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案内状の書き方

見積書、請求書、申込書などの書類を郵送する際に一緒に送付したり、書類をFAXで送信するときに添えたりする書面のことを送り状、添え状、送付案内状などと言います。ビジネス上のやりとりでは欠かす事のできない書類の一つです。
ここでは、この送付案内状 (または送付状、書類送付案内書とも言います)について、書き方と書式を具体的にご説明します。
………「書類送付の案内状」のページの内容………
1.送付状(送付案内状・送り状)ってなに?
2.送付状/送付案内状・送り状の書き方、文例/文例集,例文/例文集
【1】一般的な書類に同封する送付状/送付案内状・送り状の文例,例文
【2】請求書に同封する送付状/送付案内状・送り状の書き方,文例,例文
【3】領収書に同封する送付状/送付案内状・送り状の書き方、文例,例文
【4】FAX文書の送付状/FAX送付状・FAX送付案内状の文例,例文
※参考/就活の際に履歴書や職務経歴書と一緒に送る送り状/添え状は>>>

1.送付案内状(送付状・送り状)ってなに?

送付案内状とは、請求書などの書類を郵送する際に、一緒に送付したり、FAXを送信するときに添えたりする書面のことをさします。
ここでは、この送付案内状についてご説明します (送付状、書類送付案内書とも言います)。

・送付状(送付案内状)には、以下の役割があります。

[送付状の主な役割]
(1)挨拶をする
  …本来、文書は持参して手渡しするのが最も丁寧な形です。
 それを郵送したりFAX(ファックス)をしたりするわけですから、
 言わば口上の代わりのようなものとして、簡単な挨拶文を載せます。

(2)通知する
 …通知する主な内容には下記のようなものがあります。
 a.用件を知らせる
 b. 同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる。
 c.書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる。
 d.送付する枚数、数量を知らせる。

(3)補足説明をする
  …決められた書面に入らない内容を付け加える。

その他にも…
例えば、送付案内書やFAX送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るはずです。そのため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。
また本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先にFAX文書が届いたときには、ファックス送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。

[送付状(送付案内状)の使用例](このページで紹介)
・一般的な書類の送付案内状>>
・請求書の送付案内状>>
・領収書の送付案内状>>
・手形送付の案内状
・FAX文書の送信案内状>>
 
送付状はパソコン等で作成する場合が大半です。パソコンで作成する方が手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。

2.送付状(送付案内状)を作ってみよう
(送り状の書き方、文例、例文)

下記にご紹介するのは、書類送付状、送り状の代表的な文例、例文です。このフォーマットなら送付状として各用途に応用ができます。テンプレートを一つ作っておくと大変便利です。手作りする際のポイントを解説します。

【1】 一般的な書類を送付する際の送付案内状(送り状、送付状)
の書式サンプル
・さまざまな用途に使うための書類送付案内状のフォーマットです。下記の見本をご覧ください。
書類や資料送付をはじめ、図面、カタログ、サンプル、地図、画像、データなどあらゆるものの送付に応用が可能です。

・A4の1/2のサイズまたは、B5の1/2のサイズにおさまるように作成し、1枚の用紙に2つ分が入るようにレイアウトをして、 沢山コピーして裁断しておくと便利です。
平成◯◯年◯◯月◯◯日
_________様
見本市見本町1−2−5
tel.000-0000-0000
サンプル商事株式会社
見本支店 営業部 加藤
書類送付のご案内
拝啓 

貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りします。ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます

敬具
添付書類                     枚
 備考
上記の送付状の記載内容の説明(送付案内状の書き方)
1. 挨拶文
送付状(送付案内状)の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。

・ビジネス文書の送り状の場合には、頭語と結語を用います。
[拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。
その他には、「謹啓」+「敬具」など
・時候の挨拶は不要です。

・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。
[ビジネス挨拶文の文章例]
・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜
2. 差出人情報
下記の情報を載せます。
1)日付(作成日または投函日)
2)会社名
3)住所、電話番号
4)担当部署名
5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します)
3. タイトル
・送付する内容によって、タイトルも自由に変更してください。

