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同窓会の案内状の書き方

出席・欠席をたずねる同窓会の案内状、および宿泊を伴う同窓会の案内状は、なるべく早めに出します。人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には、参加者から出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。
このページでは同窓会やクラス会の案内状の書き方(必要な情報)と、文例をご紹介しています。
………このページの内容………
案内状ってなに1.案内状ってなに?
出す時期2.同窓会の案内状を出す時期
案内状を作ってみよう3.実際に 同窓会の案内状を作ってみよう
案内状の書式14.案内状の書き方  クラス会・同窓会の案内状の文例
  (例文、例、サンプル、雛形)
案内状の書式25.案内メールの書き方  クラス会・同窓会の案内メールの文例
   (例文、例、サンプル、雛形)
案内状の書式36.先生・恩師あての同窓会の案内状・招待状の文例・例文
案内状の送付7.同窓会の案内状の送付、返信・返事・往復はがき
※参考ページ…はがきの宛名の書き方と往復はがきの書き方…

1.案内状ってなに?

案内状とは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことをさします。

・案内状には、以下の役割があります。案内状の役割と主な使用例をご覧下さい。
[案内状の役割]
(1)通知する…目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
(2)招待する。
(3)出席・欠席をたずねる……確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。

[案内状の使用例]
・披露宴の二次会の案内状
・懇親会の案内状、親睦会の案内状
・イベントの案内状
・祝賀会の案内状
・展示会の案内状
・送別会の案内状
・歓迎会の案内状

このページでは、同窓会の案内状(クラス会の案内状)についてご紹介します。

2.同窓会の案内状を出す時期

出席・欠席をたずねる同窓会の案内状、および宿泊を伴う同窓会の案内状は、なるべく早めに出します。人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には、参加者から出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます。
 ※もちろん、回答が寄せられてからも、出欠についての微調整は直前まで行ないます。
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3.同窓会の案内状を作ってみよう(案内状の作成)
(案内状の書き方、文例,例文、例、サンプル,雛形)

下記にご紹介するのは、同窓会・クラス会の案内状の代表的な文例、例文です。

「今回は恩師の○○先生も出席なさいます」
「日頃なかなか会えない出稼ぎ組も帰省しています」 など、

作成する案内文の文章中に、思わず出席したくなるような一文を入れても良いでしょう

4.案内状の書き方
   クラス会・同窓会の案内状の書き方、例文

クラス会・同窓会の案内状 例文1(書き方・例文・例・雛形)
県立夏樫高校○○年度卒業生
クラス会のご案内
拝啓 
初冬の候 皆様いかがお過ごしでしょうか?
さて、来年は私たち昭和(平成)○○年度卒業生が卒業してちょうど○○周年となります。そこで久しぶりに地元夏樫市でクラス会を開くことになりました。
皆が帰省しているお正月を利用して全国で活躍している仲間たちと旧交を温めようと思います。
当日は 恩師の昔野先生も出席なさいます。現在は退職し、○○市ご在住ですが、泊まりがけで出席してくださいます。時を忘れ、じっくりと語り合いましょう。
ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
敬具 
日時 平成□□年□□月□□日 ○時
場所 夏樫ホテル(夏樫駅南口徒歩3分)
   夏樫市夏樫町夏樫□−□−□
    tel. □□□−□□□□
会費 □,□□□円
   (当日受付にて申し受けます)

地図

駐車場有200台収容
駐車場は予約不要です
幹事 管 次朗 tel.□□□−□□□−□□□□
   世話好子 tel.□□□−□□□−□□□□
恐れ入りますが、○月○日までに返信ハガキにて出欠をお知らせください。(なお、当日は同ホテルにて宿泊も可能です。ご希望の方は通信欄にその旨お書きください)
クラス会・同窓会の案内状 例文2(書き方・例文・例・雛形)
亜野頃小学校○○年度卒業生
同窓会のご案内
拝啓 
残暑の候 皆様いかがお過ごしでしょうか?
さて、今年は私たちが母校の亜野頃小学校を卒業して○○周年の節目の年です。そこで、○○年ぶりに旧交を温めるべく、同窓会を開くことになりました。
今回は卒業記念に埋めたタイムカプセルの掘り起こしと、懇親会を予定しております。
当日は恩師の先生方も沢山出席なさいます。
ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
敬具 
◆タイムカプセルセレモニー
日時 平成□□年□□月□□日 ○時
場所 亜野頃小学校グランド
   (大楠の脇)

