 |
| 2. 通
番 |
サンプル書式では通番をつけています。
主としてデータ管理上の目的で請求書にナンバーをつけます。
顧客番号や取引先コードとは別のもので、以下のような用途において役にたちます。
| 請求書の通
番の利用例 |
| 納品書や見積書の伝票番号などと関連づけることもできます。 |
| 電話での打ち合わせのときに番号を指定し、書類を特定できます。 |
| 先方から請求書や見積書の再発行の依頼があった場合にも、どの文書に関する再発行の依頼なのかを特定することができます。 |
| 万一発行した請求書に誤りがあった場合には、請求書の通
番に枝番号（子番号）をつけて、訂正版の請求書を作成します。 |
| 同じ取引先について、複数枚の請求書をまとめた請求書を発行する場合（例えば各事業所、支店、工場あての請求書をまとめた請求書を作る場合）には、代表番号と枝番号を使うことにより、請求書の作成、区分けがスムーズにできます。 |
| 掛け売りの取引先に対し、複数枚の請求書をまとめた請求書を発行する場合には、代表番号と枝番号を使うことにより、請求書の作成、区分けがスムーズにできます。 |
ここで述べている「代表番号」「枝番号」とは、下記のような書式のものをさします。
請求番号：5502047 ……代表番号の例
請求番号：5502047-02 ……代表番号に枝番号「02」をつけた例
形式（フォーマット）によっては、通番はナシでも構わないと思います。
|
|
| 3. 発行日または提出日 |
「請求書の日付はいつにするのか」という点については、「うちの会社はこの日を基準にして請求書を作成する」と、きちんと決めておく必要があります。
ほとんどの企業では請求日として締日を記載する場合が多いようです。例えば月末の日付などを記載します。
ここの日付けをいつにするかによって、繰り越し金の金額に関わってきます。○月○日現在の請求残高、支払い残高というように理解すると良いでしょう。
★締め日とは…合計を出す日を締め日と言います。売り上げや、請求などの計算上の合計を出す日のことです。ほとんどの商取引では一ヶ月ごとに決まったある日を締め日と決め、その日の翌日から次の締め日までの金額の合計を「□月分」とします。
|
|
| 4. 提出者または作成者 |
ほとんどの場合、請求書には経理担当者が印鑑を押印します。
ここでは印鑑の押し方について説明します。
【印鑑の押し方】 |
（右図の青字は、
上記の
2「通番」.
3「発行日または提出日」と
連動しています）
●「会社」対「会社」の取引の場合には、まずは社印（社判）を押します。（請求書印のために用いる印鑑は角印で構いません。右図の社印参照）
●社印の位置
右の画像は、角印の捺印例です。
|
|
請求書には社名を記載しておきます。
会社印（角印）を押す位置は、社名をすべて隠すのではなく、社名に少しかぶるように右に寄せて印鑑を押します。
※印鑑、角印の意味について…法人の場合の印鑑の主類の代表的なものには、角印と丸印（＝代表者印）と銀行印があります。
角印は、発行者や作成者がその企業であることを認める場合に用い、丸印は代表者印または実印として法務局に印鑑登録したもので、契約や諸手続きの申請などに用います。いわば、代表者（社長）の意志を表わすものです。
なお、銀行印は、預金口座開設時に金融機関に登録するものです。
|
●作成者の印鑑を必ず押します。上の画像の事例では、丸山が担当者の場合の作成例です。
【押印位置】
a. 単独印の場合
……作成者の印鑑のみの場合は、右に寄せて押します。会計ソフトで作成すると印鑑を押す位
置があらかじめ書類のフォームでマス（四角）の中に押すように指定されている場合が多いようです。
b. 上司に承認印をもらう場合
……上記の見本画像の例でご説明します。まずは、右端に作成者が自分の印鑑を押し、作成者丸山が上司にチェックと捺印依頼をします。
次に上司が作成者丸山の左に承認印を連判という形で捺印しています。
役職が上の人が左側になります。）
|
|
|
|
| 5. 請求書のタイトル |
請求書のフォームを作成する際に、先方の宛名よりも下の位
置になるようにし、若干大きめの文字で記載します。
納品（商品受け渡し）のたびにその都度発行する請求書の場合は「請求書」だけで構いませんが、掛売りの請求書の場合は、何年の何月分についての請求書なのかがわかるように、「○○年○○月分御請求書」というように、タイトルに明記します。
|
タイトルの下には簡単な挨拶文を載せます。
ビジネス文章として、だいたい決まった文章を用います。
挨拶と、支払いについての簡単な依頼文章の書き方の見本をご紹介します。
（口座振替の場合には入金依頼も合わせて行います。）
【参考：請求書のタイトルの下に書く文章例を下記にご紹介します】
請求書の場合の例文：
「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。下記の通
