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案内状の書き方とマナーのページ。案内状とは、イベント、催しや会合などの開催を知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことです。 会の目的や内容をはじめ、日時や場所を知らせる役割があります。
このページでは案内状の使い方(目的や具体的な用例・ポイント)、案内文の文例、案内状を受け取ったときの返信のしかたなどについてご紹介しています。
………このページの内容………
1. 案内状ってなに? …案内状の目的と役割
2. 案内状にはどんなものがあるの? …案内状の種類
3. 案内状の作成と送付上の注意点
4. 案内状の返信のしかた

1.案内状ってなに? …案内状の目的と役割 

催しや会合の開催を知らせたり、あるいは招待するために出す書状のことを案内状と言います。
通知状や招待状などと同様の目的で用いられますが、通知状は「知らせる」時のみ、招待状は「(主として無料で)客を招きもてなす」時のみに用いるのに対し、案内状はいずれの目的でも用いることができます。

●案内状には、以下の役割があります。
案内状の目的と役割
案内状の役割 解説
(1)通知する
  ●会や催しが開催されることを知らせる
●会や催しの目的、内容、主催者、日時、場所、費用、連絡先などを知らせる。
(2)招待する
  ●会や催しに客を招きもてなす。
●会や催しに、客として招く。
(3)出席・欠席をたずねる
  ●会や催しに出席するかどうかをたずねる。
【ポイント】
・案内状には案内文だけでなく、できるだけ地図を掲載することをおすすめします。

・ ハガキや書面による案内状では伝えられる情報量が限られていますので、情報を補足する手段として、(会場の情報や、所在地などについてなど)ホームページのURLを紹介しても良いでしょう。相手が比較的若い人たちなら、案内文にそえて会場のレストランの情報などは携帯電話で読み取れるQRコードを入れるというのも一案です。

・上記の(3)出欠の確認に関しては、確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の室数、 その他用意するものや予算に大きくかかわってきます。 外部の会場を使用する場合には、必ずキャンセル料がいつから発生するかを、事前に確認しておくようにしてください。

・参加者の人数については、直前まで最終的な微調整はやむをえないとしても、(準備の期間を逆算して)少なくとも一ヶ月前にはおおまかな参加人数の把握ができるようにしたいものです。

2.案内状にはどんなものがあるの? …案内状の種類

●案内状には、以下のような種類があります。親しい間柄の人たちへの案内状の場合や、社内の催しの場合には、メールを併用することもあるでしょう。
なお、別ページで文例なども含め、作成のポイントなどを詳しく紹介しているものもあります。
案内状の種類
案内状の種類 解説
結婚式,披露宴の招待状、案内状
 

●披露宴に来賓、主賓、友人、親族をお招きするための案内状
結婚式,披露宴の二次会の案内状
 

●披露宴のあとで、席を変えて開く宴会。形式にこだわらない内輪のお祝いの会の案内状
同窓会,クラス会の案内状
 

●同じ学校を卒業した人、または同じクラスを卒業した人たちが再会して旧交を温める会の案内状
式典,イベントの案内状
 

●卒業式、落成式、演奏会、コンサート、発表会、演芸会、学芸会、運動会、お祭り、創立記念の式典、パーティーなどの案内状
歓迎会の案内状
 

●新入社員の歓迎会、転勤や異動による転入の歓迎会、新入生歓迎会、新入部員の歓迎会、ゼミの歓迎会、サークルの歓迎会などの案内状
歓送迎会の案内状
 

●人事異動や、退職と入社、卒業と入学などで、歓迎会と送別会を同時に行う場合の案内状。
なお、歓送迎会という言葉自体は、必ずしも歓迎会と送別会を同時に行うという意味ではなく、「歓迎会や送別会など」という意味で用いられることもあります。
送別会の案内状
 

●退職する社員の送別会、転勤や異動による転出の送別会、卒業生送別会、卒業する部員の送別会、転校する生後や学生の送別会などの案内状
退職送別会の案内状
 

●定年退職や、途中退職する社員、職員、所員、署員、教員の送別会の案内状
懇親会,親睦会の案内状
 

●パーティーでの懇親会、慰安旅行や社員旅行での懇親会、合宿での親睦会や懇親会、学会での懇親会や、他社との親睦会、交流試合のあとの親睦会や、父兄と教職員との懇親会などの案内状
法事,法要の案内状
 

