| 項目 |
ポイント |
概要 |
| 1. 件名は概要がわかるように、かつ、簡潔に |
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(1)簡潔に用件がわかるように表記 |
お礼メールに使える、わかりやすい件名の例)
| 山田よりお見舞いのお礼 |
差出人の氏名や「全快」「お見舞い」など、具体的なキーワードや情報を入れると良い
※同じ文面で複数の相手に贈る場合には特に件名には要注意
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| 山田より全快報告 |
| 山田より>お見舞いありがとうございました。 |
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| (2)迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける |
お礼メールの、良くない件名の例)
| お疲れ様です |
| お世話になっております |
| ありがとうございました |
| Re: |
| <no subject> |
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2. 仕事関係の相手なら、本文の書式はビジネス書式で作る
親しい相手なら、簡単で良い |
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(1)本文の冒頭に宛先の名称を書く
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社内メールや、親しい人に対する本文の冒頭部分の例)
| 総務部の皆さんへ |
同じ職場の人に送る場合のメールの宛先の例
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| ○○○○様 |
親しい人に送る場合のメールの宛先の例
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○○株式会社
○○部 ○○様 |
仕事関係の人に送る場合のメールの宛先の例
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| ※ビジネスメールの宛名の書き方は、こちらで詳しく説明しています>>>
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(2)文章はだらだらと書かず、数行ずつで区切って空白行を入れるようにすると読みやすい。
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| (3)本文中にリンクを引用できる |
http:ではじまるURLを掲載することで、メール文中だけでは説明しきれない内容も読み手に伝えることができる。
使用例:
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| (4)署名(sign)の機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する。 |
署名の部分の例)
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……………………………………
見本商事株式会社 東京都渋谷区○○○□−□−□
○○部 見本一郎 ( E-mail:**@**.**)
tel.03-0000-0000
……………………………………
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| 3. 機種に依存する文字は使わない |
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(1)機種依存文字は使わないようにする。 |
機種依存文字は、一部の文字が文字化けします。例えば○で囲んだ数字や、ローマ数字、単位
記号など。
こうした文字は使わないようにします。
また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。
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| 4. 書き方の注意点他 |
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・病気やケガの間、心配をしてくれた相手へのお礼メールなので、CCやBCCなどを使って同文を一斉に送信したりせず、できるだけ一人一人に対してお礼の気持ちを込めて送るようにします。 |
| ・上記以外に、メールの特性として下記を頭に入れて使いましょう。 |
| (1)予期せぬ
トラブルによって先方に届かないこともある |
最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通
信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。
心配な場合は、「お礼メールを送りました」など、口頭でフォローしてください。
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| (2)セキュリティー面
では、万全でない |
情報が100%安全にやりとりできるとは思わないで使って下さい。
機密情報のやりとりには不向きです。
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| (3)ウイルス対策を行う |
ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。
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