担当部署名および氏名を明記します。名前の横に捺印します。  
3. 事実の把握
・いつ、だれが、何を、どこで、なぜ、どうした。
・5W1Hにそった記述を心掛けます。
・上記の例の場合には、商品名、個数、工場名、停電時間、温度などです。
4. 原因と、現状の対応、今後の対策を示す文章を必ず入れる。
・原因がわかれば、ミスも防げるものです。社内で共有化し、二度と同じ事故やトラブルが無いように、業務を改善してゆくのが本当のねらいです。  
5. その他
・今回たてた対策が本当に有効か、また、教訓が本当に活かされたかどうかを検証することが必要です。成果を追跡するために、データ取りやアンケート調査などの調査用紙をつくって添付すると、ワンランク上の顛末書になります(今回のケース3では調査結果が出るまでに時間を要してしまうため、現時点では検証結果の添付までは不要でしょう)。

 経営者にも責任が及ぶような大きな問題の場合には、第三者機関に評価を依頼するという手段もあります。
 
………「顛末書」のページの内容………
1. 顛末書ってなに?(社内用?社外用?)顛末書の使用例 1のページへ
2. 顛末書を出す時期 1のページへ
3. 顛末書を作ってみよう 1のページへ
4. 顛末書の文例①(フォークリフトの接触事故)  1のページへ
5. 顛末書の文例②(商品の品質管理トラブル)  この2のページ>>
6. 顛末書の文例③(手続き上のミス)   この2のページ>>
7. 顛末書の文例④(納期遅れ)  3のページへ
8. 顛末書の文例⑤(不祥事)   3のページへ
9. 顛末書の宛名の書き方   3のページへ
10. 顛末書の提出    3のページへ
11. 顛末書のテンプレート 4のページへ
12. 顛末書を社外に出す特別なケースとは 4のページへ
13. 社外あて謝罪文(お詫び状) 4のページへ
 
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