●四十九日、一周忌、三回忌、七回忌などの法事、偲ぶ会、会社で執り行なう法要、初盆などの案内状
株主総会の案内状
  ●株主総会、社員総会、組合の定期大会などの案内状
オープン、リニューアルオープンの案内状
  ▼店鋪や支店のオープンや、リニューアルオープン(開店や、改装後の開店)の案内状。どちらかというと挨拶状の意味合いが強い。
新商品、新製品、新作の案内状
  ▼新商品、新製品、新作の名称、仕様、特徴、外観、価格、発売時期、販売エリアなどを紹介するもの。どちらかというとニュースリリース的な意味合いが強い。
キャンペーンの案内状
  ▼一般的には、売り上げ増の効果を狙った販売促進のための宣伝活動の案内状をさします。割引券やサービス券などがついたものもあります。商品の名称や特徴、価格の告知や、社名や店鋪の名称、所在地、などが掲載され、割り引きや特典の内容が記されています。
広義としては、ある目的をもった組織的な運動や活動の案内状のことをさします。
会社組織変更、代表者変更、社名変更の案内状
  ▼会社において、社名や組織を変更した場合や代表者が代わった場合には取引先や株主に知らせます。案内状というよりも挨拶状の意味合いが強いと言えます。
 

3.案内状の作成と送付上の注意点

●出欠を尋ねる案内状では、往復ハガキを用いることが良くあります。 案内状の目的によって、はがきと封筒を使い分けましょう。

●例えば、先方からFAXや返信ハガキで出欠についての返信や何らかの回答を頂く場合には、案内文以外に一言コメントを書き添えることができる欄を必ず作っておきましょう。
●直前になっても連絡がつくように、連絡先の電話番号は必ず記載しておきます。
案内状の種類 解説
「招待状」というニュアンスが強い場合
  ●相手を招待する場合には、往復ハガキで案内状(招待状)を送ることはあまりありません。
白い封筒に案内状(招待状)を入れ、返信用のハガキまたは、FAXでの返信シートなどを同封します。
「通知および出欠の確認」という意味合いが強い場合
  ●クラス会、同窓会など、通知と出欠の確認を同時に行うような場合には、コスト的にも割安な往復ハガキを用いることがあります。
往復ハガキでは、返信用のハガキの宛名の書き方にマナーがあります。
往復ハガキの使用例
●返信ハガキの宛先は、名前の下に「行」と書きます。
 ↓下図のの部分↓
頭語と結語
 

頭語と結語は必ず2つペアで使います。
時候の挨拶
 

季節を表わす挨拶の言葉。
安否を尋ねる言葉
  ビジネスでは、ご清栄、ご清祥などの言葉を用います。
個人に対してはお変わりありませんか。お元気でお過ごしでしょうかなどの言葉を用います。
ご健勝は誰にでも使える言葉です。
日時、場所
  日時、場所、地図、住所、電話番号などを知らせます。
回答締め切り
  返信の期限を告知したほうが、すみやかに返信が集まります。
返信先
  返信ハガキの宛先は、主催者または招待者の社名、担当部署名、担当者の氏名、もしくは幹事の氏名の下に「行」と書きます。
 

4.案内状の返信のしかた

●往復ハガキで案内状を受け取った場合には、返信の書き方にもマナーがあります。

先方から届く案内状には、受け手への敬意を込めて「御」の字がつけられています。こちらから返信を書く場合にはへりくだる意味を込めて「御」の字を消します。
消す時には、塗りつぶすのではなく、二文字以上のときは縦に二重線を引いて消します。一文字の時には斜に打ち消し線を書きます。
案内状の返信はがきの書き方の例(文例・例文・雛形)

(左図より).
「出席」または「欠席」のどちらかあてはまる方を○で囲む。その上についている「御」の字は、斜め二重線で消す。
次に、選ばなかった方は、縦二重線で消す。

(左図より).
御住所の、上についている「御」の字は、斜め二重線で消して、「住所」とする。

御芳名の、上についている「御芳」の2文字は、縦二重線で消す。
いずれも、住所・氏名を記載します。

(左図より).
筆者は幹事さんをねぎらう意味で必ず何か書くようにしています。
このメッセージの部分については、どうしても書かなくてはならないというものではありませんが、できれば、欠席する場合には、お詫びの言葉や理由を簡単に書くようにしましょう。
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