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ビジネス文書の書き方「発注書」
発注書とは、商品や資材などを注文する書類をさします。注文書と呼ばれることもあります。
「法人」対「法人」の取引の場合の発注は、FAXやインターネットや専用端末を介して行なわれ、仕入れ先別に送信されます。
ここ数年はインターネットやホームページを介して注文ができるケースも増えました。発注と同時に受注書またはそれに代わるメールが手元に届くようになっています。ウェブページの設計の際にもぜひ参考になさってください。
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■ このページの内容
  発注書ってなに

発注書(もしくは注文書)ってなに?

発注書を作ってみよう

発注書を作ってみよう

発注書の書式

発注書(注文書)の書式

受領印

納入時(納品時)の検収について

受領印

印紙について(必要/不要、仮発注書など)

※参考ページ…受注書>>>

■ 発注書(注文書)ってなに?
・発注書とは、商品や資材などを注文する書類をさします。注文書と呼ばれることもあります。
「法人」対「法人」の取引の場合の発注は、FAXやインターネットや専用端末を介して行なわれ、仕入れ先別 に送信されます(法人対法人)。

・ 発注書の重要な役割の一つに、納期の確認と、金額の確認があります。

・さらに、電話による注文では聞き違いや漏れなどが発生する可能性がありますが、書面 に記載したものを発行しておけば、ミスやトラブルの防止に役立つだけでなく、「確かに注文をした」「確かに受注をした」という取引の証拠となります。また、品番やカラー、数量 といったデータをやりとりすることで、更に詳細な注文が可能になります。

・下記に、発注書の役割をまとめてみました。

発注書の役割 (注文書の役割)
1. 注文者の名称、連絡先、住所、担当者を知らせる
2. 注文内容を知らせる
  品番、名称、数量、単価、合計金額など
3. 納品場所を知らせる
4. 納期を確認する
5. 支払い方法を確認する
6. 注文を確かに受けたことを確認する



・ここ数年はインターネットやホームページを介して注文ができるケースも増えました。発注と同時に受注書またはそれに代わるメールが手元に届くようになっています。

受注書とは……受注書とは、注文を確かに受けましたという証明となる書類。在庫がない場合や、納期に間に合わない場合などは、受注書を発行する段階で注文者に対して連絡をし、承認を得て変更をしたり断ったり延期をしたりといったやりとりが発生します。

発注書と注文書の違い……発注書と注文書は基本的には同じ意味ですが、会社によっては以下のような目的に対して、発注書と注文書を分けて使われることもあります。
(注意下記は事務局の見解による分類ですので、ご自身の会社の規則や基準ならびに取引先との商取引の慣例に従って下さい。)

 1. 取引先との間でA社→B社「発注書」、B社→A社「受注書」というように受発注の記録を明確にするために書類を2枚用意し、両書類をペアで使う。
 2. 一般的な商品や資材などの購買では注文書が使われ、加工や作業を伴うオーダー(例えば工事など)に発注書が使われる。

発注書/注文書の保存期間……(2013年加筆)
客先や取引先からの注文書や発注書の保存期間は、法人税法上は「帳簿書類」となり確定申告の提出期限から7年間保存しなくてはなりません。
また会社法上は、会計帳簿および重要書類の保存期間は10年とされています。 

■発注書(注文書)を作ってみよう
発注書を実際に作ってみませんか?FAXで注文をする前提であれば、お手持ちのパソコンで、エクセルなどでも簡単に発注書を作成することができます。
下記のサンプルを参考に、記載する項目に漏れが無いように注意しながら、実際に雛形を作ってみましょう 。

この発注書の例(テンプレート・雛形・サンプル・フォーム・見本)では、下の方に「受注確認欄」という部分を作ってみました。先方からおりかえし返事を書き込んでFAXを頂く書式になっています。
相手から「確かに受注をしました」という確認をとると同時に、注文した品やサービスについて納期の確認もすることができます。
通常は、こういった返信欄がない書式の場合もあります。
ご自分で作成する場合には、紙面の空きスペースを利用して
注文した商品に関する補足説明を書く欄があるテンプレートにするとさらに使いやすいでしょう。
下記の画像の 青数字をクリックすると説明にジャンプします。

注文書、発注書の書式発注担当者宛名通番作成日・発行日タイトル表題「発注書」希望納期発注者、注文者合計金額受注確認欄先方の担当者納品先
記載内容の説明
1. 宛先
「会社」対「会社」の取引の場合は、宛先を会社名にする場合が多いようです。
注文書の提出先によって書き方を使い分けます。
FAXで送信する場合は、電話番号やFAXも記載します。
・会社名の場合…… □□□□□株式会社御中
・会社あてFAXで発注する場合……
  □□□□□株式会社御中
TEL.00-0000-0000
FAX.00-0000-0000
・セロ窓封筒に入れて郵送する場合などは、住所も必要…
   
