はじめに
ビジネスのシーンにおいて、以前は手紙やファックスで行われていた通知や連絡についても、最近ではメールでやりとりされるケースが随分増えてきました。このページでは、実際に使えるお祝いメール、お悔みメール、ビジネスメール、お礼メール、お詫びメール、案内メール、通知メール、挨拶メールの文例（例文・例・雛形・サンプル）を、シーン別にご紹介しています。
■ 電子メールの基礎知識 |
| 初心者の方のために、以下に電子メールの基礎知識をご説明しています。 なお、メールを使用する上でのマナーについては、別ページをご参照ください。 ※電子メールのマナー＞＞＞ |
| 電子メールを使用する場合の基本的な注意事項 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| （1）急ぎの用件には向かない | |||||
| 相手がすぐ読んでくれるとは限りません。 先方の目にふれるまでに時間がかかることを念頭に入れて利用しましょう。 |
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| （2）添付ファイル送信時には、相手の環境も考慮 | |||||
| 相手の許可を得ずに添付ファイルをつけて送信するのは失礼にあたります。 | |||||
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容量の大きなファイル（いわゆる重いデータ）を送るときは、送り主も受け手も通信時間が長くかかります。 通信費もかさみます。 |
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| 重たいもの（容量の大きいもの）は圧縮ソフトなどで小さくして送りますが、この場合も、先方に圧縮ファイルを解凍するツールがないと開くことができません。 | |||||
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データファイルの形式によっては相手が開くことができない場合があります。
（例えば、先方が適合するアプリケーションソフトを持っていない場合など） |
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最近ではメールを通して感染するウィルスに対する意識も高まり、添付ファイルを不用意に開くことに対する抵抗感も高くなってきています。 添付ファイルがついているだけで受信拒否の設定をしているユーザーもいます。 |
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| （3）アドレスに誤りがあると受信できない | |||||
| アドレスに一ケ所でも誤りがあるとメールが届かない場合や、誤って別 の相手に届いてしまうこともあるので注意します。 | |||||
| （4）機種に依存する文字は使わない | |||||
| 一部の文字は、下記のように文字化けします。これらを機種依存文字と言います。例えば◯で囲んだ数字や、ローマ数字、単位
記号など。 こうした文字は使わないようにします。 また、携帯電話←→パソコン間のメールのやりとりの場合、絵文字も文字化けします。
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| （5）予期せぬ トラブルによって先方に届かないこともある | |||||
| 最近はトラブルがずいぶん減りましたが、落雷や停電、プロバイダーのトラブル、サーバーのトラブル、通 信回線のトラブルなどにより、メールが相手方に届かないこともあります。 | |||||
| （6）セキュリティー面では、万全ではない | |||||
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100％安全に情報がやりとりできるとは思わないで使って下さい。 機密情報のやりとりには不向きです。 |
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| （7）ウイルス対策を行なっておく | |||||
| ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、先方にもウイルスが感染してしまう可能性があります。お互いの安全のために、適宜ウイルス対策を行いましょう。 | |||||
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■ メールで良く使われる敬語 |
|
次に、メールでの文中で良く用いられる敬語について、いくつかご紹介します。 以下の３つを頭に入れておきましょう。 |
1. 相手や相手の会社、相手の所有物、相手の考えや行動には尊敬語を用いる |
2. 自分や自分の会社、自分の所有物、自分の考えや行動には謙譲語を用いる |
3. 基本的に丁寧語で会話する |
| ●自分が所属するものと、相手が所属するものに対する表現を身につけましょう。 ・相手や相手の所有物を敬う表現の時には、「貴」「御」などをつける場合が多く、 自分や自分の所有物をへりくだって使う表現のときには、「小」「拙」「弊」などをつけます。 |
| 敬語の言い換えの例 | ||
|---|---|---|
| もとになる言葉 | 尊敬語に変換した例 | 謙譲語に変換した例 |
| 相手の会社 | 貴社、御社 | |
| 自分の会社、当社 | 弊社、小社 | |
| 相手のホームページ | 貴サイト、貴ホームページ | |
|
