資料送付案内メール

見積書の送付案内のメールのページ。
見積書とは、商品やサービスの料金・価格を、前もって算出したものをさします。
このページでは、見積書を添付ファイルとして一緒に送信するメールの文例(例文・雛形・サンプル)をご紹介します。また、添付ファイルを送信する際の注意点についても述べています。
………このページの内容………
▼ 資料送付の案内メールとは
▼ まずはビジネスメールの基本をチェック
▼ 資料送付案内メールの文例1(資料を郵送で別 送する場合)
▼ 資料送付案内メールの文例2(資料を郵送で別 送する場合)
▼ 資料送付案内メールの文例3(資料を添付ファイルとして送信する場合)
※関連ページ…書面の「送付状」「送付案内状」の書き方はこちら>>>

■ 資料送付の案内メールとは

資料とは、もともとは、研究や調査の基礎となる材料のことをさすものですが、実際のビジネスシーンでは、参考になるデータや材料全般 をはじめ、パンフレットやカタログなどのことも資料といいます。
このページでは、資料を郵送で別送する場合に送る送付案内のメールと、資料を添付ファイルとして一緒に送信するメールの場合の2タイプについて文例をご紹介します。
ところで、添付ファイルを相手の了承を得ずに送るのは失礼にあたります。また、先方の環境によっては開くことができないこともあります。必ず相手の了承を得てから送信するようにしてください。
■ まずはビジネスメールの基本をチェック
1. 件名は用件がわかるように、かつ、簡潔に
2. あて名の書き方や配置には基本的な決まりがあります。
3. 本文には、敬語や丁寧語をしっかり使いましょう。
 
メールの基本マナー

1. 件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に

  (1)ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように表記
資料送付案内メールに使える、わかりやすい件名の例)

【◯◯商店】よりご資料送付のご案内
新製品◯◯◯◯の資料送付のご案内
【□□□(株)】展示会の資料送付のご案内
【□□□(株)より】資料をお送りします
具体的な商品名や、送信元の会社名、店舗名などを入れると良い
(2)迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける
資料送付の案内メールの、良くない件名の例)

ありがとうございます
お世話になっております
よろしくお願いします
Re:
<no subject>
2. 本文の書式はビジネス書式で作る
  (1)本文の冒頭に宛先の名称を書く
本文の冒頭部分の例)

サンプル商事株式会社
営業部 山田様
サンプル商事株式会社
営業部御中
サンプル商事株式会社
営業部部長 加藤様
・会社名や株式会社は省略しない。
・ 「御中」と「様」の重複使用はNG。
・肩書きや役職がある場合は、 社名→部署名→役職名→氏名「様」の順。
・社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG
※ビジネスメールの宛名の書き方は、こちらで詳しく説明しています>>>
(2)文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。
(3)本文中にリンクを引用できる
http:ではじまるURLを掲載することで、メール文中だけでは説明しきれない内容も読み手に伝えることができる。

使用例:
詳細は下記でご確認下さい
弊社ウェブサイト
http://***.***.***/
(4)署名(sign)の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。
署名の部分の例)
………………
株式会社見本物産
営業部 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□
tel.03-0000-0000 E-mail:**@**.**
………………
3. 機種に依存する文字は使わない
  (1)機種依存文字を使うと、文字化けする場合があるため使わないようにする。
一部の文字が文字化けします。例えば◯で囲んだ数字や、ローマ数字、単位 記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。
4. その他
  上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。
(1)予期せぬ トラブルによって先方に届かないこともある
最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通 信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。

心配な場合は、「さきほどメールを送りました」など、電話でフォローしてください。
(2)セキュリティー面では、万全でない
情報が100%安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
(3)ウイルス対策を行う
ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
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■ 資料送付案内メールの文例1(挨拶文・例文・例・雛形)
 (資料を郵送で別送する場合)

下記は、郵送で資料を送ることを知らせるメールの文例です。
例文1は、企業あてに送信するメールの例です。

冒頭の挨拶文「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。」は、良く使われる常套句です。自由にアレンジしてお使い下さい。

文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れると読みやすくなります。
資料送付の案内メール 文例1
件名 【サンプル物産(株)より】資料送付のご案内
本文
見本商事株式会社
製造部 部長 高橋様

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、ご依頼をいただきました資料を
本日発送いたしましたのでお知らせいたします。
お手元に届きましたら、内容をご確認の上、ぜひとも
ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

============
発送日:  ◯◯年◯月◯日
送付内容: ◯◯◯◯関連 資料 一式
メール便お問い合わせ番号: ◯◯◯−◯◯◯−◯◯◯◯
============

何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、
下記担当までお問い合わせ下さい。
今後とも宜しくお願い申し上げます。


本件に関するお問い合わせ先
…………………
株式会社見本物産
営業部 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
…………………

資料送付案内メールの文例2(挨拶文・例文・例・雛形)
   (資料を郵送で別送する場合)

下記も、資料を郵送で送ることを知らせるメールの文例です。
この例文2は、顧客あてに送信するメールの例です。
自由にアレンジしてお使い下さい。
資料送付案内メール文例2
件名 【◯◯ショップより】◯◯◯◯の資料送付のご案内
本文
見本一朗様

いつも当ショップをご利用頂きましてありがとうございます。

またこのたびは資料をご請求いただきまして、ありがとうございました。
本日、◯◯◯◯の資料をお送りいたしましたので、お知らせいたします。

なお、恐れ入りますが商品はご注文いただいてからの手配となります。
何卒ご了承下さいますようお願い申し上げます。
==============
送付内容: 「◯◯◯◯」カタログ資料 一式
発送日:   ◯◯年◯月◯日
お問い合わせ番号:  ◯◯◯−◯◯◯−◯◯◯◯
==============

何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、
下記担当までお問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。


本件に関するお問い合わせ先
……………………
■◯◯ショップ カスタマーサービス
http://***.***.***/
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
……………………

■ 資料送付案内メールの文例3(挨拶文・例文・例・雛形)
  (資料を添付ファイルにして送信する場合)

下記は、資料を添付ファイルにして送信する場合のメールの文例です。
●冒頭の挨拶文「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。」は、良く使われる常套句です。

●文章の中の“送付内容”という箇所が、今回送る資料の名称を記載する部分です。 自由にアレンジしてお使い下さい。  
資料送付案内メール 文例3
件名 【□□□(株)より】資料送付のご案内
本文
見本製薬株式会社
開発研究所 ◯◯チーム 坂田様

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、ご依頼をいただきました殺虫剤◯◯◯の資料を添付ファイル(.pdf形式)にてお送りします。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

=============
送付内容:殺虫剤◯◯◯関連資料(全8ページ)
=============

何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、
下記担当までお問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。


本件に関するお問い合わせ先
…………………
株式会社◯◯ファーマシー
◯◯開発担当 花野道子
東京都渋谷区◯◯◯□−□−□ 〒000-0000
TEL.03-0000-0000 FAX.03-0000-0000
E-mail:**@**.**
…………………