顛末書の書き方

顛末書とは、仕事上、ミスや不始末、不祥事、あるいはトラブルが発生したときに、自らの会社(社内)、勤務先に対して、問題やトラブルの一部始終を報告するための文書。あるいはトラブル報告書のことをさします。
このページではどんな時に顛末書が必要なのか、盛り込むべき内容はどんなことなのか、書式はどんなものが良いか等についてサンプルを示しながらご説明しています。顛末書を出す時期については前のページへ
………「顛末書」のページの内容………
1. 顛末書ってなに?(社内用?社外用?)顛末書の使用例 1のページへ
2. 顛末書を出す時期 1のページへ
3. 顛末書を作ってみよう 1のページへ
4. 顛末書の文例①(フォークリフトの接触事故)  1のページへ
5. 顛末書の文例②(商品の品質管理トラブル)  2のページへ
6. 顛末書の文例③(手続き上のミス)   2のページへ
7. 顛末書の文例④(納期遅れ)  この3のページ>>
8. 顛末書の文例⑤(不祥事)  この3のページ>>
9. 顛末書の宛名の書き方  この3のページ>>
10. 顛末書の提出   この3のページ>>
11. 顛末書のテンプレート 4のページへ
12. 顛末書を社外に出す特別なケースとは 4のページへ
13. 社外あて謝罪文(お詫び状) 4のページへ
 
………参考ページ………
●始末書と顛末書の違いとは?顛末書と始末書の違いは?>>>
●始末書の書き方>>>
●反省文の書き方>>>(反省文の用紙封筒
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7.顛末書の書式(様式)
[ 顛末書の文例④(納期遅れ)]

ケース4 「納期が遅れた場合」の顛末書の例
例 文
平成◯◯年◯◯月◯◯日
代表取締役社長 塵積山成様
製造部
計田画哉
顛末書
缶コーヒー「グァテマコ」の納期が大幅に遅れた件に関しまして、原因究明と、再発防止のための対策を講じることができましたので、下記のとおりご報告申し上げます。
1. 問題の発生日時:
    発売日 平成◯年◯月◯日 
    本来の納品日 平成◯年◯月◯日 
    実際に納品が完了した期日 九州地区 ◯月◯日(3日遅れ)
                 中国地区 ◯月◯日(4日遅れ)
2. 該当商品:
    缶コーヒー「グァテマコ」プレミアムブレンド
    発売時に中国、九州地区に納品予定の10万ケース(明細別紙参照)
    (添付書類1: ) 
3. 問題の内容:
    台風◯◯号に伴う土砂崩れによりJR◯◯線が不通となり、当初予定していた「◯◯貨物」による鉄道輸送ができなくなり、納品遅れが発生。
発売日に商品が間に合わない恐れがあった。
4. 問題の原因
事例 ・2016年度より全社的に物流コストを見直してきた中で、トラックによる輸送を見直し徐々に鉄道輸送へと切り替えてきたが、この度の被災により鉄道が不通となるという不測の事態が発生した。

・急遽、トラックによる代替輸送を試みたが、運転手不足と依賴増により物流会社も混乱を極めており、トラック便の確保も困難を極めた。

・台風の影響による土砂崩れの箇所は道路網にも及んでおり、通行可能な幹線道路への車の集中により渋滞が発生。トラック輸送においても大幅な遅れが発生していた。
 
5. 問題の程度:
事例 災害による納品遅れのため、特約店、量販店側の理解は得られたものの、関西、東海、関東(一部)からの配送により物流コストは著しく膨らんだ。また、当初予定していた発売時のキャンペーンは中国・九州地区については延期せざるを得ず、見込んでいた売上は未達で推移している。

なお、本件により発生した費用は以下のとおり
(1)物流費上乗せ分 ◯◯◯◯◯◯◯円(廃棄分含む)
(2)キャンペーン費用 ◯◯◯◯◯◯◯◯円
(3)対応人件費 ◯◯◯◯◯◯◯円
  合計  ◯◯◯◯◯◯◯◯円
6. 現状の対応:
事例 ・九州地区は発売日を変更(◯月◯日に)
・発売時の10万ケースについては関西、東海、関東地区からトラックによる配送手配済み。
・営業支援のため関西エリアから8名の人員を派遣(期限付き。◯月◯日まで)。
・マスコミ対応は九州統括本部にて

