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懇親会・親睦会の案内状の書き方

懇親会、親睦会とは、出席者がお互いに相手をよりよく知り、交流や親しみを深めるための会のことをさします。出席者相互の自己紹介で始まるような初対面のメンバーが参加する会から、ふだん同じ職場や組織・団体・グループなどに所属しているメンバーや会員が、これまで以上に親しく交流する目的のものもあります。このページでは懇親会や親睦会の案内状の書き方や例文をご紹介します。
………「懇親会・親睦会の案内状の書き方」のページの内容………
1. 案内状ってなに?
2. 案内状を出す時期
3. 案内状を作ってみよう
4. 懇親会の案内状書式、例文1
5. 親睦会の案内状書式、例文2(往復ハガキの場合のレイアウト例)
6. 案内状に盛り込む内容(時候のあいさつ、日時、場所ほか)
7. 案内状の送付
8. 案内状の返信(返信の書き方、返信の記載例)

1.案内状ってなに?

ここでは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状の書き方をご紹介します。

・案内状には、以下の役割があります。
(1)通知する…目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
(2)招待する。
(3)出席・欠席をたずねる…確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。

[案内状の使用例]
・披露宴の二次会の案内状
・懇親会の案内状、親睦会の案内状
・イベントの案内状
・展示会の案内状
・送別会の案内状
・歓迎会の案内状

2.案内状を出す時期

出席・欠席をたずねる催しの案内状、および宿泊を伴う催しの案内状は、なるべく早めに出します。人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。
 ※締め切りは早めにしますが、もちろん、出欠についての微調整は直前まで行ないます
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3.案内状を作ってみよう
 (案内状の書き方、文例、例文)

下記にご紹介するのは、案内状や招待状の代表的な文例、例文です。

1. 案内文には、最初に拝啓、最後に敬具などの決まり文句のほか、季節の挨拶文(省略できます)を入れます。

2. 日頃お世話になっているお礼やねぎらいのことばを入れます。

3. 懇親会や親睦会の目的や参加のお誘いの言葉などを盛り込みます。
 [懇親会、親睦会を開催する意味や目的の例]
 ※招待状の中に、目的として盛り込む言葉の一例
  ・参加者相互がより親しくなるための親睦会
  ・初対面の参加者が知り合う親睦会
  ・主催者側が、相手へのお礼の意味での懇親会
  ・主催者側が、参加者の日頃の労をねぎらう意味での懇親会

4. 連絡事項として、日時・場所、可能であれば会場の地図などを入れます。

具体的なレイアウトを下記に2つご紹介します。2つ目のほうは往復ハガキへの記載例です。

4.懇親会の案内状の書式、例文

親睦会・懇親会とは出席者が互いを更によく知り親交を深める会です。
案内状の例をご紹介します。
懇親会の案内状 例文1(書き方・例文・例・雛形)
サンプル会定期総会
懇親会のご案内
サンプル会会長 声賀 透 
拝啓 
皆様におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素はサンプル会の活動に多大なお力添えを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、来たる◯月◯日は当会の定期総会が予定されております。つきましては、総会終了後、日頃の皆様のご尽力に対するお礼と支部間の親睦を深め、会員間の交流をはかる目的で懇親会を計画しております。
当日はささやかな宴席も用意して、にぎやかな会にする予定でございます。ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
敬具 
日時 平成□□年□□月□□日 
(1)総会 ◯時〜(受付開始  ◯時)
(2)懇親会 総会終了後(21時終了)
場所 万歳ホテル
  (万歳駅西口徒歩4分)
   松竹梅の間にて
   万歳市万歳町万歳□−□−□
    tel. □□□−□□□□

地図

駐車場有200台収容
駐車場は予約不要です
受付にて本状をご提示下さい。 会費 3,000円(当日会場にて承ります)
お問合せ先:サンプル会事務局
 〒 □□□−□□□□ 万歳市嬉々町□−□−□
   担当:総務部 疎野壱、粗野弐  tel. □□□−□□□□
恐れ入りますが、◯月◯日までに同封の返信ハガキにて出欠をお知らせください。

