採用通知
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通知状の書き方
 
■ INDEX
  通知状ってなに

採用通知ってなに?

  出す時期

採用通知を出す時期

  通知状を作ってみよう

採用通知を作ってみよう

  通知状の書式

採用通知の書式(文例、例文)

    通知状の書式_不採用通知の文例はコチラ>>
     

■ 採用通知とは?

・「採用通知」とは、求人・採用試験の応募者に「採用が決定した(もしくは採用が内定した)」ということを知らせる書面 のことをさします。学生対しては「内定通知」として発行することもあります。
 手書きではなく、パソコン、ワープロで作成した文書を郵送で送付する場合がほとんどです。

・採用通知には以下の3種類があります。

(1)新卒を採用する場合(卒業以前に内定を知らせる) の通知。
    …通知の受け取り手は学生(大学生、短大生、専門学校生。高校生)です。

(2)中途採用(転職者の採用)の通知
    …通知の受け取り手は社会人(大半が転職者)です。

(3)学校推薦などによる受験者について、学校に内定者を知らせる通知
    …通知の受け取り手は各学校の就職課の職員です。

・今回は残念ながら採用に至らなかった応募者への不採用通知は別のページで紹介しています。
  丁寧で礼儀正しい対応をしましょう…不採用通知の書き方はコチラ>>

 

・採用通知を出す時期

  ・応募者の立場にたてば、一日でも早く結果 を知りたいもの。相手の立場になって、なるべく早く結果 を知らせてあげましょう。

・応募 締切日が設定されている場合の書類選考の結果 は、締切後一週間以内をめやすに
・ 面接や試験の結果を知らせる通知の場合には、面 接や試験の際に、受験者本人に「本日の結果 は○日までに郵送でお知らせします」等と告知しましょう。この場合も一週間くらいがめやすとなります

   
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■ 採用通知を作ってみよう(通知状の書き方、文例、例文)
  下記にご紹介するのは、採用通知の代表的な文例、例文です。
(1)新卒を採用する(卒業以前に内定を知らせる) 場合の採用通知
(2)中途採用の対象者に採用を知らせる場合の採用通知
(3)学校推薦などによる受験の際に内定者を学校に知らせる採用通知
 
(1)新卒を採用する場合(学生に、卒業以前に内定を知らせる)の採用通知。
   

・基本的に、応募書類は返却しません。

新卒桜子様 ※1 平成○○年○○月○○日
  見本物産株式会社
夏樫市夏樫町夏樫□−□−□
人事部人事課 佐藤 ※5
tel. □□□−□□□□
採用内定通知書
拝啓 ※2
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。

慎重に選考を重ねました結果 、あなたを採用することが内定いたしましたのでお知らせします。

つきましては、同封の書類を良くお読みいただき、必要事項をご記入の上、期限までにご返送いただきますようお願い申し上げます。

なお、応募書類は当社人事部にてお預かりさせていただきますのでご了承ください。
入社日および新入社員研修等の日程は改めて○月頃に郵送にて通知いたします。※3
残りの学生生活に関しましても健康に留意され、引き続き学業に精励されますよう、お願い致します。
敬具
1. 提出書類※4 入社承諾書
卒業証明書(*)
成績証明書(*)
  誓約書
  身元保証書
2. 提出期限 平成○○年○○月○○日(必着)
(* 但し卒業証明書、成績証明書は○月○日までで可)
何かご不明な点がございましたらいつでもお問い合わせ下さい。
本件に関する問い合せ先  人事部人事課:佐藤 一
tel. □□□−□□□□
 
採用通知状の記載内容の説明
  1. 応募者の名前
 

・左上に、表題よりも上の位 置になるように応募者の名前を入れます。
本文はコピーで、宛名の部分だけ手書きでも構いません。
 

2. 頭語と結語
・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・採用通知状の場合は、「初秋の候、貴殿におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます」など、季節や気候をあらわす時候の挨拶は無理に入れる必要はありません。
 
  3. 入社日の通知のしかた
  ・入社日や新入社員研修の日程がすでに決まっている場合には、合わせて告知しても構いませんし、この一文全体が不要であれば削除してください。
  4. 提出書類
・学生に採用通知を送付する場合の一般的な例を挙げています。この中で不要なものがあれば削除していただいて構いません。
ここに挙げていないものとして、他に、「健康診断書」などの提出を要求する会社もあります
5. 差出人欄
・差出人欄については、以下のどのタイプでも構いません。
1) 社長名で出す
2) 人事部人事課といった部署名で出す
3) 人事部人事課:佐藤、といった担当者名で出す


丁寧にする場合は、社判(角印で可)と、担当印の2つを押します。
会社によっては、「あくまでも入社式に手渡す辞令や社員証が正式なもの」という位 置付けで、採用通知に関しては印鑑の捺印なしで出される場合もあり、印鑑の有無に関しては会社によってまちまちのようです。
 
   
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(2)中途採用(転職者の採用)の場合の 採用通知。
    ・基本的に、履歴書などの応募書類は返却しません。

転職太郎様 ※6 平成○○年○○月○○日
   ※7 見本物産株式会社
夏樫市夏樫町夏樫□−□−□
tel. □□□−□□□□
人事部人事課 佐藤
 
採用通知書
拝啓 ※8
このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。
また、先日はお忙しい中をご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。※9

厳正なる選考の結果、貴殿を採用することに決定いたしましたのでご通知申し上げます※10

つきましては、同封の書類を良くお読みいただき、必要事項をご記入の上、入社日にご持参下さいますようお願い申し上げます※11

なお、応募書類は当社人事部にてお預かりさせていただきますのでご了承ください。 今後とも宜しくお願い申し上げます。
敬具
1. 提出書類※12 入社承諾書
  誓約書
  身元保証書
2. 入社日 平成○○年○○月○○日(○曜日)
朝8時45分までに9F人事部におこしください
3. 入社日に持参していただくもの
  印鑑
何かご不明な点がございましたらいつでもお問い合わせ下さい。
本件に関する問い合せ先  人事部人事課:佐藤 一
tel. □□□−□□□□
 
採用通知状の記載内容の説明
 
  6. 応募者の名前
  ・左上に、表題よりも上の位 置になるように応募者の名前を入れます。
応募者が多数の場合は、本文はコピーでこの部分だけ手書きでも構いません。
 
7. 差出人欄
・差出人欄については、以下のどのタイプでも構いません。
1) 社長名で出す
2) 人事部人事課といった部署名で出す
3) 人事部人事課:佐藤、といった担当者名で出す


丁寧にする場合は、社判(角印で可)と、担当印の2つを押します。
会社によっては、「あくまでも入社式に手渡す辞令や社員証が正式なもの」という位 置付けで、採用通知に関しては印鑑の捺印なしで出される場合もあり、印鑑の有無に関しては会社によってまちまちのようです
 
  8. 頭語と結語
  ・頭語と結語を入れます。
よく用いられる頭語と結語のペアは、「拝啓」+「敬具」です。

・採用通知状の場合は、時候の挨拶は無理に入れる必要はありません。
 
9. 応募についてのお礼と、面 接や筆記試験のための来社に関するお礼

・応募についてのお礼
「このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。」


・面接や筆記試験のための来社に関するお礼
「また、先日はお忙しい中をご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。」
 

  10. 採用の通知のしかた
  ・文例
「厳正な審査の結果、採用と決定いたしましたので、お知らせいたします。」
「選考の結果、貴殿を採用する事が決定いたしました。」 など。