幹事と言えば…
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結婚式や披露宴の二次会の幹事
 
 INDEX
  幹事の役割とは

幹事の役割とは

  幹事

結婚式、披露宴の二次会の幹事……主な役割とポイント

 

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二次会の案内状の文例・例文

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■ 幹事の役割とは
飲み会、宴会、忘年会、新年会などの飲み会や、二次会、歓迎会、送別会などの世話役をする人を「幹事」と言います。当日の司会者(進行役)を兼ねることもありますが、主に企画や準備、手配などの裏方を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割です。

職務遂行能力、計画性、協調性、企画力、調整力、忍耐力などが求められるため、幹事をまかされるようになったら、一人前と認められたとも言えます。幹事(世話役)が必要とされる主なイベントは以下のとおりです。
◆幹事(世話役)が必要な、会社・職場のイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
歓送迎会 新入社員歓迎会、歓迎会、送別会、退職送別会、
行事 花見、社内運動会
旅行 社員旅行、慰安旅行
その他 懇親会、親睦会、交流会、同期会、接待など
   
◆幹事(世話役)が必要な、学校クラブ活動、部活動のイベント
歓送迎会 新入生歓迎会、歓迎会、送別会、卒業生送別会、
宿泊 ゼミ合宿、ゼミ旅行、スポーツ合宿、遠征、試合参加、大会参加
その他 PTA懇親会、親睦会、交流会、バザー、サークル活動、
   
◆幹事(世話役)が必要な、友人その他おつきあいのイベント
飲み会 宴会、忘年会、新年会
結婚式 披露宴の二次会
同窓会 同窓会、クラス会
その他 ロータリークラブの活動、同期会、学会の懇親会、合コンなど
  次の項以降で、それぞれのイベントの幹事について、役割とポイントを御説明いたします。
   
   
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■ 結婚式、披露宴の二次会の幹事…主な役割とポイント
二次会の幹事には、主に以下の役割があります。
準備のポイントと、当日の役割をご説明いたします。
プランが決まったら、必ず新郎・新婦の了承を得てから実施するようにして下さい。
◆二次会の幹事の役割
1.
顔合わせと打ち合わせ
[3ヶ月前までに]
●通常、幹事は新郎側と新婦側の友人が依頼されます。
まずは幹事と新郎新婦のオールメンバーで、顔合わせをしましょう。
お互いの連絡先を交換しておきます。

●ぜひ打ち合わせたい内容は下記のとおりです。
※まだ決定でなくても構いません。新郎・新婦の希望を聞き取ります。
(1)日程
(2)披露宴の場所、最寄り駅
(3)披露宴の終了予定時刻
(4)二次会を希望するエリア
(5)二次会の開始希望時刻、終了希望時刻
(6)二次会参加見込み人数(新郎側、新婦側)
(7)新郎、新婦の希望、リクエスト
2.
役割(係り)分担決定
以下のような各係を決めます。

●準備企画
・会場選定、予約、会場との打ち合わせ
・当日のプログラム企画、準備
・招待客への案内状、参加人数のチェック
・会計

●当日
・受付係
・司会進行係
・撮影係
・準備サポート
・会計
3.
準備の開始
披露宴の日から逆算して、着実に準備をすすめていきましょう。
幹事が顔を合わせることのできる機会は限られていますので、リストを作ってチェックしながら確実にこなしていくことが大切です。


●遅くとも3ヶ月前までに
・顔合わせと打ち合わせ ・新郎、新婦、幹事の顔合わせを行い、おおまかな日程や新郎新婦の希望についてヒヤリングを行います。
●3ヶ月前
・役割(各係)の決定 ・準備の各係と、当日の役割を決めます。
・予算案づくり ・人数×単価で、おおまかな予算を組みます。ゲームや余興で賞品を用意する場合は、飲食分をけずります。
・会場と時間の決定

・以下に留意し、会場を予約します。

・予算に合うところ
・集合しやすいところ
・十分な広さを確保できるところ
・新郎新婦の思い出の場所
・二次会の目的や主旨に合うところ
・新郎新婦の好み、出席者の年齢や性別 に合うところ
[その他の確認事項]
・和室(座敷)、立食、テーブル席のいずれか
・貸し切り会場の有無
・宴会場使用の延長料金の有無
・飲み放題にするかどうか
キャンセル料がいつから発生するのかを、必ず確認しておきます


・披露宴会場からの移動時間を考慮し、二次会の開始時刻、終了時刻を決めます。

・会費を決めます。夫婦で出席する場合の夫人には「夫婦割り引き」 を設定するケースも。

●2ヶ月前
・招待客のリストアップ ・新郎、新婦からリストを受け取ります。新郎、新婦は結婚式の準備で忙しいので、幹事のほうから「○月○日までにリストを作っておいてほしい」とプッシュするくらいがベター。
・二次会の案内状(招待状)の作成と発送 ・出欠の返信に要する時期を考慮し、早めに案内状を発送します。
●1ヶ月前までに
・招待客の人数確認 ・前日までは微調整が入りますが、おおまかな参加人数は1ヶ月前くらいには把握しておきます。
・当日のプログラム打ち合わせ ・当日の進行、余興などについて、幹事(企画係)が知恵をしぼり、相談します。
●2週間前までに
・当日のプログラム決定と準備 ・進行表を作成し、ゲームや余興をする場合には、必要な準備や買い物をします。

・100円ショップを利用したり、手作りをしたりして、無駄 な出費はなるべくおさえます。

・新郎側と新婦側のゲストが歓談できるように、できれば名札を用意します。立派なものでなくても、気軽に胸に貼れるようにポストイットみたいなものでも良いでしょう。
・会場との打ち合わせ ・会場準備や料理の数などについて会場となるホテルやレストランなどと打ち合わせをします。
・ 人数は変更が入るたびに連絡を入れるようにし、最終人数は前日に必ず確認を入れます。
●当日の準備
・会場設営準備

・ゲームや余興をする場合には、必要な準備やセッティングをします。

・受付係、会計係の場所をセッティングします。

・披露宴から移動してくる招待客は手荷物が多いものです。クロークがない会場では、手荷物置き場なども決めておくと良いでしょう。

4.
当日
主役である新郎新婦が楽しく過ごせるよう、会をもりたてます。
企画に合わせて、とどこおりなく会が運ぶように、一致団結してがんばりましょう 。

●当日の係
・受付係
・司会進行係
・撮影係
・準備サポート
・会計…支払い清算


●当日の進行例

●会場設営準備
・会場設営準備

・ゲームや余興をする場合には、必要な準備やセッティングをします。

・受付係、会計係の場所をセッティングします。
招待客リストは受付係には必ず一部渡しておきます。

・披露宴から移動してくる招待客は手荷物が多いものです。クロークがない会場では、手荷物置き場なども決めておくと良いでしょう。

●開場
・受け付け開始

・会費の徴集
・ゲストには、名札を渡して胸につけてもらうようにすると良いでしょう。

・撮影の開始

●二次会
・開会宣言
・新郎、新婦入場
・乾杯
・歓談
・余興1
・余興2
・新郎、新婦挨拶
・お見送り
●清算、片付け</