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事務所移転の挨拶状・お知らせの書き方

事務所移転のお知らせとは、取引先やお客様に事務所が移転したことを知らせる書面です。手書きではなく、パソコン、ワープロで作成した文書をFAXしたり、挨拶状を郵送で送付する場合がほとんどです。
取引先の立場になって、遅くとも事務所が移転する1ケ月前には先方にお知らせするのがマナーです。
お客様に対するお知らせは、郵送による通知の他に、ホームページの利用もおすすめします。
………このページの内容………
挨拶状ってなに事務所移転の挨拶状(事務所移転通知)とは?
出す時期事務所移転の挨拶状(事務所移転通知)を出す時期
通知状を作ってみよう事務所移転の挨拶状(事務所移転通知)を作ってみよう
通知状の書式事務所移転の挨拶状(事務所移転通知)の書式(文例、例文)
(1) 事務所移転の挨拶状・事務所移転通知。
(2) 事務所移転と社名変更を同時に行なう場合の挨拶状・事務所移転通知
(3) 事務所移転のお知らせの書式[掲示用・張り紙・貼り紙用]
  (文例、例文)

事務所移転の挨拶状・事務所移転通知とは?

・取引先やお客様に事務所が移転したことを知らせる書面です。
 手書きではなく、パソコン、ワープロで作成した文書をFAXしたり、挨拶状を郵送で送付する場合がほとんどです。

・ここでご紹介する事務所移転の挨拶状・事務所移転通知には以下のバリエーションがあります。
(1)事務所が移転する場合の挨拶状。
(2)事務所移転と社名変更を同時に行なう場合の挨拶状。

地図を添えると更にわかりやすくなります。紙面のスペースが許すようでしたら、ぜひとも掲載をおすすめします。

事務所移転の挨拶状・事務所移転通知を出す時期

・取引先の立場になれば、請求書、納品書といった伝票の住所や、商品の納品先住所など、すべてが変更になります。遅くとも1ケ月前には先方にお知らせするのがマナーです。

・お客様に対するお知らせは、郵送による通知の他に、ホームページの利用をおすすめします。

・移転後すぐに年末年始を迎える場合には、挨拶状とは別に年賀状などで
「去る○月○日に事務所を移転いたしました」等、
移転後の住所をフォローしておきましょう。
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事務所移転の挨拶状・事務所移転通知を作ってみよう
(挨拶状の書き方、文例、例文)

下記にご紹介するのは、事務所移転の挨拶状・事務所移転通知の代表的な文例、例文です。
(1)事務所移転の挨拶状・事務所移転通知
(2)事務所移転と社名変更を同時に行なう場合の挨拶状・通知

できればABCの3種類をご用意されることをおすすめします。
  文面は同一でも構いません。
A.取引先に対する正式なご挨拶
  封筒に入れた書面を郵送する…宛名は先方の社長宛
B.取引先の実務担当者への通知
  FAXで送信したり、請求書に同封したりすることができるA4サイズ。OA用紙に印刷したもの。
(会社によっては、取引先企業への通知をハガキで行うこともあります)
C.貴社のホームページ上でのご挨拶

事務所移転の挨拶状(事務所移転通知)の書式
(文例、例文)

下記に事務所移転の挨拶状の文例をご紹介します。
個人的な引越しの挨拶状とは異なり、取引先やお客様に対するお礼とご挨拶の言葉を述べます。ぜひとも今後の抱負を盛り込みたいものです。
(1)事務所移転の挨拶状・事務所移転通知。
・スペースが許すようでしたら地図の掲載をおすすめします。
事務所移転のお知らせ
拝啓 ※1
新緑の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社見本物産株式会社は○○月○○日より下記に移転することになりました。新事務所は○○駅にほど近く、よりアクティブな営業活動の拠点となるものと存じます。これを機に、皆様の信頼にお応えできるよう倍旧の努力をしてまいる所存でございます。※2
今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具
  平成○○年○○月○○日
新所在地:〒郵便番号         
    阿多羅志市阿多羅志町□−□−□
   電話. □□□−□□□−□□□□
    FAX. □□□−□□□−□□□□
見本物産株式会社
代表取締役  見本一太
事務所移転の挨拶状・事務所移転通知状の記載内容の説明
1. 頭語+結語、および時候の挨拶
・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・時候の挨拶とは、季節を表わす言葉をさします。ビジネス文書ですから、長い文章は必要ありません。
「○○の候」程度で良いでしょう。
時候の挨拶の一例
1月 ・厳寒の侯
・初春の候
2月 ・余寒の侯
3月 ・早春の侯
4月 ・陽春の侯
・桜花の候
5月 ・新緑の侯
6月 ・梅雨の侯
7月 ・盛夏の侯
8月 ・残暑の侯
・立秋の候
9月 ・初秋の侯
10月 ・秋冷の侯
・菊花の候
11月 ・晩秋の侯
12月 ・初冬の侯
2. 事務所移転の挨拶状・事務所移転の通知のしかた
・今後もお客様あるいは取引先としておつきあいをする皆様にあてた挨拶状です。丁寧な表現を心掛けましょう。
 
