送付状（送付案内状・送り状）ってなに？

送付状（送付案内状・送り状）の書き方、文例、例文

送付案内状とは、請求書などの書類を郵送する際に、一緒に送付したり、ＦＡＸを送信するときに添えたりする書面 のことをさします。
ここでは、この送付案内状 （または送付状、書類送付案内書とも言います）についてご説明します。

・送付状（送付案内状）には、以下の役割があります。

［送付状の主な役割］
（1）挨拶をする
　　　　 …本来、文書は持参して手渡しするのが最も丁寧な形です。
　　　　それを郵送したりＦＡＸ（ファックス）をしたりするわけですから、
　　　　言わば口上の代わりのようなものとして、簡単な挨拶文を載せます。

（2）通知する
　　　　…通知する主な内容には下記のようなものがあります。
　　　　a.用件を知らせる
　　　　b. 同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる。
　　　　c.書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる。
　　　　d.送付する枚数、数量を知らせる。

（3）補足説明をする
　　　　 …決められた書面に入らない内容を付け加える。


もし、送付案内書やＦＡＸ送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。
また、本来の目的とは異なりますが、ＦＡＸ操作ミスなどの理由で、誤って別 の相手先にＦＡＸ文書が届いたときには、ファックス送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。

［送付状（送付案内状）の使用例］
・一般的な書類の送付案内状＞＞
・請求書の送付案内状＞＞
・領収書の送付案内状＞＞
・手形送付の案内状＞＞
・ＦＡＸ文書の送信案内状＞＞
　
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下記の情報を載せます。
１）日付（作成日または投函日）
２）会社名
３）住所、電話番号
４）担当部署名
５）担当者名（必要に応じて担当者印を押します）
　

・送付する内容によって、タイトルも自由に変更してください。
・上記の作成例では「書類送付のご案内」となっていますが、書類以外も含む資料送付状としてお使いの場合には、「資料送付のご案内」などとしても良いと思います。

・ここは、その都度自由にアレンジする箇所です。
・上記の作成例では「添付書類」の箇所の右側に、同封する書類の内容と枚数を記載します。
たとえば、赤字のように、その都度書き入れて使用します。
　　　　添付書類　レイアウト図　　　　１枚 　とか、
　　　　送付書類　請求書　　　　　　　１枚 　とか、
　　　　添付書類　見積書　　　　　　　１枚 　など。
・送付するものが書類ではないケースでは、下記のようにアレンジします。
　　　　送付内容　データＭＤ　　　　　１枚 　など。
　

下記の情報を載せます。
１）日付（作成日または投函日）
２）会社名
３）住所、電話番号
４）担当部署名
５）担当者名（必要に応じて担当者印を押します）
　

下記の情報を載せます。
１）日付（作成日または投函日）
２）会社名
３）住所、電話番号
４）担当部署名
５）担当者名（必要に応じて担当者印を押します）
　

ＦＡＸ送信状には必ず下記の差出人情報を載せます。
１）会社名
２）住所、電話番号、FAX番号
３）担当部署名
４）担当者名（必要に応じて担当者印を押します）

※ＦＡＸ送付案内を送ると、万一通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。
また、本来の目的とは異なりますが、ＦＡＸ操作ミスなどの理由で、誤って別 の相手先に文書が届いたときには、FAX送付書を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。

※相手先からの返信もファックスで送信してもらうような場合には、自分が送るファックス送信状に「番号はお間違いのないようにお願いします」と書き添えたり、ファックス番号の数字部分を見えやすい大きな文字にしたりします。