歓迎会の流れ・式次第と進行

歓迎会のページ。歓迎会とは、職場などにおいて新たに入社する新入社員・新人、もしくは人事異動などで新たに着任される方を、歓んで迎え、激励する会のことをさします。学校では新入生を迎え入れたり、サークルや部活動、クラブなどで部員を受け入れる際にも行なわれます。このページでは歓迎会の準備に必要なものや歓迎会全体の流れ(式次第と進行)などをご説明します。
このページの内容
1. 歓迎会の準備
2. 歓迎会の流れ(進行)

■1.歓迎会の準備

職場などで、入社される新入社員や新人または人事異動による転勤(転入)で新たに着任される方を、歓んで迎え、激励する会を歓迎会と言います。新入社員、中途入社、転任のいずれの場合も行われます。民間、公務員を問わず行われ、懇親・交流会の意味もあります。
学校などで新入生を迎え入れたり、サークルや部活動、クラブなどで部員を受け入れる際にも行なわれます。
 
幹事または司会を引き受けたあなたのために、歓迎会の準備に必要なもの。歓迎会全体の流れ(式次第と進行)などをご説明します。
[歓迎会の準備をする]
1)迎え入れる人(主役)をチェックする
2)歓迎会の日時を決定する
3)会場を決定する
4)予算を決める
5)歓迎会のプログラムを決める(全体の流れを決める)
6)挨拶・スピーチを依頼する人を決める
7)乾杯の音頭を依頼する人を決める
8)6.7の人に依頼をする
9)必要があれば余興も用意する
10)その他の準備
↓ 詳細は当ページにてご説明いたします。
歓迎会の準備
※下記の番号は、上記の「準備」と連動しています。
項目 ポイント
1) 迎え入れる人 (主役)をチェックする
  ・新入社員、中途入社する社員、転入してくる社員などの、人数、氏名、性別、部署または業務などを確認しておきます。

・入社日や、着任日(異動による歓迎会の場合)を確認しておきます。
 
2) 歓迎会の日時を決定します。
  ・できれば、入社日や着任日の当日に歓迎会を行なうのが望ましいでしょう。

・主役の都合を最優先することはもちろんですが、
  業務に支障の無い日、
  配属先の上司が出席できる日、
  なるべく多くの人が参加できる日、
などを考慮に入れて決めます。
必ず責任者に相談して日時を決定します。
 
3) 歓迎会の会場を決定します。
  ・会社の近くで料飲店などを予約するほか、会社の会議室などで、ビールとおつまみや出前の寿司などを用意し、立食形式にする会社もあります。

・予算、充分な広さを確保できるところ、マイクを借りられるところ、ステージのあるところ、多少騒いでも良いところ、などのほかに、
料理の種類(和、洋、中華ほか)、気どらない肩のこらないところ、職場でいつも行きつけにしているところ、昨年の歓迎会で利用した場所…などを考慮して決めます。

・最終的には必ず責任者の了承を得て会場を決定します。
 
4) 予算を決定します。
  ・以下のファクターを参考に、予算を決めます。
 ・飲食を伴うかどうか
 ・費用は会社負担か、参加者負担か
 ・男性と女性の金額を同額にするかどうか

・最終的には必ず責任者の了承を得て予算を決定します。
 
5) 全体の流れを決める(歓迎会のプログラムを決める)
  ・このページの別項目でご説明します。

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6) 挨拶・スピーチを依頼する人を決める

7) 乾杯の音頭を依頼する人を決める
  ・人選に気をつけましょう。

・決まりがあるわけではありませんが、一般的に、主役を迎える部署の上司が歓迎の挨拶を述べます。
ただし、 大きな会社の場合は、主役の上司といっても、直属の上司、さらに上の上司…とキリがありません。
筆者は、むしろ逆に上の人から選んでいくことをおすすめします。
まずは、 「その歓迎会に参加する人のうち、一番上にあたる人」に、歓迎の挨拶をお願いします。「主役が配属される部署で、一番上にあたる人」には、主役の紹介をお願いすると良いでしょう。

