1.　案内状ってなに？

2.　案内状を出す時期

3.　案内状を作ってみよう

4.　懇親会の案内状書式、例文１

5.　親睦会の案内状書式、例文２（往復ハガキの場合のレイアウト例）

6.　案内状に盛り込む内容について（時候のあいさつ、日時、場所ほか）

7.　案内状の送付

8.　案内状の返信（返信の書き方、返信の記載例）

ここでは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状の書き方をご紹介します。
・案内状には、以下の役割があります。
（1）通知する…目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
（2）招待する。
（3）出席・欠席をたずねる…確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。

［案内状の使用例］
・披露宴の二次会の案内状
・懇親会の案内状、親睦会の案内状
・イベントの案内状
・展示会の案内状
・送別会の案内状
・歓迎会の案内状
　

■2．案内状を出す時期

親睦会や懇親会の案内状などで、時候の挨拶（季節の挨拶の言葉）を書く場合には、下記の例のような一文を用います。
　

相手の安否を尋ねる文章を入れます。
例）ビジネス関係の相手に送る場合
・貴社におかれましては益々ご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
・貴社におかれましては益々ご清祥のことと、お慶び申し上げます。

例）個人あてに送る場合
・皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
・○○様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と存じます。
・お変わりなくお過ごしでしょうか？

例）相手を問わず使える文章
・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。　など。 　

・インフォメーションとして下記の情報を載せます。
１）会場名
２）会場の住所、電話番号
３）日時
４）地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。
（紙面に余裕があれば、地図を載せるのが望ましいと思います ）
５）参加費用の有無、金額
６）事務局の連絡先など
・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。
・案内には当日の連絡先も必ず載せるようにします。
７）その他
・上記の文例にはありませんが、駐車場の規定や、持参するもの、服装などに要望があれば記載します。 例えば、
「駐車場は台数に限りがありますので、なるべく公共の乗り物をご利用ください」
「飲酒される方は公共の乗り物でおこしください」
「簡単なゲームを予定しています。動きやすい服装で来て下さい。」
「余興に使います。各自タオルを１本持参してください」など。

　

・上記の文例では、不参加の人に対しメッセージを記入するようにお願いをしています。当日会えない人からのコメントがあると、参加者は嬉しいものです。しかし、これは参考例であり、こうしたお願い文は必須ではありません。この部分をすべて削除していただいて構いません。

・参加・不参加に関係なく全員に近況を書いてもらうというプランはいかがでしょうか？親睦会の後、会計報告や会の様子の報告と一緒に、全員の近況をプリントした紙を同封します。こうした心配りは結構喜ばれるものです。　

・上記の文例では、中央で切り取ってこちら側のみポストに投函してくださいと書いています。筆者の経験上、じつは、返信ハガキを切り取らずにそのまま投函する方がいらっしゃいます。所定の郵便料金で届きませんので、ご注意ください。
なお、この表記も必須ではありません。スペースに余裕がなければ、削除しても構いません。