便利マナー「電子メール」ビジネスメール・アドレス・受信・留意点・設定・署名・Re

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電子メール・ビジネスメールと言えば…

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さ～そ

た～と

な～の

は～ほ

ま～も

や～よ

ら～ろ

わ～を

★

今や情報伝達・意志疎通の手段として必要不可欠なビジネスツールとして確固たる地位を確立した電子メール。ビジネスの現場では、社内、社外の通信手段として電子メールが欠かせないものになっています。このページでは電子メールの基本とも言えるビジネスマナーと留意点、使用する上でのポイントやメールで使われるビジネス敬語などをご紹介します。

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■　このページの内容
		1.　電子メールのマナー、ビジネスメールを送るときのマナー
		メールの特性を知った上で利用する
		2.　電子メールの基礎知識　CC, BCC, 添付ファイルなど
		3.　メールを受け取ったら？返信のマナー
		4.　ビジネスメールで良く使われる言いまわし。
		5.　メールで良く使われる敬語

■1．電子メールのマナー、ビジネスメールを送る時のマナー
	メールは顔の見えないやりとりです。特にビジネスでのメールは、あなたのメールひとつで会社の印象が左右されます。このページでは電子メールの基礎知識から、ビジネスメールのマナーまでをご説明いたします。

項目

概要

1.　メールの特性・電子メールの長所短所を知った上で利用する

（1）急ぎの用件には向かない

相手がすぐメールを読んでくれるとは限りません。
先方の目にふれるまでに時間がかかることを念頭に入れて利用しましょう。

心配な場合には、メール送信後、「今、資料をでメールでお送りしましたのでお読みいただけますでしょうか？」と、電話でフォローするのも良いでしょう。

（2）相手の年齢や役職を見極めて利用

最近では年輩の方でも電子メールを使いこなす方が増えて来ました。先方がメールを使い慣れているかどうか、見極めて利用します。

さて。気軽に使える点が長所とも言えるメールですが、礼儀やマナーの面から言えば、メールはあくまでも略式です。
社外の人や目上の相手に対しては、できれば事前にメールでのやりとりについて許可を得ることをおすすめします（社内でのメール送受信が慣例化している場合は除く）。

※正式な依頼文書、謝罪文や契約関係に関しては、書面の発行が基本です。

（3）相手の許可を得ずに、初めての相手に添付ファイルを送るのは失礼にあたる

相手の許可を得ずに添付ファイルをつけて送信するのは失礼にあたります。

容量の大きなファイル（いわゆる重いデータ）を送るときは、送り主も受け手も通信時間が長くかかります。通信費が有料の場合もありますし、通信回線が遅い環境で使用しているユーザーもいます。

重たいもの（大きいもの）は圧縮ソフトなどで小さくして送りますが、この場合も、先方に圧縮ファイルを解凍するツールがないと開くことができません。

また、データファイルの形式によっては相手が開くことができない場合があります。
添付ファイルについては、このページの下の方で詳しく説明しています。＞＞＞

最近ではメールを通して感染するウィルスに対する意識も高まり、添付ファイルを不用意に開くことに対する抵抗感も高くなってきています。
添付ファイルがついているだけで受信拒否の設定をしているユーザーもいます。

（4）開封通知を強要するのは、失礼にあたる

受信と同時に、「開封を通知するメールを送りますか？」と聞かれることがありますね。
相手がメールを受け取ったら開封を知らせるメッセージが届く、いわゆる開封通知メールは、アウトルックなどのメールソフトの機能のひとつですが、この機能を使って相手にメールを送るのは失礼にあたります。

余談ですが、迷惑メールにはこの機能を使ったものが多く、メールのアドレスが実在していることを確認しているような印象を受けます。

※アウトルック＝outlook express。メール送受信のソフトのひとつ。Windowsのパソコンに標準搭載されている。

2.　差出人のメールアドレスを確認

（1）スペルミスはないか

電子メールを送る際、返信先（送信元・差出人）のメールアドレスに誤りがないか、必ず確認してから送るようにします。
自分のアドレスのスペルに一ケ所でも誤りがあると返信が届かないので注意しましょう。

