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依頼の手紙と言えば…
下記は別ページに掲載
_お礼状の書き方
_時候の挨拶,季節の言葉
_お礼ののし・熨斗紙
_封筒の宛名の書き方
_切手代、郵便料金
_手紙の書き方
[季節の電報]

[ビジネス実例集・ツール]
[案内状]
[挨拶状]
お詫びの手紙、お詫び状

このページで紹介する苦情の手紙とは、相手から受けた被害や不利益について対策の施行・問題の解消・謝罪を求めたり、抗議・クレームや催促などをする際に、相手に送る手紙のことをさします。
苦情の手紙を送る際には細心の配慮が必要です。社会生活を営む上では先方との人間関係や信頼関係がとても大切です。おつき合いの範囲を狭くすることの無いよう、その影響には充分に注意して用いるようにしてください。ここでは一般 的な文例を紹介します。


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■ このページの内容
文例、例文

苦情の手紙、クレームの手紙を書く際のポイントは?

文例、例文

苦情の手紙の文例集

    ・例文1…企業あての苦情の手紙の文例
    ・例文2…企業あての苦情の手紙の文例
    ・例文3…個人あての苦情の手紙の例文
    ・例文4…個人あての苦情の手紙の例文

■ 苦情の手紙、クレームの手紙を書く際のポイントは?
  苦情の手紙・クレームの手紙とは?

・苦情の手紙とは、相手から受けた被害や不利益について対策の施行・問題の解消・謝罪を求めたり、抗議・クレームや催促などをする際に、相手に送る手紙のことをさします。
 電話とは異なり、手紙という書面にすることで内容や状況をわかりやすく伝えることができるというメリットもあります。

(注意1) 苦情の手紙を送る際には細心の配慮が必要です。社会生活を営む上では先方との人間関係や信頼関係がとても大切です。手紙を出すことによっておつき合いの範囲を狭くすることの無いよう、その影響には充分に注意して用いるようにしてください。

(注意2)もし、手紙を出すことにより報復、反論、いやがらせなど、悪い方向へ進む可能性のある場合には、苦情の手紙を出す前に弁護士や最寄りの警察署などに相談することをおすすめします。

場合によっては、手紙を送るよりも直接会って話し合いをしたり、弁護士などの第三者を交え客観的な視点を得た上で冷静に話し合いをした方が良い場合もあります。
[免責事項]
ここでご紹介するのは、日常生活によくあるささいな苦情についての手紙の文例です。
当事者感のトラブル等については、事務局は一切責任を負いません。あくまでも参考例ですので、上記の注意点を良く読み、その影響について判断の上、ご自身の責任において使って下さい。

[苦情の手紙・クレームの手紙を書く場合のポイント]

1.企業に対し、商品やサービスに関する苦情の手紙

(企業に対する苦情の手紙の例…請求金額の誤り、商品の破損、品質異常、異物混入、動作不具合・誤作動、誤配送、誤表記その他)
●苦情の手紙はなるべく早めに出します。

●時候の挨拶(季節の挨拶)などは不要です。

●なるべく感情的な表現は避け、事実を伝えることが大事です。
一方的な内容にならないように注意します。

●できれば要点を整理して伝えるように心掛けましょう。

1.書き手の情報、連絡先
2.利用または購入した商品やサービスの情報
3.発生日時・入手経緯・発生場所
4.トラブルや異常の内容
5.経過
6.現在の対応、その後の経過
7.相手に依頼したい内容

●会社を代表して苦情の手紙を出す場合には、記載する内容に関して必ず上司の許可を得るようにして下さい。
2.個人に対する苦情の手紙

(個人的なおつきあいの上での苦情の手紙の例…騒音、ペットなど。
職場やグループで個人的に出す苦情の手紙 )
●個人に対して苦情の手紙やクレームの手紙を出す場合には、その後のおつきあいのことをよく考えて、本当に手紙を出すべきかどうか良く考えてください。

●直接相手に伝える方が良い場合と、第三者に伝える方が良い場合があります。どちらにするのかを良く考えて判断してください。
例えばマンションなどの騒音被害の場合、直接相手に伝えるよりも管理会社や家主などを介してやんわり伝えてもらった方が良い場合があります。

