便利・わかりやすい・ビジネス文書「発注書・注文書の書き方」

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■　INDEX
		発注書（もしくは注文書）ってなに？
		発注書を作ってみよう
		発注書（注文書）の書式
		納入時（納品時）の検収について

■　発注書（注文書）ってなに？

・発注書とは、商品や資材などを注文する書類をさします。注文書とも呼ばれます。
「法人」対「法人」（法人対法人）の取引の場合は、ＦＡＸやインターネットを介して行なわれ、仕入れ先別に送信されます。

・発注書の重要な役割の一つに、納期の確認と、金額の確認があります。

・さらに、電話による注文では聞き違いや漏れなどが発生する可能性がありますが、書面に記載したものを発行しておけば、ミスやトラブルの防止に役立つだけでなく、「確かに注文をした」「確かに受注をした」という取引の証拠となります。また、品番やカラー、数量といったデータをやりとりすることで、更に詳細な注文が可能になります。

・ここ数年はインターネットやホームページを介して注文ができるケースも増えました。発注と同時に受注書またはそれに代わるメールが手元に届くようになっています。

■発注書（注文書）を作ってみよう

ＦＡＸでの注文を前提とすれば、お手持ちのパソコンで、エクセルなどでも簡単に発注書を作成することができます。
記載する項目に漏れが無いように注意し、実際に作ってみましょう。

下記の発注書では、下の方に「受注確認欄」という部分を作ってみました。先方からおりかえしＦＡＸを頂く書式になっています。
「確かに受注をしました」という確認をとると同時に、納期の確認もすることができます。
通常は、こういった返信欄がない場合もあります。
ご自分で作成する場合には、注文した商品に関する補足説明を書く欄があるとさらに使いやすいでしょう。
　

下記の画像の 青数字をクリックすると説明にジャンプします。

注文書、発注書の書式

記載内容の説明

1.　宛先

「会社」対「会社」の取引の場合は、宛先を会社名にする場合が多いようです。
注文書の提出先によって書き方を使い分けます。
ＦＡＸで送信する場合は、電話番号やＦＡＸも記載します。

・会社名の場合……	□□□□□株式会社御中
・会社あてＦＡＸで発注する場合……
	□□□□□株式会社御中 TEL.00-0000-0000 FAX.00-0000-0000
・セロ窓封筒に入れて郵送する場合などは、住所も必要…

	〒□□□　 □□県□□□市□□○○－○○ □□□□□株式会社 □□□支店□□□部御中
・個人名の場合……	□□□□□様

2.　通番

主としてデータ管理上の目的で発注書（注文書）にナンバーをつけます。
見積書や請求書の伝票番号などと関連づけることもできます。
また、先方から発注書の記載内容について修正依頼や何らかの指摘があった場合や、納品した商品に欠品やトラブルがあった場合、追加注文があった場合等にも、どの発注書に関する依頼なのかを特定することができて便利です。
　

3.　作成日または発注日

先方に対してファックスなどでこの書類を送付する日付を書きます。
　

4.　発行元または作成者

「会社」が発行する取引の場合は、社印（社判）を押します（角印で構いません）。
　

5.　発注担当者

ふつう、金額が少額の場合は、直接の担当者だけの印で構いません。
金額が多額になる場合は、それぞれの会社の規定により、上司の印鑑も必要になる場合もあります。
一番右に最も下位の担当者、上司はその左側に捺印します。
　

6.　注文書（または発注書）タイトル

先方の宛名よりも下の位置になるようにし、若干大きめの文字で記載します。
　

7.　希望納期

商品や資材をこの日までに納品してほしい、という期日を記載します。
　

8.　納品先

商品や資材を納品してほしい場所を記載します。

工場や、支店がない場合は、「弊社所在地」などと書きます。
　

9.　金額明細と合計金額

コンピューターによる発注の場合には、品番やコード番号と、数量を入力すると自動的に金額や合計金額が出力される場合がほとんどです。

手書きの注文書の場合には、見積書やカタログなどから金額明細を記載します。

仕入れ先と共通で使用できる型番、品番を記載することで、詳細な商品指定ができます。
　
　

10.　受注確認欄

この発注書では、下の方に「受注確認欄」という部分を作ってみました。先方からおりかえしＦＡＸを頂く書式になっています。
「確かに受注をしました」という確認をとると同時に、納期の確認もすることができます。

通常は、こういった返信欄がない場合もあります。
ご自分で作成する場合には、注文した商品に関する補足説明を書く欄があるとさらに使いやすいでしょう。
　
　

11.　先方の担当者名

先方の担当者の名前を確認するための欄です。必ず日付を記載してもらうことをおすすめします。

通常は、こういった返信欄がない場合もあります。　
　

■検収について

発注書（注文書）が手元にあれば、納品された商品の内容、数量に誤りないかどうか、チェックができます。
さらに、納品書、請求書もチェックすれば、金額や数量に誤りがないかどうかを二重、三重にチェックができます。

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