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ビジネス文書の書き方「領収書」

領収書とは、商品やサービスの料金や代金の支払いを受けたしるしとして渡す書面のことです。 領収証とも言います。領収書には、取引の内容や金額によって印紙を貼る必要のあるものがあります。
このページでは領収書の書き方と収入印紙の貼り方について、画像を使用しながらポイントをわかりやすく説明しています。
………「領収書」のページの内容………
1.領収書ってなに?(領収証とは)
2.収入印紙・印紙税について
3.領収書の管理
 領収書の保管年数、領収書と領収証、
 相殺した場合の領収書
4.領収書を作ってみよう
 正しい領収証書き方(領収書の数字金額の書き方)、
 収入印紙割り印、印紙税額、貼付場所、収入印紙貼り方など
5.領収書の書式と注意事項
※ワンポイント知識
 …Q1.収入印紙が不要な場合、Q2.領収書の宛名(個人と会社)、
  Q3.値引きした場合の領収書について

1.領収書ってなに?

領収書とは、商品やサービスの提供者や販売者が、その代価・料金の支払いを受けたしるしとして渡す書面のことです。 領収証とも言います。
スーパーなどで受け取るレシートも、領収書の一種です。

ここでは、最も基本的な領収書の書き方(領収書書式)についてご説明します。

(領収証がどんなものかわからない方はこちらの見本画像をご参照下さい>>

2.収入印紙・領収書の印紙税について
(領収証の印紙)

・領収書などの「課税文書」に貼られている、切手みたいな小さな紙片を収入印紙と呼びます。
収入印紙は、みなさんの身近にある郵便局や、法務局の印紙売り場などで購入することができます。

別ページ[印紙・収入印紙とは]で、印紙や印紙税について詳細に説明しています。


・皆さんがふだん、買い物をした時に受け取る領収書(領収証)に貼られている印紙の金額は、印紙税法で17号の文書として規定されています。

収入印紙代とか、収入印紙料金と思っていた方もいらっしゃるかもしれませんが、実は収入印紙を購入して貼ることで、法律に基づいた税金を支払ったことになるのです。

印紙は課税文書に、印紙税を納めたしるしとして貼ります。印紙税の税額は取り扱った金額によって変わってきます。

例えば、商品代金として3万円を受取った場合は200円の収入印紙が必要となりますが、税別 3万円以上とならなければ課税されません。消費税5%の場合は、31,500円未満は非課税となります。

下記に17号文書の課税額を参考までにご紹介します。

※17号文書とは=売上代金に係る金銭又は有価証券の受取書
 17号文書の例:商品販売代金の受取書、不動産の賃貸料の受取書、請負代金の受取書、広告料の受取書などが含まれます。一般的な領収書は17号文書に該当します。
なお、株券等の譲渡代金、保険料、公社債及び預貯金の利子などは売上代金から除かれます。

[参考:17号文書の課税額]平成26年4月現在
注:平成26年3月31日までは3万円未満が非課税でした
記載された受け取り金額が5万円未満は非課税
税別5万円以上100万円以下なら200円
100万円を超え200万円以下なら400円
200万円を超え300万円以下なら600円
300万円を超え500万円以下なら1,000円
500万円を超え1,000万円以下なら2,000円
1,000万円を超え2,000万円以下なら4,000円
2,000万円を超えるケースからは別ページで確認してください。
続きは>>>[印紙・収入印紙

領収書に印紙を添付した場合は、割印(消印)をします。

・印紙を貼る位置は、領収書の表面のどこでも構いません。あらかじめ書面 に添付位置が指定してある場合もあります。枚数が多くなって枠内に入り切れない場合は、他の文字を邪魔しない場所に貼り、それぞれの印紙にすべて割り印(消印)をします。
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3.領収書の管理について

[領収書の保管年数]

・会社の場合、税務上の帳簿や書類については、法律で保管年数が決められており、領収書は7年間保存するよう義務付けられています。

・ 個人の場合についても、たとえば税金の領収書については、市町村がさかのぼって課税できる期間は最高7年だそうです。できれば7年間の保存をおすすめします。

[領収証と領収書]

