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不採用通知と言えば…
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通知状の書き方
不採用通知とは、求人に対する応募者に不採用を知らせるための書面 のことを言います。
応募してくれたこと、受験してくれたことに対するお礼を忘れずに述べるとともに、就職希望者の立場に立って、丁寧で礼儀正しい対応を心掛けます。
採否の結果の通知はなるべく「一週間以内」に出すようにしたいものです。
このページでは不採用通知の例文とポイントを紹介しています。
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■ このページの内容
通知状ってなに

不採用通知ってなに?

出す時期

不採用通知を出す時期

通知状を作ってみよう

不採用通知を作ってみよう

通知状の書式

不採用通知の書式(文例、例文、雛形、テンプレート)

  通知状の書式_採用通知の文例はコチラ>>
■ 不採用通知とは?(不採用通知書とは?)

求人・採用試験の応募者に不採用を知らせる書面 です。
 手書きではなく、パソコン、ワープロで作成した文書(不採用通知書)を応募者に郵送で送付する場合がほとんどです。

◆不採用通知には以下の2種類があります。
(1)書類選考で不採用となった場合の通知。
(2)試験や面接での選考の結果、不採用となった場合の通知。

・今回は残念ながら縁がなかった応募者ですが、今後もお客様になったり、取引先になったりする可能性があります。丁寧で礼儀正しい対応をしましょう。

・採否に関する連絡は基本的には書面で行われるもので、電話で不採用を知らせる(連絡をする)のは正式な手続きというよりも略式になります。担当者は会社の代表として応募者に接するよう心掛けてください。

(追記:電話で通知する場合のビジネスマナー…時間的な理由、応募者に決まった住所がない、その他のやむを得ない理由で、不採用の連絡を電話で行うときには、受け手の気持ちを考え、電話をかける時間帯や言葉づかいなどに細かく配慮をしてください。)

◆不採用通知を送る相手先としては下記が想定されます。
(1)求人・採用試験の応募者本人あて(この
(2)学校推薦を受けた応募者の場合には学校あて(高校、大学短大、専門学校あて、就職課や教員、教授あてなど)

 

・不採用通知を出す時期

  ・応募者の立場にたてば、一日でも早く結果 を知りたいもの。相手の立場になって、なるべく早く結果 を知らせてあげましょう。不採用通知書による連絡の目安はおおむね一週間です。

・応募 締切日が設定されている場合の書類選考の結果は、締切後一週間以内をめやすにします。
・ 面接や試験の結果を知らせる通知の場合には、面接や試験の際に、「本日の結果 は○日までに郵送でお知らせします」等と告知しましょう。この場合も一週間くらいがめやすとなります

・メールでの採用問い合わせに対する返信

  ・メールで「採用の予定はありますか?」「求人をしていますか?」といった問い合わせをしてくる応募者もいると思います。こうした問い合わせに関する返信を送る際には、不採用通知文ではなく、「あいにく現在募集はいたしておりません」といった内容の返信文を送るようにします。
[メール用返信文・メール文例]
「このたびは弊社の求人に関するお問い合わせをいただきましてありがとうございました。あいにく現在は新卒社員の募集はいたしておりません。せっかくお問い合わせを頂きましたのにまことに申し訳ございません」

   
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■ 不採用通知を作ってみよう(通知状の書き方、文例、例文、雛形、テンプレート)
  下記にご紹介するのは、不採用通知の代表的な文例、例文です。
(1)書類選考で不採用となった場合の不採用通知
(2)試験や面接での選考の結果、不採用となった場合不採用通知文例
 
(1)書類選考で不採用となった場合の不採用通知の文章。
   

・履歴書などの応募書類は基本的に返却します。会社としてどうしても応募履歴が必要な場合には保存用としてコピーをとりましょう。(例えば繰り上げ採用の可能性がある場合や、今回おしくも次点となった応募者に対し、万一社内で欠員が出たらすぐにでも声をかけたい場合など、様々なケースが想定されます)
応募者が作成した原紙については不採用通知書と一緒に返送する(同封する)のが一般 的です。