乾杯がある場合には、上記の間の地位におられる方などにお願いすると良いと思います。

・人選ができたら、依頼をするよりも前に、まずは責任者にリストを見せ、意見を聞くようにします。
 
8) 6.7の人に依頼をする
  ・お忙しいところまことに恐れ入りますが…と、お願いしてみましょう。
 
9) 必要があれば余興も用意する
  ・余興をする場合には、その準備もします。
ゲームの場合には、賞品なども用意しておく必要があるでしょう。

・余興のアイディア
 …社歌、校歌などの出し物
 …社史クイズ、
 …ビンゴなどのゲーム
 …クラブ活動の紹介
 …カラオケ、 かくし芸など
 
10) その他の準備
  ・進行表を掲示する…会社の会議室などで歓迎会を行なう場合は、参加者全員にわかるように進行表(式次第)を掲示することが多いようです。

・主役の氏名が難読な場合はよみがなをふっておきます。当日挨拶をする方々にも、主役の氏名の読み方をきちんと知らせておきましょう。

・歓迎会の案内状または案内通知を用意します。
案内状により、出欠をたずねたり、 日時、場所(地図)、会費などを知らせます。

・歓迎会の案内状は、メール、回覧用の書面、掲示する場合などがあります。
 歓迎会の案内の例文・文例へ>>
 
・当日必要と思われるものをチェックします。
マイクなどの音響設備はつい忘れがちなので注意しましょう。
 
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■2.歓迎会の流れ(歓迎会の式次第・進行)

職場などで行なわれる、入社歓迎会、または人事異動による転勤(転入)の歓迎会は、だいたいの流れが決まっています。代表的な例をご紹介します。
[歓迎会の流れ・司会進行]
1)開会宣言
2)歓迎の挨拶
3)新入社員、転入社員の紹介(氏名、部署または業務内容など)
4)出し物など。
※学校の場合は、校歌斉唱や吹奏楽部による演奏など、各校により趣向をこらした演出があります。
5)乾杯
6)食事・宴会・歓談
7)主役の挨拶
8)閉会宣言
↓詳細は当ページにてご説明いたします。
※下記でご紹介する歓迎会のプログラムの番号は、上記の「流れ」と連動しています。
歓迎会のプログラム例
項目 ポイント 司会者の言葉の例
1)開会宣言
  ポイント 司会者の言葉の例
・司会者が開会を宣言します。
・大げさなものではなく、 主役の氏名および、開始を知らせます。
 
それではこれより、株式会社サンプル商事◯◯部、高橋和夫課長の歓迎会をとり行ないます

あるいは、
それではこれより、高橋和夫さんの歓迎会をはじめます
など。
2) 歓迎の挨拶
  ポイント 司会者の言葉の例
・司会者が右記のように述べます
 
まずはじめに、◯◯部の坂元本部長より、ひとことご挨拶をいただきます
・主役の上司、または出席者のうちで最も上の立場にある方などが望ましい人選だと思われます。

[全体の構成]
1)お祝いの言葉
2)主役の紹介など(氏名や業務、部署など) (※人数が多い場合は省略されます)
3)会社の現状や紹介など
4)歓迎と激励の言葉 
 
挨拶・スピーチの例文は、別ページでご説明しています。

歓迎会の挨拶・スピーチのページへ>>
3) 新入社員 ・ 転入社員 の紹介
  ポイント 司会者の言葉の例
・司会者が右記のように述べます

※学校による歓迎会の場合には、新入生の個々の紹介はありません(ごく小さな学校を除く)。

※サークルや部活動の歓迎会の場合には、司会による紹介または自己紹介の形式をとる場合もあります。
 
それでは今年度入社の新入社員の皆さんを総務部長よりご紹介していただきます

など。
・主役の氏名、配属先の部署または業務内容などを紹介します。

・転入や、中途入社の場合には、これまでの職歴を紹介する場合もあります。
 
それでは平成◯◯年度の新入社員の諸君をご紹介いたします

あるいは
それでは、◯月◯日づけで◯◯支店より赴任されました佐藤みちこさんをご紹介します。
など。
4) 出し物など
  (4の出し物は、無い場合あり) ・校歌、社歌、応援歌などの斉唱がされることがあります。
・会社のクラブ活動の紹介や実演などがされることがあります。
 
5) 乾杯
  ポイント 司会者の言葉の例
・司会者が右記のように述べます
 
それでは、これより乾杯の音頭を島袋部長にお願いしたいと思います。皆様お手元のビールのご用意をお願いします
・主役の上司、または出席者のうちで2番目くらいの立場にある方などが望ましい人選だと思われます。
 
では乾杯の音頭をとらせていただきます。鈴木くん、佐藤くん、入社おめでとう。一日も早く職場になじんで、存分に力を発揮して下さい。それでは、鈴木くんと佐藤くんの前途を祝しまして、乾杯!
など。
6) 食事・懇談
  ・飲食がメインですが、親睦のためのゲームや余興がされることがあります。  
7) 主役の挨拶・スピーチ
  ポイント 司会者の言葉の例
・主役が、歓迎会を開いて頂いたことへのお礼と、今後の抱負などを述べます。

[全体の構成]
(1)会を開いてくれたことへのお礼
(2)自己紹介など
(3)今後の抱負
(4)よろしくお願いしますの言葉

・転入者、新入社員、中途入社の社員の人数があまりにも多い場合には、主役のうち代表をひとり選び、その人が挨拶をします。
挨拶・スピーチの例文は、別ページでご説明しています。

歓迎会の挨拶・スピーチのぺージへ>>