請求書作成から代金回収までの流れと注意点

1．請求書ってなに？

2．締日と支払い日について

1）２つの請求タイプ
通常の請求業務には、
商品を納品するたびに、「その都度請求する方式」と、 例えば毎月の取引について１ヵ月分ずつまとめて請求する「掛売り方式」があります。
2）締日を過ぎたらなるべく早めに請求をする
掛売り方式の場合は、月末締めで翌月請求など、一ヵ月単位のものがほとんどです。
締日は、各企業が任意で決めることができます。どんな企業でもどんなお店でも、代金をすみやかに回収することが健全な商売のための鉄則ですから、締日を過ぎたら迅速に請求します。
3）支払い期限
請求書には支払い期限を明記します。
支払い期限の記載が無い請求書は、取引先（支払い側）の支払いスパン（支払いサイト）に合わせますという暗黙の了解を意味します。
一般的には翌月内に支払いを求める請求書がほとんどです。

3.　支払いサイトについて

支払いサイトとは
「支払いサイト」という言葉に使われている「サイト」は、ホームページ、ウェブページ、用地、敷地などを表わす【site】ではなく、【sight】というスペルで、支払いまでの期間や、手形などの決済期限をさします。
通常、スーパーなどで買い物をしたときには、商品を入手するたびに、「その都度請求」され、すぐに支払いがなされますが、カードでショッピングをしたときなど、月末締で請求書が郵送されて来て、実際に銀行預金の口座から引き落とされるのは翌々月だったりします。このように、代金の締日から、支払いまでの期間のことを「支払いサイト」と言います。
企業間の取引の場合でも、 例えば毎月の取引についてはその都度請求せず、１ヵ月分ずつまとめて月末締などで請求する「掛売り方式」がほとんどです。
実際に代金が支払われるのが翌月末だとすると、この場合の企業の支払いサイトは「1ケ月」あるいは「30日」などとなります。
手形により支払いをしている企業との取り引きの場合には、例えば「末締め翌月末振出し、120日手形払い」という場合には、手形振出しまでの30日＋手形サイト120日＝150日となります 。

4．繰越金と入金管理

1）２つの繰越金タイプ
請求書には、繰越金という欄があります。この繰越金の金額は、以下のいずれかの考え方に基づいて作られます。
・請求書を作成した時点で、未入金の金額があれば、それを記載します。
・未入金分の有無に関係なく、その月の取引の分について請求書を発行します。この場合は、繰越金額は「無し」となります。
2）入金管理について
請求書を発行した取引先に関しては、いつ、いくら支払いがなされたのかをきちんと管理する必要があります。企業間の取引の場合、最も一般 的な代金回収方法は振込みによる支払いです。以下の点に注意しましょう。
・請求金額と、支払われた金額が一致するかチェックする
（差額がある場合は振込手数料を差し引かれているケースが考えられます）
・いつ支払われているかをチェックする
なお、入金が確認できたら、必ず会計ソフト、会計システム、データベース等の請求システムにデータを反映させましょう。

5．繰越金と請求金額

6．　請求書作成から代金回収までの流れ

7．健全な商取り引きのために

商品やサービスを提供した対価はきちんと回収しなくてはなりません。
請求に関しては、特に以下の点に留意してください。
【1】 漏れのないように、期日までにきちんと毎月の請求書を作成する 。
【2】入金管理をしっかりし、支払いが滞っている取引先に関しては、きちんと催促を行なう。
催促をした後も、入金がなされたかどうかの追跡を忘れずに行なって下さい。

「請求」と「入金管理」は、車の両輪とも言えます。
良い商品を開発する、すぐれたサービスを提供する、といったことと同じくらい、あなたの会社やお店にとって重要な業務だと思います。
信用できる人材を登用し、きちんとした管理ができるよう心掛けてください。