りご請求申し上げます。よろしくお願い申し上げます。」
請求書兼口座振替のお知らせの場合の例文：
「日頃は○○○をご利用頂き、誠にありがとうございます。
下記の金額をご指定の口座から振り替えさせて頂きます。振替日の前日までにご指定の口座にご入金ください」
など。 |
|
| 6. 繰越金 |
請求書フォームには、繰越金という欄があります。この繰越金の金額は、以下のいずれかの考え方に基づいて作られます。
| 繰り越し金の欄の記載例 |
| ・請求書を作成した締め日の時点で、未入金の金額があれば、それを記載します。 |
| ・未入金分の有無に関係なく、その月の取引の分について請求書を発行する会社もあります。この場合は、繰越金額は「無し」となります。 |
【ワンポイント】
よく、ネット上でダウンロードできる無料のテンプレートなどをみかけます。一回限りの請求の場合には、大抵のものが対応していますが、繰り越し金がある相手先の入金管理・繰越金の管理のできないものもありますので、利用する際（選ぶ際）には注意して下さい。
|
|
| 7. 入金額 |
|
相手先からの入金が確認できたら、その金額を記載します。
もし、先方が振込手数料分を差し引いて、振込をしている場合にも、本来の支払額が支払われたことにします。
|
|
| 8. 合計金額 |
|
繰越金から、入金分を差し引いた当月繰越分に、当月の売上を加えたものです。
合計金額の書き方は、「最終的に、この請求書で請求している金額がいくらなのか」がわかるように、太字にしたり、大きめのフォント（ポイント数）にしたりします。
|
|
| 9. 振込先 |
|
振込先を記載するほか、口座振替の場合もあります。
数年前から、格安の手数料で口座振替による代金回収をしてくれる業者が登場してきました。「集金代行」というかたちで、確実に代金を回収してくれるため、固定の取引先が多い企業や個人事業主の場合には請求業務の合理化、経理コスト削減に役立ちます。
|
|
| 10. 振込手数料について |
|
特に指定や契約上の取り決めがなければ、振込手数料をどちらが負担するかについては支払う側の社内規定にゆだねることになります。
振込手数料を先方に負担してほしい…など、希望があれば支払い請求書に明記することをおすすめします。
★ 実際に請求書において振り込み手数料の負担を依頼する場合の書き方をご紹介します。
【手数料負担に関する依頼文章の例／手数料負担のお願い文章例】
「恐れ入りますが振込手数料はご負担下さい」
「誠に勝手ながら、振り込み手数料はお客様のご負担でお願いいたします」など。
★筆者の経験では、ここを明記しない場合、振り込み手数料を差し引いて代金の振り込みをする取引先が沢山ありました。
金融機関や請求金額によって振り込み手数料の金額が異なりますが、735円、840円といった金額を差し引かれる取引先が多数になると、意外と無視できない金額になります。
経費削減のご時世でもありますし、こうした細かい事項もチェックし、良く考えて請求書を作成しましょう。
|
|
| 11. 支払日（または振込日）について |
|
特に指定や契約上の取り決めがなければ、支払日（または振込日）は支払う側の社内規定（支払い規定）にゆだねることになります。
（たとえば「月末締翌月末払い（げつまつじめよくげつまつばらい」の会社の場合、今月末までに請求した代金は来月末に支払われることになります）
希望があれば振込み依頼日や支払期限について明記することをおすすめします。
★ 実際に請求書を作成する場合の記載例をご紹介します。
「御入金期限：○○年○○月○○日」
「お振込み期限：○○年○○月○○日」
※なお、一般的な請求書のフォーマットには支払い期限が記載されているものが多くなっています。
|
|
| 12. 明細欄の書き方について |
|
請求書の明細欄には、商品名、単価、数量
などを書きます。
下記に、請求書の明細欄の書き方の例をご紹介します。
【作成上のポイント】
※手数料などを請求する場合、単価や数量の記載が難しいものは「一式」とします。
【掛け売りの場合の請求書の明細欄の書式例】
| 日付 |
項目 |
品番 |
単価（入数） |
数量
|
単位
|
金額 |
備考 |
| 08/01 |
Ｃ型管 |
PP5 |
@600×10
|
2 |
箱 |
12,000 |
|
| 08/01 |
取付工事 |
|
|
1 |
式 |
200,000 |
|
| 08/07 |
Ｓ型管 |
PS9 |
@600
|
1 |
本 |
600 |
|
| 08/07 |
圧力調整 |
|
|
1 |
回 |
10,000 |
○○含む |
なお、上記のような明細欄を作らずに、別途「合計請求書」というものを一枚つける場合もあります。
（通常はあまり使われることはありません。）
▼合計請求書の書き方