・金銭や品物(金品)を受け取った証しとして発行する書類を領収証または領収書といいます。手書きの領収書(領収証)やレジで発行されるレシートも含めてその役割は同じであり、「領収書」「領収証」いずれの言葉も使用できます。領収書、領収証はほぼ同じ意味だと思っていただいて構わないと思います。
なお、国税庁のサイト内でも「領収書」「領収証」のどちらの表現も使用されています。

[相殺した場合の領収書]
(★国税庁タックスアンサー7126より引用)

・第17号文書に掲げる金銭または有価証券の受取書とは、金銭または有価証券の引き渡しを受けた者が、その受領事実を証明するために作成してその引渡者に交付する証拠証書をいうもの とされています。

 ところで、一般に債権と債務を相殺した場合において、その事実を証明する方法として領収書を作成することがありますが、この領収書は領収書としての表示がなされていますが、現実には金銭または有価証券の受領事実はないのですから印紙税法上の受取書には該当しません。

 しかし、たとえ相殺の事実を証明するために作成される領収書であってもその事実が文書上明らかでないときには、その領収書には文書上は金銭または有価証券の受領事実を証明しているとみられますので、印紙税法上の受取書に該当することになります。

 なお、一部の金銭については相殺とし、残りの金額を金銭等で受領したことの文書(いわゆる「一部相殺の領収証」は、その相殺にかかわるものであることが明らかにされている金額については受取金額には当らないものとして取り扱われることになります。

※詳細は、国税庁のサイトでご確認下さい>>>(別ウィンドウが開きます)
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4.領収書を作ってみよう(領収証・領収書の書き方・文例・例文・例・様式・雛形)

最近ではWordやExcelなどで作成できるテンプレートが出ています。
どの領収書フォーマットを使用するかについては決まりはありませんが、書き方には決まりがあります。また、市販の領収書を使用する際の手書き領収書の書き方にも決まりがあります。
次項以降で各項目について順番に説明します
(※領収書の印紙代、貼る場所、収入印紙の割り印についてもご紹介しています)。

5.正しい領収書の書き方・書式と注意事項

下記の領収書見本画像の青数字をクリックすると説明にジャンプします。

領収書の書式 宛名 通番 提出日または作成日 金額 タイトル 但し書き 納品場所 内訳 発行者
 

領収書書き方と記載内容の説明
(テンプレートを使う場合の注意点)

1. 宛名
  「会社」対「会社」の取引の場合は、宛先を会社名にします。
株式会社を(株)、有限会社を(有)と省略しないようにします。
上様などという表記はもちろんダメです。
2. 通番(通し番号)
  主としてデータ管理上の目的でナンバーをつけます。
電話での打ち合わせのときや、先方から再発行の依頼があった場合等にも、どの領収書に関する依頼なのかを特定することができて便利です。
3. 発行日または提出日
  実際の入金日、お金を受取った日付を記載します。
4. タイトル
  市販の領収書の台紙の場合は、「領収書」と印刷されている場合がほとんどです。
5. 受領金額
  記載された金額をあとで訂正や改ざんすることができないように、金額の記載方法には独特の決まりがあります。
数字には、3桁ごとにカンマ(,)を入れます。
チェックライターを使用する場合は(1)になります。
¥マークと数字の間はあけないようにします。また、最後につける※または−記号も、数字との間をあけないようにします。

金額の書き方記載例:
(1)¥□□□,□□□※
(2)金□□□,□□□也
(3)¥□□□,□□□−

手書きの場合に、改ざんされないように難しい漢字表記を使用する場合もあります。
壱、弐、参、四、伍、六、七、八、九、拾という具合です。
桁が増えれば、佰、阡、萬といった数字を使用します。

例えば100万円は、壱佰萬圓といた表記をします。
6. 但し書き(「但し/但」という箇所)
  この部分は、何に対する支払いなのかを特定する為に重要な部分です。
「お品代」「お品代として」という記載を良く見かけますが、正式な領収書としては認められませんので注意して下さい。
文例)花代として、お弁当代として、タクシー代として、
といった具合にきちんと記載します。
7. 印紙 (印紙の金額、貼り方、割り印、貼る位置)
  領収金額に応じて、収入印紙の貼付が必要な場合があります。
詳細は別ページへ「印紙」
例えば、商品代金として5万円を受取った場合は200円の収入印紙が必要となりますが、税別5万円以上とならなければ課税されません。消費税8%の場合は、54,000円未満は非課税となります。