7.  今後の対策:
事例 ・配送計画、物流網の見直し。
・危機管理の徹底(緊急時対応マニュアル改定)
(添付書類2: 新規「配送計画書」)
(添付書類3:緊急時対応マニュアル)
・業界団体への対策室立ち上げ提案(◯◯飲料組合に対し、非常時の共同物流網の構築を提案)
これまでは単純にコスト減だけを目指して配送を見直して来ましたが、これからは災害時の脆弱性や、緊急対応力なども考慮して物流全体を再度見直す必要があります。
また、緊急時のマニュアルにつきましては、直接的な被災や、自社の施設周辺の被災のみを念頭においておりましたが、全国的な視野に立って緊急対応マニュアルを再策定する必要があることも判明いたしました。いずれも担当各部署において再検討を開始しています。
以上
ポイント につづく
ケース4 「納期が遅れた場合」の報告書の例
つづき
ポイント
●宛名は、社長あての場合が大半。問題の大きさが大きいほど宛先も役職が上の相手となる。問題が限定的な場合には、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。
テンプレートを作る場合には注意が必要。
●「顛末書」というタイトルは必須。行の中央に書く。もし他の書類のテンプレートがあれば書式を統一しても良い
●トラブルや事故の具体的な内容、経緯、結果。対策などを箇条書きで述べる。
●現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。
●報告者自身のコメントや意見があれば入れる。
※重要なのは、なぜこうしたことが起きたのか、原因をしっかりと見極めて、同じ事故やトラブルを二度と繰り返さない事です。
原因がわかれば、対策を取ることもできます。会社にも安心してもらうことができます。
※参考例です。顛末書のフォーマットとしてアレンジしてお使い下さい
※それでは書き方を解説します。
1. 宛先
宛先を社長名にする場合が多いようです。場合によっては支店長、所長、工場長あてなどの場合もあります。
下の例のように、社名まで記載する場合もあります。
・社長あての場合… □□□□□株式会社
代表取締役□□□□
・支店長あての場合… □□□□□株式会社
□□□支店
支店長 □□□□
2. 作成日または提出日.作成者を明記
・顛末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・作成者の担当部署名および氏名を明記します。名前の横に捺印します。  
企業によっては(役所によっては)関連部署の責任者の氏名と担当者の氏名を両方とも記載こともあります。上下に並べて書いて捺印する形にするか、四角いマス状の記載欄を作る等、書式をアレンジして下さい。
[責任者と担当者を上下に並べる場合の記載例]
品 質 管 理 部
課長 佐藤 二彦 
加藤 一子 
3. 事実の把握
・いつ、だれが、何を、どこで、なぜ、どうした。
・5W1Hにそった記述を心掛けます。
・上記の例の場合には、発生日、商品名、個数、場所、状況などです。
 
4. 原因と、現状の対応、今後の対策を示す文章を必ず入れる。
・原因がわかれば、二度と同じトラブルがおこらないよう防いだり、仮に同様のトラブルが発生しても被害が最小限になるようにあらかじめリスク回避の対策を取ることができます。

・上記の文例では再発防止のためにいろいろなことをしています。社内で共有化し、二度と同じ事故やトラブルが無いように、業務を改善してゆくのが本当のねらいです。  
 
5. その他
・今回たてた対策が本当に有効か、また、教訓が本当に活かされたかどうかを検証することが必要です。成果を追跡するために、データ取りやアンケート調査などの調査用紙の雛形をつくって添付すると、ワンランク上の顛末書になります。
 経営者にも責任が及ぶような大きな問題の場合には、第三者機関に評価を依頼するという手段もあります。
 
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8.顛末書の書式(様式)
[ 顛末書の文例⑤(不祥事)]

