| ビジネス文書［提案書］に盛り込む項目と書き方ポイント |
| 項目 |
説明 |
必須度 |
| ［１］社内でよく用いられる提案書の書式・社内用 |
| 1．宛名、宛先 |
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●一般的に、社内あてに出す提案書の場合には、宛名はナシのケースが多いようです。
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△ |
| 2．管理番号（あるいは、通
し番号，整理番号，受理番号） |
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●提案書は番号をつけて管理します。そのためナンバリングは不可欠であり、データとして管理する際に役にたちます。
一般的に番号の付与は、受理する部門の担当者（提案書を管轄している部署）が行なうことが多いようです（つまり、提案者ではなく、管理部門が番号をつけます）。
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○ |
| 3．作成年月日、提案年月日 |
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●提案書の作成日を記載します。提案日と呼ぶこともあります。 |
◎ |
| 4．作成者・提案者・記入者の所属部署名および氏名 |
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●提案書の作成者・提案者・記入者の所属部署名を記載します。
ＱＣ活動での提案書の場合には、グループ名を書くケースが多いようです。
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◎ |
| ●提案書の作成者・報告者・記入者の氏名を記載します。 |
◎ |
| 5．タイトル |
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●文書の中央上部に「提案書」というタイトルをつけます。
●用件に合わせて提案の対象やテーマをタイトルに入れることもあります。
例えば「改善提案書」「導入提案書」のように、「○○提案書」「○○に関する提案書」という名称にして使用されます。
●まれにですが、本来は目的が異なる「企画書」という名称の書類と同じ目的で用いられることがあります。
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◎ |
| 6．提案書の内容の項目 |
| 提案書はなるべくわかりやすく簡潔な表現を心掛けます。 |
| （6-1）提案の名称 |
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●提案したい内容に名称をつけ、サブタイトルとして記載します。ただし、提案書そのものにこの名称をつけた場合には省略されます。 |
◎ |
| （6-2）はじめに…（提案理由） |
| |
●導入部分です。提案のきっかけとなった事柄などを書きます。動機づけの部分です。 |
○ |
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（6-3）現状分析
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●提案書のテーマや目的によっては、現状分析をします。
もし内容の説明が必要な場合には、補足説明用にグラフやイラストなどを入れます。
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○ |
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（6-4）内容または概要
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| |
●メインとなる提案内容を書きます。
提案書はなるべく簡潔にまとめるようにします。
もし内容の説明が必要な場合には、補足説明用にグラフやイラストなどを入れます。
合わせて「必要な費用」「必要な資材」「必要な人的資源」なども記載します。
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◎ |
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（6-5）期待される効果
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●提案内容が実現することによって実現が見込まれる成果
や効果を書きます。 |
○ |
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（6-6）分類
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●提案書を定期的に提出させている職場などでは、テーマごとに分類されており、該当する項目を記載したり、チェックを入れたりします。
（分類の例：経費削減、効率アップ、環境保護、などが挙げられており、該当する項目にチェックをつけたりマルで囲んだりします）
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○ |
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（6-7）スケジュール
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●提案内容によっては必要となる日数なども記載します。
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○ |
| 7．受理日、受理印の欄 |
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●提案書を管轄する部署（事務局など）において、その案件を受理した段階で受理員を押印し、（必要があれば番号を付与してから）必要な相手に回覧します。
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◎ |
| 8．コメント欄、意見欄、備考欄、特記事項欄 |
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●
提案書を管轄する部署（事務局など）で、「採用」「不採用」といったジャッジや、「○○部にて検討」「詳細を再調査」「要テスト」などのコメントを書いたりする欄です。
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○ |
| 9．別
紙・資料 |
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●提案書が表紙タイプの「一枚」になっている場合には、提案内容はなるべく簡潔にまとめるようにします。
もし補足説明が必要な場合には、本紙では概要を述べ、詳細や資料は「別
紙」という形で添付します。
見積書や写真、カタログ、イラスト、図面なども添付すると良いでしょう。
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○ |
| 10．保存・保管 |
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●管理部門では、提案書を保管します。提案書という書類の形で保管するケースが一般的ですが、電子化してデータ保存する場合もあります。
受理をもって保存される案件と、実行完了の報告を待って保存される案件があります。
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○ |
［ワンポイント］
提案書には一枚だけの書式のものと、企画書のような体裁の、複数枚にわたるものがあります。社内での提案制度などに使われるのは簡単な書式で「一枚もの」が多いようです。
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| ビジネス文書［提案書］に盛り込む項目と書き方ポイント |
| 項目 |
説明 |
必須度 |
| ［２］社外あてに出す場合に良く用いられる提案書の書式 |
| 1．宛名、宛先 |
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●一般的に社外あてに出す提案書の場合には、宛名は会社あてとなります。
「○○株式会社 御中」「株式会社○○ 御中」などと書きます。
●宛名の記載ナシの書式を使用することもあります。機械、装置、システムの導入の提案書などによく見かけますが、不特定の相手に渡す可能性が高い提案書に多くみられます。汎用性が要求されるためです。
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○ |