  [参考:17号文書の課税額]平成26年4月現在
(いわゆる印紙代、領収書印紙料金)
  注:平成26年3月31日までは3万円未満が非課税でした
  記載された受け取り金額が5万円未満は非課税
  税別5万円以上100万円以下なら200円
  100万円を超え200万円以下なら400円
  200万円を超え300万円以下なら600円
  300万円を超え500万円以下なら1,000円
  500万円を超え1,000万円以下なら2,000円
  1,000万円を超え2,000万円以下なら4,000円
  2,000万円を超えるケースからは別ページで確認してください。
  続きは>>>[印紙・収入印紙
 
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正確な情報は国税庁のページをチェックして下さい[国税庁(別ページが開きます)]


[収入印紙の割印]
領収書に印紙を貼付した場合は、割り印(消印)をします。
上記のサンプル画像のように、領収書の収入印紙にかかるように印鑑を押すことを割り印と言います(消印とも言われます)。その収入印紙が使用済みであることを示し、再使用できないようにする目的で押されます。

[収入印紙の貼り方]
・印紙を貼る位置は、領収書の表面のどこでも構いません。市販品の領収書のフォーマットの場合は、あらかじめ領収書面に点線で囲んだ枠を作り、印紙を貼る位置が指定してあるものもあります。

[印紙枚数が複数になる場合の収入印紙の貼る場所]
貼付する印紙の枚数が多くなって所定の枠内に入りきらない場合は、他の文字を邪魔しない場所に貼り、それぞれの印紙にすべて割り印(消印)をします。貼る場所には決まりはありません。

無料のテンプレートをダウンロードして使用するような場合、特にこうした点が見落とされがちですので注意してください。

領収書印紙代(領収証の収入印紙金額)についてはこちらへ>>>
8. 内訳
印紙税の関係上から、税別 金額、消費税額を、分けて記載します。
 
9. 発行者
  住所、会社名(またはお店の名前)を記載します。
ゴム印でも構いません。
会社の社印(社判)を押します。
担当者印も押す場合もあります。
 
10. その他
  ▼領収書に担当者欄がある場合
企業名で発行する領収書に担当者欄があるものがあります。シャチハタ印などでも構いませんし、署名でもOKです。但し、社内規定で「印鑑を押す」と決められている場合には必ず印鑑を用いるようにします。

▼個人名で発行する領収書
個人名で手書きの領収書を発行する場合がありますが、必要な内容が記載され、署名捺印した書面 であれば領収書とみなすことができます。会社が発行する領収書のようなゴム印や角印は必要ありません。なお、文字の部分は改ざんされないように鉛筆ではなくペン書きでする必要があります。また必要に応じて金額部分に旧字体を用いることもあります。
※署名捺印については「商品売買契約書のページ」に参考情報が載っています。

▼領収書を書き損じた
書き損じた場合は、領収書の訂正や日付訂正をするよりもできるだけ再発行が望ましいと思います。
特に、金額欄に関しては金額訂正はNGです。訂正印の有無とは全く無関係に、金額を書き直したものは法的に認められません。(一般的な訂正印ではダメ。※下記「注2参照」)
 なお、再発行をする場合には、もちろん領収証印紙も新しいものを貼り、消印(割り印)を押します。
(ここでは相手に領収書を渡す前の段階での訂正について述べています。相手に渡した後で再発行を求められた場合については、下記「※注3」参照)


収入印紙は、一旦購入した後に必要でなくなった場合や、印紙税等の引き上げにより、使用頻度の高い金額のものとに交換する必要がある際などには、郵便局で交換できます。未使用のものに限られ、収入印紙一枚につき5円など、手数料がかかります。また、一度貼ってしまったあとで、印紙を交換したい場合には、切り取らずにそのまま持参しないと受け付けてもらえませんので注意して下さい。(利用態様の確認をする必要があるため、印紙部分だけ切り抜いて持って行ってもダメです)


