| ビジネス文書[社外向けクレーム報告書]に盛り込む項目 |
| 項目 |
説明 |
必須度 |
| 【A】お詫び状 |
| 1.宛名、宛先 |
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| 宛名の書き方例 |
| (1)一般のお客様あて |
または
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| (2)取引先、下請企業、契約先あて |
長野県松本市□□□○−○−○
サンプル食品株式会社
品質管理課 課長 佐藤花子様 |
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◎ |
| 2.お詫びの言葉 |
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| お詫びの書き方例 |
| このたびは(○○○の件で)ご迷惑をおかけしてまことに申し訳ございませんでした。 |
| このたびはご不快な思いをおかけし、まことに申し訳ございませんでした。 |
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◎ |
| 3.調査結果
の報告 |
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| 調査結果を紹介する文章の例 |
| お送り頂いた商品についてお調べしたところ、問題の茶色の沈殿物は澱粉とタンパク質が結びついてできた「コゲ」であることがわかりました。問題の沈殿物を顕微鏡で撮影した拡大写
真と、分析結果を別紙のとおりお送りします。 |
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お調べしたところ、弊社配送センターの検収ミスであることがわかりました。配送センターではバーコードにより管理をしておりますが、何らかの衝撃などにより当該品のバーコードシールが剥がれた状態で機械を通
過してしまったものと思われます。
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◎ |
| 4.どのような対策をとるのかについての報告 |
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| 今後の対策を述べる文章の例 |
| 今後はこのようなことの無いように、細心の注意を払う所存でございます。 |
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すぐに○○を取るように対策をいたしたところでございます。佐藤様に教えていただいたおかげで気づくことができました。今後はこのようなことの無いように、細心の注意を払う所存でございます。
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◎ |
| 5.お詫び |
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| 最後にもう一度お詫びを述べる文章の例 |
ご迷惑をおかけしまことに申し訳ございませんでした。
改めて心よりお詫び申し上げます。 |
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大変なご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
まことに申し訳ございませんでした。
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◎ |
| 6.担当者名と連絡先 |
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この件に関する問い合わせ先として、担当者名と連絡先を記載します。
ビジネス文書の書式の場合には、以下の内容が書類の右上の位
置にくることもあります。 |
| 右上に記載する場合の書き方の例 |
東京都港区○○○□−□−□
電話 00-0000-0000
カスタマーサポート 担当: 鈴木 |
| 右下に記載する場合の書き方の例 |
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【本件に関するお問い合わせ先】
カスタマーサポート 担当: 鈴木
電話 00-0000-0000
東京都港区○○○□−□−□
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◎ |
| ※クレームに対するお詫び状の文例はこちらでもご紹介しています>>> |
| ビジネス文書[社外向けクレーム報告書]に盛り込む項目 |
| 項目 |
説明 |
必須度 |
| 【B】調査結果または分析表 |
| 1.宛名、宛先 |
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別紙としてつける分析結果報告書には、タイトルだけがあり、宛名のない書式もあります。 |
○ |
| 2.管理番号あるいは通
し番号 |
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ふつう、報告書には番号をつけて管理します。ナンバリングすることがデータとして管理する際に役にたちます。 |
○ |
| 3.作成年月日 |
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報告書の作成日を記載します |
◎ |
| 4.作成者・記入者・報告者の所属部署名および氏名 |
| |
報告書の作成者・記入者・報告者の所属部署名を記載します。 |
◎ |
報告書の作成者・記入者・報告者の氏名を記載します。
責任の所在をはっきりさせる目的があります。 |
◎ |
| 5.タイトル |
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文書の中央上部に「分析報告書」「調査報告書」などのタイトルをつけるのが一般
的です。 |
◎ |
| 6.調査内容・分析内容および結果
の項目 |
| (6-1)目的 |
| |
調査目的を記載します |
○ |
| (6-2)調査対象 |
| |
何について調査をするのかを記載します |
◎ |
| (6-3)調査方法 |
| |
どのように調査・分析をしたのかを記入します |
◎ |
| 7.調査や分析の結果
の項目 |
| (7-1)結果の概要 |
| |
問題の原因について、ダイジェストで述べます。
長々と述べるのは、別項目になります。 |
◎ |
| (7-2)画像または写真 |
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必要に応じて、当該品の画像または写
真を報告書に掲載することがあります。
原因物質、原因菌、該当箇所などの拡大写真やグラフを載せることもあります。 |
○ |
| (7-3)結果の詳細 |
| |
調査結果を詳細に記載する欄です。
|
◎ |
| 8.社内処理に関する項目 |
| |
この書類の作成者の上司の捺印欄を作ることもあります。 |
○ |