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項目
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ポイント
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1）
参加者のおよその人数を算出します。 |
・参加者が全体の50％を切る場合には、福利厚生費として経費に算入する事ができません（参考＞＞）。
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2）
予算をたてます。 |
・参加者人数×○万円×泊数という計算式で、だいたいの宿泊代が出ます。
・社員旅行・慰安旅行では、人数の調整がしやすい和室を利用するケースが多いようです。
旅館の場合は、１泊二食付きで予算をたてます。
ビジネスホテルやホテルの場合には、素泊り（朝食付き）＋宴会で予算をたてます。
・社員旅行に利用される宿泊施設の、
予算のめやすは以下のとおり（平成20年。但し地方によっても異なります）
［民宿レベル］１泊ニ食付き＠8,000円くらい〜
［温泉旅館など］１泊ニ食付き＠10,000円〜＠30,000円
［ビジネスホテル］素泊り＠5,000円くらい〜＋朝食
［ホテル］素泊り＠8,000円くらい〜〜＋朝食
上記において、旅館では宴会食事代も含まれますが、ホテルの場合は夕食や宴会は別料金です。
・ホテルタイプの宿泊施設で、予算を安くあげるためには、
ツインやトリプルなどを併用すれば、シングルよりも１名あたりの単価が安くなります。
・温泉旅館などはシーズンによって料金が変わります。日程や曜日の選択も重要なファクターになります。
・飲み放題のプランは、（あくまでも筆者の経験ではありますが）男性の比率が多く、しかも非常にお酒好きな方が多いというグループ以外では、もとがとれないことが多いようです。
・宿泊場所に応じて、交通費が変わってきます。有料道路代、貸切バス代、ドライバー乗務員宿泊費なども考慮に入れます
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3）
日程を決定します。 |
・業務に支障がない日で、最多の参加者が見込まれる日程に社員旅行・慰安旅行を行なうのが望ましいでしょう。
・企業によっては、危機管理の見地から「全員が同じ日にもしくは同じ便の航空機に乗らないようにしている」あるいは「トップ２人が同じ日に同じ飛行機に乗らないようにしている」という会社もあります。
・人数が多い場合には、特に宿泊施設の確保、宴会場の確保（および、シーズンによっては交通
手段の確保）に苦慮することになります。最初は日程を絞り込まずに、第一希望、第ニ希望まで決めておきましょう。
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4）
行き先を決定します。 |
・片道の移動距離、周辺観光地などのファクターおよび、前年度の社員旅行・慰安旅行の目的地を考慮した上で、行き先を決めます。
・ 自由裁量が認められている場合には、事前に社員に希望地のアンケートをとるほか、幹事達で相談して決める、などとなります。
中小企業の場合には、行き先は社長が決めるという会社が多いようです。
・最終的には必ず責任者の了承を得て行き先を決定します。
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5）
条件をしぼり込みます。 |
・観光や食事、ふだんできないことの体験や見学などを軸に企画を考えます。
以下のファクターを参考に、全体を決めます。
| ・全体で何泊何日の行程にするか。
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| ・費用は会社負担％、参加者負担％がどのくらいか
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・考慮したい条件があるか
……温泉地が良い、露天風呂に入りたい、
……和室が良い、
……ＴＤＬに行きたい、
……雪まつりが見たい
……体験型・学習型の旅行にしたい、
……○○の工場を見学したい、
……ゴルフがしたい、
……ショッピングがしたい
……かにを食べたい、
……試飲、試食ができるところに立ち寄りたい、
等
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6）
全体の流れを決める（社員旅行・慰安旅行のプログラムを決める） |
・上記の4まで決まっていれば、旅行代理店に希望を伝えるとモデルコースを作ってくれます。大抵の場合、見積りは無料です（事前に確認をしてください）。
もちろん幹事さんがプランを作成するというケースもありますが、
a）人数が多いほど、昼食をとる場所の確保が難しい。
b）初めての土地での移動の所要時間を読むのが難しい。
c）貸切バスの場合など、行く先々で駐車場が確実に確保できるように手配するのが難しい、等を考慮に入れておいてください。
・幹事さんは、観光のモデルコース作りや、宿泊場所、昼食場所、各地での駐車場の手配はプロにまかせて、親睦会、懇親会の方で腕をふるうことをおすすめします。
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| 7）親睦会・宴会についてプランをたてる
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・開始時刻、終了時刻を決めます。基本は２時間で、宿泊施設によっては延長料金がかかるところもあります。
標準的な開始時刻は18時、18時半、19時、19時半などです。これより遅い開始は、通
常、ホテルや旅館では施設側が嫌がります。交渉しても20時始まりまでだと思ってください。
・全体の進行を決める。
挨拶、乾杯の音頭、万歳三唱、手締めなどを行なうかどうかを決め、人選をします。
・司会を決める。
・余興を行なうかどうかを決めます。
・人選ができたら、依頼をするよりも前に、まずは責任者にリストを見せ、意見を聞くようにします。
・コンパニオンなどを手配するかどうかも決めておきます。
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8）
7.の人に依頼をする |
・「お忙しいところまことに恐れ入りますが…」と、お願いしてみましょう。
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9）
必要があれば余興も用意する |
・余興をする場合には、その準備もします。
ゲームの場合には、賞品なども用意しておく必要があるでしょう。
・余興のアイディア
…カラオケ、
…かくし芸など
…クイズ、社史クイズ、
…ビンゴなどのゲーム
…社内のクラブ活動の紹介、など
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10）
二次会の計画をする |
・二次会については、行く先によって大きく左右されます。
二次会は無しという会社もあるでしょう。
館内情報や、周辺情報も確認しておいてください。
a.宿泊する旅館やホテルで二次会の場所も予約しておく、
b.旅館、ホテル周辺で二次会の場所も確保しておく、
c.各自の自由にまかせる、など、
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11）
その他の準備 |
［支払い方法の確認］
・社員旅行は団体扱いのため、事前振り込みによる支払いが多いと思いますが、飲み物の支払い等、現地での精算も必ず発生します。支払い方法を必ず確認しておきましょう。
［案内状・案内通知］
・社員に配布するための「社員旅行の案内状」または「案内通知」を用意します。
案内状の目的は、出欠をたずねる他、 日時、行き先、集合時間、集合場所、会費などを知らせます。
当日、旅程をより詳しく案内できる小冊子やパンフレットなどを用意できるとさらに楽しい旅となります。
・書面による通知の他に、社内メール、回覧 、掲示する場合などがあります。
［幹事が持参したい携行品とチェック項目］
・当日必要と思われるものをチェックします。
常備薬、
緊急連絡先の確保、
・避難経路の確認（幹事が経路を確認するだけでなく、現地で参加者にルートの案内や説明をします）
などはつい忘れがちなので注意しましょう。
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-社員旅行の幹事のコツ