もし、返送しない場合には、
「お送り頂いた応募書類等は、当方で責任を持って廃棄致しますので、ご了承下さいませ」などという一文を添えましょう。

平成○○年○○月○○日
新卒桜子様 ※1
選考結果 のご通知
拝啓 ※2
このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。

慎重に選考を重ねました結果、まことに残念ながら今回についてはご期待に添えない結果 となりました。

今回は思いがけず沢山の方からご応募をいただき、弊社といたしましても大変苦慮した上での決定であることを申し添えます。※3

お送り頂いた応募書類を同封させていただきますので、ご査収下さいませ。
末筆ではございますが、貴殿のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
敬具
見本物産株式会社
夏樫市夏樫町夏樫□−□−□
tel. □□□−□□□□
人事部人事課
 
不採用通知状の記載内容の説明
  1. 応募者の名前
 

・左上に、表題よりも上の位置になるように応募者の名前を入れます。
応募者が多数の場合は、この部分だけ手書きになることもあります。
 

2. 頭語と結語
・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・不採用通知状の場合は、時候の挨拶は無理に入れる必要はありません。
 
  3. 不採用の通知のしかた
  ・応募者はあなたの会社に興味を持ってくれた方です。今後もお客様あるいは取引先としておつきあいをする可能性がありますので、丁寧な対応を心掛けましょう。
 
・不採用通知文の中では不合格、不採用といった直接的な表現は避けます。上記の文例では「ご期待に添えない結果 」という文言を使っています。

※【電話での不採用通知】
電話で不採用通知を済ませる企業もあるようです。アルバイトやパートの仕事の場合および、募集人数が少ない場合などに多いようです。応募のお礼を述べ、誠意を持って結果を伝えるようにしたいものです。

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(2)試験や面接での選考の結果、不採用となった場合の 不採用通知。
    ・基本的に、履歴書などの応募書類は返却します。会社として応募履歴が必要な場合には保存用としてコピーをとりましょう。
原紙は不採用通知と一緒に返送する(同封する)のが一般 的です。

もし、返送しない場合には、
「お送り頂いた応募書類等は、当方で責任を持って廃棄致しますので、ご了承下さいませ」などという一文を添えましょう。

平成○○年○○月○○日
転職太郎様 ※4
選考結果 のご通知
拝啓 ※5
このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。
また、先日はお忙しい中をご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。※6

慎重に選考を重ねました結果、まことに残念ながら今回については採用を見送らせて頂くことになりました。

今回は予想を上回る多数のご応募をいただき、弊社といたしましても大変苦慮した上での決定であることを申し添えます。※7

なお、先日お伝えいたしました通り、お送り頂いた応募書類は当方で責任を持って廃棄させて頂きますのでご了承下さいませ。

末筆ではございますが、貴殿のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
敬具
見本物産株式会社
夏樫市夏樫町夏樫□−□−□
tel. □□□−□□□□
人事部人事課
 
不採用通知状の記載内容の説明
 
  4. 応募者の名前
 

・左上に、表題よりも上の位置になるように応募者の名前を入れます。
応募者が多数の場合は、この部分だけ手書きになることもあります
 

  5. 頭語と結語
  ・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・不採用通知状の場合は、時候の挨拶は無理に入れる必要はありません。
 
6. 応募についてのお礼と、面 接や筆記試験のための来社に関するお礼

・応募についてのお礼
「このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。」


・面接や筆記試験のための来社に関するお礼
「また、先日はお忙しい中をご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。」
 

  7. 不採用の通知のしかた
  ・応募者はあなたの会社に興味を持ってくれた方です。今後もお客様あるいは取引先としておつきあいをする可能性がありますので、丁寧な対応を心掛けましょう。

・不合格、不採用といった直接的な表現は避けます。
 
・人事担当として本当に悩んだ結果、やむなく不採用となる応募者もいます。
実際に面接を担当したスタッフが、手書きで一言添えるというのはいかがでしょうか。
ワープロ文書の中に、手書きの文字があると、ほんのひとことでも気持ちが伝わります。
「勤務希望日が折り合わず、本当に残念です。ご活躍をお祈り申し上げます」
 
   
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