履歴書「添え状・送付状」

履歴書を送る時に必ず必要な書類の1つに送付状・添え状があります。
求人に応募する場合、履歴書や職務経歴書を送る時に「この封筒の中にはこういったものが入っています」という、中身や内容の説明を書いた紙を一緒に送ります。この紙を添え状と呼びます(送り状または送付状、送付案内状とも呼ばれることもあります)。
このページでは履歴書などの応募書類と一緒に送る添え状について、書き方や文例をわかりやすくご説明します。
…… このページの内容 ……
履歴書や職務経歴書と一緒に送る「添え状」「送付状」とは?
添え状の宛名の部分の書き方
添え状の文例・例文
履歴書や職務経歴書の郵送のしかた

■ 履歴書や職務経歴書と一緒に送る添え状,送り状とは?

◎添え状とは、履歴書や職務経歴書を送る時に「この封筒の中にはこういったものが入っています」という、中身や内容の説明を書いた紙のことをさします。送り状、送付案内状とも言います。

◎ 添え状の用紙サイズは、履歴書の半面のサイズ(B5)に合わせるか、もしくは職務経歴書がある場合、それがA4サイズであればA4サイズになります。

◎添え状は手書きでもパソコンなどで作成してもどちらでも構いません最近ではパソコンで作成するのが一般的となっています。

◎履歴書とは、その人が経て来た学業、職業などの経歴および持っている免許、資格を書いた書類をさします(学歴、職歴および資格、免許を記載した書類)。
学生や社会人などのうち、就職や転職をしたい人が、自分の学歴や職歴および取得した免許や資格を書いて企業や公共団体などの就職希望先に提出します。

◎職務経歴書とは、実務経験がある者が、これまでに経験した業務の内容や、持っているスキル(技能)を記載したもので、再就職や転職を希望する人が就職希望先に提出します。
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添え状に記載する内容とポイント
[全体の構成]
◎手紙とは異なり、ビジネス文書の体裁に近くなります。
そのため、横書きが一般的です。
宛名などを用紙の左上に書く点や、日付けが用紙の右上に来る点も手紙とは事なります。

◎季節を表わす時候の挨拶などは不要ですが、先方の企業に対して慣用句となる以下のような表現を良く用います。
「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」

◎文章の始まりと終わりに「頭語」「結語」をつけます。
良く用いられる例としては以下のようなものがあります。
 ・「拝啓」で始まり「敬具」で結ぶ
 ・「謹啓」で始まり「敬具」で結ぶ

◎応募者であるあなたの住所氏名、連絡先を明記します。位置は日付けの下か、もしくは用紙の一番下の右端です。
1.宛名を書く
  応募する企業の採用担当部署あて(または採用担当者あて)に書きます。
2.日付を書く
  履歴書を送付する年月日を書きます。もし面 接当日に持参する場合にはその面接日の日付になります。
3.タイトル(表題)
  決まりはありませんが、タイトルは無理につける必要はありません。

タイトルをつける場合は、そのあとに続く文章がどちらかというと事務的な送付案内状の体裁になり、つけない場合は手紙に近い体裁になります。
添え状に自己PRや志望動機に近い内容を盛り込みたい場合には、タイトルをつけない方が作文しやすいように思います。
4.差出人の住所、氏名、連絡先
  求人に応募するあなたの住所、氏名、連絡先を書きます。
学生の場合には学校名(大学名など)、学部、学科も書きます。
5.(必要に応じて)
  複数の職種を募集している場合には、応募する職種を書きます。
6.封筒に入れる書類の内容と枚数
  求人に応募するための書類の種類と枚数を書きます。
[書き方の例]
・添付書類
   ・履歴書 1枚
   ・職務経歴書 全2枚

上記以外に記載するものとしては、学生の場合は成績証明書、卒業見込証明書。
その他にも、必要に応じてハローワークの紹介状や、健康診断書などを同封します。

■ 添え状の宛名の部分の書き方

添え状の用紙の左上には先方の宛名を書きます。普通の手紙とは異なり、ビジネス文書の体裁をとります。
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添え状の宛名の書き方のポイント
1)添え状には先方の住所は不要
・用紙の左上に、会社名、部署名の順に、改行を入れながら見やすく書きます。
・先方の担当者の名前がわかれば担当者名をその下に書きます

