便利・わかりやすい・ビジネス文書「納品書の書き方」

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■　INDEX
		納品書ってなに？
		締日と支払い日について
		納品書を作ってみよう
		納品書の書式
		受領印について

■　納品書ってなに？

・納品書とは、商品やサービスを届けたり、渡したり提供したりする際に、内容の明細を記載して受け手に渡す文書のことです。納品伝票、あるいは明細書とも呼ばれます。
ほとんどの場合、記載する内容は請求書と連動しています。

「企業」対「企業」（法人対法人）の取り引きの場合には、実際の支払いは一ケ月ごとにまとめて行なわれる場合がほとんどで、毎回の納品の際には、商品やサービスとともに納品書のみが渡されます。
ここでは、一般的な知識として納品書に掲載する内容についてご説明いたします。

・締日と支払い日について

・納品書は請求書と連動していますが、基本的に、納品書で代金を請求することはありません。
納品書とは別に、請求書が発行されます。また、通信販売などで、前払いの場合には、納品書とは別に領収書が発行されます。

・掛売りの場合の納品書には利用日や通番が記載されています。
イメージとしては、一ケ月に発行された納品書の合計金額が、その月の請求書に記載される金額だと思って下さい。

1）２つの請求タイプ
通常の請求業務には、
商品やサービスを納品するたびに、「その都度請求する方式」と、例えば毎月の取引について１ヵ月分ずつまとめて請求する「掛売り方式」があります。

2）締日を過ぎたらなるべく早めに請求をする
掛売り方式の場合は、月末締めで翌月請求など、一ヵ月単位のものがほとんどです。
締日は、各企業が任意で決めることができます。どんな企業でもどんなお店でも、代金をすみやかに回収することが健全な商売のための鉄則ですから、締日を過ぎたら迅速に請求します。
…請求書のページへ＞＞

■納品書を作ってみよう

例えばSOHOなどで、専用会計ソフトが無い場合は、エクセルなどでも簡単に納品書を作成することができます。
記載する項目に漏れが無いように注意し、実際に作ってみましょう。
できれば複写式のものを使用するか、本紙と控えの２部を作成し、一部は手元にファイルしておきます。

市販の手書きタイプの納品書では、「正」「請求書」「控」の３枚づつがセットになっています。掛売りをする取引先の場合には、その月の請求書分の合計を一ケ月分ずつまとめて請求することになります。

下記の画像の 青数字をクリックすると説明にジャンプします。

納品書の書式

記載内容の説明

1.　宛先

「会社」対「会社」の取引の場合は、宛先を会社名にする場合が多いようです。
納品書の提出先によって書き方を使い分けます。

・会社名の場合……	□□□□□株式会社御中
・セロ窓封筒に入れて郵送する場合などは、住所も必要
	〒□□□　 □□県□□□市□□○○－○○ □□□□□株式会社 □□□支店□□□部御中
・個人名の場合……	□□□□□様

2.　通番（通し番号）

主としてデータ管理上の目的でナンバーをつけます。
見積書や請求書の伝票番号などと関連づけることもできます。
また、先方から納品書の記載内容について修正依頼や何らかの指摘があった場合や、納品した商品に欠品やトラブルがあった場合、追加注文があった場合等にも、どの納品書に関する依頼なのかを特定することができて便利です。

3.　発行元または作成者

「会社」が発行する取引の場合は、社印（社判）を押します（角印で構いません）。
個人商店の場合でも、店名ロゴの入った用紙を用いたり、市販の納品書にゴム印などを用いる場合が多いようです。

4.　納品書タイトル

先方の宛名よりも下の位置になるようにし、若干大きめの文字で記載します。

5.　納品日または発行日

先方に納品する日付または出荷日（発行日）を記載します。

6.　金額明細と合計金額

納品書には、単価、数量、金額、そして合計金額を記載します。
納品書の合計金額が請求書に反映されるようにします。

7.　担当印または検品者印

伝票作成を担当した人の印鑑または、商品を検査しピッキング（出荷の際に、商品に異常がないかをチェックした上で、必要な数量をすべてそろえて箱に詰める作業）をした人の印鑑などを押します。

※納品書は、ピッキングの際の明細書を兼ねている場合が多いようです。その場合は納品明細書といった名称になっています。

■受領書、受領印について

一部の納品書は、受領書とセットになっています。
例えば、外部の宅配業者などに納品（配達）を依頼した場合など、商品を間違いなく受け取ったという証明として、受け取り手から受領印をもらいます。

商品やサービスが高額であったり、数量が多い場合にも、受領書に受領印をもらうケースが多くなっています。

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