  〒□□□ 
□□県□□□市□□○○−○○
□□□□□株式会社
□□□支店□□□部御中
・個人名の場合…… □□□□□
 
 
2. 通 番
主としてデータ管理上の目的で発注書(注文書)にナンバーをつけます。
上のサンプル画像では、枝番号をつけていませんが、****-1,****-2,などのように末尾に枝番号などを使い、見積書や請求書の伝票番号などと関連づけることもできます。
また、先方から発注書の記載内容について修正依頼や何らかの指摘があった場合や、納品した商品に欠品やトラブルがあった場合、追加注文があった場合等にも、どの発注書に関する依頼なのかを特定することができて便利です。
 
3. 作成日または発注日
先方に対してファックスや郵送などで発注書を送付する日付を書きます。
 
4. 発行元または作成者
「会社」が発行する取引の場合は、社印(社判)を押します(角印で構いません)。
 
5. 発注担当者
ふつう、金額が少額の場合は、直接の担当者だけの印で構いません。
金額が多額になる場合は、それぞれの 会社の規定により、上司の印鑑も必要になる場合もあります。
一番右に最も下位の担当者、上司はその左側に捺印します 。
 
6. 注文書(または発注書)タイトル
先方の宛名よりも下の位置になるようにし、若干大きめの文字で記載します
 
[冒頭の挨拶文の例文・文例]
タイトルの下に記載した挨拶文の例文はごく一般的なものを掲載しました。
以下のような文章が良く使われます。
日頃の取引の頻度や相手先との関係によって使い分けます。
発注書・注文書に書く文章の文例/例文
1.平素は大変お世話になっております。下記の商品を注文します。ご手配のほど宜しくお願い申し上げます。
2..平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。今月分の注文は下記のとおりです。ご手配のほど宜しくお願い申し上げます。
3.下記の商品を注文します。宜しくお願い申し上げます。
7. 希望納期
商品や資材をこの日までに納品してほしい、という期日を記載します。
 
8. 納品先

商品や資材を納品してほしい場所を記載します。

工場や、支店がない場合は、「弊社所在地」などと書きます。
 

 
9. 金額明細と合計金額

コンピューターによる発注の場合には、品番やコード番号と、数量 を入力すると自動的に金額や合計金額が出力されるテンプレートの場合がほとんどです。

手書きの注文書の場合には、見積書やカタログなどから金額明細を記載します。

仕入れ先と共通で使用できる型番、品番を記載することで、詳細な商品指定ができます。
 
 

10. 受注確認欄

この発注書では、下の方に「受注確認欄」という部分を作ってみました。先方からおりかえしFAXを頂く書式になっています。
「確かに受注をしました」という確認をとると同時に、納期の確認もすることができます。

通常は、こういった返信欄がない場合もあります。
ご自分で作成する場合には、注文した商品に関する補足説明を書く欄があるとさらに使いやすいでしょう。
 

会社によっては、取引先との間で発注書とペアになる受注書を用意し、受注書によって受注の確認や納期のチェックをしているところもあります。  

 
11. 先方の担当者名

先方の担当者の名前を確認するための欄です。必ず日付を記載してもらうことをおすすめします。

通常は、こういった返信欄がない場合もあります。  
 

 
 
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 納品時の検収について
発注書(注文書)または受注書が手元にあれば、納品された商品の内容、数量 に誤りないかどうか、チェックができます。
さらに、納品書、請求書もチェックすれば、金額や数量 に誤りがないかどうかを二重、三重にチェックができます。
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 印紙について (2014.3加筆)
商品の売買だけの注文に対する発注書および受注書のやりとりの場合には、収入印紙は必要ありません。

しかし、(書面のタイトルにかかわらず)目的や内容が作業や業務などの依頼を請け負う場合(内容が請負契約と考えられる場合)つまり“請負契約の「請書」”の意味で用いる書面の場合には請書(受注書にあたるもの)に収入印紙を貼付しなくてはなりません。
また、工事の発注書に「見積書に基づくものである」旨が記載されていたり、「基本契約書に基づく申し込み」である場合には請書だけでなく発注書も課税文書として印紙が必要となります。

さらに工事などの請負契約に関わる仮発注書、仮請負契約書などを作成した際には、そこに記載されている内容が請負契約の予約契約書になる場合には、後日「本契約」を締結することになっている場合でも第2号文書(請負に関する契約書=課税文書)になります。詳細は国税庁のページを参照(別ウィンドウ)>>

受注書については、別ページで解説します。「受注書」>>>
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