5.親睦会の案内状の書式、例文
(往復ハガキのレイアウト例)

下記の画像のピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。
直前に出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号は忘れずに記載しましょう。

6.案内状に盛り込む内容

案内状の記載内容の説明
1. 頭語と結語
案内状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。

一般的な案内状には、頭語と結語を用います。相手が友人や家族などの親しい間柄であれば省略をすることもあります。
[拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。
その他には、頭語として「謹啓」。
結語として「敬白」など。
2. 時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)
親睦会や懇親会の案内状などで、時候の挨拶(季節の挨拶の言葉)を書く場合には、下記の例のような一文を用います
 

時候の挨拶の例文・文例
1月 ・厳寒の侯
・お正月気分も抜けてますます寒さが厳しくなってきました。
・松もとれましたが、あいかわらず寒い日が続いています。
2月 ・余寒の侯
・立春とは名ばかりでまだまだ寒い日が続いております
・節分を過ぎましたのに、あいかわらず寒い日が続いています。
3月 ・早春の侯
・桃の節句を過ぎ、ようやく春めいて参りました。
・寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。
4月 ・陽春の侯
・桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。
・花の色が美しい季節になりました。
5月 ・新緑の侯
・鯉のぼりが気持ちよさそうに泳いでいます。
・新緑の香りがすがすがしい季節になりました。
6月 ・梅雨の侯
・梅雨に入り、うっとうしい毎日が続いています。
・あじさいの色が美しく映えるころとなりました。
7月 ・盛夏の侯
・暑中お見舞い申し上げます。
・降りしきる蝉の声に夏の盛りを感じるころになりました。
8月 ・残暑の侯
・立秋とは名ばかりの厳しい暑さが続いています。
・土用あけの暑さひとしおの侯
9月 ・初秋の侯
・コスモスが風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなって参りました。
・燈火親しむ頃となりました。
10月 ・秋冷の侯
・菊の花が香る季節となりました。
・さわやかな秋晴れの日が続いております
11月 ・晩秋の侯
・朝晩はめっきり寒くなって参りました。
・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。
12月 ・初冬の侯
・今年もおしつまって参りました。
・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。
3. 安否を尋ねる言葉
相手の安否を尋ねる文章を入れます。
冒頭の挨拶文はビジネス上の常套句のような文が良く用いられます。

例)ビジネス関係の相手に送る場合
・貴社におかれましては益々ご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
・貴社におかれましては益々ご清祥の事とお慶び申し上げます。

例)個人あてに送る場合
・皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
・◯◯様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と存じます。
・お変わりなくお過ごしでしょうか?

例)相手を問わず使える文章
・時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 など。  
4. 日時・場所等の案内
・インフォメーションとして下記の情報を載せます。

1)会場名
2)会場の住所、電話番号
3)日時
4)地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。

(紙面に余裕があれば、地図を載せるのが望ましいと思います)
5)参加費用の有無、金額
6)事務局の連絡先など

・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。電話番号を必ず掲載しましょう。
・案内には当日の連絡先も必ず載せるようにします。
7)その他
・上記の文例にはありませんが、駐車場の規定や、持参するもの、服装などに要望があれば記載します。 例えば、
「駐車場は台数に限りがありますので、なるべく公共の乗り物をご利用ください」
「飲酒される方は公共の乗り物でおこしください」
「簡単なゲームを予定しています。動きやすい服装で来て下さい。」
「余興に使います。各自タオルを1本持参してください」  など。

