ビジネス文書の書き方「見積依頼書」

見積依頼書のページ。見積依頼書とは、商品やサービスの料金・代金を知りたい時に、販売者または提供者に対して、その価格や代金の算出を依頼する文書のことで、ビジネス文書のひとつです。
要は、これとこれでおいくらになりますか?と尋ねる代わりに、商品の品番や数量などの明細を書面に記載し、お互いのやりとりに正確を期すためのものです。 このページでは見積依頼書の書き方とポイントについてご説明します。
………このページの内容………
見積依頼書(みつもりいらいしょ)ってなに?
見積依頼書に記載する内容
物品購入の流れ
見積依頼書を作ってみよう
見積依頼書の書式1  次のページ
 書式1…自社の書式を使って、仕入れ先や取引先に見積を依頼する場合
見積依頼書の書式2  次のページ
 書式2…自社の書式を使って、お客さまに見積を依頼してもらう場合

見積依頼書ってなに?

見積依頼書とは、商品やサービスの料金・代価を知りたい時に、その商品やサービスの販売者または提供者に対して、価格や代金の算出を依頼する文書のことで、ビジネス文書のひとつです。

下記の表は「物品購入の代表的な例」です。
企業や団体、事業所、公共団体のいずれもが、物品(商品)やサービスの購入に際して同じようなプロセスを経て発注、入手、支払いをしています。

見積依頼書を提出する際は、必ず「本件に関し、双方が知り得た情報は他に漏らさない」という明文化した互いの契約のもとで、もしくは商道徳上の暗黙の了解に基づいた上での提出となります。
依頼する見積の内容が極秘事項を含む場合には必ず書面での守秘契約を交わした上で見積を依頼するように心がけてください。
また、守秘契約を文書で交わさなくとも「相見積」を取る場合には一方の情報を他方に漏らす行為はタブーです。会社や団体としての信用を失うことになります。

【守秘契約を交わした方が良いもの】
・新製品にかかわるもの
・新開発の技術にかかわるもの
・特許にかかわるもの
・独自のシステム開発やプログラムの開発にかかわるもの
・その他外部に情報が漏れることいより自社および社外に与える影響が大きいと思われるもの

さて。
商品やサービスの価格や対価は、条件によってその都度変わってきます。見積もり依頼書に必ず必要なのは「条件」です。条件には以下のような項目があげられます。

見積依頼書に記載する内容

◎見積依頼書には、以下の項目を盛り込みます。
実際に作成する見積もり依頼書には下記の「事務用件」ばかりではなく、それ以外に、簡単な挨拶文の部分もあります。
全体のレイアウトが作成例としてこのページの下の方にありますので、例文を参照して下さい。

見積依頼書に記載する内容
記載内容 説明 ポイント
1)依頼主情報
 

見積依頼主の会社名、住所、連絡先(電話番号、FAX番号)、
担当者氏名

左記の情報以外に、もしメールで見積りを出す場合にはE-mailアドレスも必要です。
2)商品やサービスの仕様
  a.商品の場合
品番、型式、バージョン、サイズ、色、年式など
商品やサービスの内容が特定できるようになるべく具体的に記載します。

工事や設計、建設などの見積依頼、システム開発、ソフトウェア開発などの見積依頼の際はトラブルになりやすいので、別紙を添付するなど、なるべく作業の内容を具体的にし、条件を明らかにしておくようにします。

指導料、コンサルタント料、顧問料などの見積依頼の場合はむしろ見積り依頼書には主な依頼事項を箇条書き程度に記載するだけにし、先方の見積書を見て条件を決めた方が良いこともありますので、見積りを依頼する前に相手先に確認したほうが良いでしょう。
b.作業やサービスの場合…具体的な内容や手順など
3)数量および単位
  数量と単位は絶対に必要です(必須項目)。

個数, 本数, 枚数, 箱数, 人数, 台数, 泊数, 室数,
時間, 日数, 月数など(ほか省略)。
商品の見積を依頼する場合は数量やロットを記載し、顧問料やコンサルタント料の見積依頼の場合には人数や月数などになります。

工事や作業、もしくはサービスなどの見積り依頼の場合には「○○○工事一式」のように「一式」と表すこともあります。こうした場合には必ず詳細を別紙に記載します。

宿泊費の場合には、人数、室数および泊数、
会場や機材・備品・レンタル品使用料などの場合には数量のほかに使用時間など。
見積依頼書に記載する内容 つづき
記載内容 説明 ポイント
4) 受け渡し方法
  宅配便で送る、設置する、持参する、などがあります。

また、
「指定日一括納品」や、
「分割納品」(一部のみ後日納品)などという区分もあります。

この「受け渡し方法」欄が不要な場合は削除してください。

5)納品場所
  商品の見積依頼書の作成ケースで言えば「届け先」にあたる場所や住所を書きます。

記載例としては、以下のようなものがあります。
・貴社指定場所
・貴社本社所在地
・本社営業部、
・○○大学理工学部応用科学研究室
もしくは具体的な住所宛名記載など。
 