合計請求書では、日々の請求書を数枚束ねたものの上に、一枚、その月一ヶ月分の合計金額を書いたものを添付する形になります。
・タイトルは、 合計請求書（□月分）といったタイトルになります。
・合計請求書レイアウトの、明細欄の部分についての見本だけご紹介しましょう↓
| 摘要 |
単位
|
金額 |
備考 |
| 前月請求残高 |
|
82,000 |
税込 |
| 別紙請求書 |
8 |
枚 |
147,000 |
税込 |
| |
|
|
|
|
| 消費税額 |
税率 5 |
％ |
7,000 |
|
| 当月請求額 |
|
229,000 |
税込 |
「わかりやすく、明確に」という基本路線さえ押さえれば、それぞれのビジネスの仕方に応じて請求書を作ることができると思います。
様式にとらわれず、自由にアレンジしてみてください。
|
| |
| 13. その他 |
|
▼請求漏れがあった場合
・例えば二重線を引いて訂正印を押すといったかたちで金額訂正をするのではなく、取引先にお詫びの第一報を入れたのち、原則として請求書を再発行します。お詫び状を添えて送るのが一般
的です。請求書再発行時には「再発行」などと請求書の用紙自体に明記します。
※まれに、毎月取引のある相手先であれば、請求漏れ金額がごく少額である場合に限り、双方合意の上で次月に繰り越しをすることもあります。会計年度が次年度にまたがる場合にはあまり適しません。また、この場合もまずは取引先にお詫びの第一報を入れ、次回の請求書にはお詫び状を添えます。
▼本来有料であるべきものを、サービスで「無料」にしているものがあれば、明細を記載する。
・キャンペーンや、サービスなどで特別に無料にしているものは、明細にあえてその項目を記載し、金額を０円とします。買い手または利用者は、「請求漏れ」ではなくあえて「無料」にしていることが一目でわかります。
例えば、送料無料という場合は、明細欄が「送料」金額欄「０円」となります。
下記のように、無料となる条件があれば、その条件を併記するとさらに分かりやすくなります。
※記載例）送料（ご利用金額10,000円以上の場合無料） 金額欄０円
|
| |
|
|
| ■請求書を郵送する場合の封筒の書き方（封書の書き方）
|
例えばセロ窓付き封筒を用いる場合には、請求書の所定の欄に、位
置合わせをして、住所や宛先を印字します。
ビジネスマナーのひとつとして、宛名の書き方（ビジネス封書の書き方）をご紹介いたします
。
▼封筒宛名
横書きでも問題ありません（下記の画像ではページ作成上の都合で縦書きの見本にしています）
また、住所データを管理していれば、宛名ラベルのようなものに、パソコンで住所と宛先を出力して貼付しても良いでしょう。
|
| 会社あての場合やビジネス書類の宛先の書き方 |
| あて先例 |
封筒書き方説明 |
1.
会社宛 |
2.
担当部署
あて |
3.
役職・肩書きの
ある相手あて |
4.
担当者宛 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
1.
会社あて……社名の下に「御中」をつけます。社名が長くて、宛名を書いた時にどうしてもスペースに入らない時に限り、株式会社を（株）というように省略します。
2. 担当部署あて……先方の部署名の下に「御中」をつけます。社名と同じ行に無理に書かずに、改行して部署名を書いても構いません。
3. 役職・肩書きのある相手あて……まずは社名、部署名を書きます。つぎに行を変えて、役職→氏名→様の順に書きます。
○ 社長 見本一郎様
× 見本一郎 社長様
× 見本一郎 社長殿
なお、社名と部署名は一行におさまらなければ改行しても構いません。
4.担当者あて……まずは社名、部署名を書きます。次に行を変えて氏名→様の順に書きます。
|
|
|
▼請求書の送付
請求書が完成したら、封筒に入れ、必要な場合は送り状（送付案内状）を同封して発送します。
先方の注意を喚起するために、封書の表には、赤字で「請求書在中」などと朱書するのが一般
的です。封書の宛名書き自体をパソコンで出力する場合は赤文字で印字したり、または市販のゴム印（「請求書在中」というもの）などを使っても良いでしょう。
「在中」とは、その書類や品物などが、その中に入っているという意味です。封筒の表面
に表示することで、この封筒の中に請求書が入っていますよと知らせる意味があります。こうすることにより、受け取り手や担当者の注意を喚起することができます。
（※赤文字でなければダメというわけではありません。黒字でも構いませんが、封筒の中の送付文書が請求書文書であることがわかるようにするのが慣例です）。
▼請求書と一緒に送付する文書例
・請求書 （または合計請求書）
・（明細書または請求明細）
・（送り状または送付案内状）
※請求書などに同封する送り状（送付案内状・送付状）はこちらで紹介しています。文例・例文＞＞＞
|
|
請求書作成の流れ
領収書に印紙を貼る場合、いくらの印紙を貼るの？