（2）用件や相手にふさわしい差出人アドレスか

ひとつのメールソフトで、例えば「会社用」と「個人用」の複数のメールアドレスを使用している場合などは特に注意してください。

3.　相手先（宛先）のメールアドレスを確認

（1）スペルミスはないか

相手のメールアドレスを必ず確認してから送信しましょう。アドレスのスペルに一ケ所でも誤りがあるとメールが届かない場合や、誤って別の相手に届いてしまうこともあるので注意します。

4.　CC（写し）を送信するメールアドレスを確認

※CC
(カーボンコピー(CC=Carbon Copyの頭文字の略）の使い方はこのページの下の方で詳しく説明しています。＞＞＞

5.　件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に

（1）ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように表記

わかりやすい件名の例）

○月○日支店長会議の件

吉田より＞高木様へサンプル送付のお願い

【○○商店】よりご注文内容のご確認

（2）迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける

良くない件名の例）

ありがとうございます

お世話になっております

先ほどの件

Re:　あるいは　re:

6.　本文の書式はビジネス書式で作る

（1）本文の冒頭に宛先の名称を書く

本文の冒頭部分の例）
ビジネスメールの場合には企業名を明記します

サンプル商事株式会社
営業部　課長　山田様

平素は大変お世話になっております。
先日はお忙しい中をお時間を頂戴し、有り難うございました。

早速ですが、お問い合わせの件につきまして、下記の通りご報告申し上げます。
・・（以下省略）

（2）文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切り、空白行を入れるようにすると読みやすい。

（3）署名（sign）の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。

署名の部分の例）
ビジネスメールの場合には企業名を明記します。

……………………………………
株式会社見本物産
マーケティング部　広報担当
部長　花野道子
東京都渋谷区○○○□－□－□
tel.03-0000-0000 E-mail:**＠**.**
……………………………………

7.　機種に依存する文字は使わない

（1）機種依存文字を使うと、文字化けするときがあるため使わないようにする。

一部の文字が文字化けします。例えば○で囲んだ数字や、ローマ数字、単位記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。

送信前のメールの例 (Windows)
上記のメールを実際に受信したメールの例。文字化けしています。 (Macintosh)

8.　その他の留意点、気をつけること

上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。

（1）予期せぬトラブルによって先方に届かないこともある

最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。

心配な場合は、「さきほどメールを送りました」など、電話でフォローしてください。

（2）セキュリティー面では、万全でない

情報が100％安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。

（3）ウイルス対策を行う

ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
できればウィルス対策ソフト（アンチウィルスソフト）をインストールしておくようにします。

なお、Windowsのユーザーの方は、ウィルス対策ソフトだけでなくWindows Updateによるセキュリティーホールのチェックもお忘れなく。

■2．電子メールの基礎知識

メールは顔の見えないやりとりです。特にビジネスでのメールは、あなたのメールひとつで会社の印象が左右されます。
このページでは電子メールの基礎知識から、ビジネスメールのマナーまでをご説明いたします。
　

項目

内容

1.　CCとBCC

同時に複数のメールを送信する

・メールを送るときには、「メールの作成」という操作をしますね。
このとき、あなたのメールアドレスは下記の画像の「送信者」というところに自動的に表示されています。

・相手のメールアドレスは、通常、「宛先」というところに入力します。
それでは、CC、BCCという欄（図の★）はどんなときに使うのでしょうか？

（1）CCとは
カーボンコピー(Carbon Copy)の頭文字の略。

・同じメールを宛先の人以外にも送りたい時には、ここに入力します。
例えば山田さんあてのメールを鈴木さんにも送りたいときには、ＣＣのところに鈴木さんのメールアドレスを入力します。

鈴木さんには、山田さんあてのメールが届きます。山田さん本人には、「写しが鈴木さんにも送信された」ということが伝わります。

新しいメールを作成するときの画面の例

（2）BCCとは
ブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の頭文字の略。・同じメールを宛先の人以外にも送りたいが、受信者には、誰に送ったかがわからないようにしたい場合にこの欄にメールアドレスを入力します。ただし、ＢＣＣ欄に入力されてメールを受信した人たちには、メインの宛先アドレスは伝わります。