・上記の作成例では「書類送付のご案内」となっていますが、書類以外も含む資料送付状としてお使いの場合には「資料送付のご案内」などとしても良いと思います。  
4. 添付書類
・ここは、その都度自由にアレンジする箇所です。

・上記の作成例では「添付書類」の箇所の右側に、同封する書類の内容と枚数を記載します。
たとえば、赤字の部分だけを、その都度書き入れて使用します。
    添付書類 レイアウト図    1枚  とか、
    送付書類 請求書       1枚  とか、
    添付書類 見積書       1枚  など。

・送付するものが書類ではないケースでは、下記のようにアレンジします。
    送付内容 データMD     1枚  など。
5. 備考欄
・送付文書に関する補足説明があれば、この備考欄に書きます。

・営業担当者が書類を送る場合は、この添付状に手書きでコメントを書き添えても良いと思います。
例えば「お問い合わせ頂きましてありがとうございました。何かご不明な点がございましたらいつでもご連絡下さい」など。
【2】請求書の送付状(送付案内状、送り状)の書き方
 下記は請求書を郵送するときに、同封する書類の雛形です。
 請求書を郵送する時に、どんな封筒で郵送していますか?普通の定型封筒で請求書を郵送する事業所の場合は、宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりしますが、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する事業所の場合には、請求書の書式の中で、左上にうまく位置合わせをして宛先住所を印字するケースが多いようです。

  また、請求書ではなく、送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、下記の送付状(書類送付の案内状)のテンプレートで、左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしてお使いください。

こうした書類はフォーマット(書式)を一つ作っておくと大変便利です。請求書以外の書類を送付する場合にもお使いいただけます。手作りする際のポイントを解説します。
平成◯◯年◯◯月◯◯日
_________御中
見本市見本町1−2−5
tel.000-0000-0000
サンプル商事株式会社
見本支店 営業部 加藤
書類送付のご案内
拝啓 

貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りします。ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます

敬具
    添付書類
     年   月分 請求書      枚
   ご利用明細             枚
    
 備考
上記の請求書送付状(請求書の送付案内状)の記載内容の説明
1. 挨拶文
送付状(送付案内状)の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。

・ビジネス文書の送り状では、頭語と結語を用います。
[拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。
その他には、「謹啓」+「敬具」など
・時候の挨拶は不要です。

[ビジネス挨拶文の例]
・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜
2. 差出人情報
下記の情報を載せます。
1)日付(作成日または投函日)
2)会社名
3)住所、電話番号
4)担当部署名
5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します)
3. 添付書類
・明細書・請求明細書がある場合には、これらを同封して請求書と一緒に送るのが普通 です。
4. 備考欄
・送付する書類に関する補足説明があれば、ここに書きます。
 振込先情報(口座や名義)がここに記載されているケースもあります。

[請求書に関係する記載例]
※以下の文章は請求書送付案内状ではなく請求書のほうに記載されている場合が多いようです
 ・誠に恐れ入りますが○月○日までにお振込み下さい。
 ・なお恐縮ではございますが、振込手数料はご負担下さいますようお願い申し上げます。
 ・ご不明な点がございましたらお手数ながら上記担当者までお問い合わせ下さい。
【3】領収書の送付状(送り状、送付案内状)の書き方
 ・領収書を郵送するときに、同封する書類の書き方例です。
・セロ窓付き封筒をお使いの場合には、宛先住所欄が窓から見えるように位置合わせをすると便利です。
平成◯◯年◯◯月◯◯日
〒000-0000
取引先市取引先町3-3-5
取引先株式会社 御中
__________
見本市見本町1−2−5
tel.000-0000-0000
サンプル商事株式会社
見本支店 営業部 加藤
書類送付のご案内
拝啓 

貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記の書類をお送りします。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

敬具
    添付書類 領収書 (  月分)  3枚
    [ご利用明細]
領収書No.
金額[円]
備考
20**-****1
1,200,000
◯月◯日ご入金分
20**-****2
80,000
◯月◯日ご入金分
20**-****3
650,000
◯月◯日ご入金分
     