[書き方例1]

会社名の正式名称
採用担当の部署名 御中

[書き方例2]

会社名の正式名称
採用担当の部署名
先方の担当者の名前

[書き方例3]

会社名の正式名称
採用担当の部署名
役職名 先方の担当者の名前(※役職がつく場合)
2)社名は省略せずに正式名称を書く
・ 株式会社は(株)ではなく4文字で「株式会社」と書きましょう。

・社名は通称や略称などを用いたり省略したりせずに正しく書きます。
[会社名の書き方例]
(○)邪馬台テレビ放送網株式会社
(×)邪馬台テレビ(株)
(×) YTV(株)
3)「御中」と「様」を使い分ける
・採用担当者の名前がわからない場合は、採用担当御中、採用ご担当様、あるいは、採用ご担当者様 と書きます。
相手が個人であれば「様」、部署であれば「御中」を使います。
下記に書き方を紹介します。
[例:担当者の名前、氏名がわかる時]

(○)人事部 高橋様(←名字・姓しかわからない場合)
(○)人事部 高橋一朗様(←フルネームがわかる場合)
(○)人事部 人事課 課長 高橋様(←役職がわかる場合)
(×)人事部 人事課 高橋課長様(←役職名のすぐあとに「様」はつけない)
(×)人事部御中 高橋様 (←「御中」と「様」が二重敬称になるためNG)
[例:担当者の名前、氏名がわからない時]
(○)人事部 御中(←部署あてを表わすので「御中」を使う)
(○)採用ご担当様(←個人あてを表わすので「様」を使える)
(○)採用ご担当者様(←個人あてを表わすので「様」を使える)
(×)人事部(←部署あての敬称には「様」は使わない)
(×)人事部(←仮に、応募要領にこのように書かれていても、「宛」というのは先方が自らをへりくだって使っている表現ですので、応募するあなたな使わないように注意して下さい)
(×)人事部(←仮に、返信用封筒にこのように書かれていても、「行」というのは先方が自らをへりくだって使っている表現ですので、応募するあなたな使わないように注意して下さい)
・ちなみに「高橋殿」のような敬称「殿」は使用するケースが限られるため使わない方が無難です。
相手によっては不快に思う方もいらっしゃると思いますので添え状には使わないように注意して下さい。

■ 添え状の文例・例文

それでは、添え状の文例を2タイプご紹介しましょう。
大きく分けると下記の2つのタイプがあります。
 1. いわゆる添え状のタイプ(挨拶状敵な役割)
 2. 送り状に近いタイプ(同封する書類を記載する)


[ポイント]
◎希望する職種が複数ある場合(例えば、同じ人が複数の会社の求人に応募することがありますね。A社は事務の仕事で応募、B社は、秘書の仕事で応募、C社は経理の仕事で応募という場合など)添え状については一度、テンプレートを作っておくと良いのですが、複数の業務に応募する職種によって文中の志望動機の部分を書き換える必要があります。

◎宛先の誤煕載に注意…宛先の誤記載は最も失礼にあたります。普通の採用担当者なら、それだけで書類選考の点を辛くすると思います。 よく、ダウンロードしてそのまま使えるテンプレートなどを提供している学校もあるようですが、提出前には内容を必ずチェックしてください。
また、複数の会社や団体等に同時期に応募する場合にも細心の注意が必要です。
添え状の文例
1.いわゆる添え状として想定されるタイプ 
通常の就活で履歴書や職務経歴書を送る際に添え状として想定されるタイプです。
代表的な文例をご紹介します。
2.送り状に近いタイプ(持参する場合にも使えます)
・同封する書類の内容を記載するタイプです。こうした書式は以下のようなケースに適しています。

(1)履歴書を持参するよう指定された場合
求人広告の中には、「電話連絡の上、履歴書を持参して下さい」というケースがあります。 履歴書や職務経歴書といった書類を持参する場合には、このタイプの添え状が向いています。
アルバイトやパートなどの仕事の際にも、「履歴書を持参して下さい」というケースが良くあります。

