| 項目 |
ポイント |
概要 |
| 1. 件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に |
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(1)ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように表記 |
見積書送付案内メールに使える、わかりやすい件名の例)
| 【○○商店】お見積書送付のご案内 |
具体的な品名や、
サービス名、
請求元の会社名、
店舗名などを
入れると良い |
| ○○システム利用料のお見積もりの件 |
| ○○開発費のお見積もりの件 |
| 【□□□(株)より】○○の見積書をお送りします |
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| (2)迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける |
見積書送付の案内メールの、良くない件名の例)
| ありがとうございます |
| お世話になっております |
| よろしくお願いします |
| Re: |
| <no subject> |
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| 2. 本文の書式はビジネス書式で作る |
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(1)本文の冒頭に宛先の名称を書く
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本文の冒頭部分の例)
サンプル商事株式会社
営業部 山田様 |
・会社名や株式会社は省略しない。
・ 「御中」と「様」の重複使用はNG。
・肩書きや役職がある場合は、 社名→部署名→役職名→氏名「様」の順。
社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG
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サンプル商事株式会社
営業部御中 |
サンプル商事株式会社
営業部部長 加藤様 |
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| ※ビジネスメールの宛名の書き方は、こちらで詳しく説明しています>>>
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(2)文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。
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| (3)本文中にリンクを引用できる |
http:ではじまるURLを掲載することで、メール文中だけでは説明しきれない内容も読み手に伝えることができる。
使用例:
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詳細は下記でご確認下さい
弊社ウェブサイト
http://***.***.***/
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| (4)署名(sign)の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。 |
署名の部分の例)
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……………………………………
株式会社見本物産
営業部 花野道子
東京都渋谷区○○○□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
……………………………………
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| 3. 機種に依存する文字は使わない |
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(1)機種依存文字は使わないようにする。 |
機種依存文字は一部の文字が文字化けすることがあるため、使わないようにします。
( 例えば○で囲んだ数字や、ローマ数字、単位記号など。)
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。
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| 4. その他 |
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上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。 |
| (1)予期せぬ
トラブルによって先方に届かないこともある |
最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通
信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。
心配な場合は、「さきほどメールを送りました」など、電話でフォローしてください。
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| (2)セキュリティー面
では、万全でない |
情報が100%安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
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| (3)ウイルス対策を行う |
ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
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