※注1…印紙の交換については細かい決まりがあります。
  詳細は国税庁のホームページでご確認ください。>>>

※注2…領収書の金額を訂正したものは法的に認められないと上記に書きましたが、詳細を税務署に確認しましたので情報を追加します(2013.1.16確認加筆)
◆領収書の金額を二重線で訂正し、印鑑を押したものは無効か?
領収書の金額について、二重線で消して訂正印を 押したものを用いることは通常ではありえません。
◆印紙を貼ってしまった後で、金額を訂正したいと考えるケースがあるが、無効になるのか?
普通は領収書を新しく発行しなおすのが一般的で、金額を訂正したものを正式なものとして使われることはありません。
◆無効になるなら法的根拠を教えて欲しい。
法的根拠は示すことができません。商習慣的なものです。
但し、支払い側と受け取り側が、金額の訂正について互いに合意し、かつ、両者の帳簿上の金額が、訂正後のもので統一されていれば(金額を訂正した領収書でも)問題ありません。

その場合には、訂正後の金額に応じた正しい印紙税が納付されていることが必要ですが、上記であれば税務調査上も問題ありません。この場合、金額訂正に用いる印鑑は訂正印ではなく、例えば発行者印を用いる等、第三者が簡単に入手したり使ったりすることができない印鑑を用いる必要があります。

しかし、実際には一般的に金額が訂正された領収書がやりとりされることはありません。
※注3‥受け取り手が紛失した等の理由で領収書の再発行を求められた時
原則として再発行はできないという立場を取る販売店や企業もあります。しかし実務上、どうしても再発行をする必要がある場合には、何らかの手段で代金受領の事実を確認した上で、以下のような方法を取ることがあります。

◆1. 複写タイプの領収書にて、再発行と明記したものを発行する。発行者の手元にも再発行の証拠となる領収書が残る。

◆2. 領収書は再発行せず、異なる書式の「領収書発行証明書」のような形式の書類を出す。
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★領収書に関連する以下のビジネス文書は、こちらをご参照下さい。
 ● 見積書の書き方
 ● 請求書の書き方
 ● 文書の送付状の書き方とビジネスマナー

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正確な情報は国税庁のページをチェックして下さい[国税庁(別ページが開きます)]
※ワンポイント知識

[会社と個人]
Q1,出張旅費などの、会社経費となる費用を立て替えた場合、個人名でとった領収書は無効となるのでしょうか?


会社経費を立て替えた場合には会社名で領収書をもらうのが最も無難です。しかし個人名でとった領収書が無効になるかというと答えはノーで、無効とはなりません。但し会社あての精算の際にはもちろんのことですが、その後の会社側での経理処理にあたっては内訳や内容がきちんとわかるように説明書や内訳を添付しておく等が必要となります。

Q2,やむを得ず個人名で領収書を発行することがあります。そんな時に収入印紙が必要なのでしょうか?

答えは、営業に関しないものであれば非課税とされ、印紙税は課税されません。つまり、営業に関しない領収書には印紙を貼る必要はありません。簡単に言えば利益を得るために継続的に行う、あるいは反復して行う行為なら法人や個人事業主でなく個人ても、領収書には収入印紙が必要ですが、個人がたまたま私的財産を譲渡した時に作成する受取書などは印紙は不要となります。
(印紙税法については、国税庁「営業に関しない受取書(作成者)を参照して下さい>>>「国税庁のページ」(別ウインドウ)