その他に想定される例としては…
(2) 応募のための書類が沢山ある場合
例えば履歴書、卒業見込み証明書、資格証明書の写し、健康診断書のコピー、なども一緒に送る場合など。

項目解説
宛名
日付
応募者の住所、氏名、連絡先
頭語「拝啓」 および 結語「敬具」をセットで使います。
上記では添付書類という表現を使っていますが、送付内容、同封書類といった表現でもOK

■ 履歴書や職務経歴書の郵送のしかた

履歴書や職務経歴書を郵送する場合のポイントを簡単に説明します。
なお、送付に使う封筒の詳しい書き方については、別ページ「履歴書 封筒」のページで説明をしています>>>
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履歴書・職務経歴書を送る
1.履歴書を郵送する前にもう一度チェック
履歴書を書き終えたら、内容に誤りはないか、書き間違えや誤字は無いかをチェックします。
もし、ミスをみつけた場合は新しい履歴書用紙に書きなおします。
2. 封筒を用意する
市販の履歴書には、応募用の封筒がセットになって販売されているものもあります。履歴書だけを郵送する場合には、この封筒を使うか、中が透けて見えない二重の白封筒を使うのが一般的です。

履歴書以外の応募書類(例えば職務経歴書など)を一緒に郵送する際には、無理にこの封筒を使う必要はありません。
郵送する場合の封筒の大きさは、できるだけ中に入れる書類を折りたたまずに入れることができるサイズのものを選びます。但し、学生の場合で、職務経歴書が無い場合は、長形封筒(定型封筒)でも良いでしょう。

★市販の封筒で定形郵便物として送ることができるものは?
・長形4号 (B5三つ折り用) 90×205mm
・長形3号 (A4三つ折り用) 120×235mm
・長形40号 (A4四つ折り用) 90×225mm
★市販の封筒で定形外郵便物として送ることができるのは?
・角形2号 (A4用) 240×332mm
・角形3号 (B5用) 216×277mm
・角形1号 (B4用) 270×382mm


※この他の切手と封筒の情報は郵便切手料金(2014年4月改訂)>>>
3. 封筒の宛名の書き方(封筒の宛名書き)
履歴書を送る場合の封筒の宛名は縦書きで書くのが普通です。
1)社名は省略せずに正式名称を書きます。株式会社も(株)ではなく、4文字で書きましょう。
2)宛名は黒いペンまたは黒のボールペンで書きます。
3)表面の左の端、やや下のほうに、赤いペンまたは赤いボールペンで、履歴書在中、あるいは、応募書類在中、と書きます。
4)裏面の左側に自分の住所、氏名を書きます。
4. 書類を封筒に入れる
1)すべての書類をクリップで留めます。
 送り状、履歴書、職務経歴書の順に重ねて、クリップで留めます。ハローワークの紹介状がある場合は、送り状の下に入れます。丁寧にする場合は、クリアファイルなどにはさむとさらに良いでしょう。
※募集している職種が複数の場合は、どの職種に応募するのかがわかるように送り状に明記します。

2)デザイン制作、デザイナー関係の仕事の場合、作品の同封を求められる場合があります。作品は折れ曲がらないように、台紙やファイルにはさんで封筒に入れます。
5. なるべく早めに送付する
企業の求人情報は、締切が明記されていない場合がほとんどですが、締切が明記されている場合でも、一日も早く送付します。せっかく応募したのに、「すでに他の方の採用が決まりました」と断られてしまうことのないよう、場合によっては速達郵便などを利用し、少しでも早く送りましょう。
送付に使う封筒の詳しい書き方については、別ページ「履歴書 封筒」のページで説明をしています。

・封筒の宛名の書き方は縦書きの場合のレイアウト例も画像で紹介しています >>>

※このページは自由にご覧いただけるよう作成いたしましたが、マナーに関するご質問が予想以上に多数寄せられ、事務局として対応に追われております。 恐れ入りますが、当分の間、マナーに関する質問受付はお休みさせていただきます。

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