ケース5 「不祥事が発生した場合」の顛末書の例
不祥事の一例として、
 ・社員や職員による飲酒運転、横領、データ改ざん、贈収賄、利益供与、資金流用、その他不正行為
などの一連の経過報告を、社内に対して提出する場合の顛末書の文例を紹介します(子会社の社員によるものも含みます)。

下記は社内あて文例です。社外に対して謝罪と報告を行う文書では、顛末書というタイトルにはなりません(社外あての場合には、報告書、報告とお詫び、調査報告書などのタイトルが多く用いられます)。
例 文
平成30年10月25日
代表取締役社長 灘乃其一様
人事部
四角堅実
顛末書
このたびの経理部社員による不祥事に関しまして、概要、および再発防止策について下記のとおりご報告申し上げます。
1. 概要
 ・事案内容:資材部社員による収賄
 ・期間:  平成◯◯年◯◯月〜平成◯◯年◯◯月
 ・収賄金額;総計200万円    
2. 経緯
 ・当該社員は平成26年3月20日から資材部資材課に配属となり原料調達に関する業務を平成30年9月末まで約4年半担当していた。当該社員が担当になってからの事務処理の内容について経理部において調査したところ、平成29年度と平成30年度の仕入先について不審な点が見つかった。そのため、当該社員に聞き取り問いただしたところ、10月10日(水曜日)に収賄の事実を認めたものである。
 ただし、収賄分を見積額に水増し請求する行為およびその裏付けは得られなかった。    
3. 社員の処分(別紙参照)
(1)前 資材部資材課長 懲戒解雇
 (就業規則の懲戒解雇事由に相当)
(2)元 資材部長 減給◯分の1( ◯ヶ月)
 (平成26年度から平成27年度における資材部管理者としての監督責任)
(3)前 資材部長 減給◯分の1( ◯ヶ月)
 (平成28年度から平成30年度における資材部管理者としての監督責任)
4. 問題の原因
・仕入先を決定する権利が一人の担当者に集中していた。また、数年にわたり同じ担当者が仕入先を決定する決裁権を握っていた
5. 問題の程度(本件収賄により発生した損害等
金銭的損害
・収賄分を水増し請求する行為は認められなかったため、直接的な金銭被害は発生していないが、理論上は仕入れ金額に上乗せされていた形と考えられる。
・贈賄元である「◯◯フーズ」からの仕入れにより排除された他社(他仕入先)は17社にのぼり、公正な価格競争が果たされていなかった可能性がある。


●社会的損害
・本件が当社のイメージに及ぼす影響は大きく、今後公正な価格競争のために関係する取引先(他仕入先=前出)には説明会を開く必要を要する。
 現時点では、資材部、経理部の担当者及び人事部、ならびに取締役会でのみ本件の情報を有しているが、贈賄元である◯◯フーズには状況を説明し、今期を含め3年間の取引停止を通達した。
6. 現状の対応:
●対策委員会の立ち上げ
・再発防止策の策定
●法的対応の検討
・当該社員の収賄が背任罪に問えるかどうか、法務部および顧問弁護士とで検討中。
●贈賄元である◯◯フーズに関しては法的責任を問うのは難しいと判断し、期限付き取引停止とする見込み。
 
7.  今後の対策:
・対策委員会による再発防止策策定
・人事部では資材課長の任期を3年未満へと短くする方向で調整中。
本件の贈賄元◯◯フーズに関しては、当社全体の仕入れ金額に占める割合が1%未満〜3%と少額であったため数年に渡り顕在化しなかった点も問題視すべきであり、取引金額の多少にかかわらず地道にチェックを行った現 経理部担当者に敬意を表したい。
今後は資材部だけでなく、製造部(品質管理課)、開発部、経理部等、関連他部署も一丸となってデータを共有し、不正の再発防止に尽力したい。
以上
ポイント につづく
ケース5 「不祥事が発生した場合」の顛末書の例
つづき
ポイント
●宛名は、社長あての場合が大半。問題の大きさが大きいほど宛先も役職が上の相手となる。問題が限定的な場合には、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもある。
テンプレートを作る場合には注意が必要。
●「顛末書」というタイトルは必須。行の中央に書く。もし他の書類のテンプレートがあれば書式を統一しても良い。