金銭または有価証券の受取者のうい「営業に関しないもの」とは、商法上の「商人」にあたらないと解されている下記のような者が作成する受取書です。
印紙税関連 [営業に関しない受取者(作成者)]
受取書の作成者 内容
個人が私的財産を譲渡したとき等に作成する受取書 営業とは、利益を得る目的で同種の行為を反復継続すること、つまり継続的な営利活動をいいますので、個人がたまたま私的財産を譲渡したとき等に作成する受取書は非課税となります。
公益法人の作成する受取書 公益法人は、たとえ収益事業を行う場合であっても、収益事業で得た利益を公益以外の目的で使用することが認められていませんので、商人としての性格を持たず、公益法人名義で作成する受取書はすべて非課税となります(基通第17号文書の22)。
公益等を目的とする人格のない社団の作成する受取書 公益及び会員相互間の親睦等の非営利事業を目的とする人格のない社団が作成する受取書は非課税となります(基通17号文書の23)。  (注) 公益及び会員相互間の親睦等の非営利事業を目的としないその他の人格のない社団が、収益事業に関して作成する受取書は課税の対象となります。
農業従事者等が作成する受取書 一般に営業に当たらないと解されている店舗その他これらに類する設備を有しない農業、林業又は漁業に従事する者が、自己の生産物の販売に関して作成する受取書は非課税となります(基通第17号文書の24)。
医師、弁護士等の作成する受取書 一般に営業に当たらないと解されている自由職業者が、その業務に関して作成する受取書は非課税となります(基通 第17号文書の25及び26)。
会社以外の法人で、利益金又は剰余金の配当又は分配のできない法人が作成する受取書 営利法人以外の法人で特別法により法人になることが認められた法人のうち、利益金又は剰余金の配当又は分配のできない、法人労働組合、商品取引所等の作成する受取書は非課税となります。
会社以外の法人で、利益金又は剰余金の配当又は分配のできる法人がその出資者との間で作成する受取書 法令の規定、定款の定めにより利益金又は剰余金の配当又は分配のできる法人が、その出資者に対して行う事業に係る受取書は非課税となります(第17号文書の非課税物件欄2)。
 平成24年7月1日現在の法令・通達に基づき作成 [関係法令・通達]印紙税法基本通達別表第一第17号文書の21〜27
(注) 会社以外の法人で、利益金又は剰余金の配当又は分配のできる法人には、おおむね次に掲げる法人が該当します(基通第17号文書の21)。
1貸家組合、貸家組合連合会
2貸室組合、貸室組合連合会
3事業協同組合、事業協同組合連合会
4事業協同小組合、事業協同小組合連合会
5火災共済協同組合、火災共済協同組合連合会
6信用協同組合、信用協同組合連合会 
7企業組合 
8協業組合 
9塩業組合 
10消費生活協同組合、消費生活協同組合連合会
11農林中央金庫 
12信用金庫、信用金庫連合会
13労働金庫、労働金庫連合会
14商店街振興組合、商店街振興組合連合会
15船主相互保険組合
16輸出水産業協同組合
17漁業協同組合、 漁業協同組合連合会
18漁業生産組合 
19水産加工業協同組合、水産加工業協同組合連合会
20共済水産業協同組合連合会 
21森林組合、森林組合連合会 
22蚕糸組合 
23農業協同組合、農業協同組合連合会 
24農事組合法人 
25貿易連合 
26相互会社 
27輸出組合(出資のあるものに限る。以下同じ。)、輸入組合 
28商工組合、商工組合連合会 
29生活衛生同業組合、生活衛生同業組合連合会
※ここに掲げる以外の法人については、当該法人に係る法令の規定又は定款の定めにより判断する必要があります。
Q3.値引きした場合の領収書の書き方は?
・値引きした場合に発行する領収書は、受け取った金額で記載します。

・値引き分も記載できる書式の場合には以下のようになります。
(例1)本体の価格10,000円から1000円値引きする場合
No. 00-00000
0000年00月00日
サンプル株式会社様
 領 収 書 
金 ¥ 9,720 ※
但し:◯◯◯◯代金として
[内訳]  
本体価格
値引額
値引後金額
同 消費税
税込合計
10,000円
1,000円
9,000円
720円
9,720円
  
東京都中野区見本町0-0-0
見本出版株式会社
tel.03-0000-0000
注)2014年4月以降の消費税率8%として記載
(例2)税込み価格の10,800円から1,000円を値引きする場合
No. 00-00000
0000年00月00日
サンプル株式会社様
 領 収 書 
金 ¥ 9,800 ※
但し:◯◯◯◯代金として
[内訳]  
本体価格
消費税
小計
値引額
値引後合計
(内 消費税)
10,000円
800円
10,800円
1,000円
9800円
726円
  

東京都中野区見本町0-0-0
見本出版株式会社
tel.03-0000-0000
注)2014年4月以降の消費税率8%として記載
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