| 項目 |
ポイント |
概要 |
| 1. 件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に |
| |
（1）ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように表記 |
歓迎会の案内メールに使える、わかりやすい件名の例）
| 新入生歓迎会のご案内 |
新入社員、転入者の氏名など、具体的な情報を入れると良い |
| ○○年度新入社員歓迎会のご案内 |
| 製造部歓迎会のご案内 |
|
| （2）迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける |
歓迎会の案内メールの、良くない件名の例）
| お疲れ様です |
| お世話になっております |
| よろしくお願いします |
| Re: |
| <no subject> |
|
| 2. 本文の書式はビジネス書式で作る |
| |
（1）本文の冒頭に宛先の名称を書く
|
社内メールや、親しい人に対する本文の冒頭部分の例）
| 各位 |
歓迎会の案内メールの宛先は、社内や、同じ部、同じ研究室、同じゼミなど親しい人のため、宛先は簡単でよい。
|
| 製造部各位 |
| 総務部の皆さんへ |
| 岩田研の皆さんへ |
|
| ※ビジネスメールの宛名の書き方は、こちらで詳しく説明しています＞＞＞
|
|
（2）文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。
|
| （3）本文中にリンクを引用できる |
http:ではじまるＵＲＬを掲載することで、メール文中だけでは説明しきれない内容も読み手に伝えることができる。
使用例：
|
会場の場所は下記でご確認下さい
居酒屋「酔狂」
http://***.***.***/
|
|
| （4）署名（sign）の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。 |
署名の部分の例）
|
……………………………………
幹事：経理部 山田、佐藤
（内線0000） E-mail:**＠**.**
……………………………………
|
|
| |
（5）メールの特長を活かす。 |
メールの特長を活かし、下記に活用しましょう。
| メールを使うメリットの例 |
| ・同じ文章を一度に多くの人に送信できる。 |
| ・経費がかからない（印刷不要、切手不要、通
信費格安） |
| ・出欠の確認に利用できる（メールで返信がもらえる） |
| ・相手の都合のつく時間に読んでもらえる（業務の妨げにならない） |
|
| 3. 機種に依存する文字は使わない |
| |
（1）機種依存文字は使わないようにする。 |
機種依存文字は、一部の文字が文字化けします。例えば○で囲んだ数字や、ローマ数字、単位
記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。
|
| 4. その他 |
| |
上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。 |
| （1）予期せぬ
トラブルによって先方に届かないこともある |
最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通
信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。
心配な場合は、例えば会議やミーティングなどの機会に「歓迎会の案内メールを送りましたので読んでおいてください」など、口頭でフォローしたり、食堂や更衣室などに掲示したりしてください。
|
| （2）セキュリティー面
では、万全でない |
情報が100％安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
|
| （3）ウイルス対策を行う |
ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
|
_歓迎会の幹事