書き方と構成
1.書き手の情報、連絡先
2.苦情・トラブル・クレームの内容
3.発生日時・頻度
4.相手に依頼したい内容


●支払いを催促する場合について…相手に対し必要以上にへりくだる必要はないのですが、あまり強く出るのも考えものです。相手との今後のおつきあいも考えて文章を練ると良いでしょう。支払いを催促する手紙については、催促状のページでサンプルを紹介しています。>>「催促状

商品の代金、多額の借金の返済、補償、賠償、弁償が絡むような場合には、弁護士や警察署ほか、必ず専門家にご相談下さい。
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■ 苦情の手紙の書き方文例集
  (文例、例文、書式、様式、雛形、サンプル)
それでは以下にいくつか「苦情の手紙」「抗議の手紙」「クレームの手紙」の文例をご紹介いたします。
手紙という書面にまとめることで内容をわかりやすく伝えることができるというメリットもあります。感情的にならないよう、事実を伝えるようにつとめましょう。

苦情の手紙 【文例1】企業あての文例
 
※このサンプルでは横書きにしていますが、縦書きでも構いません。
 念のために、投函前にコピーをとっておくことをおすすめします。

九条テクノ開発株式会社
代表取締役 九条一郎様

 前略 時下ますますご清栄の段、大慶に存じます。
 私は、貴社(広島市中区○○)の近隣の団地の自治会長を務めております佐藤と申します。本日は貴社の早朝のラジオ体操の音量 について、ぜひともご検討いただきたく、お願いの書面 をお送りする次第です。

 ご承知のとおり貴社のラジオ体操は、お盆と正月の期間を除き、毎日2回、午前6時と13時に行われております。このうち早朝分だけでもせめて音量 を少し小さくしていただけないかと思い、お便りをいたしました。貴社にとっては会社の建物であっても、周りには一般 市民が普通に生活をしています。朝は5分でも長く睡眠をとりたいというささやかな願いをかなえていただけないでしょうか。
 私自身は一般の企業に勤めており、土・日が休みなのですが、他の住民の皆さんの中には平日が休みという方や、寝たきりのお年寄りの介護をしている方、小さな赤ちゃんがいるお宅もございます。この手紙を書くにあたり、当初は「土日だけでもゆっくり眠れるように音量 を検討して欲しい」とお願いするつもりでしたが、やはり可能であれば早朝分については曜日に関係なくボリューム減をお願いしたいと思い直しました。

 社員の皆さんの健康管理を大切にしたい…という社長のお考えを否定するつもりはありません。せめて早朝の静かな時間帯だけは大音量 でなく、必要最小限のボリュームにしていただけないでしょうか。
 実はこれまでずっと我慢してきたのですが、ひょっとすると「ラジオ体操の大音響が周辺に非常に良く聞こえており、迷惑をしている人たちがいる」という事実に気づいておられないのかもしれないと思うに至りました。
今後も同様の状態がずっと続くのであれば、神経質な人の中には健康を害する方もいらっしゃるかもしれません。

 企業が健全に発展していくためには、お客様だけでなく、周りの住民との関係やコミュニケーションも非常に大切と考えます。突然のお便りで恐縮ではございますが、ぜひ、ご一考頂きますようお願い申し上げます。

 平成○○年○○月○○日
広島市中区
佐藤一男

●宛先
社長名がわからない場合には、「代表者様」とするか、「社名+御中」とします。

●書き出し
時候の挨拶(季節をあらわす挨拶の言葉)は不要。
左の雛形では、企業あての文章なので、冒頭に「時下ますます…」を使用。但しあまりお世辞を述べる必要はない。
●自己紹介
商品やサービスについての苦情の場合には、住所、氏名、連絡先なども記載します。
左記の例文では、最下部に氏名を記載しています。番地は封筒に書くという前提で省略しました。
●内容
読み手に現状が伝わるように、事実関係を確認し、問題点を伝えます。
左記の例では、わざわざ、ラジオ体操の時間を「お盆と正月の期間を除き、毎日2回、午前6時と13時に行われております」と、会社の代表者が知らずに行われていることも想定した上で、あえて伝えています。

●その他
相手の事情にも理解を示した上で、現状の改善を要望しています。
左記の例では、「社員の皆さんの健康管理を大切にしたい、というお考えを否定するつもりはありません」「ひょっとするとラジオ体操の大音響が周辺に非常に良く聞こえており、迷惑をしている人たちがいるという事実に気づいておられないかもしれない」と、相手の事情に理解や譲歩を示しています。
●日付け、差出人
日付けと差出人は必ず記載します。企業と企業の間のやりとりでない場合には、日付けと差出人は一番最後に書くのが一般 的です。