例えば山田さんあてのメールを山田さん本人には内緒で鈴木さんにも送りたいときには、ＢＣＣのところに鈴木さんのメールアドレスを入力します。

鈴木さんには、山田さんあてのメールが届きます。山田さん本人には、「写しが鈴木さんにも送信された」ということはわかりません。

こんなときに使おう

お客様Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄさんに伝えたい情報があるとき、一度にメールを送信できると楽（ラク）！
こんなときは、Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄさんのメールドレスをカンマ（,）で区切ってBCC欄に入力します。

［注意１］
万一CC欄に入力してしまうと、メールをどこに送ったのか、アドレスがすべて全員に知られてしまう結果になります。くれぐれもCC欄に入力しないように注意しましょう。
また、メールアドレスは個人情報保護の観点からも取扱いには注意が必要です。
［注意２］
宛先欄に入力してしまうと、メールをどこに送ったのかが全員に知られてしまう結果になります。BCCの機能を使う時は、宛先欄には全員に知られても良いアドレスを入力します。

・さて、いざBCCを使ってみようと思った時に、ふだんお使いのソフトの設定上、「ＢＣＣ」という欄が見当たらない（表示されていない）場合があります。そんな時の操作法法をご説明しましょう。
例えばoutlookの場合、新しいメッセージを作成する画面で、「ツール」→「受信者の選択」を選ぶと、下記のような画面が出ます。

連絡先のアドレスを選び、BCC->をクリックします。
OKをクリックしたあと、もとの画面に戻ると上のように、BCC欄が表示されるようになります。

項目

内容

2.　添付ファイル

メール送信時に画像や書類や音楽データなどを一緒に送ることができます。

・初めての相手に、相手の許可を得ずに添付ファイルをつけて送信するのは最も気をつけたいマナー違反のうちの一つです。

（1）添付ファイルとは
電子メールを送信する時に、メール文章と同時に送信する書類、画像、音楽データのことをさします。

通常、相手にデータを渡す時には、紙に出力して郵送する、フロッピーやＣＤ、DVDなどの媒体に一旦保存してからそれを渡すなどの方法が考えられますが、こうした方法を使わずに、電子メールと一緒に送信することができます。メールに添えて送るファイルなので、添付ファイルと呼ばれます。

　ほとんどのメールソフトにはこの機能がついており、新しいメールの作成画面においてクリップのマークで表示されています。このマークをクリックし、添付したいファイルを選択するだけで、そのファイルをメールと一緒に送信することができます。

（2）添付ファイルを送信する際の注意事項
メールを送受信するときにかかる通信時間は、メール＋添付ファイルの容量によって変わってきます。当然、容量の大きなファイルを送る場合には、送り手だけでなく、相手も受信に時間がかかることになります。先方のメールサーバーの容量によっては、かなり迷惑をかけることになりますので、注意しましょう。

こんな配慮を

1.　相手に了承を得る。

まずは「このくらいの容量のデータを添付ファイルで送信してもよろしいでしょうか？」とあらかじめ尋ねる。

2.　一般的なソフトで開くことができる形式でデータを作る。

例えばワードやエクセルなど、皆が持っているソフトでデータを作る。
或いはデータを作成する前に「○○でデータを作るつもりですが、よろしいでしょうか？」「○○というソフトはお持ちですか？」と尋ねる

3.　容量が大きいデータは圧縮してから添付して、送信する。

(1)容量が大きいデータを添付して送るときには、相手も受信時間が相当かかりますしメールサーバーにも負荷がかかります。できるだけコンパクトに圧縮してから送ります。

(2)データを圧縮する形式にはいくつかの種類があります。代表的な形式としては、LZH、ZIP、SIT（Machintoshの圧縮データ）などがあります。
データを圧縮して先方に送る場合には、相手方に解凍ソフトがなくては開くことができません。