・移転後に正式な挨拶状を送る、という場合には、以下のような表現があります。

【移転後に送る場合の挨拶状文例】
(本文の箇所のみ抜粋)
 さて、このたび下記に事務所を移転いたしました。
つきましては今後全ての業務は新事務所にて執り行いますので、ご挨拶かたがたご案内申し上げます。
今後とも◯◯◯◯株式会社をご愛顧頂きますよう宜しくお願い申し上げます。
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(2) 事務所移転と社名変更を同時に行なう場合の挨拶状・事務所移転通知
・紙面のスペースが許すようでしたら地図の掲載をおすすめします。郵送やFAXの場合なら、地図は別紙でも良いでしょう。
なお、実務的な挨拶状としてハガキが用いられることもあります。
社名変更ならびに事務所移転のお知らせ
拝啓 ※3
初夏の候 貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社見本物産株式会社は○○月○○日より社名を変更することになりました。それに伴い事務所を下記に移転することになりましたのでご案内申し上げます。
これを機に、社員一同気持ちを新たにし、皆様の信頼にお応えできるよう倍旧の努力をしてまいる所存でございます。※4
今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具
 平成◯◯年◯◯月◯◯日
   新社名:サンプル物産株式会社
   新所在地: 〒郵便番号
      阿多羅志市阿多羅志町□−□−□
      電話. □□□−□□□−□□□□
       FAX. □□□−□□□−□□□□
見本物産株式会社
代表取締役 見本一太 
※ 社名変更および新事務所での営業開始に伴い、◯月◯日◯時より約1分間のみ電話が不通となります。皆様にはご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解ご協力の程よろしくお願い申し上げます。※5
事務所移転の挨拶状・事務所移転通知状の記載内容の説明
※3. 頭語+結語、および時候の挨拶
・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・時候の挨拶とは、季節を表わす言葉をさします。
ビジネス文書ですから、長い文章は必要ありません。
「○○の候」程度で良いでしょう。
時候の挨拶の一例
1月 ・厳寒の侯
・初春の候
2月 ・余寒の侯
3月 ・早春の侯
4月 ・陽春の侯
・桜花の候
5月 ・新緑の侯
6月 ・梅雨の侯
7月 ・盛夏の侯
8月 ・残暑の侯
・立秋の候
9月 ・初秋の侯
10月 ・秋冷の侯
・菊花の候
11月 ・晩秋の侯
12月 ・初冬の侯
※4. 事務所移転の挨拶状・事務所移転の通知のしかた
・今後もお客様あるいは取引先としておつきあいをする皆様にあてた挨拶状です。丁寧な表現を心掛けましょう。
 
・移転後に正式な挨拶状を送る、という場合には、以下のような表現があります。
【移転後に送る場合の挨拶状文例】
(本文の箇所のみ抜粋)
 さて、このたび下記に事務所を移転いたしました。
つきましては今後全ての業務は新事務所にて執り行いますので、ご挨拶かたがたご案内申し上げます。
今後とも◯◯◯◯株式会社をご愛顧頂きますよう宜しくお願い申し上げます
※5. 補足文章
・ここの文例の部分は、もし不要でしたら、削除してください。
[補足文章の例]
※ 社名変更および新事務所での営業開始に伴い、○月○日○時より約1分間のみ電話が不通となります。皆様にはご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解ご協力の程よろしくお願い申し上げます。
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(3) 事務所移転のお知らせ(掲示用・張り紙用・貼り紙用)
・下記は、入り口やロビー、掲示板などの目立つところに掲示するための文面です。「拝啓」「敬具」といった手紙に使う頭語、結語は不要ですし、時候のあいさつも不要です。
 下記に雛形をご紹介します。
事務所移転のお知らせ
 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
 さて、このたび弊社見本物産株式会社は○○月○○日をもちまして事務所を下記に移転することになりました。
 新事務所での営業は◯◯月◯◯日より開始の予定でございます。これを機に社員一同気持ちを新たにし、皆様のご信頼にお応えできるよう倍旧の努力をしてまいる所存でございます。※4
 今後とも一層のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
新事務所:◯◯月◯◯日より営業開始
〒郵便番号       
阿多羅志市阿多羅志町□−□−□
電話. □□□−□□□−□□□□
FAX. □□□−□□□−□□□□
地図
見本物産株式会社
代表取締役  見本一太
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