提案書の書き方

催促状の書き方のページ。催促状とは、支払いや提出を催促するために出す書状・書面のことをさします。
取引先や顧客から支払われるべき代金、料金、売掛金、もしくは家賃などの賃料の支払いが滞って困ったことはありませんか?このページではそうした支払いを催促するための催促状の書き方・書式および送り方についてご説明いたします。
………このページの内容………
1. 催促状ってなに?
2. 催促状を出す時期
3. 催促状を作ってみよう
4. 催促状の書式(文例、例文)
5. 催促状の送付

■1.催促状(さいそくじょう)ってなに?

催促状とは、支払いや提出を催促するために出す書状のことをさします。
このページでは催促状の書き方についてご説明いたします。

[催促状の使用例]
・相手が取引先で、これまでのおつきあいがあるので、あまり大げさに騒ぎたくない、という場合
・相手は顧客で、お客様の気持ちをそこねたくないし、金額的にもわずかである、という場合
上記のようなとき、催促状が役に立ちます。ぜひ参考にしてください。
なお、法的な手続きを踏む場合には、「督促状」という、もう少し厳しい文書になります。

■2.催促状を出す時期

催促状は、先方が最初に請求書に記載した納入期限を守らなかった場合に出します。
こちらで入金の確認をするためには日数を要すケースも考えられますので、相手が締切りギリギリに振込みで支払ったという場合などを考慮に入れると、締切り後1週間程度は経過してから催促をするのが普通です。
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■3.催促状を作ってみよう
催促状の書き方(例文・文例・書式・様式・文面・雛形・サンプル)

下記にご紹介するのは、催促状の代表的な文例、例文です。
初回の催促の時に参考になさってください。

この催促状の 特徴は、あくまでも相手との基本関係をくずすつもりはないことが前提です。従って穏便な表現を心掛けています。
催促しても支払ってもらえない場合には、別ページで紹介しているような「督促状」を出します。

■4.催促状の書式

下記の画像の 青数字をクリックすると説明にジャンプします。
※電話番号は忘れずに記載しましょう。
催促状の書式 宛名 作成日または提出日 タイトル 事情 利用内容 振込先 行き違いの場合
催促状の記載内容の説明
1. 宛先
“「会社」対「会社」”の取引の場合は、宛先を会社名にする場合が多いようです。
先方の支店名、部署名まで記載する場合もあります。
・会社名の場合…… □□□□□株式会社御中
・社長あての場合… □□□□□株式会社
代表取締役□□□□様
・担当あての場合… □□□□□株式会社
□□□支店□□□部
[役職名を書く]部長 □□□□様

(支店長代理、部長代理などの、「◯◯代理」という肩書きの時は、「代理」をはずして書くことが多い)
2. 発行日または提出日.差出人および担当者を明記
・催促状の発行日または提出日は必ず記載します。
先方からお詫びの電話や支払日の連絡があった場合等にも、どの催促状に関する連絡なのかを特定することができて便利です。

・社名、担当者名を明記します。上記の記載例では、捺印の形式になっています。書類の作成者が「平凡氏」、その上司(管理責任者)が「上悦氏」です。
3. 表題の書き方
・この催促状の 特徴は、あくまでも相手との基本関係をくずすつもりはないことが前提です。従って「催促状」という表題を使用するよりも、より穏便な印象を与えるタイトルにしました。
 
4. 相手の事情に理解を示す文章を必ず入れる。
・この催促状は、初回の催促を想定しています。
実際に、誰にでも「つい忙しくてうっかり支払い期日をすぎてしまった」ということがありますよね。そういった取引先やお客様でしたら、すぐにお詫びのご連絡(メール)があり、支払いをしていただけるケースがほとんどです。

・基本的には、「1回の催促で支払われるなら、今後も取引を続ける」という前提で作成した文例です。今後のおつきあいのことを考えて、相手の事情に理解を示す文章を一文挿入しましょう。
 
5. ご利用内容
・今回の催促状が、どの取引の支払いに関する催促なのかを明確にします。
 
6. 振込先
・催促状だけを見れば、支払金額、振込先がすべてわかるように、振込先も明記しておくことをおすすめします。
7. こちらでの入金確認時期の明記と、入れ違い入金の想定
・先方の事情で、支払い期日が数日ずれてしまっただけ…というケースを想定しています。
この催促状が先方の手元に届くまでの間に入金されることも充分考えられますので、そこまで想定して、前もって詫びをいれておく一文です。
 
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■5.催促状の送付

1. 上司の承認
・催促状の作成自体が自動であったり、金額が非常に小さい場合、あるいは催促する案件が非常に多いという場合は別ですが、会社対会社の取引の場合は、基本的に 上司の承認を得ます。

・承認印をわすれずにもらいましょう。
上記の記載例では、捺印の形式になっています。書類の作成者が「平凡氏」、その上司(管理責任者)が「上悦氏」です。
 
2. 同封する書類の確認
・催促状を郵送する際には、[再発行]という朱印を押して、請求書または請求書のコピーを同封すると、さらに先方にわかりやすいでしょう。
[再発行]や[写]の印鑑が無い場合には、朱書します。
 
3. 封筒の表書き
・催促状を郵送する際、封筒の表書きには、
[催促状]
(または[請求書(再送)]、[お支払いに関する重要なご連絡])
などと朱書します。専用の印鑑があればそれを使います。
 
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