［代表的な圧縮・解凍ソフト］
.lzh, ,zip　の形式のファイル	+Lhaca, Lhasaなど
.sit (Machintoshの圧縮データ), .sitx (Machintoshの圧縮データ)	Drop Stuff(圧縮） StuffIt Expander(解凍）など

これらの圧縮解凍ソフトは、データをそのアイコンの上にドラッグ＆ドロップするだけで圧縮、解凍ができるものです。

4.　マックとWindowsのやりとりの場合は互換性に注意。

ほとんどの場合、同じソフトで作成したものであれば問題はないのですが、フォント（書体）など、データの微妙な部分に関して同じ状態で開くことができない可能性を頭に入れて利用してください。
なお、未だに互換性のないものもあります。

■3．電子メールを受け取ったら（返信のマナー）

メールを受け取ったら、なるべく早く返信を出します。
できるだけ24時間以内に返信することが望ましいのですが、もし、返信にそれ以上かかる場合には、受信のお知らせとお礼だけでも送信することをお勧めします。

それでは、下記に、電子メールを返信する際に気をつけることや、メールのマナーと書き方をいくつかご紹介します。

項目

概要

1.　返信はなるべく早めに

下記のような文章を下書きフォルダに作っておきます。
すぐに返信ができないときは、こうしたメールを送信しておくと良いでしょう。

また、お礼にそえて
「明日必ずお返事を差し上げます」とか、
「土日をはさみますので、月曜にお返事を差し上げます」など、
いつまでに返信を差し上げられるのかを書き添えると、さらに良いと思います。

先方は毎回、メール受信のたびに返信来ているかどうかをチェックしているはずです。
相手の気持ちになって対応するようにしましょう。

【受信のお知らせとお礼メールの文例・例文】

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。
ご連絡有り難うございました。

まことに恐れ入りますが、お返事まで少々お時間をいただけないでしょうか？
お忙しいところお時間を頂戴し、申し訳ございません。

メールは間違いなく頂戴しております。
まずは受信のお知らせとお礼を申し上げたくお便りいたしました。
ありがとうございました。
……………………………………
株式会社見本物産
マーケティング部　広報担当
部長　花野道子
東京都渋谷区○○○□－□－□
tel.03-0000-0000 E-mail:**＠**.**
……………………………………

2.　先方からのメール文を上手に引用する

相手からきたメール文をそのまま引用すると、内容がわかりやすくなる場合があります。
かしこく文中に引用しましょう。
「>」の部分が引用部分です。

【相手からきたメール文を引用している文例・例文】

○○様

このたびはお問い合わせをいただきましてありがとうございました。
早速ではございますが、ご質問の件につきまして、下記の通りお答えいたします。

> このクッキーの原料はアレルギーのもとになる食品が使われていますか？

アレルゲンのうち、法律で表示が義務付けられているものとしては「卵、牛乳、小麦」を使用しております。いずれも商品のパッケージに記載しております。

> 冷凍した場合、どのくらい保存ができますか？

できれば一ヶ月以内に消費して下さい。なお、一度解凍した場合はなるべく早くお召し上がり頂きますようお願い申し上げます。

（以下略）

3.　件名（Subject）は、わかりやすいものを

返信のタイトル（件名）の付け方に決まりはないのですが、先方からのメール件名に敬語が含まれる場合は、そのまま返信することは避けましょう。
また、迷惑メールと誤解されそうなタイトルも避けましょう。

先方からのメールの件名の例	返信メールの件名の例　（○良い例、×良くない例）
佐藤様へ□□会のご案内	○	□□会の出欠に関するご連絡
	×	re: 佐藤様へ□□会のご案内
		よろしく