6)納期
  受注した場合にいつ納品ができるかを記載します。

記載例としては、以下のようなものがあります。
・受注後2〜3日
・○月○日
・翌日一括納品
・○カ月(受注後詳細打ち合わせ)
 
◎その他に、見積依頼書に記載する内容
記載内容 説明 ポイント
7)支払方法
  ・一括/分割
・支払条件(支払いサイト)
・手形による支払いかどうか

この項目は必須ではありません

一括払いor分割払いという支払条件で見積金額が変わってくる場合があります。

支払いサイトを明記する場合もあります。
(例:納品検収後、月末までに請求書を提出しして頂いた分につき、翌月末に支払いを原則としています、など)
8) およその発注スケジュール
 

この欄は必須ではありません

商品の調達や、サービス・作業の実施を急ぐ場合に、(全体を含めた)およそのスケジュールを見積依頼の時点であらかじめ知らせておく場合もあります。

但し、見積依頼書にこうした発注日程を明記することはごくまれです。

・急な発注要請に対応できるかどうか、在庫や人員確認も含めて打診ができるというメリットがあります
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物品購入の流れ

◎殆どの企業、団体、学校などは、以下のような流れで物品を購入します。
トラックを3台購入するという仮定で、以下の例を見てみましょう。
★【トラックを購入する場合の、物品購入の流れ】
発注者の アクション   仕入先、販売元、取引業者のアクション ポイント
0)目的 目的をはっきりさせる
例)○トントラックを3台、○月○日までに購入したい     発注者の目的は、「用途に合った性能の商品を、なるべく安く、期日までに購入する」こととします。
1)予算承認…予算の承認を得る
・社内において、必要な予算の承認を得る
(または団体内において予算の承認を得る)
    【見積もりが先か?予算が先か?】
・予算を確保してから見積もりを依頼する場合と、予算取りをするために先に見積りを取ることががあります。
見積もりが先になる場合には、3)のあとで予算承認となります。
2)見積依頼書
・トラックの仕様
、台数、納期、支払い方法を明示した上で、見積を依頼する。
  ・条件はなるべく具体的に提示して見積りを取ります。

・条件の提示ができないときは「いくつかのパターンで見積もりを出して下さい」と依頼することもあります。
3)見積書
  ・見積依頼書に基づき、条件に合うトラックの見積を提出する。 ※見積書の作り方については別ページで紹介しています。見積もり書の書き方>>>
★【トラックを購入する場合の、物品購入の流れ】 つづき
発注者の アクション   仕入先、販売元、取引業者のアクション ポイント
4)交渉・検討
・見積内容に不明点があれば質問

・必要に応じて価格交渉(再見積の依頼)
   
  ・要望や質問への回答や対応
・再見積など
5)発注書
・見積書に基づき、トラックの仕様や型式、台数、納期、支払方法などを明記して発注   発注書については別ページで紹介しています>>>
★【トラックを購入する場合の、物品購入の流れ】 つづき
発注者の アクション   仕入先、販売元、取引業者のアクション ポイント
6)納品
    ・指定場所に納品
7)納品書
  ・発注書の指定場所へ納品 納品書については別ページで紹介しています>>>
8)検収
・納品された商品の仕様、数量などに間違いがないかチェック。
検収印、受領印などを押します。
   
9) 請求書
  ・見積書に基づき代金を請求 ※請求書については別ページで紹介しています>>>
10) 支払い
・請求内容を確認し、所定の手続きにより支払い  

※一括、分割(割賦)など

 

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見積依頼書を作ってみよう
(ビジネス文書/見積依頼書の書き方)

例えばSOHOなどの場合は、エクセルなどでも簡単に見積依頼書の雛形を作成することができます。一度テンプレートを作成しておくと、次回から様々なケースに応用できます。
記載する項目に漏れが無いように注意しながら、実際に作ってみましょう。

●見積依頼書には2つのタイプがある
見積を依頼する書類には、以下の2つの種類があります。
このページの下の方で紹介します。

見積依頼書の書式タイプ
 書式 概要 発注者
◆書式例1
(発注)
・「あなた個人」もしくは「あなたの会社やお店や団体」が→仕入れ先や販売先に対して見積を依頼する時に使用 「あなた個人」または「あなたの会社やお店や団体」が発注することが前提
◆書式例2
(受注)
・取引先または顧客が→「あなたの会社やお店や団体」に対して見積を依頼する時に使用

・最近では、ホームページから「見積依頼フォーム」「問い合わせフォーム」や、pdfファイルで見積依頼書をダウンロードしてもらう形で見積りの依頼ができるようにしている企業やショップが増えています。
・顧客または取引先が、あなたのお店や会社に対して発注することが前提
(あなたのお店または会社は受注する立場)
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