地図

亜野頃ステーションホテル
◆同窓会  同日 ○時より
場所 亜野頃ステーションホテル
    (亜野頃駅東口前)
   亜野頃市亜野頃町亜野頃□−□−□
    tel. □□□−□□□□
会費 □,□□□円 (当日受付にて申し受けます)
幹事 管 次朗 tel.□□□−□□□−□□□□
   世話好子 tel.□□□−□□□−□□□□
恐れ入りますが、○月○日までに返信ハガキにてタイムカプセルセレモニーおよび同窓会に関する出欠をお知らせください。(なお、当日は同ホテルにて宿泊も可能です。ご希望の方は通信欄にその旨お書きください)
同窓会の案内状の書き方(記載内容)の説明
1. 時候の挨拶
案内状の書き出しには、時候の挨拶を簡単に入れます。
ただしハガキはスペースが限られているので、くどくど書く必要はありません。
時候の挨拶の例文・文例
1月 ・厳寒の侯
・お正月気分も抜けてますます寒さが厳しくなってきました。
・松もとれましたが、あいかわらず寒い日が続いています。
2月 ・余寒の侯
・立春とは名ばかりでまだまだ寒い日が続いております
・節分を過ぎましたのに、あいかわらず寒い日が続いています。
3月 ・早春の侯
・桃の節句を過ぎ、ようやく春めいて参りました。
・寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。
4月 ・陽春の侯
・桜の花のたよりが聞かれる頃になりました。
・花の色が美しい季節になりました。
5月 ・新緑の侯
・鯉のぼりが気持ちよさそうに泳いでいます。
・新緑の香りがすがすがしい季節になりました。
6月 ・梅雨の侯
・梅雨に入り、うっとうしい毎日が続いています。
・あじさいの色が美しく映えるころとなりました。
7月 ・盛夏の侯
・暑中お見舞い申し上げます。
・降りしきる蝉の声に夏の盛りを感じるころになりました。
8月 ・残暑の侯
・立秋とは名ばかりの厳しい暑さが続いています。
・土用あけの暑さひとしおの侯
9月 ・初秋の侯
・コスモスが風に揺れ、朝夕はしのぎやすくなって参りました。
・燈火親しむ頃となりました。
10月 ・秋冷の侯
・菊の花が香る季節となりました。
・さわやかな秋晴れの日が続いております
11月 ・晩秋の侯
・朝晩はめっきり寒くなって参りました。
・庭の草木も日ごとに色づいて参りました。
12月 ・初冬の侯
・今年もおしつまって参りました。
・師走に入り、あわただしい毎日が続いております。
2. 日時・場所
・インフォメーションとして下記の情報を載せます。
1)会場名
2)会場の住所、電話番号
3)日時
4)地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など 。
5)参加費、会費に関する情報など。
3. 地図
・最寄りの駅や目標物からの地図を載せると良いでしょう。
4. 幹事の連絡先
・直前になって出欠の変更をする人が必ずいます。幹事の連絡先電話番号を必ず掲載しましょう。日中仕事がある人が幹事をする場合には電話番号の横に電話受け可能な時間帯を載せると良いと思います。
   例)tel.□□□−□□□□−□□□□[19〜23時]
・フリーメールのメールアドレスを掲載するのも良いでしょう。
今回の目的のためにのみ、1つフリーメールを取得し、そのアドレスを掲載します。
もちろん信用できる相手にのみ送付する場合は、フリーメールではなく、ふだんお使いのアドレスでも構いません。
5. 返信(回答)の締切日を明記
・この案内状の目的は、同窓会の「通知」と「出欠をたずねる」ことにあります。 出欠の回答の締切日は忘れずに記載しましょう。
会場の確保の都合や予算との絡みもありますので、締切日は余裕をもって設定します。
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5.案内メールの書き方
 クラス会・同窓会の案内状の書き方、例文

 それでは、一般的な同窓会の案内メールの書き方をご紹介します。
 メールは略式のため、ごく親しい間柄の相手に送る場合にのみ用います。但し、最近は「手軽に送ることができる」「送付にかかる費用が節約できる」「沢山の情報を相手に伝えることができる」といった理由から、同窓会でもメールによる案内をするケースが増えてきています。
 
メールの場合には、会場の地図などについて詳細に情報を伝えられるメリットがあります。
URLをそのまま載せることができます。
下記の例文は少し堅い文章になっていますが、自由にアレンジしてお使い下さい。
件名 見本高校45回生 同窓会のご案内(連絡)
本文 今年も残すところあとわずかとなりました。
皆様におかれましては、お元気でご活躍のこととお慶び申し上げます。

さて、 早速ですが、このたび卒業20周年を記念し、見高45回生の同窓会を下記の通り企画いたしました。
同窓生の皆さんも日頃は全国で活躍し、なかなか一同に会する機会もありません。年末の諸事忙しい折ではありますが、万障お繰り合わせの上ぜひお集りください。
=======================================
1. 日時:   ○月○日(○曜日) ○時〜
2. 場所:「遠州寿」(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
3. 会費 男性0,000円、女性0,000円
=======================================
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は当日集金します。よろしくお願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに○をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ](クラス名     )
※旧姓もお願いします(旧姓:   )

【近況コメント欄】
よろしければ近況等お知らせ下さい。

……………………………………
幹事:管 次郎
E-mail:**@**.**
○○市○○町○−○−○ (tel.000-000-0000)
……………………………………
※メールを送信する際には、宛先アドレス欄に注意
ごく内輪の仲間同士ならCCでもOKのことがありますが、基本的には宛先アドレスはBCCで送信します。