4.　自分のパソコンは適宜、ウイルス対策を

ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。

得体の知れないメールや、怪しい添付ファイルがついたメールは開封せずに削除することをおすすめします。

■4．ビジネスメールで良く使われる言葉

メールには、良く使われる常套句があります。（＝じょうとうく。同じような場面で決まってもちいられる言葉。決まり文句のこと）

手紙のような時候の挨拶や、「拝啓」「敬具」といった頭語、結語は必要ありません。
下記に、いくつかご紹介しましょう。

言葉	良く使われるシーン
・いつもお世話になっております。・いつも○○をご利用頂き有り難うございます。	1.冒頭に使います。 2.お客様や取引先に対して使います。
・恐れ入りますが～でしょうか？・恐れ入りますが～でいらっしゃいますか？・恐れ入りますがあいにく～でございます。	1.確認する 2.尋ねる、質問する（例）恐れ入りますが、Ｂではございませんか？ 3.依頼する、お願いする（例）恐れ入りますが折り返しおメールを頂けませんでしょうか？（例）恐れ入りますが、ご伝言をお願いできますでしょうか？ 4.相手の意にそえない結果を詫びる（例）まことに恐れ入りますが、あいにく品切れとなってしまいました。
・お時間を頂戴してもよろしいでしょうか？・お時間を頂戴して申し訳ありませんでした。	1.返答に関して相手を待たせる時（例）この件に関しましては少々お時間を頂戴してもよろしいでしょうか？（例）本件に関しましては月曜にお返事を差し上げたいと存じます。お忙しい中○○様にはお時間を頂戴し、まことに申し訳ございません。 2.相手を待たせてしまったとき（例）山本様、お時間を頂戴して申し訳ありませんでした。

■5．メールで良く使われる敬語

次に、メールでの文中で良く用いられる敬語について、いくつかご紹介します。
以下の３つを頭に入れておきましょう。

1.相手や相手の会社、相手の所有物、相手の考えや行動には尊敬語を用いる
2.自分や自分の会社、自分の所有物、自分の考えや行動には謙譲語を用いる
3.基本的に丁寧語で会話する

●自分が所属するものと、相手が所属するものに対する表現を身につけましょう。

・相手や相手の所有物を敬う表現の時には、「貴」「御」などをつける場合が多く、自分や自分の所有物をへりくだって使う表現のときには、「小」「拙」「弊」などをつけます。

もとになる言葉	尊敬語に変換した例	謙譲語に変換した例
相手の会社	貴社、御社
自分の会社、当社		弊社、小社

※従来無かった言葉としては（新語と言えるかどうかはわかりませんが）、相手のホームページをあらわす言葉として「貴サイト」「貴ホームページ」などという表現を用います。メールでのやりとりや、打ち合わせや書面などで使用してみて下さい。

●ビジネスシーンで良く使用する代表的な表現の例

もとになる言葉	敬語に変換した例	備考
山本さんはいますか？	山本さんはいらっしゃいますか？山本さんはいらっしゃいますでしょうか？山本さんはおいででしょうか？山本さんはおいでになりますか？	居る→いらっしゃる居る→おいでになる
山本さんはいつ来ますか？	山本さんはいつおこしになりますか？山本さんはいつおいでになりますか？山本さんはいつおこしでしょうか？山本さんはいつおいででしょうか＞	来る→おこしになる来る→おいでになる
メールをもらえますか？	（お）メールを頂けますか？（お）メールを頂けますでしょうか？	もらう→頂く
会いたいのですが	お目にかかりたいのですがお会いしたいのですが	会う→お目にかかる会う→お会いする
あなたの会社を訪問したい	貴社に伺いたい	あなたの会社→貴社訪れる、訪問する→伺う
資料を見てくれましたか？	資料をご覧頂けましたか？資料をご覧頂けましたでしょうか？資料をご覧下さいましたでしょうか？	見る→ご覧になる～してくれる→～して頂ける、～して下さる
（あなたの会社の資料を）読んだ、見た（あなたの意見を）聞いた	（貴社の資料を）拝読しました。（貴社の資料を）拝見しました。（あなたの意見を）拝聴しました。	読む→拝読する見る→拝見する聞く→拝聴する
話を聞きたい意見を尋ねたい	（お）話を伺いたいご意見を伺いたい	聞く→伺う問う、尋ねる→伺う
（見積り）が欲しい（時間）が欲しい	（見積）を頂きたい（時間）を頂きたい（見積）を頂戴したい（時間）を頂戴したい	欲しい→頂きたい欲しい→頂戴したい

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お手数ですが、上記のスペルの通りにタイプして送信してください。）