【内容に関する補足説明】
上記は苦情を伝えるとともに、改善を依頼する場合の文例となっています。

 
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苦情の手紙 【文例2】企業あての文例
 
※実際に返済、補償を求める場合、法的措置を求める場合には、事前に弁護士などの専門家に相談されることをおすすめします。一般 的な手紙よりも内容証明郵便の方がふさわしい場合があります
(参考ページ>>内容証明郵便

※トラブルの場合、消費者庁などの行政機関に問い合わせるのも良いかもしれません(似たようなケースが多く報告されている等の情報を提供してくれたり、
対応のしかたについてアドバイスをくれます。)

※苦情の手紙は投函前にコピーをとっておくことをおすすめします。

 また、相手に間違いなく届いたということを証明するために「書留郵便」で送ることをおすすめします。

※このサンプルでは横書きにしていますが、縦書きでも構いません。

九条サポート株式会社
代表取締役 九条二郎様

 前略 私は先日貴社の通 新教育講座の「○○パソコン講座」を申し込みました、大阪市の加藤と申します。
 事前に電話で受けた説明によると、自宅で仕事をするためにはどうしても○○の資格が必要とのことでしたので、やむを得ず申し込みをしましたが、その後、送られて来た資料を良く読むと、この講座を受けても○○の資格は補償されるものではなく、受講後に試験を受ける必要があるとのことでした。
 事前に受けた説明では通新教育を3ヶ月受講すれば自宅でできる仕事を紹介してもらえるとのことでしたが、資格取得が必須でありかつ、通 信講座受講によって資格が必ずとれるわけではないと知り、すぐに解約することにしました。
 内容は以下のとおりです。ご確認ください。
1. 氏名
   加藤花子
2. 住所および連絡先
   大阪市北区○−○−○
   tel.06-0000-0000
3.  申し込み内容(受講コース)
   「○○パソコン講座」
4. 申し込み日
   ○○年○○月○○日
5. 支払金額
   000,000円

 まだクーリングオフの期間に該当しますので、別 紙の解約届を送ります。至急、手続き及び返金をお願いします。
 平成○○年○○月○○日
大阪市北区○−○−○
tel.06-0000-0000
加藤花子

●宛先
社長名がわからない場合には、「代表者様」とするか、「社名+御中」「社名」のあと改行して「ご担当様」とします。

●書き出し
時候の挨拶(季節をあらわす挨拶の言葉)は不要。
●自己紹介
商品やサービスについての苦情の場合には、住所、氏名、連絡先なども記載します。
左記の例文では、最下部に氏名を記載しています。番地は封筒に書くという前提で省略しました。
●内容
読み手に現状が伝わるように、事実関係を確認し、問題点を伝えます。左記のサンプルの場合の問題点は「事前の説明と実体とが異なる」ということです。

左記の例では、現状として「氏名、連絡先、申し込み内容、申し込み日、支払金額を伝えています。」

●その他
相手に間違いなく届いたということを証明するために「書留郵便」で送ることをおすすめします。


●日付け、差出人
日付けと差出人は必ず記載します。企業と企業の間のやりとりでない場合には、日付けと差出人は一番最後に書くのが一般 的です。

【内容に関する補足説明】
補償、返金を求める場合には、場合によっては内容証明郵便の方が良い場合があります。できるだけ法律の専門家に相談してください。

 
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苦情の手紙 【文例3】個人あての文例
 
苦情の手紙を送る際には細心の配慮が必要です。社会生活を営む上では先方との人間関係や信頼関係がとても大切です。手紙を出すことによって相手と気まずくなってしまったり、おつき合いの範囲を狭くしてしまったり等の可能性もあります。苦情の手紙の雛形はその影響に充分に注意して用いるようにしてください。