 
5. 返信の期限、締切日を明記
・この案内状の目的は、「通知」と「出欠をたずねる」ことにあります。出欠の回答の締切日は忘れずに記載しましょう。
会場準備の都合や予算に関係してきますので、締切日は余裕をもって設定します。 
6. 幹事・事務局の宛先
・返信の宛先には、幹事や事務局の住所、氏名を書きます。
宛名の自分の名前に対しては、名前の下に「様」を自ら(みずから)つけるのはNGです。へりくだって「行」と書きます。
7. 先方の宛先
・先方の住所氏名を書きます。  
8. 「幹事からのお願い」の欄
・上記の文例では、不参加の人に対しメッセージを記入するようにお願いをしています。当日会えない人からのコメントがあると、参加者は嬉しいものです。しかし、これは参考例であり、こうしたお願い文は必須ではありません。 不要でしたらこの部分をすべて削除していただいて構いません。

・参加・不参加に関係なく全員に近況を書いてもらうというプランはいかがでしょうか?親睦会の後、会計報告や会の様子の報告と一緒に、全員の近況をプリントした紙を同封します。こうした心配りは結構喜ばれるものです。 
9. 返信の差出し方法の説明
・上記の文例では、中央で切り取ってこちら側のみポストに投函してくださいと書いています。筆者の経験上、じつは、返信ハガキを切り取らずにそのまま投函する方がいらっしゃいます。所定の郵便料金では届きませんので、ご注意ください。
なお、この表記も必須ではありません。スペースに余裕がなければ、削除しても構いません。  

7.案内状の送付

1. 案内状というよりも、招待状というニュアンスが強い場合
・相手を招待する場合には、往復ハガキで案内状(招待状)を送ることはまずありません。
白い封筒に、案内状(招待状)を入れ、返信用のハガキまたは、FAXでの返信シートなどを同封します。

[案内状での工夫例]
・ 少しパソコンに詳しい人なら、会場の情報や地図などをQRコードにして案内状にプリントしても良いと思います。(QRコード…携帯電話で読み取る2次元バーコードのこと)
2. 返信ハガキの宛先
・返信ハガキの宛先は、主催者(または招待者)の社名の下に「宛」もしくは「行」と書きます。
 

8.案内状の返信の書き方、返信の記載例

1. 往復ハガキの返信の書き方
往復ハガキで案内状を受取った場合の、返信の書き方にもマナーがあります。
下記の画像のピンク色の数字をクリックすると説明にジャンプします。

先方からの案内状には、相手を敬う気持ちをこめて「御」の字がつけられています。
こちらからの返信を書く場合には、へりくだる意味もこめて「御」の字を消します。
消す時には塗りつぶすのではなく、2文字以上の場合は縦に二重線を引きます。1文字の時には、斜めに打ち消し線を書きます。
  [返信の書き方解説]
(左図より).
「出席」または「欠席」のどちらかあてはまる方を◯で囲む。その上についている「御」の字は、斜め二重線で消す。
次に、選ばなかった方は、縦二重線で消す。


(左図より).
「御住所」の一字目の「御」の字は斜め二重線で消して、「住所」とする。

御芳名の上についている「御芳」の2文字は、縦二重線で消す。
いずれも、住所・氏名を記入する。
(上図より).
筆者は幹事さんをねぎらう意味で必ず何か書くようにしています。
このメッセージの部分については、どうしても書かなくてはならないというものではありませんが、できれば、欠席する場合には、お詫びの言葉や理由を簡単に書くようにしましょう。

[お断りの場合の文例]
「幹事役ご苦労様です。せっかくお誘い頂いたのですが当日は妹の結婚式があり参加できません。次回のご案内を楽しみにしています」
2. 返信ハガキの宛先
・宛先が書かれている面について説明します。
返信ハガキの宛先は、主催者(または招待者)の氏名または社名の下に「宛」あるいは「行」と書かれています(「佐藤和子 行」などとなっています)。
この「行」の部分を、斜め二重線で消し、「様」と大きく書きます。
会社宛になっている場合には、「宛」を二重線で消して、「御中」と書き直します。
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下記は別ページに掲載
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