●トラブルや事故の具体的な内容、経緯、結果。対策などを箇条書きで述べる。
なお、文中3で“(別紙参照)”という箇所があるが、これは当該社員名および同社員の社内での経歴などは別紙で添付することを想定している。これは、顛末書という書面はなるべくダイジェストの形で要点を報告するものであり、本文以外の情報は用紙を改めることにしたいため。
(※当ページでは別紙の見本は省略しています)

●現状の対応と、再発防止のための対策に触れる。
●報告者自身のコメントや意見があれば入れる。
※重要なのは、なぜこうしたことが起きたのか、原因をしっかりと見極めて、同じ事故やトラブルを二度と繰り返さない事です。
原因がわかれば、対策を取ることもできます。会社にも安心してもらうことができます。

9.顛末書の宛名の書き方

通常は社内文書のため、社名は省略されます。ただし、子会社の社員が親会社の社長が見ることを想定して提出する場合には、社名も必要となります。
顛末書の宛名の書き方例
(1)社内で提出する顛末書の宛名の書き方
社長あての場合… 代表取締役 見本太朗
支店長あての場合… 甲府支店
支店長  甲斐和昭
同じ会社内の場合、社名は省略されることが多いようです。
肩書のあとに氏名を書きます。
(2)子会社が親会社に提出する場合や、グループ企業内で社外に提出する顛末書の宛名の書き方
社長あての場合… サンプル物産 株式会社
代表取締役 見本太朗
支店長あての場合… サンプル物産 株式会社
甲府支店
支店長  甲斐和昭
外部の目に触れる書類の場合には、社名を入れます。

10.顛末書の提出

それでは、下記に顛末書の提出の仕方について解説します。
1. 上司の承認
・顛末書に記載した内容については、会社に提出する前に基本的に直属の上司の承認を得ます。
 事実の把握はきちんとできているか、
 現状の対応は充分か、
 今後の対策に漏れは無いか
などの点について、自問自答しながら作成します。
2. 添付する資料や書類の確認

・上記の例では、今後の対策として、関係する部署への指示書の写しを添付する想定にしています。 「対策」つまり問題解決の最終段階に関する書類となっていますが、実際には発生した事象=トラブルを説明するための書類や資料、原因を説明するための書類や資料も添付することがあります。

想定される添付書類や書類の一例としては、以下のようなものがあります。
 損害金額を見積りした書類、請求されている金額を示した書類
 原因を解明するための実験データ、実測データ、

 トラブル発生に関する分布図などの書類
 工程図、配管図、地図などの図面
 画像、取扱説明書、など

3. 封筒
・[顛末書]は、始末書とは異なり封筒は不要です。封筒に入れて提出する必要はありません。
ただし、社外の公的機関に提出する報告書類はその機関の指示にしたがって下さい(例えば免許証やパスポートなどの再発行を申請する際の「紛失顛末書」など)
………「顛末書」のページの内容………
1. 顛末書ってなに?(社内用?社外用?)顛末書の使用例 1のページへ
2. 顛末書を出す時期 1のページへ
3. 顛末書を作ってみよう 1のページへ
4. 顛末書の文例①(フォークリフトの接触事故)  1のページへ
5. 顛末書の文例②(商品の品質管理トラブル)  2のページへ
6. 顛末書の文例③(手続き上のミス)   2のページへ
7. 顛末書の文例④(納期遅れ)  この3のページ>>
8. 顛末書の文例⑤(不祥事)  この3のページ>>
9. 顛末書の宛名の書き方  この3のページ>>
10. 顛末書の提出   この3のページ>>
11. 社外に出す特別なケースとは 4のページへ
12. 社外あて謝罪文(お詫び状) 4のページへ
 
………参考ページ………
●始末書と顛末書の違いとは?顛末書と始末書の違いは?>>>
●始末書の書き方>>>
●反省文の書き方>>>(反省文の用紙封筒
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