顛末書の書き方

顛末書とは、仕事上、ミスや不始末、不祥事、あるいはトラブルが発生したときに、自らの会社(社内)、勤務先に対して、問題やトラブルの一部始終を報告するための文書。あるいはトラブル報告書のことをさします。
このページではどんな時に顛末書が必要なのか、盛り込むべき内容はどんなことなのか、書式はどんなものが良いか等についてサンプルを示しながらご説明しています。顛末書を出す時期については1のページへ
………「顛末書」のページの内容………
1. 顛末書ってなに?(社内用?社外用?)顛末書の使用例 1のページへ
2. 顛末書を出す時期 1のページへ
3. 顛末書を作ってみよう 1のページへ
4. 顛末書の文例①(フォークリフトの接触事故)  1のページへ
5. 顛末書の文例②(商品の品質管理トラブル)  2のページへ
6. 顛末書の文例③(手続き上のミス)   2のページへ
7. 顛末書の文例④(納期遅れ) 3のページへ
8. 顛末書の文例⑤(不祥事)  3のページへ
9. 顛末書の宛名の書き方  3のページへ
10. 顛末書の提出   3のページへ
11. 顛末書のテンプレート この4のページ>>
12. 顛末書を社外に出す特別なケースとは この4のページ>>
13. 社外あて謝罪文(お詫び状)この4のページ>>
 
………参考ページ………
●始末書と顛末書の違いとは?顛末書と始末書の違いは?>>>
●始末書の書き方>>>
●反省文の書き方>>>(反省文の用紙封筒
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11.顛末書のテンプレート

参考までに顛末書の標準的な書式を作成しました。
顛末書の標準的な書式見本(参考書式)

顛末書イメージ

・顛末書の書式に決まったものはありませんが、参考までにエクセルで書式を作りました。

このエクセルを開くとここで紹介している見本画像のような書式の書面を作ることができます。
各項目に必要事項を入力して提出することが可能です。

[項目は以下の通り]
記入日
宛名、
記入者の所属と氏名
1.発生日時

2.発生場所

3.概要

4.当事者の所属および氏名

5.原因

6.事故・トラブル等の程度、被害の程度

7.現状の対応

8.今後の対応

9.その他(コメントや付記など)
10.添付資料の有無(有・無)
11.部門長コメント
 部門長の氏名
(※11の欄が不要な場合は削除してください)

エクセルファイルダウンロード[TenmatsuSho:14KB]

 

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12.顛末書を社外に出す特別なケースとは

顛末書は原則として社内に提出するための報告書ですが、以下のような場合には社外に出すことがあります。
顛末書を社外に提出するケースとは
1.子会社の社員が親会社に提出
・子会社で発生した重大な事故やトラブルは親会社に報告する義務があり、そのような場合には顛末書を社外(=親会社)あてに提出することもあります。
 
2.グループ企業の社員が、他のグループ企業に対して提出
・グループ会社内の一社で発生した重大な事故やトラブルは他のグループ企業に報告することがあります。そのような場合の顛末書は社外(=グループ会社)あてに提出することもあります。
宛先は親会社とし、他のグループ企業については(写)の形で宛名を記載こともあります。
 
3.ビジネス・業務上ではなく、個人が公的機関に提出
・個人が出す顛末書には、社内ではなく公的機関に提出する ものがあります。
【運転免許証紛失てん末書(顛末書)】
運転免許証を紛失したときには、「運転免許証再交付申請書」を警察署や運転免許試験場などに提出します。その際に、もとの免許証をいつどのように紛失したかの報告を書くのが運転免許証紛失顛末書です。
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13.社外あて謝罪文(お詫び状)