| 2．管理番号（あるいは通
し番号、整理番号、受理番号） |
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●提案書は番号をつけて管理します。社内での管理はもちろんですが、もし社外あての提案の場合でも、あとで取引先から照会があった場合には該当する番号をもとに対応が可能です。
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○ |
| 3．作成年月日、提案年月日 |
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●提案書の作成日を記載します。提案日と呼ぶこともあります。 |
◎ |
| 4．作成者・提案者・記入者の所属部署名および氏名 |
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●提案書の作成者・提案者・記入者の所属部署名を記載します。
ＱＣ活動での提案書の場合には、グループ名を書くケースが多いようです。
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◎ |
| ●提案書の作成者・報告者・記入者の氏名を記載します。
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◎ |
| ●社外あての提案書の場合には、部署名よりも前に（上に）会社名を記載します。 |
◎ |
| 5．タイトル |
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●文書の中央上部に「提案書」というタイトルをつけます。
もし複数枚にわたる提案書をつくる場合には、タイトルだけを一枚の用紙に記載することがあります。
（タイトルを中央に書き、宛先は左上、日付は右上、提案者の社名や所属、氏名は右下です）
●用件に合わせて提案の対象やテーマをタイトルに入れることもあります。
例えば「改善提案書」「導入提案書」のように、「○○提案書」「○○に関する提案書」という名称にして使用されます。
●まれにですが、本来は目的が異なる「企画書」と同じ目的で提案書が用いられることがあります。
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◎ |
| 6．提案書の内容の項目 |
提案書はなるべくわかりやすく簡潔な表現を心掛けます。
各項目ごとに一枚の用紙を用いることにより、より一層簡潔でわかりやすい表現を強調することがあります。
ただし、全体の枚数は10枚以内程度におさめるように心掛けます。
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| （6-1）提案の名称 |
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●提案したい内容に名称をつけ、サブタイトルとして記載します。ただし、提案書そのものにこの名称をつけた場合には省略されます。 |
◎ |
| （6-2）目次 |
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●提案書の項目を挙げて目次をつくります。ページ番号をつけて目次の項目と連動させます。 |
◎ |
| （6-2）はじめに…（提案理由） |
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●導入部分です。提案のきっかけとなった事柄などを書きます。動機づけの部分です。 |
○ |
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（6-3）現状分析
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●提案書のテーマや目的によっては、現状分析をします。
もし内容の説明が必要な場合には、補足説明用にグラフやイラストなどを入れます。
|
○ |
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（6-4）内容または概要
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●メインとなる提案内容を書きます。
提案書はなるべく簡潔にまとめるようにします。
もし内容の説明が必要な場合には、補足説明用にグラフやイラストなどを入れます。
●合わせて「必要な費用」「必要な資材」「必要な人的資源」なども記載します。
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◎ |
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（6-5）期待される効果
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●提案内容が実現することによって実現が見込まれる成果
や効果を書きます。
●取引先への提案書の場合には、こうしたメリットだけでなく、あなたの会社がどのようにこの提案にかかわることができるのかをわかりやすく提示します。 |
◎ |
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（6-6）分類
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●提案書を定期的に提出させている職場などでは、テーマごとに分類されており、該当する項目を記載したり、チェックを入れたりします。
（分類の例：経費削減、効率アップ、環境保護、などが挙げられており、該当する項目にチェックをつけたりマルで囲んだりします）
●社外に出す提案書の場合には、この項目がおもてに出ることはありません。
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○ |
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（6-7）スケジュール
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●提案内容によっては必要となる日数なども記載します。
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○ |
| 7．受理日、受理印の欄 |
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●提案書を管轄する部署（事務局など）において、その案件を受理した段階で受理印を押印し、（必要があれば番号を付与してから）必要な相手に回覧します。
●社外に出す提案書の場合には、この項目がおもてに出ることはありません。
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◎ |
| 8．コメント欄、意見欄、備考欄、特記事項欄 |
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●
提案書を管轄する部署（事務局など）で、「採用」「不採用」といったジャッジや、「○○部にて検討」「詳細を再調査」「要テスト」などのコメントを書いたりする欄です。
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○ |
| 9．別
紙・資料 |
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●提案書が表紙タイプの「一枚」になっている場合には、提案内容はなるべく簡潔にまとめるようにします。
もし補足説明が必要な場合には、本紙では概要を述べ、詳細や資料は「別
紙」という形で添付します。
見積書や写真、カタログ、イラスト、図面なども添付すると良いでしょう。
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○ |
| 10．保存・保管 |
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●管理部門では、提案書を保管します。提案書という書類の形で保管するケースが一般的ですが、電子化してデータ保存する場合もあります。
受理をもって保存される案件と、実行完了の報告を待って保存される案件があります。
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○ |
［ワンポイント］
提案書は、テーマの大きさに応じて決裁を仰ぐ相手が変わって来ます。
テーマ別に提出先のフローチャートをつくり、提案書のフォーマットを作ると良いでしょう。また書式が固定されているテンプレートを使うよりも汎用性のあるソフトで自作することをおすすめします。次項で見本をご紹介します。
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提案書2（見本）