※参考ページ「メールのマナー」>>>
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6.先生・恩師あてに出す、同窓会/クラス会の案内状・招待状(恩師あての案内状の書き方、文例、例文、例、サンプル、雛形)

下記にご紹介するのは、筆者が実際に恩師に出した同窓会・クラス会の案内状です。少し内容をアレンジし、代表的な文例、例文としてご紹介します。
実際に作成して先生あてに出す案内状では、以下の点に気をつけましょう。
(1)他の出席者あてのものは印刷したハガキ等でも構いませんが、先生宛のご案内状・招待状は手書きで書くようにします。
(2)恩師をご招待することになるケースが多いと思います。会費などは書かないようにします。
(3)できるだけ早めに案内状を出しますが、主賓となる恩師・先生に対しては同窓会の日程を決める段階で、まずは電話でご都合をお尋ねする方が良いと思います。
そのような場合には、恩師に電話でご都合をお尋ねし、出席OKのお返事を頂いた上で、改めて案内状をお出しする形となります。
先生・恩師あてに出すクラス会・同窓会の案内状 例文3
(書き方・例文・例・雛形)
 拝啓 新緑の候 いかがお過ごしでしょうか。
 大変ご無沙汰いたしております。私は○○大学○○学科○○年卒業の見本太朗と申します。 早速ではございますが、本日は同窓会(クラス会)のご案内を申し上げたくお便りいたしました。 今回の幹事は○○ゼミ(佐藤、鈴木、高橋、見本(私))の4名が務めさせていただきます。 何かと行き届かぬ点も多いと存じますが宜しくお願い申し上げます。
 本来であれば昨年度に同窓会(クラス会)を行うべきところではございましたが、ちょうど夏頃から新型インフルエンザが流行のきざしを見せ始め、秋口から冬にかけては外出だけでなく交通機関や飲食店の利用にも非常に気を使う時期でございました。そのため勝手ながら幹事の一存で今年度へと延期をさせていただきましたことを、改めてお詫びとともにご報告申し上げます。
(※この部分は参考文例です。削除OK)
 久しぶりに学生時代の懐かしい顔に再会できるということで幹事の面々も張り切っておりますが、○○先生にご臨席いただければこんなに嬉しいことはございません。ぜひともご臨席賜り、先生の近況や最近の大学の様子などについてお話をお伺いしたく存じます。お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
敬具 
   1. 日時:6月20日(日) 11:30〜13:30  
 2. 会場:散布瑠(懐石料理)
      店の住所、電話番号
※日時、および会場は上記のとおりです。念のため地図を同封いたしますが、会場の場所がわかりにくいため、佐藤が○○駅(最寄り駅)でお待ちし、お店まで先生をご案内する手はずになっております。事前に先生のお宅にお電話を差し上げて時間や場所等を打ち合わせをさせていただきたいとのことです。宜しくお願い申し上げます。

※何かご不明な点などございましたら、お手数ではございますが下記までご連絡賜りますようお願い申し上げます。
連絡先:見本太朗(tel.00-0000-0000) 

7. 同窓会の案内状の送付

1. 往復ハガキの場合
・同窓会の案内の場合には、出欠を訊ねるだけでなく、案内文に一工夫しても良いと思います。

[同窓会の案内状での工夫例]
・ 欠席する場合は、出席者にあてて、近況報告やメッセージを一言書いてもらう。
・ 少しパソコンに詳しい人なら、会場の地図や情報などをQRコードにして往復ハガキにプリントしても良いと思います。(QRコード…携帯電話で読み取る2次元バーコードのこと)
2. 返信ハガキの宛先
・返信ハガキを使う場合の宛先は、同窓会・クラス会の幹事の名前の下に「行」と書きます。
※はがきの宛名の書き方と、往復はがきの書き方…案内状の提出
3. パソコンで案内状を印刷する場合
・郵便局で、中央を折っていない往復ハガキ(@104円/通)を購入することができます。パソコンで印刷するときに便利です。
さらに大量印刷の場合は、事務用品店で、文具メーカーの2通 づつ切り離さず上下2段になったものを購入することができます(例えばヒサゴ製など台紙20枚、往復ハガキ40通分で840円)。
 
※郵便切手料金のページへ>>>
4. 参考情報…返信・返事・往復はがきの書き方
・幹事の立場ではなく、出席者の立場での返信・返事のはがきの書き方を紹介します。

【返信の書き方】出席の場合/欠席の場合
返信はがきの書き方   「御」という字は回答者に対する敬語として使われています。返信をする時には、「御」の部分は二重斜線(二本斜線)で消し、出席または欠席を○で囲みます。囲まなかった方は、縦二重線で消しておきます。

空いたスペースには、一言メッセージを添えるとさらに良いでしょう。

※例えば、左の見本画像は出席の場合の例ですが、欠席の場合は、欠席を◯で囲み、上の「御」を二重斜線で消し、「御出席」は二重縦線で消します。
空きスペースには、欠席の理由や幹事に対するねぎらいの言葉などを書くと 良いでしょう。
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下記は別ページに掲載
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