顛末書は原則として社内に提出するための報告書ですが、もしビジネス・業務上でトラブルがあった場合には謝罪文を書くことがあります。参考例として文例をご紹介します。
※なお、個人あてお詫び状の例文は「詫び状」のページへ>>>
詫び状の書き方 例文
例文(書き方1)
平成○○年○○月○○日
見本化学株式会社
代表取締役 見本 太朗様
製造部部長 花和 桜樹様
資材部部長 男波 岩記様
サンプル物産株式会社
〒郵便番号 長野県松本市◯◯□−□−□
電話. □□□−□□□−□□□□
営業部部長 謝罪 済子
謹啓 ※2
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
 このたびは、不適切な商品を納品してしまい、誠に申し訳ございませんでした。当方で原因を調査いたしましたところ、運搬時に用いた保冷トラックの温度センサーの不具合により、温度管理が一部行き届かず、品質に影響を及ぼした商品が混入したものと判明いたしました。
 日頃から商品の出荷前には品質管理のための検査と検品を実施しております。また配送に用いるトラックに関しましても毎月の定期点検で温度センサーをチェックしておりました。出荷前の商品には異常はなく、本来であれば防げたミスでございますが、今回ご注文いただいた品が特別配送品であったため(通常用途の温度帯よりもマイナス20度の温度帯で配送する品物)、定期点検の検査対象となる温度帯から大幅にはずれており、センサー異常に気づくことができなかったようです。
今後は二度とこのようなミスの無いよう、検査体制を見直すとともに、社員教育を徹底し、商品の品質管理に更に細心の注意をはらう所存でございます。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。
 当該商品に関しましては再配送の手配をすでに済ませ、社内で再度チェックをいたしてはおりますが、お手元に届きましたら今一度ご確認のほどお願い申し上げます。お手数をおかけしますことを重ねてお詫び申し上げます。
  このたびはご迷惑をおかけし、まことに申し訳ございませんでした。
敬具
ポイント
  • ビジネス文書なので時候の挨拶は不要(※2)
  • 頭語と結語を入れる
    右の例では、「謹啓」+「敬具」
  • お詫びの言葉を述べる
  • 原因と、再発防止のための対策に触れる
  • 上記はお詫び状の体裁をとっているが、報告書の形をとることもある。その場合は箇条書きになる( 書き方2を参照)
※重要なのは、ミスを認め、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。
原因がわかれば、対策をうつこともできます。
※それでは書き方を解説します。
1. 宛先
宛先を社長名にする場合が多いようです。場合によっては支店長、所長、工場長あてなどの場合もあります。
下の例のように、社外あて・他社あての場合には社名まで記載します。
・社長あての場合… □□□□□株式会社
代表取締役□□□□
・支店長あての場合… □□□□□株式会社
□□□支店
支店長 □□□□
2. 作成日または提出日.作成者を明記

印鑑の押し方

・顛末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・作成者の担当部署名および氏名を明記します。名前の横に捺印します。  

【印鑑の押し方・社印の位置】
この見本イラストは社印を押す場合の位置の見本です。会社対会社の場合には社印を押しますが、自社内の文書の場合には社印は不要です。
担当者の印鑑も見本のように押します。
文書管理番号は、各企業ごとの慣例に従って、必要・不要を決めて構いません。
 

会社、企業、もしくは役所によっては関連部署の責任者の氏名と担当者の氏名を両方とも記載こともあります。 [責任者と担当者を上下に並べる場合の記載例]
品 質 管 理 部
課長 佐藤 二彦 
加藤 一子 
3. 事実の把握
・いつ、だれが、何を、どこで、なぜ、どうした。
・5W1Hにそった記述を心掛けます。
4. 原因と、現状の対応、今後の対策を示す文章を必ず入れる。
・原因がわかれば、ミスも防げるものです。

・上記の文例では再発防止のためにいろいろなことをしています。社内で共有化し、二度と同じ事故やトラブルが無いように、業務を改善してゆくことを相手に伝え、安心して頂いたり、今後も継続的に取引きや支援をお願いするのが本当のねらいです。
 
5. その他
・相手方に甚大な被害を与えたり、人的被害者が出たり等の大きな問題の場合には、謝罪文は社長名で作成するだけでなく、(書面のみにとどまらず)社長本人が出て謝罪する必要が発生することがあります。
 
………「顛末書」のページの内容………
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6. 顛末書の文例③(手続き上のミス)   2のページへ
7. 顛末書の文例④(納期遅れ) 3のページへ
8. 顛末書の文例⑤(不祥事)  3のページへ
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11. 顛末書のテンプレート この4のページ>>
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13. 社外あて謝罪文(お詫び状)この4のページ>>
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