合計 1,930,000  
   
 備考
上記の送付状(送付案内状)の記載内容の説明
1. 挨拶文
送付状(送付案内状)の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。

・ビジネス文書の送り状では、頭語と結語を用います。
[拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。
その他には、「謹啓」+「敬具」など
・時候の挨拶は不要です。

[ビジネス挨拶文の例]
・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜
2. 差出人情報
下記の情報を載せます。
1)日付(作成日または投函日)
2)会社名
3)住所、電話番号
4)担当部署名
5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します)
3. 明細
・複数の領収書を同時に送る場合には、送付状に明細を記載して送るのが普通です。
一枚の場合は、明細欄の箇所自体が不要です。
4. 備考欄
・補足説明があれば、ここに書きます。
 営業担当者が送る場合には、手書きで「ありがとうございました」と書き添えても良いでしょう。
【4】FAX送付の案内状(FAX送付案内状、FAX送信状、ファックス送付状)
・文書をFAXで送信するときに、一緒に送信する書類です。
・テンプレートを一度作っておくと次回から大変重宝します。
・担当者欄に自分の名前、連絡先を入れたものを作って保存しておきましょう。
なお、fax送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどとも呼ばれます。
_________様
見本市見本町1−2−5
tel.000-0000-0000
fax.000-0000-0000
サンプル商事株式会社
見本支店 営業部 加藤
FAX送付のご案内
    添付書類 領収書 (  月分)  3枚
 送信日            年   月   日
 送信枚数(この用紙を含む)          枚
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記の書類をお送りします。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
ファックス送付案内状(FAX送付状)の記載内容の説明
1. 挨拶文
挨拶文といっても、FAXの送り状の場合は略式で構いません。上記のFAX送信案内の見本のようにごく簡単に挨拶文を入れます。
丁寧な文章にしたい場合には、下記の例を参考になさってください。

ビジネス文書の場合には、頭語と結語を用います。
[拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。
時候の挨拶は不要です。
[ビジネス挨拶文の例]
・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜
2. 差出人情報
FAX送信状には必ず下記の差出人情報を載せます。
1)会社名
2)住所、電話番号、FAX番号
3)担当部署名
4)担当者名(必要に応じて担当者印を押します)

※FAX送付案内を送ると、万一通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。
また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送付書を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。

※相手先からの返信もファックスで送信してもらうような場合には、自分が送るファックス送信状に「番号はお間違いのないようにお願いします」と書き添えたり、ファックス番号の数字部分を見えやすい大きな文字にしたりします。
3. 送信日および送信枚数
・ファックスの場合は、通信の途中で先方の紙切れや紙詰まりなどのトラブルで全部の書類の送信が完了しないケースがあります。
先方に受け取り枚数をチェックしてもらうためにも、送信枚数は必ず記載します。

[FAX送付状の送信枚数に関する書き方の例]
  送信枚数  枚(送付案内状を含む)
  或いは
  送信枚数  枚(この送付状を除く)
  などと記載します。 
4. 内容掲載欄
・ファックス送信する文書の内容(説明)をここに書きます。
 営業担当者が送る場合には、手書きで「よろしくお願いします」とコメントを書き添えても良いでしょう。ちょっとしたことがコミュニケーションの潤滑油になります。 
5. FAX送信時の用紙サイズについて

・fax送信用紙としては、A4が一番使いやすいと思います。

・A4サイズのFAX送信案内書を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が最も高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。
 また、最近は普通紙ファックスが多くなっているため、相手方でプリントアウトされる際にも、最もきれいに出力されます。

・A4をカットしたサイズが用いられることもありますが、こちらからの送信時には、1.用紙の節約、2.通信時間の節約になるものの、先方での受信時には普通のA4として出力されることが多く、先方にはあまりメリットはありません。またB5サイズも同様です。 

文書の送付状
送付案内状と言えば…
下記は別ページに掲載

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[案内状]

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[電報]書き方文例,例文

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