※従来には無かった言葉としては（新語と言えるかどうかはわかりませんが）、相手のホームページをあらわす言葉として「貴サイト」「貴ホームページ」などという表現を用います。メールでのやりとりや、打ち合わせや書面などで使用してみて下さい。 ●ビジネスメールで良く使用する代表的な表現の例 |
| もとになる言葉 | 敬語に変換した例 | 備考 |
| あなたの会社を訪問したい | 貴社に伺いたい 貴社にお伺いしたい |
あなたの会社→貴社 訪れる、訪問する→伺う |
| うちの会社の加藤がぜひあなたに会いたいと言っている | 弊社の加藤がぜひあなたにお目にかかりたいと申しております。
弊社の加藤がぜひあなたにお会いしたいと申しております。 |
うちの会社→弊社 会う→お目にかかる、お会いする 言う→申す |
| 山本さんはいつ来ますか？ | 山本さんはいつおこしになりますか？ 山本さんはいつおいでになりますか？ 山本さんはいつおこしでしょうか？ 山本さんはいつおいででしょうか？ |
来る→おこしになる 来る→おいでになる |
| つづく | ||
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| もとになる言葉 | 敬語に変換した例 | 備考 |
| 返事をもらえますか？ | お返事を頂けますか？ お返事を頂けますでしょうか？ |
もらう→頂く |
| 会いたいのですが | お目にかかりたいのですが お会いしたいのですが |
会う→お目にかかる 会う→お会いする |
| 資料を見てくれましたか？ | 資料をご覧頂けましたか？ 資料をご覧頂けましたでしょうか？ 資料をご覧下さいましたでしょうか？ |
見る→ご覧になる 〜してくれる→〜して頂ける、〜して下さる |
| （あなたの会社の資料を）読んだ、見た （あなたの意見を）聞いた |
（貴社の資料を）拝読しました。 （貴社の資料を）拝見しました。 （あなたの意見を）拝聴しました。 |
読む→拝読する 見る→拝見する 聞く→拝聴する |
| 話を聞きたい 意見を尋ねたい |
（お）話を伺いたい ご意見を伺いたい |
聞く→伺う 問う、尋ねる→伺う |
| （見積り）が欲しい （時間）が欲しい |
（見積）を頂きたい （時間）を頂きたい （見積）を頂戴したい （時間）を頂戴したい |
欲しい→頂きたい 欲しい→頂戴したい |
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■ ビジネスメールの場合のあて名の書き方 |
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通常、宛名には氏名のあとに「様」をつけますが、会社あての場合や部署あての場合には、最後に御中をつけます。 |
| 会社あての場合やビジネスでの宛名の書き方 | ||
|---|---|---|
| 事例 | 説明 | 宛名の書き方見本 |
| 1. 会社あて | ||
| ・先方の会社名の下に「御中」をつけます。 ・本来は株式会社は（株）と省略せず、株式会社と書くのが正式です。 |
見本商事株式会社御中 |
|
| つづく | ||
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| 会社あての場合やビジネスでの宛名の書き方 | ||
|---|---|---|
| 事例 | 説明 | 宛名の書き方見本 |
| 2. 担当部署あて （部、課、係、担当あて） | ||||||||||||
| ・先方の部署名の下に「御中」をつけます ・ 社名の下に無理に部署名を書かずに、社名のみを書いたあと、改行して部署名を書いても構いません。 ・ 社名と部署名の両方に御中をつけるのはＮＧです。
|
見本商事株式会社 営業部御中 |
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| 3. 肩書き・役職のある相手あて | ||||||||||||
| ・まずは会社名、部署名を書きます。 会社名と部署名は一行におさまらなければ改行しても構いません。 必要に応じて改行して下さい。 つぎに行を変えて、役職→氏名→様の順に書きます。 ・先生、社長、はそれだけで肩書きとなるため、例2のように肩書きに続けて様をつけるのは誤りです。
・先生の場合は、「◯◯◯◯先生」で良いでしょう。教授、準教授などにあてる場合は、肩書きを先に書きます。
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見本商事株式会社 営業部 営業部長 見本太郎様 見本商事株式会社 代表取締役 見本一郎様 愛知県立豊岡高等学校 見本花子先生 |
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| 会社あての場合やビジネスでの宛名の書き方 | ||
|---|---|---|
| 事例 | 説明 | 宛名の書き方見本 |
| 4.担当者あて | ||||||||
| ・まずは会社名、部署名を書きます。 次に行を変えて氏名→様の順に書きます。 ・会社名と部署名は、一行におさまらない場合には、キリの良いところで改行しても構いません。 ・会社名＋御中と、氏名＋様を、重複して使用するのは誤りです。
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見本商事株式会社 人事部採用担当 見本愛子様 |
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