 前略 私はお子さんの英語塾の講師をしている者で、山田と申します。
 ここ三ヶ月、お子さんの授業料のお支払いが無いようです。これまでもお母様には何度か口頭で催促をさせて頂いたのですが、一向に支払われる様子がないので、お便りを差し上げる次第です。
  子供というのはデリケートなものです。本人の意欲的な学習態度や、周囲のお友だちとの関係を考えて、
大人の都合で一方的に塾を辞めさせてしまうのもどうかと思い、本人にはあまり話をしておりませんが、このままでは最悪の結論も考えざるを得ません。
 どうか、誠意あるご対応をお願いします。
1. 未払い金額
   ○月分 5,000円
   ○月分 5,000円
   ○月分 5,000円
   [合計]15,000円
2. 支払期限
   ○○年○○月○○日

 何らかの事情がお有りの場合はできるだけ斟酌し、ご相談に乗りたいと存じます。まずはご連絡下さい。
見本総一郎様
 平成○○年○○月○○日
大阪市北区○−○−○
tel.06-0000-0000
山田相子

●宛先
個人あての手紙の場合には、冒頭には先方の名前は書きません。

●書き出し
時候の挨拶(季節をあらわす挨拶の言葉)は不要。
●自己紹介
相手から見て、差出人が特定できるような情報を書きます。
左記の例文では、「お子さんの英語塾の講師」として立場を明確にし、最下部に氏名を記載しています。
●内容
読み手に現状が伝わるように、事実関係を確認し、問題点を伝えます。左記のサンプル文の場合の問題点は「授業料が未納」ということです。

左記の例では、現状として「未払い月、未払金額を伝えています。」

●その他
相手に間違いなく届いたということを証明するために「書留郵便」で送ることをおすすめします。


●日付け、差出人
日付けと差出人は必ず記載します。
個人あての手紙では、相手の名前は文章の後に。 日付けと差出人は一番最後に書くのが一般的です。

【内容に関する補足説明】
支払いを求める催促状の文例はこちらでも説明しています>>[催促状

 
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苦情の手紙 【文例4】個人あての文例
 
苦情の手紙を送る際には細心の配慮が必要です。社会生活を営む上では先方との人間関係や信頼関係がとても大切です。手紙を出すことによって相手と気まずくなってしまったり、おつき合いの範囲を狭くしてしまったり等の可能性もあります。苦情の手紙の雛形はその影響に充分に注意して用いるようにしてください。

 前略 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。私は○○マンションA101号室でお世話になっております岡田と申します。
 本日はゴミ置場の利用時間の件についてお願いがございましてお便りを差し上げました。
 ご承知のようにA館の前には共同のゴミ置き場がありますが、その利用時間について住民の皆さんに深夜だけはご遠慮頂くようお願いできないかと思っております。

 通常の時間帯であれば異存はないのですが、深夜2時・3時・4時といった時間帯に、ゴミ置き場のシャッターの開閉音と、ガラスビンや缶 の入ったゴミ袋を投げるように乱暴に置く音でしばしば起こされます。まるで投げ捨てるような乱暴なゴミ投棄に、何度となくたたき起こされております。 我が家には生後○ヶ月の乳児もいるため、妻も子も深夜にガラスが割れる音に対し非常に神経質になっております。

  同じA館の一階にお住まいの他の住民の皆さんからも同様の意見が上がっています。こちらのマンションには自治会がありませんので、なんとか掲示等による住民の皆様へのご理解とご協力を啓蒙して頂きたく家主様にお願いする次第でございます。
 お忙しいところ、突然のお願いをいたしまして本当に申し訳ございません。どうか、早急にご対応をお願いします。
 
見本一郎様
 平成○○年○○月○○日
東京都豊島区□□○−○−○
tel.06-0000-0000
岡田英一郎

●宛先
個人あての手紙の場合には、冒頭には先方の名前は書きません。

●書き出し
時候の挨拶(季節をあらわす挨拶の言葉)は不要。
●自己紹介
相手から見て、差出人が特定できるような情報を書きます。
左記の例文では、「お子さんの英語塾の講師」として立場を明確にし、最下部に氏名を記載しています。
●内容
読み手に現状が伝わるように、事実関係を確認し、問題点を伝えます。左記のサンプル文の場合の問題点は「深夜のゴミ投棄の騒音」です。

●その他
相手の事情を斟酌し、「お忙しいところ突然のお願いをいたしまして本当に申し訳ございません」と書いています。


●日付け、差出人
日付けと差出人は必ず記載します。
個人あての手紙では、相手の名前は文章の後に。 日付けと差出人は一番最後に書くのが一般的です。

【内容に関する補足説明】
支払いを求める催促状の文例はこちらでも説明しています>>[催促状

 
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